中小企業の議事録作成をGeminiで自動化｜音声から要点を高精度でまとめる実践フローと活用術

会議が増えるほど、議事録作成の時間は膨らみ、担当者の負担も増します。
特に中小企業では、議事録が属人化しやすく、品質や粒度が会議ごとにばらつくという声が少なくありません。

「音声データをGeminiに読み込ませるだけで、精度の高い議事録が自動で作れないか」
「メモや資料もまとめて整理し、会議後の作業を最小限にしたい」
こういったニーズは、今まさに中小企業で急速に高まっています。

実際、Geminiは音声ファイルの取り込み、要点抽出、決定事項の整理までを一度にこなせるようになり、
“議事録作成の標準化・高速化”を現実的なレベルで実現しつつあります。

しかし、運用がうまくいかず、
「音声を渡しても精度が低い」
「要点がまとまらない」
「会議の種類ごとに使い方が分からない」
と悩むケースも少なくありません。

本記事では、 中小企業がGeminiで議事録を“再現性高く”作るための最適フローと、会議タイプ別の実践ポイントを、
他では語られないレベルで詳しく解説します。
あわせて、失敗しないための注意点や、組織としてAI議事録を定着させる方法まで、実務で使える形に落とし込んで紹介します。

会議の質とスピードを高めたい方、議事録作業を効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

中小企業の議事録作成が“時間を奪う構造的な理由”

中小企業では、会議そのものよりも「議事録作成」に時間が取られるケースが少なくありません。
特に、担当者によって作成スピードや品質が大きく異なり、会議後の業務負荷が増える理由にもなっています。
ここでは、多くの企業で共通する“議事録が時間を奪う構造的な原因”を整理します。

会議時間より“議事録作成の方が長い”という逆転現象

30分の会議を行ったにもかかわらず、議事録の作成には1時間以上かかる――。
こうした逆転現象は、多くの現場で当たり前に起きています。

理由は、会議内容を一つひとつ聞き返しながらメモを整理したり、 発言者や決定事項を正確にまとめ直す必要があるためです。
結果として、「会議×議事録」で実質的な工数が2倍以上になることも珍しくありません。

属人化により品質が安定しない・引き継げない

議事録の書き方は担当者の経験やクセに大きく依存します。
「読みやすい議事録を書く人」と「淡々とメモを書くだけの人」では、質に大きな差が生まれます。

特に中小企業ではドキュメント文化が十分に整っていないため、 担当者が変わると議事録の粒度や構成が大きく変わるという問題が起こりがちです。
この属人化が、引き継ぎの難しさと業務の非効率を生む要因になっています。

要点の抜け漏れ・主観が混じるリスク

手書きメモや録音データを基に議事録を作る場合、どうしても担当者の主観が入り込みます。
特に、議論が盛り上がった会議では、「どのポイントが意思決定につながる発言だったか」を正確に切り分けにくいことがあります。

その結果、

• 重要な決定事項の抜け漏れ
• 発言内容の解釈違い
• 曖昧なタスクのまま放置

といった問題が発生し、会議後の進行が止まってしまうことすらあります。

会議の議事録が「読み返されない」組織課題

苦労して作った議事録が、社内で十分に活用されていないケースも多く見られます。
共有されない、検索しづらい、読みづらい、フォーマットが統一されていない――。
こうした要因により、議事録が“形骸化”することも珍しくありません。

結果として、過去の議論内容や経緯が参照されず、 同じ議論が何度も繰り返されるなど、企業全体の生産性低下につながります。

詳しくは以下の記事で解説しています
中小企業が生産性向上すべき理由とは？実践的な方法と成功のポイント

Geminiで議事録作成が“再現性のある業務”に変わる

従来の議事録作成は、担当者のスキルや経験によって成果物が大きく変わる“属人業務”でした。
しかしGeminiを活用すると、音声データから要点を抽出し、会議の構造を自動で整理できるようになります。
これにより、議事録は誰が担当しても同じ品質で作成できる“再現性のある業務”へと変わります。

音声データを読み込み、要点・決定事項・ToDoまで自動抽出

Geminiは音声ファイルをそのまま読み込ませるだけで、
会議で話された内容をテキスト化し、重要ポイントを自動的に整理できます。

特に、

• 会議の目的
• 決定事項
• 次のアクション（担当者・期限）

 といった「会議後に必ず必要になる情報」を抽出できるため、 議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

