中小企業の総務がChatGPTで劇的に変わる｜問い合わせ対応・調整業務・企画の生産性を底上げ

総務は中小企業の中でも業務範囲が広く、問い合わせ対応、文書作成、イベント企画、制度運用など多岐にわたるタスクを抱えています。

また、担当者一人に負荷が集中するケースも多く、日常の業務を効率的にこなすための仕組みづくりが求められています。

そこで最近では、ChatGPTを総務の実務に活用する企業が増えつつあり、社内対応のスピード向上や文書品質の均一化に成果が可能です。

本記事では、中小企業の総務がChatGPTをどのように業務に組み込めば良いかを、具体的な活用ポイントと実践プロンプトを交えて紹介します。

中小企業の総務の業務がChatGPTと相性が良い3つの理由

総務は日々多様な問い合わせに対応しながら、文書作成、調整業務、企画業務など幅広いタスクを同時に進める必要があります。
限られた人数で全社を支えるためには、情報整理と初期対応を迅速に行う仕組みが欠かせません。

ChatGPTが総務が抱える業務課題と相性が良く、実務改善を進めやすい3つの理由を見ていきましょう。

 下書き生成で工数を削減しやすい

総務には、問い合わせ回答文、案内文、稟議の素案など、毎回ゼロから作成する文書が多くあります。

ChatGPTは下書き作成や文章構成の整理を得意としており、作業の初速を高めやすい点が特徴です。
文書の型を先に作っておくことで、担当者は手直しと確認に集中でき、全体の時間を短縮できます。

 社内問い合わせ対応と相性が良い

福利厚生、制度、規程に関する質問は頻繁に発生し、総務の負担になりやすい領域です。

ChatGPTは、質問内容を整理し、回答文のたたき台を短時間で生成できます。
回答のトーン調整や案内文の構成改善にも活用でき、担当者が判断に集中できる点が魅力です。

 全社と関わる総務がAI活用の起点になりやすい

総務は他部署との接点が多く、日常的に情報発信や調整を担います。
ChatGPTで作成した文書やFAQを共有すれば、他部署も自然とAI活用の効果を体感しやすくなります。

総務が先行して取り組むことで、全社の生産性向上に向けた取り組みを推進しやすくなるでしょう。

関連記事：中小企業のChatGPT活用法15選｜導入方法から業務別プロンプト例まで徹底解説

ChatGPTが最も効果を発揮する総務の問い合わせ対応活用術

総務には、制度、福利厚生、勤怠、備品、社内ルールなど、幅広い問い合わせが日々寄せられます。

内容の多くは定型化しにくく、担当者の判断と文章作成が求められるため負荷が高まりやすい状況があります。

ChatGPTは質問内容の整理や回答案の生成を得意とするため、一次対応の品質とスピードを底上げしやすくなり、問い合わせ対応の生産性が大きく向上する点が総務にとっての大きな利点です。

 社内規程・福利厚生・制度に関する問い合わせの一次回答

育休制度、テレワーク、勤怠ルール、旅費規程などに関する質問は、整理に時間がかかるケースが多い領域です。

ChatGPTで質問内容を要点ごとに分類し、初期回答文のたたき台を作成すれば、担当者は内容確認と調整に集中できます。
内容の抜け漏れを防ぎつつ、回答スピードの向上につながります。

 問い合わせ履歴からよくある質問リストを作成

過去の問い合わせ文面をChatGPTに入力すれば、テーマ別に分類したFAQリストを短時間で作れます。

問い合わせの傾向を可視化でき、社内ポータルへの掲載やテンプレート化にも活用しやすくなります。総務が繰り返し対応する内容が減り、担当者の負荷を抑えやすくなります。

 文章の言い回しやクレーム対応メールの添削に活用

問い合わせには、言い回しや表現の調整が必要なケースがあります。

ChatGPTで注意を払うべき表現を含めた文章の案を生成すれば、相手に配慮した回答文作成の効率化が可能です。
文体やトーンの統一にも役立ち、社内外への発信品質を一定に保ちやすくなります。

