Microsoft 365 に統合された AI アシスタント 「Copilot（コパイロット）」 は、Word や Excel、Outlook など日々の業務を支えるアプリで“自然な言葉”を理解し、作業を自動化してくれます。
レポートの草案づくりから数式生成、会議後の要約メールまで。これまで時間を奪われていた作業を、ほんの数秒で形にできる時代がやってきました。
とはいえ、「どこから設定すればいいのか」「各アプリで何ができるのか」は意外にわかりにくいもの。導入条件や初期設定、アプリごとの操作手順をきちんと理解しておかないと、せっかくのAI機能を活かしきれません。
この記事では、Office 365 Copilotを今日から使いこなすために必要な準備と操作の流れを、初期設定からWord・Excel・Outlookなど主要アプリでの具体的な手順まで体系的に解説します。
| この記事でわかること一覧🤞 |
| ・Copilot導入に必要なライセンス条件 ・初期設定と有効化の具体手順 ・Word・Excel・Outlookでの操作法 ・プロンプト設計と活用の基本 ・導入後のセキュリティ運用ポイント |
さらに、社内全体でCopilotを短期間で浸透させたい企業向けに、実務で成果を出すための研修プログラム「SHIFT AI for Biz」への案内もあわせて紹介します。
まずは、Copilotを活用するために押さえておきたい前提条件から見ていきましょう。
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Copilotを使う前に押さえるべき前提条件
Office365 Copilotを活用する前に、利用できる環境と初期準備を理解しておくことが欠かせません。ここで紹介する条件を確認しておけば、あとから「使えない」「設定が分からない」とつまずくリスクを減らせます。
利用に必要なライセンスと料金プラン
Copilotは、Microsoft 365 の全プランで自動的に使えるわけではありません。
以下のポイントを踏まえて、自社環境に合ったプランを検討しましょう。
- 対応プランの確認
Business Standard や Enterprise E3/E5 など、特定プランに限定されます。最新の対応状況は Microsoft の公式ドキュメントを定期的に確認しておくことが重要です。 - 追加料金の有無
基本ライセンスに加えて Copilot 専用のサブスクリプションが必要です。導入時には、ユーザー数と利用規模に応じた総コストをシミュレーションしておきましょう。
これらを整理しておけば、導入後の費用計画がぶれずに済みます。
日本語対応と現時点での制限
Copilotはすでに日本語環境で利用できますが、一部の新機能は順次展開中です。例えば、生成系AIによる特定アプリでの高度な自動化は英語先行のケースがあります。
実務で日本語のみを扱う組織では、利用前に機能差を把握しておくことで混乱を防げます。
初期設定に必要な管理者権限
テナント管理者がライセンスを割り当てて有効化する作業が必要です。このステップを怠ると、ユーザー側がサインインしてもCopilotを呼び出せません。
設定フローは Microsoft Learn の管理者ガイドをベースに、社内ルールに沿って手順書を作成しておくと良いでしょう。
Copilotの機能概要や対応アプリを俯瞰したい方は、先にOffice365 Copilotとは？対応アプリ・導入条件・効果・注意点を徹底解説【2025年版】も参照すると全体像がつかめます。
これらの前提を確認すれば、次に紹介する初期設定と有効化の手順へスムーズに進めます。
初期設定と有効化の手順
前提条件を押さえたら、実際にCopilotを使える状態へ有効化するための準備に進みます。
ここでは管理者とユーザーそれぞれが行う設定を整理し、導入時に迷いやすいポイントを先に解説します。
管理者が行う設定
最初の一歩は、Microsoft 365 管理センターでライセンスを割り当てることです。管理者権限を持つ担当者が以下を順に実施します。
- ライセンスの割り当て
対象ユーザーに Copilot のライセンスを付与します。配布範囲を決めてから操作すると、アカウント管理が後から煩雑になりません。 - セキュリティと権限の調整
組織のデータポリシーに合わせてアクセス権限を設定します。これにより、社内ドキュメントの利用範囲やAIへの情報提供範囲を安全に管理できます。
こうした管理者作業を最初に完了させることで、ユーザーはスムーズにログインして機能を試せるようになります。
ユーザーが行う初回セットアップ
管理者がライセンスを有効化した後、各ユーザーが自身の環境で確認すべきことがあります。
- アプリケーションの更新
