社内ナレッジ共有を生成AIで効率化！属人化を防ぐ仕組みと運用のポイント

「せっかく社内に貴重な知見があっても、情報が人に依存して埋もれてしまう…」

こんな悩みを抱える企業は少なくありません。属人化したナレッジをどう共有し、全社で“使える知識”として活かせるかが、生成AI活用を成功させるカギになります。

近年では、生成AIを活用すれば、膨大な社内情報を自動で整理・検索しやすくすることが可能です。しかし、ただAIを導入するだけでは形骸化し、「結局、一部の人しか使わない」という状態に陥るケースも多いのが現実です。

この記事では、生成AIを活かした社内ナレッジ共有を効率化する最新手法と属人化を防ぐための仕組み化のポイントをわかりやすく解説します。

生成AI活用をPoC止まりにしないための全体設計は、こちらの関連記事でも詳しくまとめています → 生成AI導入の“失敗”を防ぐ7ステップ

自社に眠る知見を全社員の“武器”に変える一歩として、ぜひ最後までお読みください。

なぜ社内ナレッジ共有は失敗しやすいのか？

どれだけ役立つ知見が社内にあっても、現場で活かされなければ意味がありません。多くの企業でナレッジ共有がうまく進まない背景には、いくつかの共通した課題があります。

まず、情報があちこちに散在していることです。会議資料や議事録、チャットの履歴、担当者だけが持つメモなど、知見が人や部署ごとに分かれていては、必要なときに探し出せません。結果として、既にあるノウハウが埋もれ、同じものを作り直す非効率が繰り返されてしまいます。

共有された情報がすぐに古くなりやすいのも問題です。更新されない資料やマニュアルが放置されると、どれが最新かわからず、逆に混乱の原因になります。

また、ナレッジ共有が単なる“作業”として形骸化しがちなのも現実です。資料をフォルダに保存するだけ、チャットで送って終わりでは、誰がどう使うかが明確でないため、結局は活用されません。

さらに、特定の人に依存すると、異動や退職ですぐに情報が途切れてしまいます。
共有した後に、どう活かすかの仕組みがないと、せっかくの知見も埋もれてしまうのです。

こうした課題を放置したままでは、生成AIを導入しても十分に活かすことはできません。
ナレッジを共有し、誰でも使える状態にするには、AIをどう活用するかがポイントです。

生成AIでナレッジ共有は何が変わるのか？

従来のナレッジ共有では、情報を探す手間や更新の負担が大きく、知見があっても現場で活かしきれないことが多くありました。しかし、生成AIを活用すれば、こうした状況を大きく変えることができます。

たとえば、膨大な会議資料やマニュアルをAIが自動で要約・整理してくれることで、情報を探す時間を大幅に減らせます。
これまで人手では時間がかかっていた分類やタグ付けもAIが補助するため、必要な情報に誰でもすぐアクセスできる環境が整います。

また、生成AIを学習させた社内専用のチャットBotを活用すれば、社員が知りたいことを自然な言葉で質問するだけで、欲しい情報がすぐに手に入ります。これにより、よくある質問への回答やマニュアル探しにかかっていた時間を削減でき、属人化しがちな「誰に聞けばいいのか」という問題も解消されます。

さらに、生成AIを活かせば、社内の知見を常に最新の状態に保つことも可能です。情報を蓄積しながら自動で更新や要約ができるため、古い情報に振り回されるリスクが減り、知見が生きた形で現場に還元されやすくなります。

このように、生成AIを取り入れることで、これまで手間と時間がかかっていたナレッジ共有を効率化し、誰でも必要な情報に迷わずアクセスできる仕組みを整えることができます。

AIを活かしたナレッジ共有を成功させる3つの方法

生成AIの力を活かせば、ナレッジ共有の負担を減らし、属人化を防ぐ仕組みをつくることができます。ここでは、社内で無理なく始められる3つの実践策を紹介します。

社内情報をAIで整理・構造化する

まず一つ目は、社内に散らばった情報をAIで整理・構造化することです。
議事録やマニュアル、FAQなど膨大な情報も、AIを使えば自動で要約や分類、タグ付けができます。

これにより、誰でも探しやすく、必要なときにすぐ取り出せる状態をつくれます。従来の共有フォルダやWikiだけに頼るより、AIで検索性を高める工夫を加えることで、ナレッジが“使われる情報”に変わります。

