【2025年最新】業務効率化ツールおすすめ20選｜現場が本当に使えるDXツールを厳選紹介

「業務効率化のためにツールを導入したのに、なぜか逆に手間が増えた気がする…」
そんな声を、多くの現場で耳にするようになりました。

SaaSやクラウド型の便利なツールが次々と登場し、DX推進も叫ばれる中、業務効率化は経営・現場問わず避けられない課題です。

ですが、「とりあえず流行りのツールを入れたけど、現場に定着せず放置されたまま」そんな“形だけの改善”で終わってしまうケースも少なくありません。

本当に効果を出すには、ただツールを導入するのではなく、「何の業務を減らしたいのか？」「どの課題を解決したいのか？」に合わせて、目的別に適したツールを選び、現場に定着させる“仕組み”を作ることが不可欠です。

本記事では、

• 目的別・課題別で使える業務効率化ツール20選
• ツールを活かすための“正しい選び方”
• 導入が失敗する企業の共通点と、成果が出る進め方
• AI×業務改善を支援するSHIFT AI for Bizの研修支援

まで、机上では終わらない「実践的な業務効率化」のすべてをお届けします。

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なぜ今、業務効率化ツールが注目されているのか？

「業務効率化」は、もはや一部の先進企業だけの取り組みではありません。特にここ数年、あらゆる業種・職種において、“ツールを使った効率化”が急速に求められる背景があります。

以下のような課題は、現場にいる多くの方が実感しているはずです。

人手不足で1人あたりの業務負担が増加している
単純な人員補充では対応しきれず、「今いる人材でどう回すか」が問われています。

属人化や紙業務、Excel依存が限界を迎えている
ベテランしか知らない作業、重複入力、転記ミス…“見えないムダ”が仕事を圧迫します。

テレワークやリモート対応で、非効率が浮き彫りに
口頭や対面でカバーしていた非構造化の業務が、可視化されずにボトルネック化しています。

DXやSaaS化の波に乗り遅れた組織は、成長に限界が
競合との差が“業務の質”に直結する時代。改善できる領域はすべて手を打つ必要があります。

これらの課題に共通しているのは、「属人化・非効率・見えないムダ」が放置されていること。だからこそ、仕組みで業務を減らすためのツール導入が強く求められているのです。

【関連記事】
仕事の進みが遅い原因とは？今すぐ改善できる対処法と業務効率化の具体策を解説

業務効率化ツールのタイプと、解決できる課題とは？

「効率化」とひと口に言っても、企業や現場が抱える課題はさまざまです。だからこそ、どんな課題を解決したいのかによって選ぶべきツールはまったく異なります。

この章では、よくある業務課題を5つに整理し、それぞれに適したツールのタイプを紹介します。
自社の課題と照らし合わせながら、どの方向性から業務効率化に着手すべきかを見極めましょう。

課題①情報共有が属人化し、チーム連携がうまくいかない

属人化の代表例が、「Aさんに聞かないとわからない」「前任がいなくなって資料の場所が不明」といった情報のブラックボックス化です。こうした状況では、引き継ぎのミスや業務の遅延が常態化してしまいます。

▶ 解決に適したツールタイプ
ナレッジ共有ツール／ドキュメント整理ツール（例：Notion、Confluence、NotePMなど）

これらは、社内の情報を一元管理し、誰でも検索・編集できる状態をつくるためのツールです。 「何が」「どこに」あるかを明確にするだけで、ムダな確認や属人依存が大幅に減ります。

課題②業務の進捗が見えず、マネジメントや対応が後手に回る

「何が終わっていて、何が遅れていて、誰が担当なのかが見えない」。これは、プロジェクト進行や日々のタスク管理における典型的な非効率です。

▶ 解決に適したツールタイプ
タスク・プロジェクト管理ツール（例：Asana、Backlog、Trelloなど）

進捗や担当、期日を可視化することで、個人もチームも“次にやるべきこと”が明確になります。また、報告・確認作業が減り、上司からの「進んでる？」という確認も不要になります。

