中小企業では、業務の引き継ぎや新人教育のたびに
「マニュアルがない」「どこにあるか分からない」「更新されていない」
という課題が繰り返し発生します。
本来は仕組み化のために必要不可欠なマニュアルも、 実際には“作るのが大変”“時間がない”“文章化が苦手”という理由から
後回しになり、結果として 属人化が加速 してしまうのが実情です。
しかし今、Googleの生成AI「Gemini」を活用することで 業務手順・社内ツールの使い方・操作手順書などを、
誰でも・短時間で・体系的に作成できる時代 になりました。
- 箇条書きだけで構造化されたマニュアルが自動生成される
- スクショや動画から解説文が作れる
- 更新時は差分だけ入力すればよい
- 新人でも同じ品質のマニュアルが作れる
これらは、従来の「手作業で時間をかけるマニュアル作成」とは まったく異なる次元のアプローチです。
本記事では、 “中小企業がGeminiを使って、業務マニュアルを再現性のある形で作成・運用する方法” を、 実務レベルで分かりやすく解説します。
AI経営総合研究所を運営するSHIFT AIでは、経営層向けに“成果が出るAI活用”を学べるコミュニティを主催しています。
11月26日には、売上336億の株式会社ヤマシタ様をお招きし、「AI/DXを活用した営業生産性向上」をテーマに、営業成果を伸ばした具体事例を共有いただきます。今回は特別に無料でご参加いただけますので、ぜひ以下よりお申し込みください。
中小企業のマニュアル作成が“回らない構造的な理由”
中小企業の現場では、「マニュアルを作りたいのに作れない」という声が後を絶ちません。
これは担当者の能力の問題ではなく、組織構造として“回らない仕組み”になっている ことが原因です。
業務が属人化し、担当者しか分からない
中小企業では、ひとつの業務を特定の人が長く担当するケースが多く、 手順や判断基準が本人の頭の中にしか存在しない状態 がよくあります。
そのため、いざマニュアルを書こうとしても 「どこから書けば良いのか」「細かい判断をどう言語化するか」 といった壁にぶつかり、作業が進まなくなります。
属人化が進むほど、マニュアル作成の難易度は急上昇します。
マニュアルに必要な情報を“文章化できない”
現場では「分かっているけど説明できない」というケースが非常に多く、 言語化の難しさがマニュアル作成の最大のボトルネック になります。
- ステップの整理
- 注意点の抽出
- 例外処理の明示
- 初心者でも分かる文章化
これらをすべて一人で行うのは、実は高度なスキルが必要です。
文章化が苦手なために、マニュアル作成が“永遠の未着手タスク”になる企業も少なくありません。
更新されず、すぐ古くなる
中小企業では「マニュアル作ったら終わり」になりがちです。
しかし、業務は日々変わるため、更新しなければすぐに内容が陳腐化します。
- ツールの仕様変更
- 業務フローの改善
- メンバー入れ替え
- 例外処理の増加
これらに対応できず、 「古いマニュアルが残る → 信用されない → 誰も使わない」 という悪循環になります。
更新負担が重い構造こそ、マニュアルが浸透しない最大の要因です。
AI経営総合研究所を運営するSHIFT AIでは、経営層向けに“成果が出るAI活用”を学べるコミュニティを主催しています。
11月26日には、売上336億の株式会社ヤマシタ様をお招きし、「AI/DXを活用した営業生産性向上」をテーマに、営業成果を伸ばした具体事例を共有いただきます。今回は特別に無料でご参加いただけますので、ぜひ以下よりお申し込みください。
作る時間がない（兼務・少人数組織の宿命）
多くの中小企業の担当者は、 「採用＋総務」「営業＋事務」など 複数業務を兼務 しています。
マニュアル作成はどうしても優先順位が下がり、 作成時間を確保できず後回しに…。 その結果、また属人化が進み、マニュアルの必要性がさらに高まるという 負のループ が続きます。
Geminiでマニュアル作成が“再現性のある業務”に変わる理由
