中小企業の資料作成はGeminiで何倍も早くなる！企画書・提案書を最短で仕上げる実践テクニック

中小企業では、企画書や提案書、報告書などの資料作成に多くの時間が費やされています。
構成案づくりに悩み、文章がまとまらず、上司レビューを繰り返すうちに、気づけば半日が過ぎてしまう。
そんな経験を持つ担当者は少なくありません。

しかし今、Googleの生成AI「Gemini」を使えば、構成案の作成から文章化、図表案の提案まで、資料作成に必要な工程を大幅に短縮できます。
すべての資料を一から作るのではなく、Geminiに“下地”を作らせることで、作業時間は大きく減り、内容の質も安定します。

とはいえ、
「具体的にどう使えば時間が減るのか？」
「構成案づくりや文章生成は本当にAIに任せられるのか？」
「どのプロンプトを使えば資料の質を落とさず仕上げられるのか？」
といった疑問が残りやすく、実務に落とし込むのは簡単ではありません。

本記事では、中小企業の担当者が“明日から使える”資料作成テクニックを、Geminiを使った実務レベルで徹底的に解説します。
企画書・提案書・報告書などで使えるプロンプトや、Google Workspaceとの連携方法、時間削減の数値モデルまで具体的に紹介します。

資料作成に追われる毎日から抜け出し、短時間で質の高い資料を仕上げるための最短ルートを、ぜひここから掴んでください。

なぜ中小企業ほど“資料作成の効率化”が重要なのか

資料作成は、多くの中小企業で「時間がかかるのに評価されにくい業務」の代表です。
しかし、その背景には中小企業特有の構造的な課題があり、放置すると生産性全体に影響が出てしまいます。
まずはその理由を整理します。

資料作成に時間がかかる“中小企業特有”の理由

中小企業では、一人ひとりが複数業務を兼務しているため、資料作成にまとまった時間を確保しにくい状況があります。
営業・企画・総務を同時に対応している担当者も多く、資料づくりが夜遅くに回ってしまうケースは珍しくありません。

また、情報整理や文章化が属人化しており、「あの人しかまとめられない」という状況が生まれやすいのも特徴です。
上司レビューも複数回発生し、修正の往復で作業時間がさらに膨らみます。
結果として、資料作成が“業務のボトルネック”になりがちです。

構成案づくりに慣れていないと作業時間が膨らむ

資料作成で最も時間がかかるのは「構成案づくり」です。
企画書や提案書は最初の組み立てが難しく、何を書けば良いか分からないまま文書が散らかってしまうことがあります。

いわゆる“骨子迷子”問題が発生すると、

• 書いては直す
• 内容がまとまらない
• 上司レビューが増える

 といった悪循環が起き、制作時間が倍増します。

構成案の段階で迷わない仕組みを作れるかどうかが、資料作成時間を左右する大きなポイントです。

Google Workspaceを使う企業はGeminiで伸びしろが大きい

Gmail、Docs、Sheets、SlidesなどのGoogle Workspaceを日常的に利用している企業は、Geminiとの相性が非常に良いという特徴があります。

• Docsで構成案を一括生成
• Sheetsのデータを要点抽出して文章化
• Slidesで図表案まで提示
• Meet議事録→報告書化の自動ルート

このように、作業の入口から出口までGeminiがサポートできるため、伸びしろが大きく、効果が出るまでの時間も短いのが特徴です。

資料作成の遅れは“生産性全体”に影響する

資料作成に時間がかかると、意思決定の遅れや業務停滞につながり、組織全体の生産性に影響が出ます。
中小企業では特に、一人の遅れが全体の進行に影響しやすいため、資料作成の効率化は重要な経営課題です。

より詳しくは以下で解説しています。
中小企業が生産性向上すべき理由とは？

Geminiで資料作成はどこまで自動化できる？

Geminiを使えば、企画書・提案書・報告書といった“文章主体の資料”は、作成の大部分を自動化できます。
構成案づくりから文章生成、図表案の提案まで、資料づくりの流れ全体をGeminiがサポートするため、担当者の作業時間は大きく減ります。

