タスクが山積みになり、「どれから手をつければいいのか分からない」「ツールを入れても続かない」と悩むビジネスパーソンは少なくありません。特にチームで業務を進めると、個人のToDoリストがバラバラに存在し、進捗が共有されないまま締め切り直前に混乱するという経験はないでしょうか。
こうした課題を解決するツールとして注目されているのが Notion（ノーション） です。ドキュメント作成からタスク管理、ナレッジ共有までを一元化できるため、「プロジェクトの全体像を見える化しながら、個人のタスクも漏れなく管理する」ことが可能になります。
本記事では、初心者でもすぐに始められる基本的なタスク管理の方法から、テンプレート活用、自動化・AIによる効率化、さらにチーム導入で成果を出すためのコツ までを徹底解説します。他のツールとの比較や法人利用の観点も盛り込み、単なる操作方法にとどまらない「実務に直結するNotion活用法」をまとめました。
👉もし「Notionを導入したいが、チームで定着するか不安」「業務効率化の一歩先に進みたい」と感じている方は、ぜひ最後までお読みください。
併せて読みたい記事：タスク管理の完全ガイド｜成果につながる方法・ツール比較・生成AI活用まで徹底解説
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なぜ今Notionでのタスク管理が注目されるのか
働き方が複雑化し、日々の業務における「タスクの見える化」と「情報の一元化」*がこれまで以上に重要になっています。従来のタスク管理ツールは一定の役割を果たしてきましたが、情報が分散しやすく、チームで活用すると「個人管理にとどまる」「全体像が把握できない」といった課題が残りがちです。
そのなかで注目されているのが、ドキュメント・データベース・プロジェクト管理を統合できるNotion です。タスクを“単体で管理する”のではなく、会議メモやプロジェクト計画と連動させて運用できるため、企業の導入が急速に進んでいます。ここからは従来のツールの課題と、Notionが選ばれる理由を整理していきましょう。
従来のタスク管理ツールの限界
多くの企業や個人がTrelloやAsana、Excelなどを活用してきましたが、現場では次のような限界が見えてきました。
- ツールが分散することで情報が散らばる
タスクはTrello、議事録はGoogle Docs、スケジュールはカレンダーと別管理になり、プロジェクト全体を俯瞰しにくくなります。 - 属人化しやすく定着しない
特定のメンバーしか更新しないケースが多く、チーム全体のタスク共有に結びつかないことも少なくありません。 - 業務改善に直結しにくい
タスクは管理できても、そこからナレッジ化や再利用につながらず、長期的な改善サイクルを生み出せません。
これらの限界は一見小さな課題に見えても、積み重なることで「組織全体の生産性低下」に直結します。だからこそ、より統合的な仕組みが求められているのです。
Notionの強み：ドキュメント×タスク管理の一元化
Notionの最大の強みは、タスク管理を“単なるToDo管理”から“知識と業務のハブ”へと拡張できる点にあります。
- 会議メモから直接タスクを紐付けられる
- プロジェクト計画と進捗を同じページで管理できる
- サブタスクや依存関係を持たせ、プロジェクト全体の流れを見える化できる
このように、Notionは「情報が散らばる課題」を解消し、チーム全体で同じ画面を見ながら効率的に進行できる環境をつくります。
Notionでできるタスク管理の基本機能
Notionの魅力は、単なるメモアプリや情報共有ツールにとどまらず、タスク管理を自在に設計できる柔軟性にあります。とはいえ、最初から複雑に作り込む必要はありません。まずは基本機能を押さえることで、個人利用でもチーム利用でもすぐに効果を実感できます。ここでは代表的な機能を整理して紹介します。
データベースでタスクを一覧化する
Notionのタスク管理は「データベース」が基本です。タスクを1件ずつカードとして登録し、期日・担当者・優先度などをプロパティとして追加できます。エクセルのようにカラムを自在に設定できるため、自分の業務フローに合わせたタスク表を作れるのが特徴です。
たとえば営業チームであれば「案件名／対応状況／次回アクション」、人事であれば「候補者名／面接ステータス／担当者」など、部門ごとに必要な管理項目を自由に設計できます。
ビューを切り替えて見やすく管理する