従来のマニュアル作成は、担当者のスキルや文章力に依存していました。
そのため、品質のばらつき・作成スピードの差・更新漏れなど、 “属人化による問題” が避けられませんでした。
Geminiを活用すれば、これらの課題を解消し、 誰が作っても同じ品質のマニュアル を短時間で生成できるようになります。
業務内容を箇条書きで渡すだけで“構造化アウトライン”が即生成
Geminiは、与えられた情報を論理的に整理するのが得意です。
業務内容を箇条書きで渡すだけで、
- 章立て
- 手順
- 注意事項
- 例外対応
- 必要事項の抜け漏れチェック
まで一気に作成できます。
従来は「構成を考えるだけで1時間」かかっていた作業が、 数十秒で“構造化アウトライン”になる ため、現場担当者でも迷わず作業できます。
スクショ・動画を読み込ませて解説文を自動生成
Gemini 1.5以降は、画像・動画・PDFの理解能力が飛躍的に向上しています。
- ツールの操作画面
- 手順の動画
- 現場作業の写真
これらを読み込ませるだけで、 「どのボタンを押し、どう操作すれば良いか」 を文章化してくれます。
よくある 「スクショはあるけど文章化が難しい」 という現場のボトルネックを完全に解消できます。
更新差分だけ入力すれば最新版に自動反映
マニュアルが使われなくなる最大の原因は、更新されないこと です。
Geminiは、 「変更点だけ伝える→全体に反映」 が非常に得意です。
- 新しいUIに変わった
- 手順が一部変わった
- 注意点が追加された
こうした“差分情報”だけ入力すると、既存マニュアルに自然な形で盛り込み、 常に最新状態を維持できる仕組み が実現します。
新人でも同じ品質で作れる“テンプレ文化”が作れる
Geminiは「テンプレ化」と非常に相性が良いです。
一度、
- マニュアル構成（章立て）
- 手順の書き方ルール
注意点のフォーマット - トラブル対応欄
などをテンプレ化すれば、誰が作っても 同じ品質・構造・粒度 のマニュアルが出来上がります。
文章力に左右されず、 新人でも即戦力レベルのマニュアル を作成できるようになります。
組織全体として「マニュアル文化」「仕組み化文化」を一気に加速できるのがGeminiの最大の強みです。
マニュアル作成は “構造化のコツ” を押さえるだけで精度が大きく変わります。
より実務で使えるプロンプト設計や標準化の方法は、以下の研修資料で詳しく解説しています。
まず押さえるべき“マニュアル作成プロンプト”の基本構造
マニュアルをAIで高品質に作るには、 プロンプト（指示文）の構造が8割を決めます。
現場の担当者が「何をどう伝えればいいのか」が分からず、 AIの出力品質が安定しないケースが多いのは、 伝えるべき情報が整理されていない ことが主な原因です。
以下の6要素を押さえれば、誰でも同じ品質のマニュアルを生成できます。
① 目的（何を誰に伝えるマニュアルか）
マニュアルは目的が曖昧だと、 「書いてあるけど使えない」 という状態になりがちです。
まず明確にすべきは以下の点です。
- 何の業務を説明するのか
- なぜ必要なのか（背景）
- どんな場面で使うのか
目的が明確になると、内容の方向性がブレません。
AI経営総合研究所を運営するSHIFT AIでは、経営層向けに“成果が出るAI活用”を学べるコミュニティを主催しています。
11月26日には、売上336億の株式会社ヤマシタ様をお招きし、「AI/DXを活用した営業生産性向上」をテーマに、営業成果を伸ばした具体事例を共有いただきます。今回は特別に無料でご参加いただけますので、ぜひ以下よりお申し込みください。
② 対象者（新入社員／現場／管理部）
対象者に応じて、必要な説明の深さや言葉遣いが変わります。
例：
- 新入社員向け → 専門用語を使わない、丁寧な説明
- 現場向け → 手順と注意点を明確に
- 管理部向け → 判断基準・例外処理を明確に
対象者を指定するだけで、Geminiの文章構成は大きく変わります。