最新バージョンのOfficeアプリでなければCopilot機能が表示されない場合があります。自動更新の設定もこの段階で確認しましょう。 - 初回サインインと動作確認
WordやExcelを起動し、画面上部にCopilotアイコンが表示されているかを確認。表示されない場合はキャッシュクリアや再サインインを試します。
これらを完了させておけば、次に紹介するアプリ別の具体的な操作方法へスムーズに移行できます。
アプリ別の操作方法と活用の流れ
初期設定が済んだら、いよいよ実際のアプリでCopilotを使ってみるステップです。ここでは代表的なOfficeアプリでの操作手順と、業務を効率化する基本的な流れをまとめます。
| アプリ | できることの概要 | 活用シーンの例 | ポイント |
|---|---|---|---|
| Word | 要約・ドラフト生成・文章リライト | 提案書作成、会議資料の要約 | 背景や目的を事前に伝えると精度が上がる |
| Excel | 数式提案・グラフ自動化・データ分析 | 売上集計、レポート作成 | 出力形式を「表形式で」と指定すると加工不要 |
| Outlook | メール下書き・会議要約 | 定型メール送信、会議後の報告 | トーン（ビジネス/カジュアル）を先に指定 |
| PowerPoint | スライド自動構成・要約スライド生成 | プレゼン資料作成、報告書まとめ | 既存文書を要約すると資料作成時間を短縮 |
Wordでの使い方
Wordでは、レポートや提案書などの文章作成をAIが支援します。
- ドラフト作成
文書の概要や目的を入力すると、Copilotが章立てを含んだ下書きを自動生成します。最初の骨組みができることで、執筆の負担を大幅に減らせます。 - 文章のリライト・要約
既存の文書を選択して「もっと簡潔に」と指示すれば、内容を保ったまま短く整理。長文メールの要約にも応用可能です。
これらの操作はリボン上のCopilotアイコンから呼び出せ、結果はその場で編集できます。
Excelでの使い方
データ分析や資料作成で力を発揮します。
- 数式や関数の自動提案
目的を自然言語で伝えると、適切な関数を組み合わせた数式を提示。数式に不慣れな担当者でも正確な計算式をすぐ利用できます。 - グラフ・レポート生成
集計したデータを指定すると、グラフ化やピボットテーブル作成を自動化。複雑な可視化もクリック数回で完了します。
データ量が多いほど効果を実感でき、作業時間を大幅に短縮できます。
Outlookでの使い方
メール対応の効率化にCopilotが活躍します。
- 下書き生成と要約
要件を入力するだけで、適切なトーンのメール草案を作成。送信前に自分の言葉で微調整すれば即座に送付可能です。 - 会議内容の要約メール
Teams会議の議事録やメモから要約を作成し、関連メンバーへ自動送信。情報共有の抜け漏れを防ぎます。
OutlookリボンのCopilotボタンから簡単に起動できます。
PowerPointでの使い方
プレゼン資料づくりでも作業を一気に加速させます。
- スライドの自動構成
テキストの概要を入力すると、タイトル・見出し・箇条書きを自動でレイアウト。デザインテーマも同時に適用されます。 - 既存資料からの要約スライド生成
長い報告書を要約して数枚のスライドにまとめることが可能。会議資料作成のスピードが大幅に向上します。
Copilotの各アプリでの詳細な対応状況や注意点は、Office365 Copilotとは？対応アプリ・導入条件・効果・注意点を徹底解説【2025年版】 でも確認できます。
これらのアプリ操作を覚えると、次に紹介するプロンプト設計と活用Tipsがより活きてきます。
Copilotの効果を最大化するためのプロンプト設計と活用Tips
アプリごとの操作を覚えたら、どのように指示を出すか＝プロンプト設計が成果を左右します。同じ機能でも伝え方次第で結果の質が大きく変わるため、ここで紹介する基本の考え方を押さえておくと応用が効きます。
背景情報を先に伝える
Copilotに求めるアウトプットを明確にするには、まず目的や状況を短く示すことが大切です。
たとえば「来週の役員会向け」「営業チームに共有するレポート」など、前提を一文添えるだけで提案内容が一段と実務的になります。
- 前提条件を明示すると、余計な修正指示を減らせる
- 記録として残るので、後から見返しても意図が明確
これにより、後工程での手戻りが少なくなります。
期待する形式を指定する
出力形式を先に指定すると、すぐに使える形で結果が得られます。
「箇条書きで」「3つのステップで」「表形式で」などフォーマットを示すと、編集作業をほとんど省略できます。
- たとえばExcel用の分析結果なら「表形式で主要指標をまとめて」と指示
- Wordの議事録なら「箇条書きで要点を抜粋して」と指定
この一手間で、活用までの時間を短縮できます。
修正指示を繰り返し使う