従来のように音声を聞き返して手作業でまとめる必要がなくなり、 会議後の事務作業は“整理・確認”のみにシフトできます。

話者分離×構造化で「誰が」「何を言ったか」が一目で分かる

Geminiは話者分離にも対応しているため、 「Aさんが発言した要点」「Bさんが示した懸念」など、 発言者ごとに内容を整理できます。

さらに、議論の流れを見出しや箇条書きに構造化できるため、 会議の全体像がつかみやすく、意思決定の背景が明確になります。

これにより、 読み返しやすい議事録、説明責任を果たしやすい議事録が作れるようになります。

会議形式にあわせた粒度の調整が簡単

Geminiは、プロンプトで“出力の粒度”を簡単に変更できます。
たとえば、次のような調整が可能です。

• 経営会議 → 決定事項と論点に絞った要点
• 営業会議 → 担当者ごとのToDoと期限
• プロジェクト会議 → 課題整理とリスク項目

このように、会議の目的に合わせて最適な形式に整えることで、 議事録が“読みやすく・使いやすい”状態に仕上がります。

議事録の品質が均一になり、属人化が解消される

Geminiの最大の価値は、“誰が作っても同じ品質になる”点にあります。
決定事項やタスク抽出の基準が統一されるため、 議事録の構成・粒度・読みやすさが安定し、 属人化によるバラつきが一気に解消されます。

議事録作成に悩む新人や兼任担当者でも、 同じフローでまとめるだけで、ベテランと同等の成果物を作れるようになります。
これが、組織としての業務標準化につながる大きなメリットです。

実務で使える議事録プロンプトは、 すでに多くの企業で“業務効率の差”を生み始めています。
精度高く運用するための「生成AI研修」の詳細はこちらからご覧いただけます。

音声データから“精度の高い議事録”を作るための最適フロー

Geminiの精度は、提供する音声データの“状態”によって大きく変わります。
同じ会議内容でも、録音環境や前処理の工夫で、議事録の品質が数段変わることも珍しくありません。

ここでは、実務で失敗しやすいポイントを踏まえつつ、
精度の高い議事録を安定して作るための“最適フロー”を詳しく解説します。

① 会議の録音環境を整える（ノイズ・マイク位置の実務Tips）

議事録の品質を決める最初の要素は、会議の“録音品質”です。
音が聞き取りづらい場合、Geminiの文字起こしでも誤変換が増え、要点抽出の精度も下がってしまいます。

録音時は、以下のポイントを押さえることが重要です。

• マイクはテーブルの中央に置く
  　偏った位置に置くと、特定の発言者だけが大きく録音されます。
• PCファンの近くに置かない
  　ノイズの混入が増え、特に小さな声の変換精度が下がります。
• 外部雑音の出やすい席を避ける
  　ドア付近や窓際は避け、静かな場所を選びます。
• オンライン会議では、各自がマイクをオンにして発言
  　MeetやZoomの録音機能は、話者切り替えが遅れる場合があるためです。

録音環境の改善は、初期投資ゼロでも実施できる最も効果の高い施策です。

② 音声ファイルの前処理（話者分離を成功させる工夫）

話者分離（誰の発言かを判別する処理）は精度にばらつきがあります。
ただし、下記の前処理を行うことで精度が大幅に改善します。

• 不要な無音部分をカットする
  　長時間の無音は誤検知の原因になります。
• 明らかな雑音部分の削除
  　椅子の移動音・紙をめくる音などを事前に除去します。
• 可能なら“参加者名を冒頭に読み上げる”
  　例：「本日の参加者は、A、B、Cです」
  　これだけで話者ラベリングの精度が上がります。
• 録音ファイルを分割する（長すぎる場合）
  　1時間以上のファイルは、30分単位に分けると精度が安定します。

