「NotebookLMに社内データを入力したいが、AIの学習に使われるのが心配」「機密情報が外部に漏れるリスクはないのか」企業でNotebookLM導入を検討する際、多くの担当者がこうした不安を抱えています。
実際に、適切な設定を行わずにNotebookLMを利用すると、アップロードしたデータがAIモデルの学習に使用され、他のユーザーの回答に意図せず反映される可能性があります。
本記事では、NotebookLMにデータを学習させない具体的な設定方法から、企業が安全にAIツールを導入するための組織的対策まで、実践的なガイドを提供します。
適切な運用により、情報漏洩リスクを最小化しながらAI活用の効果を最大化できるでしょう。
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NotebookLMが学習させない仕組みとデータ保護の基本
NotebookLMでは、利用するアカウントの種類によってデータの取り扱いが大きく異なります。
企業利用では適切なプランを選択することで、アップロードしたデータがAI学習に使用されることを完全に防げるでしょう。
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Google Workspaceアカウントなら学習されない
Google Workspaceの有償プランを利用すれば、NotebookLMにアップロードしたデータは一切学習に使用されません。
GoogleはWorkspaceユーザーに対して明確にデータ保護を約束しており、アップロードしたコンテンツ、質問内容、AIからの回答はすべてAIモデルのトレーニングから除外されます。
さらに人間のレビュアーによる確認も行われないため、機密情報が第三者の目に触れる心配もありません。
個人アカウントでは一部学習される可能性がある
個人のGoogleアカウント（無料版）でNotebookLMを利用する場合、フィードバック機能を通じて一部データが学習に使用される可能性があります。
具体的には、ユーザーがフィードバックを提供した際に、その内容が品質改善やトラブルシューティングの目的で人間のレビュアーに確認される場合があるのです。
企業の機密情報を扱う際は、必ずWorkspaceアカウントを使用しましょう。
企業が選ぶべきプランと理由
企業がNotebookLMを安全に利用するには、Google Workspace Business Standard以上のプランが推奨されます。
これらのプランでは、NotebookLMがコアサービスとして提供されており、厳格なデータ保護ポリシーが適用されるためです。無料プランや個人アカウントでは、データの取り扱いに関する保証が限定的になってしまいます。
初期投資を抑えつつ安全性を確保したい企業は、Business Starterプランから始めることをおすすめします。
NotebookLMに学習させない具体的な設定方法
NotebookLMでデータ学習を回避するには、適切なアカウント設定と共有範囲の制限が不可欠です。以下の手順に従って設定することで、企業データの安全性を確保できるでしょう。
Google Workspaceアカウントで設定する
Google Workspace管理者は、組織全体でNotebookLMの安全利用を有効化する必要があります。
管理コンソールにアクセスし、「アプリ」→「Google Workspace」→「NotebookLM」の順に進みます。組織部門ごとにアクセス権限を設定し、必要な部署のみに利用を許可しましょう。
この設定により、個人アカウントでの誤用を防ぎ、データ保護ポリシーが確実に適用されます。
共有範囲を制限する
NotebookLMで作成したノートブックの共有設定では、「特定のユーザーのみ」を選択し、社外への共有を完全に遮断します。
デフォルトでは作成者のみアクセス可能ですが、チーム共有が必要な場合は個別にメールアドレスを指定してください。
「リンクを知っている全員」や「組織内の全員」への共有は、情報漏洩リスクを高めるため避けるべきです。
アクセス権限を管理する
共有ユーザーには用途に応じて適切な権限を付与しましょう。「閲覧者」権限では、さらに「チャットのみ」と「ノートブックすべて」から選択できます。
機密性の高いソースデータを保護したい場合は「チャットのみ」を選択し、質問応答機能のみを提供します。編集権限は最小限の信頼できるメンバーに限定することが重要です。
定期的にアクセス権限を見直し、不要なユーザーは速やかに削除してください。
企業がNotebookLMを安全に導入するための対策
企業でNotebookLMを導入する際は、技術的設定だけでなく組織的な対策も重要になります。包括的なセキュリティ体制を構築することで、従業員の誤操作による情報漏洩リスクを最小化できるでしょう。
社内ガイドラインを策定する
明確な利用ガイドラインを策定し、どのような情報をNotebookLMにアップロードして良いかを具体的に定めます。
機密情報、個人情報、契約書、財務データなどの禁止事項を明記し、違反時の対応手順も含めてください。また、承認が必要な利用範囲や、部門別の利用制限も詳細に規定しましょう。
ガイドラインは定期的に見直し、新たなリスクや機能追加に対応することが大切です。
従業員にセキュリティ研修を実施する
全従業員を対象としたNotebookLM利用研修を実施し、セキュリティ意識の向上を図ります。