ここでは、Geminiが実際にどこまで自動化できるのかを、工程ごとに解説します。

構成案の自動生成（論理構造・目次・章構成）

資料作成の最初でつまずきやすいのが「構成案」です。
Geminiは、与えたテーマをもとに、論理構造・章立て・目次を数秒で自動生成します。

• 企画書の章構成（背景 → 課題 → 施策 → 期待効果）
• 提案書の骨子（顧客課題 → 解決策 → 料金 → 実行計画）
• 報告書の基本構成（事象 → 原因 → 対応 → 次のアクション）

このように“骨子迷子”になる前に、最適な構成案を提示してくれます。

文章生成（導入文／課題整理／解決策／比較）

構成案が決まれば、次は文章生成です。
Geminiは、資料の目的に合わせて自然で読みやすい文章を作成します。

• 導入文の作成
• 問題提起の整理
• 解決策の提示
• 競合比較の文章化
• まとめの作成

文章のトーンや専門性も指定できるため、企画・営業・管理部など、部署に合わせた文体で作成できます。

図表案の生成（比較表・プロセス図・ステップ図）

テキスト資料でも、図表を使うことで理解度が大きく上がります。
Geminiは、文章から図表案を自動生成し、視覚的に伝わる資料づくりを支援します。

• 競合比較表
• 手順を示すプロセス図
• フェーズ分けしたステップ図
• メリット・デメリットの整理表

これらを“案”として提示してくれるため、スライドを作る前に資料のイメージを固められます。

Sheets連携でデータ整理 → 要点抽出 → 資料化

数値データや一覧表を扱う資料では、Google SheetsとGeminiの連携が強力です。

• データの分類・整理
• 欠損値の補正
• 要点抽出と文章化
• データの傾向分析
• 資料に入れる数値要点の生成

「データを貼る → 要点を文章化 → 資料に反映」という一連の流れが数分で完了します。

Slidesへの展開（視覚素材の提案）

最終的にスライド化が必要な場合、GeminiはSlidesに適した構成案を自動生成できます。

• スライドの構成案
• 強調すべきポイントの抽出
• 各ページのレイアウト案
• 図表にするべき箇所の提案

業務別｜どれくらい時間が削減できるのか

Geminiの本当の価値は、“資料作成にかかる時間をどこまで短縮できるか”で判断できます。
特に中小企業では、資料作成の属人化や構成案づくりの迷いが時間を大きく奪うため、AI活用の効果がはっきり表れます。

以下では、主要な資料作成業務がどれほど短縮されるのか、実務ベースの数値で示します。

企画書：120分 → 30分（−75%）

企画書は「背景整理 → 課題設定 → 施策案」の流れが複雑で、ゼロから書くと時間がかかります。
Geminiを使えば、テーマを入力するだけで構成案と骨子が自動生成され、作業の迷いがなくなります。

短縮できる工程例

• 背景整理：40分 → 8分
• 構成案づくり：50分 → 10分
• 骨子作成：30分 → 12分

構成の基盤が整うため、担当者の経験に関係なく素早く企画書を作れるようになります。

提案書：150分 → 40分（−73%）

提案書は、顧客課題の整理やソリューションの比較など、論点の整理に手間がかかります。
Geminiは、与えた情報から課題を構造化し、解決策を整理した文章を自動で作成します。

短縮できる工程例

• 顧客課題整理：45分 → 10分
• ソリューション比較：50分 → 12分
• メリット整理／文章化：55分 → 18分

特に営業担当者は、作成時間が大幅に削減され、提案本数の増加につながります。

会議・報告資料：90分 → 25分（−72%）

会議資料や報告書は、情報の要点整理に時間がかかる業務です。
Geminiは、議事録データから重要ポイントを抽出し、3要素（課題／結論／次のアクション）にまとめてくれます。

短縮できる工程例

• 議事録の読み込み：30分 → 5分
• 要点抽出：30分 → 10分
• まとめ／清書：30分 → 10分

管理部門や経営企画で特に効果が大きく、会議後の業務負担が一気に軽減します。

➡ 1人あたり “1〜2.5時間／日” の削減が現実的

企画書・提案書・報告資料という日常業務でGeminiを活用すると、 1人あたり 毎日1〜2.5時間 の削減が見込めます。

これは月換算で 20〜50時間の削減 にあたり、 兼務が多い中小企業では大きな生産性向上につながります。

今日から使える｜資料の質を落とさないGeminiプロンプト集（保存版）

Geminiを資料作成に活用するうえで最も重要なのは、目的に合ったプロンプトを使うことです。
ここでは、企画書・提案書・報告書で“そのまま使える”プロンプトだけを厳選して紹介します。
入力例と出力例も付けているため、今日から資料作成の時間を大幅に短縮できます。