こうした些細な工夫が、Geminiへのインプットの質を向上させ、 要点抽出や議事録構造化の“完成度”に直結します。

③ Geminiに音声を読み込ませる最適手順

音声ファイルの読み込み方にも、精度を上げるコツがあります。

1. 音声ファイルを直接アップロード
   　可能ならWAV形式が最も安定します。
2. 「文字起こしだけを先に行う」
   　いきなり要点抽出を行うより、段階を踏んだほうが精度が高いです。
3. 文字起こし結果をGeminiに再入力する
   　“文字起こしの精度を検証してから要点抽出”という流れにします。
4. 「会議の種類」「目的」「粒度」を必ず指定
   　プロンプトの指定が曖昧だと、冗長な議事録になりやすくなります。

④ 文字起こし→要点抽出→構造化の正しい順番

Geminiで議事録を作る際は、 「いきなり議事録を作らせない」ことが最重要です。

正しい順番は次のとおりです。

1. 文字起こし（音声そのまま）
   　誤変換がある場合は軽く修正します。
2. 要点抽出（重要発言・決定事項の抽出）
   　話題ごとに“論点”をまとめます。
3. 構造化（会議の流れを整理）
   　議題・結論・背景・タスクなどに整理します。
4. 社内テンプレートに落とし込む
   　この段階で初めて議事録の形に整えます。

この順番を守ることで、 情報の抜け漏れがなく、読み返しやすい議事録が安定して作れるようになります。

⑤ 社内フォーマットに自動整形させる方法

最後に、Geminiの出力を自社の議事録フォーマットに合わせる方法です。
フォーマットを統一しておくことで、属人化を防ぎ、使いやすい議事録になります。

例として、以下のような形式を指定します。

• 会議名
• 日付
• 参加者
• 議題
• 決定事項
• 追加タスク（担当・期限）
• 次回予定

プロンプトで 「以下のフォーマットで整形してください」 と指定し、テンプレートを貼り付けると、
すべての会議で同じ構造の議事録を出力させることができます。

これにより、 “どの会議も同じ品質でまとめられる”という再現性が生まれ、 議事録管理が格段に楽になります。

議事録の精度を左右する“会議タイプ別”Gemini活用術

議事録は、会議の種類によって求められる情報や粒度が異なります。
そのため、同じプロンプトや同じ出力形式では、十分な精度を得られないことがあります。
Geminiを効果的に活用するには、“会議の特性に合わせた使い方”が欠かせません。

ここでは、中小企業で頻度の高い4つの会議を取り上げ、 それぞれの最適な活用ポイントを紹介します。

経営会議：論点整理・意思決定の明確化

経営会議では、戦略方針や投資判断など、重要な意思決定が行われます。
議事録に求められるのは「なぜその結論に至ったか」を追える構造です。

Gemini活用のポイントは以下の通りです。

• 結論（決定事項）を最上位に固定する
• 論点ごとに“背景 → 議論 → 結論”の順で整理
• 未決事項や保留案件を分離して可視化

最小限のプロンプト例：
「経営会議のため、結論・論点・背景・未決事項を整理してください。」

これだけでも、経営層が後から読み返しやすい議事録になります。

営業会議：担当別ToDoと期限の自動抽出

営業会議では、案件進捗や見込み管理が中心となります。
議事録として重要なのは、“誰が”“いつまでに”何をするかを明確に残すことです。

Gemini活用のポイント

• 担当者ごとにToDoをまとめる
• 期限やフォロータイミングを抽出する
• 行動レベルのタスクだけを切り分ける

最小限のプロンプト例：
「担当者別にタスクと期限を整理してください。」

これにより、案件管理表との突き合わせも容易になり、 営業組織全体の動きが透明化します。

開発・プロジェクト会議：課題管理と次アクションの整理

プロジェクト会議は情報量が多く、議事録が最も複雑になりやすい会議です。
特に“課題・リスク・担当者・進捗”が混在し、後から読み返しても理解しづらいことがあります。