Notionは同じタスクデータを、複数のビューで表示できるのが強みです。
- リストビュー：シンプルなToDoリスト形式。個人タスクの確認に最適
- カンバンビュー：カードをドラッグ&ドロップで動かせる。進捗を直感的に把握可能
- カレンダービュー：タスクを日付ごとに表示。スケジュール管理に便利
- タイムラインビュー：ガントチャートのように期間を可視化。プロジェクト進行管理に最適
状況や目的に合わせて切り替えられるため、個人とチームの双方で“見やすい形”を共有できるのです。
リマインダーや依存関係で抜け漏れを防ぐ
タスクには期限を設定でき、リマインダーを通知させることで抜け漏れを防げます。さらにサブタスクや依存関係を持たせることで、「このタスクが終わらないと次に進めない」といった業務の流れを管理できます。
たとえば製品リリースの工程で「仕様策定→開発→テスト→リリース」といった順序を定義すれば、遅延が生じた時点で影響範囲を把握できるため、プロジェクト全体のリスク管理にもつながります。
👉 ここまでで Notionがタスク管理で何をできるか（データベース・ビュー・リマインダー/依存関係） が整理できました。
初心者でもすぐ使える！おすすめテンプレート
Notionの魅力は、ゼロから設計しなくても「テンプレート」を活用することで、すぐに実践的なタスク管理を始められる点にあります。公式テンプレートやユーザーコミュニティが豊富に用意されているため、業務に合わせて選ぶだけで即日導入できるのです。ここでは、初心者がまず取り入れやすい代表的なテンプレートを紹介します。
個人向けテンプレート：日次ToDoや習慣管理に最適
個人利用ではシンプルに「日次タスク管理」や「習慣トラッカー」から始めるのがおすすめです。
- 日ごとのタスクを一覧化し、完了チェックを入れるだけで達成感を得られる
- 習慣トラッカーで「毎日やること」を可視化し、習慣化をサポートできる
複雑な機能は不要で、最低限のタスク管理を確実に回せる仕組みとして活用できます。
チーム向けテンプレート：プロジェクト進行をスムーズに
チームでの利用なら「プロジェクト管理」や「タスクボード型」のテンプレートが役立ちます。
- プロジェクト全体の進捗をカンバン形式で把握できる
- 担当者や期限を明確にし、“誰が・いつまでに・何をするか” を全員で共有できる
- 定例会議でそのまま進捗確認に利用できるため、情報共有の効率が大幅に上がる
とくにBtoBの現場では、案件管理やリリース進行管理に直結しやすいため、導入効果が大きい領域です。
応用テンプレート：業務に合わせたカスタマイズ
テンプレートはそのまま使うだけでなく、業務フローに合わせてカスタマイズすることで真価を発揮します。
- 営業チームなら「顧客管理」プロパティを追加して案件進行を可視化
- 人事チームなら「採用プロセス」をタスク化し、面接ごとの進行状況を一元管理
- 開発チームなら「スプリント管理」と組み合わせて進行を効率化
このように、テンプレートは「出発点」であり、組織の業務フローをNotionに写し取る土台として使うのが効果的です。
他のタスク管理ツールとの比較
タスク管理ツールは世の中に数多く存在し、Trello・Asana・Excelなどは広く利用されています。それぞれに強みはありますが、「ドキュメント×タスク管理を一元化できる」Notionならではの価値があるため、導入時には比較検討が欠かせません。ここでは主要ツールとNotionの違いを整理します。
Trelloとの比較：シンプルさ vs. 拡張性
Trelloは「カンバン形式」での管理に特化しており、直感的に使えるシンプルさが魅力です。しかし機能が限定的で、詳細な情報やドキュメントを一緒に管理するのは難しいのが実情です。
一方、Notionはカンバンビューを含む複数ビューを切り替え可能で、さらに会議メモや仕様書とタスクを同じ画面に統合できます。「タスクと関連情報を一体化」できる点が、Trelloにはない強みです。
Asanaとの比較：プロジェクト管理 vs. 柔軟な設計
Asanaはプロジェクト管理に優れ、進捗の可視化やタスク依存関係の設定がしやすいのが特徴です。大規模プロジェクトに適していますが、画面設計が固定的でカスタマイズ性に乏しいという声も少なくありません。
Notionはデータベースを基盤にしているため、自社の業務フローに合わせて柔軟に設計できるのが大きな違いです。プロジェクト単位から個人タスクまで一気通貫で管理できるため、組織の規模や成長段階に応じてスムーズに運用を変化させられます。