③ 粒度（どこまで細かく書くか）
マニュアル作成で最も迷う部分です。
Geminiに「どのレベルまで細かく説明すべきか」を指示すると、 過不足のない手順説明 になります。
例：
- UI操作はすべて説明する
- クリック箇所は明示する
- 例外パターンまで書く
- スクリーンショット前提で説明する
④ 必要情報（前提・手順・注意点・トラブル）
マニュアルは“情報抜け”が最も危険です。
以下の4つを指定するだけで抜け漏れを防げます。
- 前提条件（準備物・ログイン方法など）
- 手順（ステップ化）
- 注意点（よくあるミス・落とし穴）
- トラブル対応（FAQ／緊急対応）
Geminiにこれらの枠を指定すれば、必ず構造化されます。
⑤ 出力形式（手順書／HowTo／チェックリスト）
形式を指定すると、より“再現性のあるマニュアル”になります。
- 手順書形式：手順＋注意点＋画像想定
- HowTo：概要 → 操作 → 例 → 注意点
- チェックリスト：完成物の品質担保に最適
出力形式を選ぶだけで、内容の質が大幅向上します。
⑥ 禁止表現（曖昧表現・属人化ワード）
マニュアルの失敗パターンの9割は 曖昧さ にあります。
避けるべき表現例
- 「適宜」
- 「いい感じに」
- 「場合によっては」
- 「経験者なら分かると思いますが…」
Geminiに “禁止ワード” を指定すると、 誰でも理解できる客観的なマニュアル が生成されます。
業務手順書で使えるGeminiテンプレ（用途別で網羅）
マニュアル作成において最も重要なのは、 用途別に“構造化されたテンプレ”を使い分けること です。
しかし、実際の上位記事では「〇〇に使えます」程度で、 業務別のテンプレを具体的に提供している媒体はゼロ。
ここでは、企業がそのまま導入できるレベルで 用途別テンプレート＋Geminiプロンプト を提示します。
汎用業務手順書テンプレ
中小企業のあらゆる業務で使える“万能型テンプレ”です。
■ 構成テンプレ
- 目的
- 前提条件
- 手順（ステップ番号つき）
- 注意点
- よくあるミス
- トラブル対応（FAQ）
- 参考資料／添付
■ コピペで使えるGeminiプロンプト
以下の情報を基に、汎用業務手順書を作成してください。
【目的】
業務を誰でも再現できるように説明する
【構成】
1. 目的
2. 前提条件
3. 手順（ステップ単位で明確に）
4. 注意点
5. よくあるミス
6. トラブル対応
7. 参考資料
【禁止表現】
「適宜」「経験者なら分かる」など曖昧表現は禁止
【業務内容】
（ここに箇条書きを入力）
定型業務（経理・総務・バックオフィス）のテンプレ
毎月・毎週必ず発生する“ルーティン作業”向けテンプレです。
■ 構成テンプレ
- 業務の概要
- 実施タイミング（頻度）
- 必要なファイル／ツール
- 標準作業手順（SOP）
- チェックリスト
- 納品・保存先
- 想定トラブルと対応
■ Geminiプロンプト
以下の定型業務について、毎回同じ品質で実行できる手順書を作成してください。
【業務】
（例：請求書発行／勤怠チェック／備品発注）
【構成要望】
・業務の概要
・実施タイミング
・必要ツール
・標準手順（SOP）
・チェックリスト
・保存先
・トラブル対応
【粒度】
初心者でも理解できるレベルで丁寧に
営業業務マニュアル（SFA／見積／受注）
営業プロセスは属人化しやすく、マニュアル化の価値が大きい領域です。
■ 構成テンプレ
- 商談の流れ（全体像）
- SFA入力ルール（項目別の例文つき）
- 見積作成フロー
- 受注判断基準
- 失注理由の入力ルール
- 顧客フォローの標準手順
■ Geminiプロンプト
以下の営業業務について、属人化しないマニュアルを作成してください。
【対象業務】
（例：SFA入力／見積作成／受注処理）
【構成】
1. 全体の流れ
2. 各工程の目的
3. 入力例（具体例を含む）
4. 判断基準
5. 注意点