Gemini活用のポイント

• 課題（Issue）とリスクを分離して整理
• 次アクションを必ず“担当＋期限”で提示
• 議題ごとに箇条書きで流れを可視化

最小限のプロンプト例：
「課題・リスク・次アクションを分けて整理してください。」

プロジェクト管理ツールに転記しやすい形式で出力できるため、 会議後の作業時間が大幅に削減されます。

1on1：評価材料・フォロー内容の簡潔まとめ

1on1では、日々の行動や成果を振り返ることが目的になります。
議事録には、評価の文脈や次のフォーカス事項を簡潔に残す必要があります。

Gemini活用のポイント

• 部下の発言内容を“意図”単位で整理
• 上司側の助言や期待値を明確に記録
• 次回フォローする項目を分かりやすく抽出

最小限のプロンプト例：
「1on1向けに振り返り・助言・次回フォローを整理してください。」

1on1の議事録が一貫した形式になるため、 定性評価の公平性向上にもつながります。

会議の種類に応じた議事録AI化は、 テンプレート化して“社内で使い回せる状態”にすることが最短ルートです。

実務に合わせたカスタムテンプレートを整えたい方は、 生成AI研修の資料をこちらからご覧ください。

Gemini 1.5 Flash / Pro の違いと“議事録向きの設定”

Geminiは、用途に応じて複数のモデルを使い分けることができます。
特に議事録作成では「Flash」と「Pro」の違いを理解しておくことで、 より安定した品質の出力が得られます。
ここでは両者の特徴と、会議で使う際の判断ポイントを整理します。

音声処理の精度の違い

Gemini 1.5 Flash

• 高速・低コストが特長
• 日常会話レベルの音声変換に強い
• 会議の短時間文字起こしに向く
• ただし、専門用語や複雑な議論の要点整理は精度が落ちやすい

Gemini 1.5 Pro

• 長文や複雑な文脈の理解に強い
• 専門用語・あいまいな表現も文脈で補正
• 要点抽出や構造化の精度が高い
• 音声がやや不鮮明でも補完しやすい

結論：
文字起こしだけならFlash、議事録としてのまとめならProが適切です。

長時間会議を扱う際のベストプラクティス

1時間以上の会議を扱う場合は、 次の2つの理由でProを使うことを推奨します。

• Flashはスピード重視のため、長時間音声だと精度が安定しない
• Proは長文の文脈保持が強く、議題ごとの流れを把握できる

さらに、長時間会議では次の運用が効果的です。

• 30〜40分単位で音声を分割する
• 1ブロックごとに要点を抽出し、最後に全体要約を作る
• 最終レビューは“会議体の目的”を指定して再構造化する

この運用で、長時間会議でも読み返しやすい議事録になります。

メモ＋資料を併せて読み込ませる場合の使い分け

議事録の精度を高めるには、 音声だけでなく“資料”や“会議メモ”を併せて読み込ませることが効果的です。

FlashとProは以下のように使い分けます。

Flash向け

• 議事録メモの整形
• 小規模会議の要点整理
• 資料を軽く読み込ませるレベルの処理

Pro向け

• 論点の複雑な会議
• 資料と音声をセットで理解させたい場合
• 背景・理由まで含めて構造化したい場合

特に、「資料に書かれた数字」と「口頭での発言」の関係を整理させたいときは、Pro一択です。

中小企業に最適な“コスト×精度”バランス

日常の議事録作成では、 “すべてをProでやる必要はありません”。
中小企業が実務で最適化するなら、次のハイブリッド運用が最も合理的です。

✔ 文字起こし：Flash

• 速い
• 安い
• 日常会話レベルなら十分な精度

✔ 構造化・議事録化：Pro

• 要点抽出やToDo整理が安定
• 専門用語や背景理解に強い
• 会議の種類ごとの粒度調整が容易

最適な運用例（実務向け）

1. 録音データ → Flash で文字起こし
2. 修正したテキストを Pro に投入
3. 会議の種類・目的を指定し、議事録として構造化
4. 社内テンプレートに整形して最終化

この流れが、 コストを抑えつつ精度を最大化する“最適ルート”になります。

議事録AI化の“失敗パターン”と防止策

AIを使えば議事録作成が自動化できるように思えますが、 実際には「導入したのにうまく運用できない」ケースも少なくありません。
その多くは、AIの問題ではなく、社内の運用ルールや入力品質が整っていないために起こります。