総務がChatGPTで効率化できる文書作成と調整業務

総務は、案内文、稟議書、周知メールなど、社内外に向けたさまざまな文書を扱います。
また、関係者との調整や情報共有も担当者にとって負荷が大きい領域です。

ChatGPTは文章構成の作成や文面の整えを得意とするため、初期対応の速度と品質を高めやすい特徴があります。
文書の土台を短時間で整えられる点が総務の実務上の大きな利点です。

稟議・社内文書・通知文のたたき台作成

稟議書や制度変更の通知文などは、内容の整理と文章構成に時間がかかります。

ChatGPTで目的、背景、対応内容を入力すれば、文章のたたき台を短時間で生成できます。
文章の流れを確認しながら必要な点を追加すれば、担当者の負荷を抑えながらスムーズに仕上げられます。

関係者調整メールの作成に活用

総務は日程調整、部署間の連絡、周知など、幅広い調整業務を担います。

ChatGPTで状況と目的を入力するだけで、相手に配慮した調整メールの草案の作成が可能です。
急な予定変更や依頼事項の説明など、慎重さが求められる文面を整える際にも役立ちます。

 オフィス管理やファシリティ関連の案内文の整理

レイアウト変更、備品管理、防災訓練などの案内文には、要点を正確に伝える文章が必要です。

ChatGPTを使えば、説明内容の構成や案内文の下書きを簡単に作れます。
初期案が整うことで、担当者は内容確認と最終調整に集中しやすくなります。

関連記事：働き方改革が進まない中小企業の課題とは？生成AI活用で実現する改革戦略

イベント企画・社内施策に強いアイデア生成と企画書作成

総務は、社内イベントの企画や福利厚生施策の検討など、定型化しにくい業務に多く携わります。

ChatGPTはアイデア出しと構成案の作成を得意とするため、企画の初期段階を効率化しやすくなります。
複数案を短時間で整理できる点は総務にとって大きな強みです。

 社内イベント企画案の生成に活用

懇親会、レクリエーション、表彰式などの企画は、テーマや予算に応じて検討範囲が広くなります。

ChatGPTを使えば、目的、人数、季節などの条件を入力するだけで複数の企画案をまとめられます。
比較しながら内容を絞り込めるため、担当者の検討工数軽減が可能です。

社内報のネタ出しや構成案の作成に活用

社内報は毎回の企画立案が負担になりやすい業務です。

ChatGPTでテーマ案や見出し案を生成すれば、編集会議の準備が容易になります。
インタビューの質問案や記事の構成案も作成でき、担当者の時間を有効に使いやすくなります。

福利厚生施策の比較検討を効率化

福利厚生の新規施策を検討する際は選択肢を整理し、メリットとデメリットを比較する必要がありますが、ChatGPTで要件を入力すれば比較表や利点の整理を短時間で行えます。

施策検討の初期段階で役立つ資料を作りやすくなり、意思決定の速度向上につながります。

関連記事：中小企業でもできるAIトランスフォーメーション｜DXの次に来る業務改革の進め方

中小企業の総務がChatGPT導入でつまずく5つのポイントと解決策

総務は全社に関わる業務が多いため、ChatGPTを導入すると効果が出やすい一方で、導入初期につまずきやすいポイントもあります。

特に中小企業の場合、リソースやルール整備が不十分なまま使い始めるケースが多く、想定より定着しないことが頻繁に起こります。

総務がChatGPT導入で直面しやすい5つの課題と、その解決策を見ていきましょう。

1. 社内のITリテラシー格差で運用ルールが浸透しない

ChatGPTは「誰でも使える」ツールですが、実際には使い方の理解度や文章作成の慣れに差があります。
中小企業では、部署ごとにリテラシーのばらつきが大きく、ルールが浸透しないまま運用が始まってしまうケースが多くあります。