課題③チャット・メールが多すぎて、情報が埋もれる・遅れる

連絡手段がバラバラ、チャットが飛び交うだけでタスクが管理されていない、などの状態では、情報の流れが分断され、生産性は大きく低下します。

▶ 解決に適したツールタイプ
社内コミュニケーションツール（例：Slack、Chatwork、LINE WORKS）

メールよりもスピーディにやり取りできるだけでなく、通知・スレッド機能によって「情報を流さない・見逃さない」仕組みが整います。

プロジェクト単位・チーム単位でスレッドを分けることで、連絡の混乱を最小限に抑えられます。

課題④転記・入力など、ムダな手作業が多くて疲弊している

「同じデータを別システムにも入れる」「日報や申請書が毎回手入力」など、機械で自動化できる業務に人が時間を使っている状態。これは極めて非効率です。

▶ 解決に適したツールタイプ
業務自動化・RPAツール（例：Power Automate、Robotic Crowd、Zapierなど）

こうしたツールを使えば、人がやっていたルーティン作業を、ツールが正確かつ高速に代行してくれます。入力ミスの防止にもつながり、管理側のストレスも軽減されます。

課題⑤社内の業務フローがバラバラで、非効率な動線が常態化

稟議・申請・報告などが、紙やメール、Excelでそれぞれ違う運用をされていると、確認に手間がかかり、承認漏れや進行遅延の原因になります。

▶ 解決に適したツールタイプ
ワークフロー・統合管理ツール（例：サイボウズ、kintone、Google Workspaceなど）

ワークフローを一元管理することで、「決裁者は誰か？」「次は何をするのか？」が明確になります。仕組みそのものを整えることで、業務全体のスピードと精度が向上します。

このように、業務効率化ツールは「どんな課題を、どこから解消したいか？」に応じて選ぶことが成功のカギになります。

【関連記事】
「形だけの業務効率化」を脱却するには？改善の再設計ステップと生成AI活用術

おすすめ業務効率化ツール20選！タイプ別に比較

ツール選びで迷っている方にとって、「何を選べばいいのか」は永遠の課題です。多機能なもの、シンプルなもの、無料で使えるもの…選択肢が多すぎて、比較だけで疲れてしまうという方も多いのではないでしょうか。

そこでここでは、「業務課題×ツールタイプ」という視点で、厳選したおすすめツール20選を紹介します。

単なる羅列ではなく、何に効くのか／どんな現場に向いているのかまで具体的に整理しました。

「目的がハッキリすれば、選ぶべきツールは自ずと絞れる」ぜひ自社の業務課題と照らし合わせながら、ご覧ください。

① タスク・プロジェクト管理ツール【4選】

進捗が見えない、仕事が止まる、そんな現場に「見える化」を目指します。

業務の停滞は、進捗状況や担当が不透明なことが主な原因です。タスク管理ツールを導入することで、「誰が、何を、いつまでに」が明確になり、ムダな確認作業も減少します。

特に複数人で連携するプロジェクトや部門横断の業務には、タスク可視化ツールは必須といえるでしょう。

ツール名	特徴・向いている企業
Asana	タスク・ガント・カレンダー表示の切替が自由。中〜大規模チームに対応。
Backlog	エンジニアに人気。課題管理とGit連携が強み。
Notion	タスクだけでなくドキュメント・ナレッジも一元管理。情報集約に強い。
ClickUp	タスク＋目標＋KPIまで一括管理できる“多機能型”。急成長スタートアップにも人気。

「プロジェクトがうまく進まない」「チーム内で情報共有ができていない」という悩みには、このカテゴリのツールが即効性を発揮します。

② 社内コミュニケーションツール【4選】

メール疲れと伝わらない問題から解放されるために。

社内外との連絡が多すぎて、本来の業務が後回しになっていませんか？チャットやコミュニケーションツールを使えば、リアルタイムでの情報共有が可能になり、意思決定のスピードと質が同時に上がります。

ツール名	特徴・向いている企業
Slack	IT企業に人気。スレッド・通知管理・外部連携が豊富で情報整理に強い。
Chatwork	日本語UIが使いやすく、中小企業での導入実績多数。
LINE WORKS	店舗・現場職にも浸透しやすいLINEライクな操作性。
Microsoft Teams	Office365ユーザーに最適。大企業・教育機関・医療機関にも対応。

コミュニケーションツールは、導入が早ければ早いほど「社内文化」として定着します。
ルール整備と研修とセットで導入しましょう。

③ 業務自動化・RPAツール【4選】

「人がやらなくていい仕事」は、ツールに任せる時代へ。

転記・集計・通知など、定型業務の多くは“人の手”でやる必要がありません。
RPAや自動化ツールを導入することで、人的コストの削減・業務の標準化・精度向上が一気に進みます。

ツール名	特徴・向いている企業
Power Automate	Microsoft365との連携が抜群。既存のExcelやOutlookとの親和性が高い。
Robotic Crowd	ノーコードRPA。現場主導でも導入しやすく、運用負荷が低い。
WinActor	日本製RPAの代表格。製造・金融・人事領域など業種問わず活躍。
Zapier	海外製。クラウドSaaS間の自動連携が豊富でスタートアップに人気。

