中小企業の資料作成が半分に｜ChatGPTで企画書・提案書を最速で仕上げる実務ガイド

社内で企画書や提案書をまとめるたびに、「時間がかかる」「形が整わない」と悩む中小企業は少なくありません。テンプレが揃っていなかったり、文章作成が得意な人に業務が偏ったりと、資料作成はどうしても属人化しがちです。

ChatGPTを使うと、“情報整理”“構成案づくり”“初稿生成”“文章の編集”まで一連の流れをサポートでき、資料作成にかかる負担が大きく減ります。特に中小企業では、人手不足や業務の多忙さから、AIを活用した標準化の効果が出やすい領域です。

この記事では、資料作成の工数を半分にするChatGPTの実務プロンプト、企画書・提案書・報告書の“黄金テンプレート”、そして組織全体で活用するための標準化ステップまでまとめています。今日からすぐ使える内容なので、現場での資料作成に課題を感じている方はぜひ参考にしてください。

中小企業の資料作成が進まない本当の理由

資料作成に時間がかかる背景には、「スキル不足」だけでは説明できない、中小企業特有の構造的な課題があります。まずは、この根本原因を整理しておくことで、ChatGPTがどこで効果を発揮するのかが理解しやすくなります。

1. テンプレートや書式が統一されていない

中小企業では、企画書・提案書・報告書のフォーマットが部署ごとにバラバラで、担当者ごとに書き方が異なるケースがよくあります。この状態では、書く人が変わるたびに資料の構成を一から考える必要があり、時間も品質も安定しません。

2. 突発的な資料依頼が多く、優先度の調整が難しい

社長や役員から突然「今日中に資料をつくって」と依頼が降りてくることは、中小企業では日常的です。普段の業務との兼ね合いが難しく、資料作成が常に“後回しにできないタスク”としてのしかかります。

3. 文章作成が得意な人に業務が偏る（属人化）

社内に文章に強い人が1〜2人しかいない場合、その人に資料が集中し、いつも同じ人が残業している状態が生まれがちです。この属人化が進むほど、引き継ぎが難しくなり、組織としての資料作成能力が伸びにくくなります。

4. パワポ・文章構成が苦手な社員が多い

専門スキルとして育成されていないため、「構成の組み立て方が分からない」「文章が散らかってしまう」という悩みが起こります。特に若手社員ほど、情報整理の部分で大きく時間を使いがちです。

5. 引き継ぎ資料が残りにくく、ナレッジが蓄積されない

テンプレートがなく、レビュー基準も統一されていないため、“良い資料”の基準が共有されません。この状態では、各担当者が手探りで毎回つくり続けるしかなく、作成時間が増えるのは当然です。

6. 外注するにもコストが合わない

デザイン会社や社外ライターに依頼するほどではないが、社内で完結するには負担が大きい——中小企業が抱えやすい“ジレンマ”も、資料作成の遅れに拍車をかけます。

ChatGPTは資料作成の“どの工程”に最も効くのか

資料作成は「情報を集める → 構成を組み立てる → 初稿を書く → 調整して仕上げる」という工程でできています。ChatGPTはこの全工程を支援できますが、とくに効果が大きいのは“構成づくり”と“文章の編集”です。まずは、工程ごとに得意な領域を整理してみましょう。

1. 情報整理（ヒアリング）｜◎ もっとも効果が出る工程

資料作成で最初につまずきやすいのが、「そもそも何を書けばいいのか」が曖昧なまま進めてしまうことです。
ChatGPTは、目的を伝えるだけで 必要な質問リスト（ヒアリング項目） を自動生成できます。

例

• 背景は？
• 課題は？
• 誰向けの資料か？
• 必要な成果は？

「聞くべきことが分からない」状態を一気に解消してくれるため、特に若手や資料作成に不慣れなスタッフに大きな助けになります。

2. 構成案づくり｜◎ ChatGPTが最も強い領域

資料の質と完成スピードの7割は、構成が決まるかどうかで決まります。
ChatGPTは、集めた情報を整理したうえで 抜け漏れのない構成案を複数パターン 出すことができます。

