バックオフィスDXの進め方｜失敗しない5ステップと生成AI時代の成功法を徹底解説

「バックオフィスDXを進めたいけれど、どこから始めればいいかわからない。」
そんな声を、総務・人事・経理といった管理部門からよく耳にします。

DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉自体は浸透しましたが、 実際の現場では「ツールを入れたけれど活用されない」「現場がついてこない」など、 “導入までは行けるが定着しない”という課題が依然として多くの企業で起きています。

バックオフィスDXは、単なる業務のデジタル化ではありません。
「人」「仕組み」「データ」が連動することで初めて効果を発揮する、 全社を支えるインフラ改革です。

さらに今は、ChatGPTやCopilot、Geminiといった生成AIの登場により、 バックオフィス業務も“自動化のその先”—— 「考える業務」「判断する業務」へと進化しつつあります。

本記事では、

• バックオフィスDXを成功に導く5つのステップ
• よくある失敗とその回避策
• 生成AI時代に求められる“新しい進め方”

をわかりやすく解説します。

最後には、DXを定着させるための人材育成・教育のポイントも紹介。
ツール導入だけで終わらせず、“組織が自走するDX”を実現するヒントをお届けします。

バックオフィスDXとは？今なぜ“進め方”が問われているのか

バックオフィスDXとは、単にアナログ業務をデジタルツールに置き換えることではありません。
「デジタル化」×「業務再設計」を通じて、組織の生産性とスピードを根本から高める取り組みです。

多くの企業では、経理・人事・総務などのバックオフィス部門が、 「データ入力や確認、承認業務」などの定型作業に時間を取られています。
この非効率をなくし、より価値の高い判断業務へとシフトさせることがDXの目的です。

バックオフィスDXの主な目的は、以下の3点に集約されます。

• 業務の効率化：自動化・ペーパーレス化で時間を削減
• 全社連携の強化：部門間の情報共有をスムーズに
• 経営スピードの向上：データをリアルタイムに活用して意思決定を加速

DXが求められる背景

バックオフィスDXが注目される背景には、以下のような環境変化があります。

• 人手不足：管理部門のリソースが限界に達している
• 紙文化の残存：請求書や契約書の電子化が進まない
• 在宅勤務の定着：リモート環境でも機能する仕組みづくりが必要
• 属人化の深刻化：特定社員に依存する業務が多い

こうした課題を放置すると、業務のブラックボックス化や引き継ぎ不能など、 組織リスクを高める結果につながります。

なぜ“進め方”が問われているのか

多くの企業がDXに取り組みながら成果が出ないのは、 「ツールを入れれば変わる」という誤解にあります。

実際には、DXは“導入”ではなく“定着”が本番です。
業務の流れを見直さずにツールだけを導入しても、 現場の混乱や“二重管理”が発生し、かえって非効率になるケースも少なくありません。

だからこそ今、求められているのは——
「どんな順序で」「どのように進めれば定着するのか」という“進め方”そのものの設計です。

「業務を変える」ではなく「思考を変える」DXへ

バックオフィスDXの本質は、単なる自動化ではなく思考のアップデートにあります。
ChatGPTやCopilot、Geminiなどの生成AIが登場した今、人の役割は「作業する」から「考える・設計する」へと進化しています。

つまり、DXとは“業務を効率化するプロジェクト”ではなく、 「考え方をデジタル時代に最適化する取り組み」です。

ツールを使いこなすだけでなく、 「なぜその仕組みが必要なのか」を理解し、自ら改善を提案できる人材が、 これからのバックオフィスの中心的な存在になります。

参考記事：バックオフィスDXとは？総務・人事・経理をつなぐ成功のポイントと生成AI時代の進め方

バックオフィスDXを成功に導く5つのステップ

バックオフィスDXを確実に進めるためには、 思いつきや場当たり的な導入ではなく、明確なプロセス設計が欠かせません。

ここでは、上位企業の成功事例に共通する「5つのステップ」を紹介します。
順を追って進めることで、現場の混乱を防ぎながら、着実に効果を出すことができます。

① 現状を見える化する（業務棚卸し・課題整理）

最初のステップは、“今の業務を正しく把握すること”です。
多くの企業が「DXで効率化したい」と考えますが、 そもそも“どの業務が非効率なのか”を明確にできていないケースがほとんどです。

