Gemini Gem使い方の基本から応用まで｜企業導入で業務効率化を実現する5ステップ

「毎回同じような指示をGeminiに入力していませんか？」

Geminiの「Gem」機能は、あなた専用のAIアシスタントを作成できる画期的な機能です。ChatGPTのGPTsに対抗するGoogleの新機能として注目されていますが、企業の業務効率化において圧倒的なポテンシャルを秘めています。

営業資料の作成、議事録の要約、データ分析レポート作成など、繰り返し行う業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させることが可能です。

本記事では、Gem機能の基本的な使い方から企業導入の実践的なノウハウまで徹底解説します。

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Gemini Gemとは？企業が使い方を覚えるべき理由

Gemini Gemは、特定の業務に特化したカスタムAIアシスタントを作成できる機能です。企業が導入すべき理由は、業務効率化とコスト削減を同時に実現できるためです。

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自分専用のAIアシスタントを作れるから

Gemは通常のGeminiとは異なり、あなたの業務に完全に特化したAIアシスタントになります。

通常のGeminiでは毎回詳細な指示を入力する必要がありますが、Gemなら事前に設定した役割や出力形式で自動的に回答してくれます。

例えば「営業資料作成専門のアシスタント」や「議事録要約専門のアシスタント」といった具合に、特定タスクに最適化されたAIを複数作成可能です。

これにより、プロンプト入力の手間が大幅に削減され、一貫性のある高品質な出力を得られるようになります。

業務プロセスを標準化できるから

Gemを活用することで、チーム全体の作業品質を統一し、ナレッジの属人化を防げます。

従来は担当者によって資料の質や形式がバラバラでしたが、Gemを使えば全員が同じ基準で業務を進められます。新人研修でも、Gemの使い方を教えるだけで即戦力として活用可能です。

また、優秀な社員のノウハウをGemに組み込むことで、組織全体のスキルレベル向上も期待できるでしょう。

ChatGPT GPTsより企業利用に適しているから

GemはGoogleサービスとの連携性に優れ、企業のセキュリティ要件により適合しています。

Gmail、Google Drive、Google検索などとシームレスに連携できるため、既存の業務フローを大きく変更せずに導入できます。また、Google Workspaceを利用している企業なら、アクセス権限管理も統一して行えます。

ChatGPTのGPTsと比較して、企業向けのガバナンス機能も充実しており、情報管理の観点でも安心して利用可能です。

Gemini Gemの使い方｜基本の作成手順5ステップ

Gemini Gemの作成は、5つの簡単なステップで完了します。初回作成でも15分程度で実用的なGemを構築できるため、すぐに業務効率化を体感できるでしょう。

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Step.1｜Gemマネージャーから新規作成する

Gemini画面左下の「Gemマネージャー」から「+Gemを作成」をクリックするだけで開始できます。

まず、Gemini（gemini.google.com）にアクセスし、ログインを完了させてください。画面左下にある菱形アイコンの「Gemマネージャー」をクリックすると、既存のGemが一覧表示されます。

「+Gemを作成」ボタンが表示されていない場合は、有料プランへの加入が必要です。Gemini Advanced、Business、Enterpriseのいずれかのプランで利用可能になります。

Step.2｜名前とカスタム指示を設定する

Gemの名前は用途が分かりやすく、カスタム指示は具体的で詳細に記述することが成功の鍵です。

名前は「営業提案書作成アシスタント」や「議事録要約専門」といった具体的なものにしましょう。カスタム指示では、役割、出力形式、注意点を明確に記載してください。

例：「あなたは営業提案書作成の専門家です。顧客情報を元に、課題解決型の提案書を作成してください。必ず以下の構成で出力：1.課題整理 2.解決策提案 3.導入効果 4.スケジュール」

Step.3｜プレビューでテストして調整する

作成画面右側のプレビュー機能で必ず動作確認を行い、期待通りの出力になるまで調整しましょう。

プレビュー画面で実際の業務を想定した質問を入力し、回答の品質をチェックしてください。出力が曖昧だったり、形式が崩れたりする場合は、カスタム指示をより具体的に修正します。