RPAはツール導入ではなく業務設計とセットで考えるべき領域です。まずは現場で「繰り返し作業」の洗い出しから始めましょう。

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H3：④ ナレッジ共有・ドキュメント管理ツール【4選】

属人化の解消と、情報資産の活用を実現するには。

「誰に聞けばいいか分からない」「前任者のノウハウが引き継がれない」。これはすべて、情報の構造化と可視化が不十分なことが原因です。

ナレッジ共有ツールを導入することで、組織の知識を蓄積・再利用できる環境を構築できます。

ツール名	特徴・向いている企業
Confluence	チームWiki型。ページ単位での情報管理に強み。
NotePM	階層管理・アクセス制限など、マニュアル管理に最適。
esa	エンジニアに人気のマークダウン記法対応ツール。
Qast	FAQ型のナレッジ管理。問い合わせ対応の効率化にも効果的。

ナレッジは、貯めて終わりではなく、検索・更新されて初めて意味を持つものです。運用ルール設計とセットで進めるのが鍵です。

⑤ ワークフロー・業務統合ツール【4選】

決裁が遅い・申請が漏れるは、仕組みで解決できる。

Excel・紙・メールでバラバラに運用されている申請・稟議フローは、業務スピードの最大のボトルネックです。ワークフローの可視化と統一により、進捗が滞るリスクを排除できます。

ツール名	特徴・向いている企業
サイボウズ Office	申請／掲示板／勤怠管理などを統合。中小企業に根強い人気。
kintone	ノーコードで自社の業務に合わせたアプリを構築可能。
Google Workspace	フォーム＋スプレッドシートで簡易なワークフローが構築できる。
SmartHR	人事・労務系の申請フローに強く、従業員数増加にも耐えられる設計。

ワークフローは動線の最適化です。導入後に「社内手続きが一気に楽になった」という声が最も多いカテゴリです。

業務効率化ツールの選び方！失敗しない5つの視点

ツールを入れれば、業務は自然と効率化される。そう思っていませんか？もし少しでも心当たりがあるなら、その考えは改めるべきです。

どんなに高機能なツールでも、「選び方」を間違えれば、現場に定着せず、時間とコストだけが失われます。そして、導入したこと自体が“負のレガシー”として残ってしまうのです。

だからこそ、業務効率化ツールの選定には「正しい視点」が欠かせません。ここから紹介する5つの視点は、私たちSHIFT AIが現場支援の中で“失敗と成功の境界線”として目の当たりにしてきた、実践から導き出した選定基準です。

1. 解決すべき「業務の本質的課題」を明確にしているか

まず押さえるべきは、「どの業務をどう改善したいのか？」という原点です。単に「作業が大変だから」「属人化しているから」では、選定の軸がブレます。

業務効率化は、根本的な“時間の奪われポイント”を見つけることから始まります。どこで情報が止まっているのか、どこで無駄な確認や手戻りが起きているのか。そうした業務構造そのものを見つめ直すことが、ツール選びの出発点になるのです。

2. 現場で誰でも使えるかという視点を忘れていないか

導入に失敗する多くの企業が見落とすのが、「操作のしやすさ」です。どれだけ多機能でも、一部のIT人材しか使えないツールは、現場には定着しません。

業務効率化は、ツールを導入することではなく、現場で日常的に使われ続けることで初めて成果が出ます。そのためには、現場社員が見ただけで「これなら使えそう」と思えるUI・UXが求められます。

3. 導入工数・運用体制まで含めて設計されているか

ツール導入において、使い方を教えて終わりでは、定着しません。むしろ、そこからが本当のスタートです。

初期設定やアカウント管理、利用ルールの設計、オンボーディング支援。これらがセットで設計されているかどうかで、導入後の成果は大きく変わります。

運用設計がなければ、ツールは数ヶ月で使われないものになってしまいます。「いつから、誰が、どう運用していくのか」まで見通すことが不可欠です。

4. 他のツールやフローとつながる設計になっているか

優れたツールであっても、それが孤立してしまえば新たな手間が生まれます。たとえば、業務の中でSlack、Google Workspace、Excelなどをすでに使っている場合、それらと連携できるかどうかは、非常に大きな判断軸です。

「自動で連携できるのか」「既存システムとバッティングしないか」。業務全体を俯瞰して、ツール同士の接続性を重視することが、ムダな混乱や重複作業の発生を防ぐカギになります。