研修では実際の操作画面を使って適切な設定方法を説明し、情報漏洩事例を交えながらリスクの理解を深めてください。特に管理職や情報システム部門には、より詳細な技術研修を提供しましょう。
研修後は理解度テストを実施し、定期的なフォローアップ研修も計画することが重要です。
定期的に利用状況を監査する
月次または四半期ごとにNotebookLMの利用状況を監査し、ガイドライン違反がないかチェックします。
共有設定の確認、不適切なデータのアップロード検知、アクセス権限の見直しを systematic に実施してください。監査結果は経営陣に報告し、必要に応じてガイドラインの改善を行いましょう。
問題が発見された場合は、速やかに是正措置を講じ、再発防止策を検討することが必要です。
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社内にNotebookLMを安全展開するための研修設計
NotebookLMの社内展開を成功させるには、体系的な研修プログラムが欠かせません。段階的な教育アプローチにより、従業員のスキル向上と安全意識の定着を同時に実現できるでしょう。
利用ルールを明確に伝える
研修の冒頭で、NotebookLM利用における行動規範と禁止事項を具体的に説明します。
「なぜこのルールが必要なのか」という背景も含めて説明することで、従業員の納得感を高められます。実際の業務シーンを想定したケーススタディを活用し、判断に迷いやすい状況での対応方法も詳しく解説してください。
ルール違反時の影響や対処法も事前に共有し、安心して質問できる環境を整えることが大切です。
実際の操作方法を教育する
ハンズオン形式で実際にNotebookLMを操作しながら、安全な利用方法を身につけてもらいます。
アカウント設定、データアップロード、共有設定、アクセス権限管理の各手順を、受講者全員が確実に実行できるまで指導しましょう。操作ミスが起きやすいポイントは重点的に説明し、チェックリストも併用します。
部門別の利用シーンに応じたカスタマイズ研修も効果的です。
継続的なフォローアップを行う
研修実施後も定期的なフォローアップを通じて、スキル定着と新機能への対応を支援します。
月次の質問会、四半期ごとのスキルチェック、新機能リリース時の追加研修などを計画的に実施してください。従業員からのフィードバックを収集し、研修内容の改善にも活用しましょう。
社内のNotebookLM活用事例を共有することで、学習意欲の向上も期待できます。
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まとめ｜NotebookLMの学習回避設定で企業のAI活用を安全にスタート
NotebookLMに学習させない運用は、Google Workspaceアカウントの利用と適切な共有設定により実現できます。技術的な設定だけでなく、社内ガイドラインの策定や従業員研修も重要な要素となるでしょう。
企業がAIツールを安全に活用するには、セキュリティ対策と業務効率化のバランスが欠かせません。NotebookLMで蓄積したデータ保護のノウハウは、今後導入する他のAIツールにも応用できる貴重な資産になります。
まずは小規模なパイロット運用から始めて、段階的に利用範囲を拡大していくことをおすすめします。もし社内でのAI導入や研修体制の構築にお悩みの場合は、専門的なサポートも検討してみてください。
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NotebookLMの学習機能に関するよくある質問
- QNotebookLMにアップロードしたデータは自動的に学習されますか？
- A
Google Workspaceアカウントを使用している場合、アップロードしたデータは一切学習に使用されません。個人のGoogleアカウント（無料版）では、フィードバック機能を通じて一部データが学習対象となる可能性があります。企業利用では必ずWorkspaceアカウントを選択しましょう。
- Q個人アカウントでも学習を完全に回避する方法はありますか？
- A
個人アカウントでは学習回避の完全な保証はありません。最も確実な方法は、Google Workspace Business Starter以上のプランに移行することです。どうしても個人アカウントを使用する場合は、機密情報のアップロードを避け、フィードバック機能の利用を控えてください。
- Q社内でNotebookLMを共有する際の注意点を教えてください。
- A
共有設定では「特定のユーザーのみ」を選択し、社外への共有を完全に遮断することが重要です。アクセス権限は「閲覧者」「編集者」から適切に選択し、機密性の高いデータには「チャットのみ」権限を活用しましょう。定期的な権限見直しも欠かせません。
- QNotebookLMの利用状況を監査する方法はありますか？
- A
Google Workspace管理コンソールから、組織内のNotebookLM利用状況を確認できます。共有設定の確認、不適切なデータのアップロード検知、アクセス権限の見直しを月次または四半期ごとに実施してください。監査結果は記録し、必要に応じてガイドラインの改善を行いましょう。
- Q従業員にNotebookLMの安全な使い方を教育するポイントは？
- A
利用ルールを明確に伝え、実際の操作方法をハンズオン形式で教育することが効果的です。禁止事項の背景説明、ケーススタディの活用、部門別カスタマイズ研修を組み合わせましょう。研修後は定期的なフォローアップと理解度テストの実施も重要になります。