関連記事：Asanaとは？仕組み・使い方・導入前に知っておくべきポイントを解説
Excelとの比較：汎用性 vs. チーム活用のしやすさ
Excelやスプレッドシートは誰でも使える手軽さと汎用性が強みですが、タスク管理に特化していないため「更新漏れ」や「複数人での同時編集」に限界があります。
Notionではタスク管理が前提として設計されており、担当者割り当て・期日設定・進捗共有が直感的にできるため、チーム全体での運用がスムーズです。さらに、情報をナレッジ化しやすく、タスクと会議メモ・マニュアルを紐づけられる点がExcelとの大きな違いとなります。
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Notion×自動化・外部連携で効率化を加速
Notionはタスクを管理するだけでなく、外部ツールとの連携や自動化によって、日常業務の手間を大きく削減できます。人が手で入力していた作業を自動で処理できれば、タスク管理が“負担”から“仕組み”へと進化します。
Zapier・IFTTTで他ツールとつなげる
ZapierやIFTTTと連携させれば、Notionのタスクを他の業務ツールとシームレスにつなげられます。
- Slackにタスク更新を自動通知して、チーム全体に共有
- Googleカレンダーと同期して、期限が近いタスクをスケジュールに自動反映
- Gmailと連携して、受信したメールをNotionタスクに変換
「別ツールで発生した情報がNotionに自動で集約される」ことで、管理の手間が減り、抜け漏れ防止にもつながります。
繰り返しタスクを自動生成する
日常業務には「毎週の定例会」「月末のレポート作成」など、繰り返し発生するタスクが多く存在します。Notionではテンプレート機能を活用し、これらを自動で生成する仕組みを構築できます。
たとえば「週次会議テンプレート」を用意しておけば、新しい週が始まるたびに必要なアジェンダやタスクが自動的に展開され、担当者がすぐ着手できる状態になります。
API連携による高度な効率化
さらに進んだ使い方として、Notion APIを利用すれば自社システムや独自フローと連携可能です。例えば
- 自社のSFAから案件進捗を自動取得し、Notionのプロジェクトに反映
- チャットボットで受けた顧客要望をそのままタスクとして登録
- BIツールとつなげて、タスク進捗をダッシュボード化
このようにAPI連携を活用すれば、「人が更新するタスク管理」から「業務データと直結する仕組み」へ発展させられます。
タスクを効率化する仕組みをつくっても、「チームに浸透させる」ことは別の課題です。SHIFT AI for Bizの研修では、Notionと生成AIを組み合わせて、業務を仕組み化し、現場に定着させる方法を学べます。
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Notion AIを活用した新しいタスク管理
近年のアップデートにより、Notionは単なる「ノート＋タスク管理ツール」から、AIを活用した次世代の業務基盤へと進化しつつあります。AIを組み込むことで、これまで人が手で行っていた作業を自動化し、意思決定や優先度付けまでサポートしてくれるようになりました。ここでは代表的な活用シーンを紹介します。
会議メモからタスクを自動抽出
会議の議事録をNotionにまとめれば、AIが内容を解析して「次にやるべきタスク」を自動で抽出できます。たとえば「次回までに資料を更新」「顧客にフォロー連絡」といった具体的なアクションがそのままタスク化され、議論から実行までのスピードを一気に高めることができます。
優先度や期日の自動提案
AIは登録されたタスクを分析し、「緊急度と重要度」に基づいた優先度や期日を提案することも可能です。人が判断に迷いやすい「どのタスクから着手すべきか」をサポートすることで、個人はもちろん、チーム全体の意思決定スピードを高めます。
進捗レポートを自動生成する
AIを活用すれば、完了状況をもとに進捗レポートや週次報告書を自動で生成できます。これによりマネージャーは「数字をまとめる作業」に時間を使う必要がなくなり、結果の分析や改善策の立案に集中できます。
👉 このようにNotion AIを取り入れることで、タスク管理は「記録」から「思考と実行を支援するシステム」へと変わります。