5. コストではなく「成果に見合う投資」かどうかを見ているか

無料か有料か。それ自体に良し悪しはありません。大事なのは、「そのツールがどれだけ業務を減らすか」「それに見合う投資効果があるか」です。

たとえ月額数千円でも、月に数時間の工数が削減できるのであれば、人件費換算でのリターンは数十倍になることもあります。価格ではなく、「削減できるムダ」「得られるスピード」「改善される質」に目を向けてください。

ツールは使うことより使いこなせるかで選ぶべき

ツールは、ただの道具です。だからこそ、「誰が、どの業務で、どう使って成果を出すのか」まで設計して初めて、業務効率化が実現するのです。

この5つの視点を持たずに選んでしまうと、どれだけ高機能なツールでも、現場に根づくことはありません。

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ツール導入で失敗する企業の共通点【反面教師編】

業務効率化ツールを導入したにもかかわらず、「結局、誰も使っていない」 「かえって業務が複雑になった」「最初だけ盛り上がって、今は自然消滅状態」。そのような失敗の声、実はあとを絶ちません。

けれど、その原因はツールの機能不足ではありません。ほとんどの失敗は、“選定と導入の進め方”に共通した落とし穴があるのです。ここでは、SHIFT AIが実際に見てきた「よくある失敗パターン」を、反面教師として紹介します。

課題があいまいなまま、「とりあえず流行りのツール」を入れてしまう

「周りが使っているから」「とにかく効率化したいから」という理由で、具体的な課題整理をせずに導入してしまうケースは非常に多く見られます。

しかし、目的があいまいなままでは、使う側も「何のためのツールなのか」が分からず、活用されることはありません。

本来は「どの業務を、どこまで減らしたいのか？」を明確にし、それに最も適したツールを選定することがスタートラインです。ゴールのないマラソンでは、誰も走り続けられないのです。

現場への説明もなく、管理部門だけで上から導入する

「このツールを使うように」と突然通達された現場が、心から納得して活用することはまずありません。むしろ、「またよくわからないものが増えた」という反発や諦めの空気が蔓延し、システム疲れを加速させるだけです。

現場にこそ課題の肌感覚があります。導入前に「現場でどんな悩みがあるのか」「このツールでどう変わるのか」を丁寧にヒアリングし、納得感を持ってもらうプロセスが極めて重要です。

初期設定・教育を怠り「誰も使い方が分からない」状態に陥る

多くの企業で見られるのが、「導入したのに、誰もきちんと使いこなせていない」という状態です。その原因の多くは、初期設定やルール設計、使い方の教育が十分でなかったことにあります。

「管理者が操作方法を理解していない」
「現場にはマニュアルが届いていない」
「導入時のサポート体制が曖昧だった」

こうした状態では、せっかくのツールも「よく分からないまま放置される」だけです。使い始めのサポート設計こそが、ツール活用の成否を分けるのです。

「業務フローと合っていない」ツールを無理に当てはめてしまう

機能が充実しているからといって、自社の業務に合っていないツールを無理に押し込むと、現場は余計に混乱します。

「現場の実情にツールを合わせる」のではなく、「ツールに業務を無理やり合わせようとする」ことで、むしろ非効率が増えるのです。

業務効率化の本質は、業務にフィットした仕組みを作ることです。ツールはあくまで手段であり、合わないツールを無理に使うことほど危険なことはありません。

失敗を防ぐ最大のポイントは、「現場の納得」と「定着支援」にある

ツールの導入で一番やってはいけないのは、“施策を現場任せにしてしまう”ことです。
忙しい現場ほど、「使い方が分からない」「手間が増えた」と感じた瞬間に、ツールは使われなくなります。

成功している企業は、必ず次の3点を押さえています。

• 目的を共有し、現場の声を聞く
• 最初の設計段階から、誰がいつ何をするかを明確にする
• 導入後も、教育や定着支援を“伴走”として設計する

ここまでできて、ようやくツールは使われる仕組みになるのです。

まとめ｜業務効率化ツール導入で、チームに余白と前進を

業務効率化ツールは、単なる“時短アイテム”ではありません。現場のムダや属人性を減らし、限られたリソースの中で「付加価値の高い仕事に集中できる環境」を生み出す仕組みです。

ただし導入しても、使い方を覚えずに放置されたり、既存業務との統合に失敗すれば、かえって非効率になりかねません。だからこそ重要なのは、「目的に合った選定」と「社内での活用定着」します。

もしチーム内に浸透させる運用ノウハウが不足している場合は、生成AIやCopilotなどを軸にした研修・教育体制の構築も視野に入れてください。

SHIFT AIでは、現場で実践的に活かせる生成AI研修をご提供しています。

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業務効率化に関するよくある質問（FAQ）

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