初回の生成結果が完璧でなくても「ここをもっと詳しく」「別の角度から」と追記すれば、Copilotは追加学習なしで出力を即時に改善します。何度もプロンプトを重ねることで、組織特有の言い回しやレポートスタイルにも寄せられます。
- 段階的に指示することで、出力が徐々に精度アップ
- チームで共通のプロンプト手順を共有すれば、成果物の品質を均一化できる
これらのプロンプト設計を習慣化すると、同じ時間で得られる成果が大きく変わります。
次は、社内導入後に欠かせないセキュリティと運用面での注意点を確認していきましょう。
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導入後に注意すべきセキュリティと運用ポイント
Copilotを社内で活用し始めたあとも、安全に運用を続けるための仕組みづくりが欠かせません。ここではセキュリティと組織運営の両面から押さえておきたい要点を解説します。
データ保護とアクセス権限の管理
Copilotは社内ドキュメントやメールをもとに回答を生成します。権限設定が不十分だと、本来閲覧できない情報がAIの出力に含まれるリスクがあります。
管理者はMicrosoft 365のポリシー設定を定期的に確認し、権限の最小化を徹底することが重要です。
生成コンテンツの検証プロセス
AIが作成した文章や分析結果は、人間が最終確認して初めて業務に活用できます。
特に意思決定資料や社外向け提案書では、事実確認と表現の適切さを必ず人手でチェックする体制を整えましょう。
社員教育と利用ガイドライン
Copilotを長期的に活かすには、ユーザー全員が同じ基本ルールを理解していることが前提です。
推奨するプロンプトの例、禁止すべき表現、個人情報の取り扱いなどをまとめた社内ガイドラインを作成し、研修などで周知すると安全かつ効率的な活用が定着します。
これらの運用ポイントを押さえることで、Copilotを継続的かつ安心して社内に根付かせる環境が整います。
まとめ：Copilot活用を社内に浸透させる最短ステップ
ここまでで、導入前の条件確認から初期設定、各アプリでの操作、運用時の注意点まで一連の流れを整理してきました。
ライセンスと料金を把握し、管理者が初期設定を済ませれば、ユーザーはすぐにWord・Excel・OutlookなどでCopilotを実践できます。
さらに背景や出力形式を明示するプロンプト設計を意識することで、AIの提案がより精度高くなり、日常業務のスピードが格段に上がります。
ただ導入するだけでは長期的な効果は得られません。社員全員が共通のルールを理解し、セキュリティと品質を守りながら活用を続ける仕組みを整えることが重要です。
この仕組みづくりを最短で進めるには、最新の活用ノウハウを体系的に学べる「SHIFT AI for Biz」研修が有効です。
研修を活用すれば、Office365 Copilotを単なる便利機能ではなく、経営戦略の一部として根付かせるステップを、あなたの組織でも短期間で実現できるでしょう。
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Copilotのよくある質問（FAQ）
ここでは、導入を検討する企業や実際に使い始めた担当者からよく寄せられる疑問をまとめました。
事前に確認しておくことで、運用中のトラブルや想定外のコストを防ぐことができます。
- Q無料で試す方法はある？
- A
現在、Copilot単体を完全無料で長期間試せる公式プランは提供されていません。
ただしMicrosoftが期間限定で評価用ライセンスを案内するケースがあります。導入前に最新情報を公式サイトで確認し、試験導入の枠を活用すると良いでしょう。
- Q個人アカウントでも利用できる？
- A
Copilotは基本的に法人向けライセンスに紐づくサービスです。
個人利用向けのMicrosoft 365 Personalなどでは正式対応が限られるため、業務レベルでの活用にはBusiness Standard以上のプランが推奨されます。
- Qモバイル端末でも使える？
- A
WordやOutlookなどのモバイルアプリからもCopilotは起動可能です。
ただしPC版と比べると一部機能が制限される場合があるため、重要な資料作成や詳細なデータ分析はPC環境での利用が安心です。
- QAIが生成した内容の著作権は？
- A
Copilotが生成した文章や資料は、利用規約上ユーザーが自由に活用できます。
ただし既存の著作物を引用する場合などは一般的な著作権法が適用されるため、第三者の権利を侵害しないようチェックが必要です。
これらのポイントを押さえておけば、導入後に想定外の疑問で足を止めることなく、業務での活用に集中できます。最後に、Copilotを社内に浸透させるためのまとめと次の一歩を確認しましょう。