ここでは、中小企業で起きやすい4つの失敗パターンと、 それを防ぐための具体策を紹介します。

会議フォーマットが部署ごとにバラバラ

部署ごとに議事録の形式が違うと、 AIに求める出力も毎回変わり、精度が安定しません。

例：

• A部署：議題ごとの要点中心
• B部署：発言ログ中心
• C部署：結論と背景のみ

この状態では、AIが何を“重要”と判断すべきか定まらず、 議事録の粒度や構成が毎回変わるという問題が起きます。

対策：社内で議事録の基本フォーマットを統一すること。 これだけで、AIの出力は驚くほど安定します。

AI出力をそのまま使うことで齟齬が発生

AIがまとめた議事録を、 “そのままコピペして共有”してしまうケースは非常に危険です。

• 文脈の解釈違い
• ニュアンスの変化
• 発言の意図が正しく伝わらない

といった齟齬が発生し、後々のトラブルの原因になります。

AIはあくまで“素案づくり”を担う存在であり、 最終調整は人が確認する必要があります。

対策：
「AIがまとめた内容に、会議参加者のレビューを必ず入れる」 というルールを明確化すること。

発言ログと決定事項の混同

AIに音声を入れただけだと、 “単なる発言記録”と“確定した結論”が混在した議事録になることがあります。

特に、

• 議論途中の意見
• 思いつきのアイデア
• あいまいな言い回し

がそのまま混ざり、読み返しても何が決定されたのか分からない議事録が出来上がります。

対策：
プロンプトで「決定事項」「未決事項」「タスク」を分離させる。 また、社内テンプレートにもこの分類を必ず入れる。

“入力の質”が統一されず精度が落ちる

議事録AI化で最も大きな問題は、 “入力の質がそもそも揃っていない”ことです。

• 会議によって録音の音質が違う
• 話者分離を意識しない発言が多い
• 資料もメモも渡す人と渡さない人がいる
• 会議の目的が曖昧なまま始まる

これでは、いくら高性能なモデルを使っても、 安定した議事録は作れません。

AI議事録化は“入力の標準化”がすべての前提条件です。

生成AI活用は、 “入力品質”が整っているかどうかで、成果が決まります。
社内でAI議事録を定着させるには、 会議の運用ルールやフォーマットを揃える“教育”が不可欠です。

実務に合った標準化・運用定着まで支援する 「生成AI研修」の資料はこちらからご確認ください。

中小企業での“議事録AI化”の成功事例

議事録AI化は、大企業だけの取り組みではありません。
中小企業でも、小さな会議から始めることで大きな効果が生まれています。
ここでは、実際にGeminiを活用した企業で見られた“再現性の高い成功例”を紹介します。

管理部門：会議30分 → 議事録10分に短縮

管理部門では、週次の業務共有会議を中心にAI化を進めました。
従来は、30分の会議後に議事録作成に40〜50分かかっていましたが、 Geminiで音声を読み込み、フォーマットに整形することで、
10分以内で議事録が完成するようになりました。

特に効果が大きかった点は以下の通りです。

• 字起こしの手作業が不要になった
• 決定事項とToDoが自動で整理される
• 担当者別のタスクが明確になり、進行管理が楽に

小さな改善ですが、週次会議が多い部門では大きな工数削減につながっています。

営業組織：ToDo抜け漏れゼロで、案件管理が改善

営業部門では、案件レビュー会議でAI議事録を導入しました。
これまではメンバーごとにメモの取り方が違い、 タスクの抜け漏れが頻繁に発生していました。

Geminiで要点整理を行った結果、

• 担当者別のタスク
• 次回アクション
• 顧客からの要望

 が明確に記録され、タスク管理の質が大幅に向上しました。

その結果、次のような効果が生まれました。

• 案件の滞留が減り、商談の前倒しが増加
• マネージャーの確認作業が軽減
• 営業会議が“管理の場”から“改善の場”に

議事録の改善が、営業活動全体のスピードに直結した事例です。

経営層：意思決定のスピードが上がる

経営会議でも、Geminiによる構造化の効果は大きく表れました。
従来は、議事録が上がってくるまでに数日かかっていたため、 意思決定のスピードが遅くなる課題がありました。