例

• 企画書なら「背景 → 課題 → 目的 → 施策 → 効果」
• 提案書なら「現状 → 課題 → 解決策 → メリット」

構成の段階で迷いがなくなるため、その後の文章作成が驚くほどスムーズになります。

3. 初稿（叩き台）作成｜◯ シンプルな文章生成に強い

構成が決まれば、各章ごとの要点を入力するだけで 初稿を短時間で生成できます。

• 文章の流れ
• 章ごとの説明
• 客観的なまとめ

こうした“土台部分”は、ChatGPTに任せることで時間を大幅に削減できます。ただし、業界特有の文脈や細かい数値などは人がチェックする必要があります。

4. 文章の編集（論理補強・要約・トーン調整）｜◎ 実務で一番価値が出る部分

ChatGPTが最も力を発揮するのは、文章生成よりもむしろ 文章の“編集” です。

できることの例

• 説得力が弱い箇所を補強
• 抽象的な表現を改善
• 役員向け／顧客向けのトーンに変更
• 説明が浅い部分を深掘り
• 冗長表現の調整

文章を“伝わる内容”に仕上げるのは、人がやると時間がかかる工程ですが、ChatGPTはここを短時間で整えることができます。

5. 図解・表現のアイデア出し｜△ 補助的には使えるが、最終形は人が必要

PowerPointやKeynoteの図表までは自動生成できませんが、
「図にするならどう表現すればいいか？」「この内容は図表にした方が良いか？」
といったアイデア出しには強いです。

6. 最終仕上げ（事実確認・整合性チェック）｜◯ 補助的に使うと強い

ChatGPTは文章構成の不整合を見つけるのが得意で、

• 矛盾
• 前後関係
• 用語ぶれ
• 説明の不足

を指摘できます。ただし、事実確認や数字の確定は必ず人が行う必要があります。

資料作成の流れが半分になるChatGPTプロンプト（工程別）

資料作成は「ヒアリング → 情報整理 → 構成づくり → 初稿 → 編集」の順で進みます。ChatGPTを使うと、この一連の工程をほぼそのまま自動化でき、作成時間を大幅に短縮できます。ここでは工程ごとに“そのまま使える実務プロンプト”をまとめました。

Step1：ヒアリング項目を自動生成する（最初のつまずきを解消）

資料作成が止まる大きな理由は、「聞くべきことが分からない」状態で作業が始まることです。ChatGPTに目的だけ伝えると、必要な質問リストを作ってくれます。

プロンプト例

「社内企画書を作成します。内容を整理するために、ヒアリングすべき質問を10項目にまとめてください。背景・課題・目的・対象・期待される成果など、抜け漏れがない構造で提示してください。」

効果

• 何を聞けば資料が作れるのかが明確になる
• 若手社員でも“質問の型”が手に入る
• 情報収集がスムーズに始められる

Step2：集めた情報を“整理された要点”に変換する（思考の棚卸し）

ヒアリングで得た内容をそのまま資料に入れると散らかります。ChatGPTにまとめて入力すれば、背景・課題・目的などの粒で整理してくれます。

プロンプト例

「以下のヒアリング内容を整理してください。背景／現状／課題／目的／対象者／期待する成果に分類し、分かりやすく再構成してください。」

効果

• 情報が頭の中で整理される
• “書く前の迷い”が消える
• 引き継ぎや共有がしやすくなる

Step3：抜け漏れのない構成案を複数パターン生成する（最速で骨組みを決める）

資料作成の7割は「構成の質」で決まります。ChatGPTは、整理した情報を基に構成案を3パターン作れます。

プロンプト例

「以下の要点をもとに、企画書の構成案を3パターン作成してください。背景→課題→目的→施策→効果→体制・スケジュールを基本とし、目的に応じた代替パターンも提示してください。」