解決策

• 総務が中心となり、入力NG情報 と使用目的を明文化
  
• テンプレート（プロンプト）を配布し、自由度を下げて標準化
  
• 1時間のミニ研修を実施し、使い方を統一する
  
• まずは「問い合わせ対応」「文章の下書き」など、業務を限定して導入

2. 無料版と有料版の違いが分からず判断が遅れる

中小企業の総務では、コスト意識が強いこともあり「無料で使える範囲で十分か？」という議論が止まらないケースが多くあります。

解決策

• 総務が無料版と有料版の差分を比較表で説明
  
• 業務に合わせて「無料で十分」「有料の方が効率的」を切り分ける
  
• PoC期間で無料→有料の切り替え判断を行う
  
• 効果指標（削減工数、文章品質、ミス削減）を3週間で測定する

3. 既存の業務フローに組み込めず便利ツール止まりになる

ChatGPTは便利だが、各自が勝手に使う状態だと全社最適にはつながりません。
特に中小企業は属人化が強く、ChatGPT活用がスポット利用で終わりがちな傾向があります。

解決策

• 総務がFAQ、テンプレート、共通プロンプトを作成して組織の標準仕様にする
  
• 社内ポータルにまとめてアクセスしやすくする
  
• 月1回のナレッジ共有会を行い、改善ポイントを出し合う
  
• 「ChatGPT前提で業務を設計する」リデザイン思考を導入する
  

4. 情報漏洩への不安が大きく、導入が停止してしまう

中小企業では、法務やセキュリティ担当が不在のことが多く「危なそうだから使わない方がいい」という判断になりやすい環境があります。

解決策

• まずは入力NG情報リストを明確化（個人情報、顧客データ、未公開情報など）
  
• 抽象化して入力するルールを作る
  
• 社内共有用に「例：NG文→OKに書き換えた例」を用意
  
• 必要に応じて**企業向けChatGPT（社内向けAI）**を検討する

5. 成果測定ができず、社内説明が弱い

便利になった気がする程度だと、導入が一過性で終わるリスクがあります。
特に中小企業では、経営層が「どれだけ生産性に効くのか」を強く気にします。

解決策

•  測定すべき指標（KPI）を最初に決める
  
• 文書作成の時間短縮（◯分→◯分）
  
• メール作成の品質向上
  
• 問い合わせ一次回答のスピード
  
• 文書の統一性・ミス削減

最初の1〜2週間で効果を可視化することで、導入判断と全社展開の説得材料が揃うようになります。

総務部門がChatGPTを安全に使うための実践ガイドライン

総務は制度運用や情報管理の中心を担うため、ChatGPTを使う際には安全性と再現性を確保することが欠かせません。

業務上の機密情報を扱う場面も多く、利用ルールが整っていない状態ではリスクが高まります。安全に運用するためには、基本的なリスクへの理解とガイドラインの整備が重要です。

 情報漏洩リスクへの配慮と適切な運用

ChatGPTに入力した情報は、ツールの仕様によって扱いが異なります。

外部サービスを利用する場合は、社外秘の情報や個人情報を含めないなど、基本的な運用ルールを守らなければいけません。
利用環境を社内で統一して運用すれば、リスクを抑えつつ活用範囲を広げられます。