社内専用のAIチャットBotを導入する

次に、ナレッジBotを社内に導入する方法です。社員が知りたいことを自然な言葉で質問すると、AIが必要な情報をすぐに返してくれる仕組みです。

これにより、「誰に聞けばいいか分からない」という属人化の問題を解消し、マニュアル探しやFAQ対応の手間を大幅に減らせます。ただし、社内データを安全に扱うためのセキュリティ設計は必須です。

ナレッジ共有を習慣化する仕組みをつくる

最後のポイントは、便利なツールを用意しただけで満足しないことです。どんなにAIが強力でも、運用するのは人です。小規模でも社内勉強会を定期的に開き、部門を超えたAI推進チームをつくることで、情報が集まり、共有が当たり前の文化になります。

共有に貢献した人を評価したり、成功事例をオープンにするなど、「共有が評価される仕組み」をつくることも大切です。

これらの方法を組み合わせれば、生成AIの力を活かしながら、属人化しないナレッジ共有の仕組みをつくることができます。

AIだけではナレッジ共有は回らない理由

生成AIを導入すれば、ナレッジ共有にかかる手間を大幅に減らすことができます。しかし、どれだけ便利なツールがあっても、運用するのは最終的に「人」です。AIだけに任せてしまうと、期待したほど活用が進まないケースは珍しくありません。

たとえば、AIが整理した情報を活かすには、「どこに何があるかを把握し、実際に使う人」が必要です。検索性が高くても、活用のルールや場面が明確でなければ、せっかくの情報が埋もれてしまいます。

また、AIを活かすには一定のリテラシーが不可欠です。どんな質問をすれば欲しい答えが得られるのか、どのようにプロンプトを工夫すれば業務に活かせるのか――

こうした知識が現場にないと、AIは形だけのツールになりがちです。

さらに、社内で「AIを活かして知見を広げる文化」が根付いていなければ、情報は一部の人に偏り、属人化の問題は結局解決されません。だからこそ、AIだけに任せるのではなく、人と仕組みをどう組み合わせるかが重要です。

もし自社で、社員が生成AIを実務でどう活かすかを学ぶ環境をつくりたいとお考えなら、
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ナレッジ共有を仕組み化するために取り組みたいこと

生成AIでナレッジ共有を効率化しても、それを現場で回し続ける仕組みがなければ、結局形だけで終わってしまいます。

ここでは、属人化を防ぎながら“仕組み化”するために取り組みたいポイントを3つに分けて紹介します。

情報を更新し続けるルールをつくる

ナレッジは一度まとめれば終わりではありません。制度やプロセスが変われば情報はすぐに古くなります。

だからこそ、「誰が・いつ・どの情報を更新するのか」を明確にし、無理なく続けられるルールを決めることが大切です。AIの自動要約やタグ付けを活用すれば、更新の負担を減らすことも可能です。

部門横断の運営チームをつくる

特定の人に依存すると、せっかくの知見が引き継がれずに消えてしまいます。これを防ぐには、部門をまたいだ運営チームやアンバサダー制度を設け、情報発信の役割を分担するのが効果的です。

現場に近い人が集まれば、実際に必要な情報が集まりやすくなり、活用の精度も上がります。

活用状況をモニタリングして改善する

ナレッジ共有は作って終わりではなく、「ちゃんと使われているか」を見届けることが欠かせません。

AIチャットBotの利用履歴を分析すれば、どんな質問が多いか、逆にどの情報が不足しているかが分かります。

これを元に改善を繰り返すことで、情報が埋もれず、現場で活きる仕組みに育てていけます。

まとめ｜AIと仕組みでナレッジを“活かす”組織へ

社内に眠る知見を現場で活かすには、ただ情報を共有するだけでは不十分です。生成AIの力を使えば、探す手間を減らし、誰でも必要な情報にアクセスできる環境をつくれます。しかし、最終的にそれを使いこなし、更新し続けるのは「人」と「仕組み」です。

情報を整理し、誰でも使える形にして、部門を越えて知見を共有する文化を根づかせる――

これができれば、ナレッジは属人化せず、組織の力として積み上がっていきます。

もし、「自社で生成AIを活かす仕組みをつくりたいけれど、どこから手をつけるべきか迷っている」という方は、生成AI導入の“失敗”を防ぐ7ステップをぜひ一度チェックしてみてください。

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