効果

• 章立てが一瞬で固まる
• 上司への確認が早い
• “型に沿った資料”が作りやすくなる

Step4：どの構成が最適かAIに判断させる（迷いを消す）

複数案が出ても、どれを選ぶか迷う担当者は多いです。ChatGPTに評価させると、目的との整合性で判断してくれます。

プロンプト例

「上記3つの構成案を比較し、目的達成に最も適した案を選んでください。選んだ理由も分かりやすく説明してください。」

効果

• 選択に自信が持てる
• 上司説明がしやすい
• 修正すべき点が明確になる

Step5：各章で書くべき“深掘りポイント”を出してもらう（文章が薄くならない）

構成が決まっても、各章で“何を書くべきか”が曖昧だと文章が浅くなります。ここをChatGPTに補助してもらうと、資料の質が一気に上がります。

プロンプト例

「選択した構成案について、各章で書くべき要点を3〜5項目ずつ提示してください。読み手が理解しやすい順序で整理してください。」

効果

• 文章が薄くならない
• “深掘り不足”が防げる
• 文章作成が圧倒的に速くなる

Step6：初稿の生成（叩き台づくり）

構成と要点が揃ったら、あとは文章化するだけです。

プロンプト例

「以下の構成と要点に基づき、企画書の本文を作成してください。読み手が意図を理解しやすい文章構成に整えてください。」

効果

• 短時間で“形”ができる
• 初稿から読みやすい
• 修正ポイントが見えやすい

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Step7：読みやすく・説得力のある文章に仕上げる（編集プロセス）

初稿はChatGPTが作れても、最後は編集が必要です。ここはAIの力が最も活きる部分です。

使える編集プロンプト

• 「内容は変えずに30％短くしてください」
• 「論拠が弱い箇所を補強してください」
• 「役員向けのトーンに書き換えてください」
• 「専門用語を平易な表現に置き換えてください」
• 「説明が浅い部分を指摘し、補足してください」

効果

• 文章が一段プロレベルに近づく
• 読み手の理解が早くなる
• 作り直しの手間が減る

企画書・提案書・報告書｜資料タイプ別“黄金テンプレート”

資料作成のスピードと品質を左右する最大のポイントは、「型（テンプレート）」を持っているかどうかです。ChatGPTはこの“型”と組み合わせると最も力を発揮します。ここでは、ビジネス文書で使用頻度が高い3種類の資料について、黄金テンプレートと実務で使えるプロンプトをまとめました。

① 企画書｜「なぜやるのか」を伝える資料

企画書の目的は、背景 → 課題 → 目的 を明確にし、提案する施策に納得感を持ってもらうことです。
この流れが崩れると、どれだけ良い施策でも「結局何がしたい企画なの？」と伝わりません。

企画書の黄金テンプレート

背景（現状）
今どんな問題が起きているのか、全体像を整理。

課題
背景から導かれる“解決すべき点”を言語化。

目的
企画を実施する理由・最終的に目指す状態。

企画概要（全体像）
企画の方向性と主要ポイントをまとめる。

期待される効果
定量・定性的な効果を提示する。

具体的な施策案
実施ステップや方法を具体化。

リスクと対策
起こり得る問題とその対策。

スケジュール
実施期間と里程表。

体制・担当範囲
誰がどこを担当するのか明示。

ChatGPT展開プロンプト（企画書）

「以下の要点をもとに、企画書の本文を作成してください。背景→課題→目的→施策→効果→リスク→スケジュール→体制の順で、読み手が意図を理解しやすい構成に整えてください。」

② 提案書｜「相手の課題をどう解決するか」を示す資料

提案書は企画書と似ていますが、目的が大きく違います。
企画書：社内向けに“なぜやるのか”を説明する資料
提案書：相手の課題を“どう解決するか”を示す資料

読み手が「導入する価値がある」と判断できるかが重要です。

提案書の黄金テンプレート

1. 顧客（相手）の現状・課題
2. 課題が起きている原因
3. 解決策（サービス・施策）
4. 導入メリット（効果）
5. 必要費用
6. 他案との比較（あれば）
7. 進行スケジュール
8. 期待できる成果

説得力を強化するプロンプト（提案書）

「以下の提案内容の論拠が弱い部分を特定し、根拠や背景説明を補足してください。読み手が意思決定しやすい構造に再整理してください。」

③ 報告書｜「結果と次への示唆」をまとめる資料

報告書は「事実と解釈の整理」が命です。
読み手は「何が起きたか」「なぜ起きたか」「次にどう繋げるか」を知りたいので、事実と考察がごちゃ混ぜにならないように構成する必要があります。