 社内規程に反映すべきポイントを明確にする

AI利用に関する社内規程には、入力してよい情報、利用目的、データの取り扱いなどを明確に示す必要があります。

総務が中心となって利用基準を整理すれば、社員が迷わずに活用できるようになります。
ガイドラインは定期的に見直し、実務に合わせて調整することが大切です。

 FAQやテンプレートの整備で運用を標準化する

よく使う文書や問い合わせ対応のテンプレートを用意すれば、ChatGPTを活用する際の品質を一定に保ちやすくなります。

FAQの整備もユーザーの迷いを減らし、誤った使い方を避けるために有効です。
総務が全社向けに活用しやすい環境を整えるほど、AI導入の効果を高めやすくなります。

総務の実務で使えるChatGPTプロンプト例

総務は問い合わせ対応、文書作成、調整業務、企画業務など、文章生成との相性が良いタスクが多くあります。

実務でそのまま使えるプロンプトを用意しておけば、回答文の作成、社内向けの案内、企画案の整理などを短時間で進めることができます

そのまま使えるプロンプト例をいくつか紹介するので、参考にしてみてください。

社内問い合わせへの一次回答に使えるプロンプト

社内規程や福利厚生の問い合わせに対応する際に活用できます。

プロンプト例

以下の問い合わせに対して、制度の意図を踏まえた一次回答案を300字以内で作ってください。

・質問内容：

・前提となる社内規程のポイント：

文末は丁寧な印象になるように整えてください。

 稟議・通知文などの文書作成に使えるプロンプト

構成が決まりにくい文書の初期案作成に効果的です。

プロンプト例

以下の内容を基に、稟議書のたたき台を作成してください。

【目的】

【背景】

【対応内容】

【期日】

読みやすい構成で、箇条書きを適度に含めてください。

 調整メールや周知文に使えるプロンプト

トーン調整や言い回しの修正に利用できます。

プロンプト例

以下の状況を踏まえ、関係者への調整メール案を作成してください。

・状況：

・相手に伝えたい点：

・お願いしたいこと：

相手に配慮した柔らかい表現でまとめてください。

 社内イベントや施策の企画に使えるプロンプト

複数案を比較したい時に活用できます。

プロンプト例

次の条件で社内イベントの企画案を3つ作成してください。

【目的】

【対象人数】

【予算】

【開催時期】

各案のメリットと懸念点も説明してください。

 FAQやテンプレート化に使えるプロンプト

問い合わせ対応の標準化に役立ちます。

プロンプト例

以下の問い合わせ履歴を基に、テーマごとに分類したFAQ案を作成してください。

【問い合わせ履歴】

分類名は総務の業務内容に合うように整理し、回答案も簡潔にまとめてください。

ChatGPTを総務から全社展開するポイント

まずは総務が主導して運用ルールを整え、実務に使えるプロンプトを作成しながら小規模に試すことが効果的です。

段階的に導入範囲を広げれば、業務定着が進みスムーズに展開できます。

関連記事： 中小企業の生成AI社内展開ガイド｜全社員が使いこなすための導入ステップとは？

まずは総務で問い合わせ対応と文書作成から始める

総務では問い合わせ対応と文書作成が日常的に発生するため、ChatGPTを試す領域として最適です。

小規模な範囲でPoCを行えば、活用効果を早期に把握できます。
日々のタスクに取り入れることで、運用ルールの改善ポイントも見えやすくなります。

共通プロンプトやテンプレートを整備し活用方法を標準化する

総務で得た活用ノウハウは、共通のプロンプトやテンプレートとして整理すると社内展開が容易になります。

文章のトーン、構成、情報整理の方法を統一すれば、部門を問わず同じ基準で活用できるようになります。
標準化を進めて、運用負荷を抑えるのが利用範囲を拡大するポイントです。

部門横断でナレッジ共有を進めて全社展開につなげる

総務が整理したテンプレートやガイドラインを他部署と共有すれば、全社での活用が一気に進みます。
また、定例会議や研修での事例共有も効果的です。

部署間で活用方法を共有することで、可視化された成果が広がり、全社的な業務改善につながりやすくなります。

まとめ：ChatGPTを中小企業の総務で活用するには段階的な導入を

総務は問い合わせ対応、文書作成、調整業務、企画業務など幅広い役割を担い、限られた人数で全社を支える場面が多くあります。

ChatGPTは文章生成や情報整理を得意としており、総務の非定型業務と相性が良い点が特徴です。

問い合わせ対応の一次回答作成、稟議や通知文の下書き生成、イベント企画のアイデア出しなど、実務に直結するメリットが多くあります。

活用にはリスク管理とルール整備が欠かせませんが、段階的に導入すれば運用を安定させやすくなります。

SHIFT AIでは、AI導入を成功させる手順を解説した資料を無料で提供しているので、ぜひお気軽にダウンロードしてくださいね。

中小企業の総務 × ChatGPTに関するよくある質問