チーム導入で失敗しないための運用ポイント
Notionを導入しても、「最初は盛り上がったのに、数ヶ月後には誰も更新していない」という失敗例は珍しくありません。これはツールの機能ではなく、運用ルールや教育体制の不足が原因であるケースが多いのです。チームでタスク管理を成功させるには、以下のポイントを押さえる必要があります。
全員が同じルール・テンプレートを使う
タスク管理はチームで統一しなければ意味がありません。各メンバーがバラバラの形式で登録すると、進捗が見えなくなり、逆に混乱を招きます。
- 事前に「プロパティ（担当者・期限・優先度）」を揃える
- 共通のテンプレートを利用し、誰が見ても同じ基準で理解できる状態をつくる
こうした統一ルールが、チーム全体の生産性を大きく左右します。
定例会議でNotionを見える化の場として使う
導入を定着させるには、「Notionを日常業務の中心に据える工夫」が欠かせません。特に効果的なのは、定例会議の場でそのままNotionを開き、進捗確認を行うことです。
- 会議メモとタスクがリンクされているため、そのままアクションを確認できる
- 各担当者の進行状況をリアルタイムで把握できる
- 「会議＝タスク管理の場」という習慣化が進む
会議と連動させることで、Notionが“ただのツール”から仕事のハブへと変わります。
教育・研修を通じて定着を図る
どれだけ便利なツールでも、使い方を理解しなければ宝の持ち腐れです。特に法人利用では、メンバー全員のリテラシーを揃えることが成功の鍵となります。
- 初期研修で基本操作とルールを共有する
- 応用研修でAIや自動化を活用する方法を学ぶ
- 「現場で実践できるスキル」を全員に持たせることで定着が進む
まとめ：Notionで効率的なタスク管理を一歩先へ
タスク管理は「ツールを導入すれば終わり」ではありません。重要なのは、日々の業務に溶け込み、チーム全体で使い続けられる仕組みをつくることです。Notionはドキュメントとタスクを一元化できる柔軟なプラットフォームであり、テンプレートや自動化、AI活用を組み合わせることで、個人の効率化から組織全体の生産性向上へとつなげられます。
しかし実際の現場では、機能を知っているだけでは定着せず、ルール設計や教育が欠かせません。だからこそ、導入の次のステップとして「使い方を学び、組織に根付かせる仕組み」を整えることが成果につながります。
SHIFT AI for Bizの研修では、Notionと生成AIを組み合わせた最新のタスク管理手法を体系的に学び、チームに浸透させる具体的なアプローチを提供しています。
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FAQ：Notionタスク管理でよくある質問
- QNotionは無料プランでもタスク管理できますか？
- A
はい、無料プランでも十分にタスク管理は可能です。データベースやカンバン、カレンダーなどの基本機能はすべて利用できるため、個人利用であれば無料プランで問題ありません。ただし、チームでの本格利用や外部連携を活用する場合は有料プランが推奨されます。
- Q繰り返しタスクは設定できますか？
- A
標準機能としての「自動繰り返しタスク」はありませんが、テンプレート機能を使えば同じ効果を実現できます。例えば「週次会議タスク」のテンプレートを作成しておき、毎週コピーする形で運用すれば、手間をかけずに定型業務を管理できます。またZapierやAPIを活用すれば、完全自動化も可能です。
- Qチームで利用する際に注意すべきことはありますか？
- A
最大のポイントは「ルール統一」です。担当者や期日、優先度といったプロパティを揃えないと、タスク管理が属人化してしまいます。また、Notionを会議や日常業務に組み込む仕組みづくりも欠かせません。教育・研修を通じてリテラシーを揃えることで、チーム全体に定着しやすくなります。
- QNotionと他のタスク管理ツール、どちらを選ぶべきですか？
- A
TrelloやAsanaはシンプルさやプロジェクト管理に強みがありますが、タスクと情報を一元化したい場合はNotionが最適です。特に「議事録・資料・タスクを同じ場所で管理したい」「AIや自動化も取り入れたい」といったニーズがある場合、Notionは他ツールより優位性が高いといえます。
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