よくある問題として、指示が抽象的すぎる、出力形式の指定が不十分、禁止事項の記載がないなどがあります。3〜5回のテストで理想的な出力に近づけることが重要です。

Step.4｜保存してチームで共有する

「保存」ボタンクリック後、必要に応じてチームメンバーとの共有設定を行います。

保存が完了すると、Gemマネージャーの一覧に新しいGemが追加されます。チーム内で利用する場合は、共有設定から対象メンバーを指定してください。

Google Workspaceの組織アカウントなら、部門単位での権限管理も可能です。機密性の高い業務に使用するGemは、アクセス権限を適切に制限することを忘れずに。

Step.5｜運用ルールを策定して管理する

Gemの効果を最大化するため、利用ガイドラインと定期的な見直しルールを設定しましょう。

利用対象者、使用場面、禁止事項を明文化した運用ルールを作成してください。また、月1回程度の定期レビューで、出力品質や利用状況を確認し、必要に応じてカスタム指示を更新します。

Gemの利用状況は分析機能で確認でき、どの部分で効率化が進んでいるかを数値で把握できます。継続的な改善により、さらなる生産性向上を目指しましょう。

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Gemini Gem活用例｜部門別の使い方とメリット

Gemini Gemは部門ごとの業務特性に合わせてカスタマイズすることで、最大の効果を発揮します。

各部門での具体的な活用方法を理解し、自社の業務に最適なGemを構築していきましょう。

営業部門で提案資料を自動生成する

営業部門では顧客情報を入力するだけで、説得力のある提案資料を自動作成できます。

「顧客の業界：製造業、課題：生産性向上、予算：500万円」といった基本情報を入力すると、業界特有の課題分析から具体的な解決策、導入スケジュールまで一貫した提案書が完成します。

競合比較表の作成や、フォローアップメールの文面作成も自動化可能です。営業担当者は資料作成の手間を大幅に削減し、顧客との関係構築により多くの時間を割けるようになります。

人事部門で採用業務を効率化する

人事部門では求人票作成から面接準備まで、採用プロセス全体を効率化できます。

職種と求める人材像を入力すれば、魅力的な求人票が自動生成されます。さらに、応募者の経歴に基づいた面接質問リストや、採用可否判断のためのチェックシートも作成可能です。

社内規程やマニュアルの作成・更新作業も大幅に短縮できるでしょう。人事担当者の事務作業時間を削減し、より戦略的な人材採用活動に集中できます。

マーケティング部門で分析レポートを作成する

マーケティング部門では市場データを入力するだけで、洞察に富んだ分析レポートを生成できます。

売上データ、顧客アンケート結果、競合情報などを入力すると、トレンド分析から今後の戦略提案まで含んだ包括的なレポートが完成します。キャンペーン企画書の作成も、ターゲット設定から施策内容まで自動生成可能です。

データ分析作業を効率化し、より創造的なマーケティング施策の立案に集中できる環境を構築できます。

経営企画部門で戦略資料を作成する

経営企画部門では事業環境分析から戦略立案まで、経営判断をサポートする資料を効率的に作成できます。

業界動向、自社の財務状況、競合他社の動きなどの情報を入力すると、SWOT分析や事業計画書の下書きが自動生成されます。取締役会用の資料作成や、業界トレンド分析レポートの作成時間も大幅に短縮可能です。

経営陣への報告資料の品質向上と作成時間短縮により、より戦略的な企画業務に専念できる環境を構築できるでしょう。

Gemini Gem企業導入の使い方｜セキュリティとガバナンス

企業でGemini Gemを安全に活用するには、適切なセキュリティ対策とガバナンス体制の構築が不可欠です。

情報漏洩リスクを最小化しながら、AI活用の効果を最大化する運用方法を確立しましょう。

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機密情報の取り扱いルールを策定する

企業の機密情報や個人情報は絶対にGemに入力しないよう、明確な禁止事項リストを作成することが重要です。

顧客の実名、具体的な売上数値、未発表の新商品情報、人事評価データなどは入力禁止とし、代替手段を用意してください。例えば「A社」「○○万円」「新商品X」といった仮名化した情報での活用を推奨します。

データ保護ガイドラインには、どの情報が機密に該当するか、違反した場合の対処法も明記しましょう。全社員が理解しやすい具体例を示すことで、安全な利用を促進できます。

アクセス権限と利用範囲を管理する

部門や役職に応じたアクセス権限設定により、適切な利用範囲をコントロールしましょう。

Google Workspaceの組織アカウントを活用し、部門別にGemの利用権限を設定してください。営業部門は営業関連のGemのみ、人事部門は人事関連のGemのみアクセス可能にするなど、業務に必要な範囲に限定します。