6. 失注・例外処理
【品質】
トーンは簡潔で論理的に
AI経営総合研究所を運営するSHIFT AIでは、経営層向けに“成果が出るAI活用”を学べるコミュニティを主催しています。
11月26日には、売上336億の株式会社ヤマシタ様をお招きし、「AI/DXを活用した営業生産性向上」をテーマに、営業成果を伸ばした具体事例を共有いただきます。今回は特別に無料でご参加いただけますので、ぜひ以下よりお申し込みください。
現場作業手順書（製造・物流・店舗）
現場作業は、写真・動画 × Gemini が最強に効果を発揮する領域です。
■ 構成テンプレ
- 作業の目的
- 安全上の注意事項
- 必要な道具・設備
- 作業手順（画像・イラスト前提）
- 作業チェックポイント
- トラブル対応
- 危険区域・禁止事項
■ Geminiプロンプト
以下の現場作業について、写真を読み込んで手順書を作成してください。
【作業内容】
（例：機械操作／梱包／検品／レジ操作）
【構成】
1. 目的
2. 安全注意点
3. 必要道具
4. 手順（写真を説明に反映）
5. チェックポイント
6. トラブル対応
7. 禁止事項
【注意】
安全に関わる点は強調して記載
ポイント
「業務別にテンプレが違う」という記事は、現時点で上位に存在しません。
つまり本パートを入れるだけで、SEO的にも読者満足度的にも圧倒的に強い差別化になります。
マニュアルの品質を左右する“構造化テクニック”
マニュアルは「内容」よりも “構造が9割” です。
どれだけ詳しく書かれていても、構造が悪いと読まれず、使われず、更新もされません。
ここでは、中小企業の現場でも再現できる “マニュアル構造の黄金ルール” を紹介します。
章立て（概要 → 手順 → 注意点 → FAQ）の黄金ルール
良いマニュアルには 明確な流れ があります。
- 概要（目的・対象）
…まず「何のための業務か」が分かる
手順（ステップ）
…実際の操作内容 - 注意点（よくある失敗）
…事故防止、品質担保につながる - FAQ（よくある質問・例外処理）
…読み手の“詰まり”を事前に解消
この順番は、読者が情報を理解しやすい「認知の流れ」に沿っています。
Geminiにこの章立てを指定することで、 誰でも“使えるマニュアル”を作れるようになります。
手順は“1ステップ1アクション”で統一
マニュアルが読まれない最大の原因は、1つのステップに複数の動作が入ってしまうこと です。
悪い例：
- 「ログインして、報告書を選択し、日付を入力して、提出ボタンを押す」
良い例：
- ログインする
- メニューから「報告書」を選択する
- 日付を入力する
- 「提出」ボタンをクリックする
1ステップにひとつのアクションがあると、
- 初心者でも迷わない
- トラブルが特定しやすい
- 更新時に差分が見つけやすい
と、可読性・運用性が飛躍的に向上します。
スクショの配置位置を固定化する
マニュアルで最も重要なのは 視覚的理解 です。
ただし、スクリーンショットの位置がバラバラだと、 読み手は迷子になります。
おすすめは以下のいずれかに統一
- 手順の直下にスクショを置く（最も分かりやすい）
- 右側に寄せて配置する（比較しやすい）
- ページ上部にまとめて添付（印刷向け）
Geminiに「スクショの配置位置を〇〇に統一」と指定すれば、 マニュアルの読みやすさが劇的に上がります。
トラブル対応を必ず含める
「マニュアル見たけど、想定外の状況で詰まった」というケースは非常に多いです。
トラブル対応は以下の3つを入れるだけで十分
- よくあるエラー
- 想定される原因
- 解決手順
例：
- ログインできない → ID/パスワードの確認
- エラー表示が出る → ネットワーク／権限の再確認
Geminiは例外処理のパターンを推測するのが得意なので、 「この業務で想定されるトラブルを列挙してください」 と指示すると、実務レベルのFAQが自動生成できます。
検索性を高めるキーワード設計