企画書の構成案を作るプロンプト

目的

企画書の「背景 → 課題 → 施策 → 効果」の流れを迷わず組み立てる。

プロンプト

以下の企画テーマについて、企画書の構成案を作成してください。

構成は「背景／現状」「課題」「原因」「施策案」「期待効果」の順で示し、

各項目の要点を3つずつ箇条書きで整理してください。

【企画テーマ】：●●●

入力例

「新規問い合わせを増やすためのWebリニューアル企画」

 出力例（簡略版）

• 背景：問い合わせ減少、競合のWeb強化
• 課題：情報不足、導線不明確
• 施策：ページ改善、CTA整理、SEO強化
  ➡ そのまま企画書に使える構成案が完成
  

提案書で“顧客課題を深掘りする”プロンプト

目的

提案書の質を大きく左右する「顧客課題の深掘り」を自動化。

プロンプト

以下の顧客情報から、顧客が抱える課題を5つ抽出してください。

さらに、課題を「表面的な問題」と「本質的な原因」に分けて出力し、

提案書に記載すべき優先度順に並べてください。

【顧客情報】：●●●

入力例

「問い合わせ数が多いが受注率が低いBtoB企業」

出力例（簡略版）

• 表面的課題：提案力不足、情報過多、競合優位
• 本質原因：見込み顧客の理解不足、育成不足
  ➡ 提案書の説得力が大幅に向上
  

報告書の要点をまとめるプロンプト

目的

議事録や現場情報から、報告書の“3要素（課題／結論／次アクション）”を自動抽出。

プロンプト

以下の議事録内容を読み取り、報告書の構成に沿ってまとめてください。

「事象」「原因」「対応」「次のアクション」の4項目で整理し、

簡潔な文章で出力してください。

【議事録】：●●●

入力例

「営業会議の発言ログ」

出力例（簡略版）

• 事象：案件遅延
• 原因：情報共有不足
• 対応：担当者追加
• 次アクション：進捗管理の見直し
  ➡ 報告書が数分で完成

図表案（比較表・プロセス図）を生成するプロンプト

目的

文章だけでは伝わりにくい内容を、図表案として自動生成して資料化。

プロンプト

以下の内容を資料化するための図表案を3つ作成してください。

「比較表」「プロセス図」「ステップ図」など適切な形式を提案し、

各図に入れる項目名も具体的に示してください。

【内容】：●●●

入力例

「現行施策と新施策の比較ポイント」

出力例（簡略版）

• 比較表：現行・新施策の効果／コスト／リスク
• プロセス図：導入前 → テスト → 本運用
  ➡ 図表の“設計書”が一瞬でできる

上司レビューを減らす「推敲」プロンプト

目的

文章の荒さを取り除き、読みやすくロジカルな文章に整理。

 プロンプト

以下の文章を推敲し、冗長表現を削除しながら、

論理構造を「結論→理由→根拠」の順で整えてください。

読み手が判断しやすいトーンに修正し、改善点も併記してください。

【文章】：●●●

入力例

「施策の説明が長く、何を言いたいのか伝わらない文章」

 出力例（簡略版）

• 結論：〜すべき
• 理由：〜だから
• 根拠：〜のデータ
  ➡ 上司レビューが一気に減る

Google Workspaceと組み合わせた“最速資料作成術”

Geminiは単体で使うより、Google Workspaceと組み合わせることで真価を発揮します。
Docs、Sheets、Slides、Meetと連携することで、資料作成の入口から出口までが一つの流れとしてつながり、作業時間を驚くほど短縮できます。
ここでは、最短で資料を仕上げるための“4つの実務フロー”を紹介します。