AI議事録化により、 会議直後に「決定事項リスト」が共有されるようになり、 その日のうちに次のアクションへ移れるようになりました。

特に、意思決定の根拠が整理されるため、 社内説明の工数も削減され、経営層の負担も軽くなりました。

新任マネージャーの負担軽減と標準化

新任マネージャーが最も苦労しがちな業務の一つが“議事録作成”です。
議事録の粒度や構成が分からず、会議後に長時間を費やしてしまうケースもあります。

Geminiを導入した企業では、 会議タイプ別のテンプレートが整備されたことで、 新人でも短時間でわかりやすい議事録を作成できるようになりました。

結果として、

• 会議の進行が滑らかになる
• メンバーへの指示が明確になる
• 部門全体のドキュメント品質が底上げされる

といった波及効果が生まれました。

AI議事録の運用を“組織に定着させる”ためのロードマップ

AIを使った議事録作成は、ツールを導入するだけでは定着しません。
効果を最大化するには、社内のルールや運用フローを整え、 “組織としての仕組み”に落とし込むことが欠かせません。

ここでは、中小企業でも再現性高く進められる AI議事録定着のための5ステップを紹介します。

① 小規模会議からAI化を始める

最初から大規模会議にAIを投入すると、 関係者が多く、運用ルールの統一が難しくなります。

まずは、

• 週次の進捗会議
• チームの定例
• 小規模のプロジェクト会議

といった少人数の場から始めるのが有効です。

小さな成功体験を積むことで、 社内の不安が消え、AI議事録の価値が理解されやすくなります。

② 議事録フォーマットを統一する

AI議事録の精度を安定させるためには、 社内で使うフォーマットを1つに統一することが最も重要です。

特に次の項目は必ず整えるべき内容です。

• 会議名・日付・参加者
• 議題
• 決定事項
• ToDo（担当者・期限）
• 未決事項
• 次回の予定

フォーマットが統一されると、 Geminiの構造化も安定し、部署間の議事録の差がなくなります。

③ 入力ルール（話者・資料添付）を明確化

AI議事録の精度は「入力の質」に強く依存します。
そのため、会議で守るべきルールを明文化する必要があります。

例：

• 話者ごとに名前を添えて発言する
• 会議資料は事前にまとめてGeminiに読み込ませる
• 音声ファイルはノイズ少なめで録音する
• 会議の目的を冒頭で明確に伝える

こうしたルールを徹底することで、 AIが理解しやすいデータになり、議事録が安定します。

④ 共有フォルダ・管理台帳の整備

議事録が作れるようになっても、 探しにくい・整理されていない状態では、活用が進みません。

そこで、

• 共有ドライブ
• AI議事録専用フォルダ
• 会議ごとの管理台帳（スプレッドシートなど）

を整備し、 “作った議事録が必ず活用される状態” を作ることが重要です。

特に、決定事項やToDoを一覧化して検索できる仕組みは、 組織全体の生産性向上に直結します。

⑤ 部門横断のAI活用チームを設置する

AI議事録を長期的に運用するには、 社内で“横断的に改善できるチーム”が必要です。

役割の例：

• 各部署の課題を吸い上げ、プロンプトを改善
• 標準化ルールを定期的にアップデート
• 新人や他部署への使い方レクチャー
• AI議事録の成果を全社に共有

属人化しない“持続可能な運用体制”が整うことで、 AI議事録は企業の基盤として根づきます。

AI議事録の仕組みを “組織として” 作るためには、 ツールの使い方だけでなく、教育・標準化・運用ルールの整備が不可欠です。

AI経営総合研究所の生成AI研修では、 会議運用の改善から議事録AI化の標準化まで、 現場で使えるレベルでしっかり支援しています。

生成AI研修の詳細資料はこちらからご覧いただけます。

まとめ｜中小企業はGeminiで議事録を“短時間・高品質”に標準化できる

Geminiを活用すれば、音声データから要点を抽出し、 誰が作っても同じ品質の議事録を“短時間”で仕上げられます。
中小企業でも、小さな会議から始めることで再現性の高い運用に移行できます。

特に、

• 録音環境の最適化
• 会議タイプ別の使い分け
• フォーマットの統一
• 入力ルールの明確化

 を徹底すると、議事録の精度は大きく改善します。

また、成功企業の多くは、 まず小さなチームで成果を出し、その後に標準化へ移行しています。
AI議事録を組織に定着させるには、 教育・ルール整備・横断的な改善プロセスが欠かせません。

Geminiを使った議事録の自動化は、 単なる効率化ではなく、会議の質そのものを高める取り組みです。 自社でも“短時間・高品質”の議事録運用を実現してみてはいかがでしょうか。