報告書の黄金テンプレート

1. 実施内容（事実）
2. 結果の要約（事実）
3. 発生した要因の分析（解釈）
4. 良かった点・改善点
5. 次回に向けた示唆
6. 次のアクションプラン

ChatGPT展開プロンプト（報告書）

「以下の報告内容をもとに、結果→要因分析→示唆→次のアクションの流れで報告書形式にまとめてください。客観性が伝わる表現に整え、不自然な箇所があれば指摘して改善してください。」

テンプレートは資料作成の“設計図”であり、ChatGPTはその設計図を基に文章を書いたり、構成を補強したりする役割です。
この2つを掛け合わせることで、誰が作っても同じ品質に近づき、作成時間が半分以下に短縮されます。

文章の“説得力”と“厚み”を出すChatGPT編集テクニック

ChatGPTは文章を生成するだけでなく、“編集者”として活用することで資料の質が一段上がります。初稿の段階ではどうしても内容が薄かったり、一般的すぎたりするため、編集指示を組み合わせることで 「伝わる資料」 に仕上げられます。

以下では、実務で最も効果の高い“編集テクニック”をまとめました。

1. 冗長な部分を削り、読みやすい文章に整える

初稿はどうしても文章量が多く、不要な説明が混ざります。
ChatGPTに“削る指示”を出すと、内容を保ったまま自然に圧縮してくれます。

プロンプト例

「以下の文章を、内容は変えずに30％短くしてください。読みやすさを優先し、冗長な表現を整理してください。」

効果

• 時間をかけずに文章がスッキリ
• 情報の優先順位が明確になる
• 役員や顧客向けでも読みやすい文章に

2. ロジックの飛躍を埋めて“説得力”を補強する

文章の説得力が弱いと感じる原因は、
「前提 → 根拠 → 結論」の流れがつながっていないこと にあります。

ChatGPTは、論理的に弱い部分を指摘した上で補足説明を入れてくれるため、資料の納得感が大きく変わります。

プロンプト例

「以下の文章の論理が弱い部分を特定し、読み手が納得できるよう根拠や理由を補足してください。」

効果

• “なぜそうなのか？”が自然に伝わる
• 提案書の説得力が大幅アップ
• 意思決定者に響く内容に変わる

3. 読み手に合わせて“トーン変換”する

同じ文章でも、役員向け・顧客向け・一般社員向けでは適切な言い回しが異なります。
ChatGPTはこの“トーン整形”が非常に得意です。

役員向けトーン

「以下の文章を役員向けに、要点を簡潔に、意思決定しやすい表現に変えてください。」

顧客向けトーン

「以下の文章を顧客向け提案書として、メリットが伝わる表現に書き換えてください。」

効果

• 読み手が求める情報が伝わりやすい
• フォーマル／カジュアルの切り替えも容易
• 社内外の資料で汎用的に使える

4. 専門用語・抽象表現をわかりやすく言い換える

業務資料では、専門用語や抽象的な表現が多く含まれがちです。
ChatGPTに言い換え指示を出すと、非専門職にも伝わる表現に調整できます。

プロンプト例

「以下の文章の専門用語や抽象表現を、一般向けに分かりやすく言い換えてください。」

効果

• 読み手の理解スピードが上がる
• 誤解が生まれにくい資料に
• 報告書・経営会議資料で特に有効

5. 不整合・矛盾を発見する“クロスチェック”として使う

ChatGPTは文章の整合性チェックが得意です。
読み手がひっかかる“違和感”を検出し、改善案を提示してくれます。

プロンプト例

「以下の文章について、前後の矛盾・不自然な表現・内容の不足があれば指摘し、改善案を提示してください。」

効果

• 脱字・表記ゆれ、記述の飛躍を防げる
• 誤解を生む文章を未然に防止
• 最終校正の質が一段アップ

6. 説明が浅い部分を深掘りし、内容に厚みを出す

ChatGPTは“深掘りすべきポイント”を見つけるのが上手です。

プロンプト例

「以下の文章で説明が浅い部分を特定し、読み手が理解しやすいよう詳細を補足してください。」

効果

• “情報が薄い資料”を防止
• 読み手が安心して判断できる内容に
• 説明責任を果たす資料になる

資料作成の属人化を防ぎ、全社で使える仕組みに変える方法

ChatGPTを使って資料作成が効率化しても、個人が使えているだけでは組織としての成果にはつながりません。
中小企業が直面する最大の課題は、担当者によって使い方に差が出たり、作成される資料の品質が揃わなかったりする “属人化” にあります。