Docs × Gemini：構成案 → 文章生成の最短フロー

企画書や提案書を作る際は、まずGoogle Docsで構成案をGeminiに生成させるのが最速の方法です。

＜最短フロー＞

1. Docsを開く
2. Geminiを起動
3. テーマや必要情報を入力
4. 章立て・目次・骨子が自動生成
5. そのまま文章のドラフト化まで依頼

この流れで、企画書の“土台づくり”が数分で完了します。
構成に迷う時間がなくなるため、担当者のスキル差も埋まり、全員が一定の質で資料を作れるようになります。

Sheets × Gemini：データ整理 → 要点抽出の自動化

報告書や分析資料では、数値データの整理に最も時間がかかります。
GeminiをSheetsと連携することで、データの整形や要点抽出がほぼ自動化できます。

できることの例

• データの分類・並べ替え
• 欠損値の補正
• 要点整理と文章化
• グラフ化すべき箇所の提案
• 報告資料に挿入する数値ポイントを抽出

データの前処理から文章化までが一気に進むため、資料化のスピードが格段に上がります。

Slides × Gemini：見える化まで自動補助

最終的に資料をスライド化したい場合も、Geminiの支援が有効です。
文章から、Slidesで使える構成案や図表案まで自動で提案してくれます。

例：Geminiが自動生成できる内容

• スライドの構成案（タイトル／要点／裏付け情報）
• 図表化すべき箇所の抽出
• 表・チャート・プロセス図の案
• 強調ポイントや読み手目線の補足

ただし、本記事ではスライド作成自体ではなく、文章資料からスライド化する“変換工程”を中心に扱うため、既存スライド記事とのカニバリを避けられます。

Meet議事録 → 報告書作成の自動ルート

会議後の議事録整理は、多くの担当者が時間を割いている業務です。
Geminiを使えば、Meetの議事録データから報告書まで一気に作成できます。

＜自動ルート＞

1. Meetの自動文字起こしを取得
2. Geminiに「要点を4項目で整理」と依頼
3. 課題 → 原因 → 結論 → 次アクションを自動生成
4. 報告書フォーマットに貼り付けて完成

報告書が数分で完成するため、管理部門や経営企画では特に効果が大きく、会議後の負担が大幅に減ります。

✔ 資料作成の全工程を“サイクル化”できるのが最大の強み

• Docs：構成案・文章生成
• Sheets：データ整理・要点抽出
• Slides：視覚化
• Meet：議事録 → 報告書化

このように、作業の入口から出口までをGeminiが一気通貫で支援するため、 中小企業の資料作成は確実にスピードアップし、属人化も防げます。

資料のクオリティを落とさない“チェック体制”

資料作成の速度が上がっても、内容の質が低ければ意味がありません。
Geminiは便利な一方で、「誤情報の混入」や「文章のトーンが不揃い」など、
AI特有の問題が起こる可能性もあります。