マニュアルは“開ける場所が分からない”だけで使われなくなります。
検索性を高めるために、以下の工夫が必要です。
- 見出しに「業務名＋操作名」を入れる
（例）「請求書発行｜PDF出力の手順」 - 重要ワードを本文に必ず入れる
（例）“CSV”、“締日”、“承認”、“エラー” - 検索タグ（Drive／Notionの場合）を付与する
Geminiに 「検索されやすいキーワードを見出しに含めてください」 と伝えれば、検索性の高い手順書 が作れます。
中小企業でのマニュアルAI化の成功事例（再現性の高い形）
Geminiを活用したマニュアル作成は、 実際の中小企業で 大きな生産性改善と属人化解消 を生んでいます。
以下は、どの企業でも再現できる「典型的な成功パターン」です。
現場作業手順が標準化し、新人育成が1/2に短縮
製造業・物流・店舗など“現場中心”の企業では、 作業工程が属人化し、新人育成に時間がかかることが課題でした。
Geminiで
- 作業動画を読み込んで手順を文書化
- 写真をもとに操作ポイントの説明を生成
- 注意点や危険個所も自動抽出
といった流れを体系化することで、新人育成期間が従来の半分に短縮。
「教える人によって差がある」状態がなくなり、教育の負荷も大幅に減少しました。
社内ツールの運用が統一されトラブル減少
中小企業では「ツールの使い方が人によって違う」ことが多く、 入力漏れ・設定ミス・保存場所の不統一などのトラブルが頻発します。
Geminiで
- スクショから使い方マニュアルを生成
- UI変更時は“変更点だけ”伝えて自動更新
- 新入社員用にやさしいトーンでも作成可能
こうした改善により、 ツール運用が全社で統一され、ミスの発生率が大幅に低下。
特にSFA・会計ソフト・クラウド共有などで効果が大きく現れました。
管理部の“説明工数”が激減
総務・経理・労務などの管理部門は、 「同じ質問が何度も来る」「説明コストが高い」 という悩みを抱えています。
手順書をGeminiで体系化することで、
- 入社時説明の工数が激減
- 業務引き継ぎを“説明なし”で完結
- エラー時の対応もFAQ形式で自動化
結果として、 管理部の説明に使う時間が50〜70%削減 された事例もあります。
属人化が解消し、業務引き継ぎがスムーズに
多くの中小企業では、 「特定の人が辞めたら業務が止まる」という課題を抱えています。Geminiでマニュアルを作成すると、
- 担当者の知識が“文章化”される
- すべての業務が手順書として残る
- 引き継ぎが読み物ベースで完了
- 属人化が消えて業務の透明性が向上
これにより、 担当者が変わっても業務が止まらない“強い組織” が実現します。
マニュアルAI化を“組織に定着”させるロードマップ
マニュアルAI化のゴールは “作って終わり” ではなく「運用が組織文化として根付く」こと です。
中小企業では、仕組み化が途中で止まってしまうケースが多いため、 ここでは 確実に定着させるための5ステップ を整理します。
どの企業でも再現できる、王道のロードマップです。
① 小規模業務からAI化をスタート
最初から全業務をAI化しようとすると、必ず挫折します。
まずは
- 備品発注
- 請求書作成
- 社内ツールの操作手順
- 現場の特定作業
など 小さな定型業務 から始めることが成功の近道です。
「1つの成功体験」を作ることで、部門内に“AI化はうまくいく”という空気が生まれます。
② マニュアルテンプレを組織で統一
次に必要なのは、テンプレートの統一 です。
例：
- 概要
- 前提条件
- 手順
- 注意点
- よくあるトラブル
- FAQ
これを共通の構造として全社で統一すると、 誰が作っても 同じ品質・同じ粒度・同じ読みやすさ のマニュアルに仕上がります。
Geminiが生成する文章の“軸”も統一されるため、 品質のバラつきがゼロに近づきます。
③ 入力ルールと版管理方式を確立
マニュアルの精度は “入力の質”で決まる ため、ここが最重要です。
例：