監査ログ機能を活用して、誰がいつどのGemを使用したかを記録し、定期的に利用状況をチェックすることも大切です。異常な利用パターンを早期発見できる体制を整えましょう。

社内ポリシーと研修制度を整備する

AI利用規程の策定と全社員への教育により、適切な利用文化を醸成することが成功の鍵です。

利用規程には、禁止事項、推奨される使用方法、違反時の対処法を明記してください。新入社員研修やIT研修の一環として、Gem利用の基本ルールを必ず教育しましょう。

定期的な研修更新により、新しい機能や注意点を継続的に共有することも重要です。違反が発生した場合の報告・対応フローも事前に策定し、迅速な対処ができる体制を構築してください。

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Gemini Gemチーム運用の使い方｜効果的な管理方法

Gemini Gemの真価は、チーム全体で効果的に運用することで発揮されます。組織的な活用により、個人レベルでは得られない大きな業務改善効果を実現できるでしょう。

Gemを組織全体で共有・管理する

チーム内でのGem共有により、ベストプラクティスの横展開と業務品質の標準化を実現できます。

部門内で最も効果的なGemを特定し、チーム全員で共有してください。Gemマネージャーの共有機能を使い、優秀な社員が作成したGemを部門標準として活用しましょう。

バージョン管理では、Gemの更新履歴を記録し、改善内容を文書化することが重要です。月次でGem利用状況を分析し、使用頻度の高いものや効果の薄いものを把握して、継続的な最適化を図りましょう。

導入効果を測定・改善する

KPI設定と定期的な効果測定により、Gem活用の投資対効果を明確にしましょう。

作業時間短縮、品質向上、エラー削減などの具体的なKPIを設定してください。ユーザーアンケートを定期実施し、使いやすさや満足度を数値化して改善点を特定します。

PDCAサイクルを回すため、月次レビューでKPIの達成状況を確認し、課題があれば即座に対策を講じることが大切です。成功事例は全社で共有し、さらなる活用促進につなげましょう。

全社展開のロードマップを策定する

段階的な導入計画により、組織全体への円滑なGem展開を実現しましょう。

第1段階では特定部門でのパイロット導入、第2段階では成功事例の他部門展開、第3段階では全社標準化といった段階的アプローチを採用してください。各段階で課題を洗い出し、次の段階への改善点を明確にします。

部門間連携では、Gem活用の成功事例を定期的に共有し、組織学習を促進することが大切です。変革推進チームを組織し、トップダウンとボトムアップの両方向からAI活用文化を醸成しましょう。

社員のAIスキルを向上させる研修体制を構築する

体系的な研修プログラムにより、組織全体のAIリテラシーを底上げし、Gem活用効果を最大化できます。

基礎編（Gemの作成方法）、応用編（高度なプロンプト設計）、管理編（チーム運用）の段階別研修を設計してください。部門横断的なAI活用事例共有会も定期開催し、ナレッジの蓄積を促進しましょう。

外部の専門研修との連携により、最新のAI活用トレンドやベストプラクティスを継続的に学習できる環境を整備することも重要です。組織のAI活用レベル向上が、競争優位性確立の鍵となります。

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まとめ｜Gemini Gemの使い方をマスターして企業の生産性を向上させよう

Gemini Gemは、企業の業務効率化において大きな可能性を秘めた機能です。5つの基本ステップで簡単に作成でき、部門別の活用により具体的な成果を実現できます。

重要なのは、適切なセキュリティ対策とチーム運用体制の構築です。機密情報の取り扱いルールを明確にし、段階的な導入により組織全体でのAI活用文化を醸成していきましょう。

成功の鍵は継続的な改善と社員のスキル向上にあります。Gem活用を通じて得られる業務効率化の効果は、単なる時間短縮にとどまらず、創造的な業務への集中と組織全体の競争力強化につながるでしょう。

しかし、真の効果を得るためには体系的な導入アプローチと継続的な運用改善が不可欠です。

SHIFT AIでは、Gem活用を含む包括的な生成AI研修プログラムをご提供しています。技術的な使い方から組織運用まで、実践的なスキルを身につけて、競合他社に差をつけませんか？

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Gemini Gemの使い方に関するよくある質問