中小企業が安心して資料作成に活用するためには、 “チェック体制”を仕組みとして組み込むことが重要です。

以下では、実務で必ず押さえるべき4つのチェックポイントを紹介します。

ハルシネーションを防ぐ3つの観点

AIが事実と異なる情報を生成する“ハルシネーション”は、資料の信頼性を大きく損ないます。
Geminiを使う際は、次の3つの観点で必ずチェックしてください。

① 数字と固有名詞の正確性

市場規模、料金、事例、社名などの情報は必ず一次情報で確認。

② 因果関係の妥当性

“〜だから〜である”の論理構造が崩れていないかを確認。

③ 前提の食い違い

入力した条件と、Geminiが出力した前提がズレていないかを照合。

この3点をチェックするだけで、資料の品質は大きく安定します。

トーン＆文体の統一をGeminiに指示する

文章統一が取れていない資料は、読み手の理解を妨げます。
特に複数人で資料を作成する中小企業では、文体が混ざりやすい点に注意が必要です。

Geminiには、以下のように“トーン指定”を必ず入れましょう。

例：トーン統一の指示内容

• ビジネスライク
• 論理的で簡潔
• 読み手の意思決定を支援する文体
• 1文60字前後

おすすめプロンプト

以下の文章を、「論理的で簡潔なビジネス文体」に統一してください。

読み手が判断しやすいトーンに整え、文体の揺れを解消してください。

【文章】：●●●

誤字脱字・過剰要約を防ぐチェック方法

Geminiは要約が得意ですが、「要約しすぎて意味が抜ける」ケースがあります。
また、誤字脱字がゼロとは限りません。

以下の2ステップで品質を担保できます。

① Geminiに「過剰要約チェック」を依頼する

以下の文章に過剰な要約がないか確認し、削らない方が良い情報があれば指摘してください。

② 誤字脱字・表記ゆれを洗い出す

以下の文章を校正し、誤字脱字・表記ゆれを一覧で指摘してください。

Gemini自身にチェックさせることで、作成スピードを落とさず品質も確保できます。

引用元を確実に確認するプロンプト

特に市場規模や統計を扱う資料では、引用元の明示が欠かせません。
Geminiが生成した文章に含まれる「出典不明の数字」は必ず確認しましょう。

引用元チェック用プロンプト

以下の文章に含まれる「数字・固有名詞」について、

出典として参照すべき一次情報の種類を示してください。

また、推測や不確実な情報が含まれる場合は警告してください。

【文章】：●●●

実務では「一次情報に戻れたかどうか」が資料の信頼性を大きく左右します。

実例｜Geminiで資料作成はここまで変わる

Geminiの効果は、派手なプロジェクトよりも、日々の資料作成で最も実感できます。
ここでは、中小企業の担当者が実際に感じた“小さな成功例”を紹介します。
どれも再現性が高く、明日からすぐに取り入れられるものばかりです。

企画担当：構成案づくりの迷走がなくなる

ある企画担当者は、企画書の構成を作るまでに毎回1時間以上かかっていました。
背景整理と課題設定で迷い、文章がまとまらない状態が続いていたのです。

Geminiで構成案を生成すると、

• 背景
• 課題
• 原因
• 施策案
• 効果

 という“企画書の基本骨子”が数十秒で提示されます。

この担当者は「土台を考える時間が激減し、作業開始がスムーズになった」と話しています。
結果、企画書全体の作成時間は 120分→40分 に短縮され、レビュー回数も大幅に減りました。

営業担当：提案書が1/3の時間で完成

営業担当者は、提案書づくりに多くの時間を取られがちです。
特に顧客課題の整理やソリューション比較は、思考整理が必要で手間がかかります。

Geminiを活用した担当者は、

• 顧客情報を入力
• Geminiに課題を深掘りさせる
• ソリューションを構造化して文章化

この流れで、提案書の骨子がすぐに完成しました。

作成時間は 150分→50分 に短縮され、 「提案書に追われず、商談準備やリード対応に時間を使えるようになった」という声が上がっています。

提案書の量産が必要な中小企業ほど、この効果は大きくなります。

管理部：報告書の清書が劇的に時短

管理部門では、会議後の報告書や月次資料の清書に時間を取られがちです。
議事録の読み込みや整理が負担になり、他の業務が圧迫されることもあります。

ある管理部スタッフは、

• Meetの議事録をコピー
• Geminiに「要点整理」を依頼
• 事象／原因／対応／次アクションで構造化

 この流れで、報告書を一気に完成させました。

これにより、作業時間は 90分→20分 に短縮。
「資料作成が苦痛ではなくなった」と評価され、 上司からも“わかりやすい資料”として高く評価されたとのことです。

まとめ｜資料作成は“構成→文章→図表”までGeminiで加速する

中小企業では、企画書・提案書・報告書など、日々の資料作成が大きな負担となっています。
特に兼務が多い環境では、構成案づくりや文章化に時間を取られ、生産性の低下を招きやすい状況があります。

しかし、Geminiを使うと 構成案 → 文章 → 図表 という資料作成の全工程を一気に加速できます。
Google Workspaceとの相性も良く、Docs・Sheets・Slides・Meetとの連携によって、作業のほとんどを自動化できます。

時間削減効果も明確で、 企画書・提案書・報告書は 1/3以下の時間で完成 します。
1人あたり“1〜2.5時間／日”の削減は、特に中小企業で大きなインパクトを生みます。プロンプト設計と自動化の流れを整えるだけで、 資料作成に悩む時間がなくなり、担当者は本来の業務に集中できます。
Geminiを活用した資料作成は、間違いなく組織の業務を変える力を持っています。