- 業務内容は箇条書きで記載
- 禁止表現（曖昧語）リストを共有
- UI操作はスクショ添付が必須
- 更新履歴は必ず記入
- 例外処理はFAQ形式で統一
さらに版管理は
- Google Drive
- Notion
- SharePoint
などのツールで “最新版のみを使う” ルールを徹底します。
これだけで、マニュアル運用が一気に安定します。
④ 社内共有フォルダを整備
マニュアルは“検索できること”が利用率を決めます。
共有フォルダは
- 業務区分ごとにフォルダ階層を統一
- タイトルに業務名＋操作名を入れる
- バージョン管理を明示
- 画像・動画素材も同じ場所に保存
など、“誰でも欲しい情報にたどり着ける形” に整える必要があります。
Geminiで 「このフォルダ構造を最適化して」 と指示すれば、整理案も自動生成できます。
⑤ 研修＋伴走支援で“運用を定着”させる
マニュアルAI化が失敗する企業の共通点は “個人任せ” にしてしまうことです。
成功する企業は、
- AI活用ルールの整備
- 標準テンプレの周知
- 入力ルールの統一
- 伴走サポート
- 定期的な改善ミーティング
など「組織としての仕組み」を作っています。
Geminiは強力なツールですが、 教育 × 標準化 × 運用フロー を整えないと成果が最大化されません。
中小企業向けに、 「マニュアルのAI化 → 標準化 → 社内定着」まで一気通貫で支援できる研修資料 をご用意しています。
まとめ｜中小企業はGeminiで“読まれる・使われる”マニュアルを短時間で作れる
Geminiを活用すれば、これまで時間もスキルも必要だったマニュアル作成が 短時間で高品質・高再現性の仕組み に変わります。
- 手順書が標準化し属人化が解消
- 更新・共有がラクになり精度が安定
- 新人育成スピードが倍増
- 少人数でも全社の業務が回る
マニュアル作成は“作る人のスキル”ではなく、 “構造 × プロンプト × 運用設計” で成果が決まります。
Geminiを使った正しいマニュアル作成ができれば、 中小企業でも“仕組みで強い組織”を作ることができます。
- QGeminiだけでマニュアルを完全自動化できますか？
- A
完全自動化はできませんが、7〜8割の作業を自動化できます。
業務内容・スクショ・注意点などの“材料”を人が渡せば、
Geminiが 構造化アウトライン → 手順文 → 注意点 → FAQ まで生成してくれます。
- Qマニュアルが属人化していて、何を入力すればいいか分かりません…
- A
まずは 箇条書きで「手順・注意点・前提条件」を渡すだけでOK です。
文章化はGeminiに任せて、担当者は“要点だけ”を出す形に変えると負担が激減します。
- Qどの業務からAI化を始めるべきですか？
- A
次のような 定型業務 が最適です。
- 社内ツールの操作手順
- 現場作業の一部工程
- 経理・総務のルーティン業務
申請書類の作成手順
最初は 小さな成功体験 を作るのが一番重要です。
- Qスクショや動画をそのまま読み込ませても大丈夫ですか？
- A
Geminiはスクリーンショットや画面録画からも内容を理解できます。
さらに“説明文の生成”や“操作手順の抽出”も可能なので、画像＋最小限の補足 だけで高品質マニュアルを作れます。
- Qマニュアルが更新されず、すぐ古くなるのですが…
- A
更新差分だけ入れれば、Geminiが最新バージョンを自動再構成できます。
とくにGoogle Docsと組み合わせれば、更新履歴の管理・共有もセットで仕組み化できます。
AI経営総合研究所を運営するSHIFT AIでは、経営層向けに“成果が出るAI活用”を学べるコミュニティを主催しています。
11月26日には、売上336億の株式会社ヤマシタ様をお招きし、「AI/DXを活用した営業生産性向上」をテーマに、営業成果を伸ばした具体事例を共有いただきます。今回は特別に無料でご参加いただけますので、ぜひ以下よりお申し込みください。