ここでは、ChatGPTを組織全体で活用するための「仕組み化」のポイントをまとめています。

1. 業務に合ったプロンプトを“台帳化”し、共有する

現場ごとにバラバラの使い方をしていると、AI活用の成果は安定しません。
まずは、日常業務に合ったプロンプトを整理し“台帳として共有”することが重要です。

例：台帳に入れるべきプロンプト

• 企画書の構成案生成
• 提案書の論拠補強
• 報告書の要因分析
• トーン変換（役員・顧客・一般向け）
• 冗長表現の削減

台帳化するだけで、資料作成の品質が一定ラインに揃いやすくなります。

2. 資料の“型（テンプレート）”を統一する

テンプレートが複数存在すると、ChatGPTで文章を作っても統一された資料になりません。
企画書・提案書・報告書など、使用頻度の高い資料ほど 型を共通化することが鍵になります。

テンプレに統一すべき項目

• 構成の章立て
• 見出し名の統一
• 文章のトーン
• 使用する図表のルール
• 目的・背景の書き方

統一されたテンプレートは、AIの出力のばらつきをなくすだけでなく、引き継ぎのしやすさも大幅に向上します。

3. “良い資料”の基準を明文化し、レビュー基準にする

資料の品質を安定させるには、「何をもって良いとするか」 を明文化する必要があります。

評価基準の例

• 背景→課題→目的の流れが整理されているか
• 説明に飛躍や矛盾がないか
• 誰が読んでも理解できるか
• 根拠が明確か
• 情報が過不足なく整理されているか

この基準をChatGPTに読み込ませて、レビューを依頼することも可能です。

4. 情報漏洩防止や固有名詞の扱いなど、“利用ルール”を整備する

ChatGPT活用が進むほど、情報取り扱いのルールが重要になります。

ルールに含めるべき内容

• 入力してよい情報／避けるべき情報
• 個人名・顧客名の扱い方
• 議事録や機密内容の取り扱い
• 出力の最終レビューは人が行うこと
• プロンプト台帳の更新担当

最低限のルールが整うだけで、安心して全社活用が進むようになります。

5. 研修によって“共通言語”をつくると、資料作成が一気に揃う

AI活用が一部の人だけに偏ると、「使える人と使えない人」の差がどんどん広がってしまいます。
全社研修で共通理解をつくっておくと、

• 担当者が変わっても同じ品質で資料が作れる
• プロンプト台帳やテンプレが浸透しやすい
• 情報漏洩などのトラブルを未然に防げる
  というメリットが生まれます。

ChatGPTを“個人のスキル”ではなく“組織の力”に変えるためには、共通言語づくりが不可欠です。

まとめ｜資料作成は“人が考え、AIで整える”時代へ

中小企業では、一つの資料を仕上げるまでに多くの時間がかかり、担当者の経験によって品質が大きく変わることがあります。ChatGPTは、こうした「ムダな時間」や「ばらつき」を減らし、構成づくりから文章の編集、仕上げの調整までをスムーズにサポートしてくれます。

構成案をAIに作らせると、資料の骨組みが素早く固まり、文章の流れも整いやすくなります。さらに、トーン調整や論拠補強など、読み手に合わせた“編集”まで任せられるため、担当者ごとのスキル差を埋めながら、組織全体の資料品質を底上げできます。

「もっとわかりやすい資料を作りたい」「提案力を高めたい」と感じている企業にとって、ChatGPTは強力なパートナーになります。まずは、日々の資料作成から取り入れてみて、変化を実感してみてください。

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ChatGPTで資料作成を始める人のためのFAQ（よくある質問）

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