まずは、部門ごとに業務フローを洗い出し、

• 手作業が多いタスク
• 属人化している処理
• 重複している手順

 をリストアップします。

この作業によって、“デジタル化の優先順位”が見えてきます。
特に「誰が・何を・どのツールで行っているか」を可視化することで、 ムダやリスクを客観的に把握できるようになります。

関連リンク： 業務棚卸しの方法｜非効率を見える化するステップと注意点

② 目的とゴールを明確に設定する

DXが失敗する最大の原因は、「何のために行うのか」が曖昧なまま進めてしまうことです。

• コスト削減が目的なのか
• 処理スピードを上げたいのか
• データを経営判断に活かしたいのか

目的によって、導入すべきツールも、KPI設計も大きく変わります。
全社で共通のゴールを設定し、 “何をもって成功とするか”を明文化することが、後の判断軸になります。

③ 最適なツールを選定する

目的が定まったら、次は業務に合ったツール選びです。
この段階で重要なのは、「人気」ではなく「適合性」で選ぶこと。

評価すべきポイントは以下の4つです。

• 操作性：現場担当者が迷わず使えるか
• 価格：コストと効果のバランスが取れているか
• 連携性：他システムとデータを共有できるか
• AI対応：生成AIや自動化機能に対応しているか

代表的なツールの例

• 経理部門：マネーフォワードクラウド、freee
• 人事・労務部門：ジョブカン、SmartHR
• 総務・法務部門：クラウドサイン、DocuSign

ツールは「導入」よりも「定着」が重要。 トライアル期間中に現場の声を集め、“使い勝手のリアル”を把握しておきましょう。

④ スモールスタートで早期に成果を出す

DXを一気に全社導入しようとすると、現場の混乱を招きがちです。
成功企業の共通点は、「小さく始めて早く成果を出す」こと。

たとえば、経費精算や勤怠入力など、 負担が大きく、改善効果が見えやすい領域から着手するのが効果的です。

成果をデータで“見える化”し、 「この取り組みで月○時間削減できた」などの数字を共有することで、 現場の理解と経営層の支援を得やすくなります。

この「小さな成功体験」が、DX推進を加速させる原動力になります。

⑤ 教育・定着フェーズを設け、“使われるDX”に

最後のステップが、最も重要です。
DXは“システム導入”では終わりません。 「ツールが現場で使われ続ける仕組み」をつくって、初めて成功と言えます。

そのために必要なのが、

• 現場担当者向けの研修・勉強会の実施
• DX推進役（アンバサダー）の配置
• 定期的なフィードバックと改善サイクルの運用

これらを通じて、DXを文化として根づかせることができます。

DXを「一度の改革」で終わらせるのではなく、 「継続的に学び、進化し続ける取り組み」へと変えること。 それが、バックオフィスDXを成功に導く最終ステップです。

バックオフィスDXが進まない3つの壁

多くの企業がバックオフィスDXに取り組みながら、「思ったように成果が出ない」「現場がついてこない」という課題に直面しています。
その原因は、単なる“ツールの問題”ではなく、人・仕組み・データの3つの壁にあります。
ここでは、DXを止めてしまう3つの構造的課題を整理します。

【1】人の壁：DXリテラシー格差と抵抗感

DXが進まない最大の理由は、「人の理解と意識」が追いついていないことです。
新しいツールを導入しても、現場では「今のままで十分」「操作が難しそう」といった心理的抵抗が生まれやすく、 結果として“旧来のやり方に戻る”現象が起きがちです。

特にバックオフィスは属人化が強く、「あの人しか分からない」「あのファイルは〇〇さんしか触れない」といった文化が根強い部門。
この“慣れの壁”が変革のスピードを止めてしまいます。

解決の方向性

• 現場主導ではなく“巻き込み型DX”を設計する
• 操作説明だけでなく、「なぜDXが必要なのか」を教育で伝える
• 部門内にDXアンバサダー（推進リーダー）を設置し、相談のハブをつくる

【2】仕組みの壁：業務フローを見直さず導入

DXがうまく進まないもう一つの原因は、「業務の再設計」をせずにツールを導入してしまうことです。
紙業務やExcel管理をそのままシステム化しても、根本的なムダや複雑さは解消されません。

たとえば、承認フローや報告手順が旧体制のまま残っていると、 せっかくの自動化ツールが“電子化された手作業”に変わるだけです。

解決の方向性

• DX前に業務棚卸しとプロセス再設計を実施
• 「どの業務を残すか・なくすか・変えるか」を明確に
• デジタル導入＝業務リデザインのきっかけと捉える

関連リンク： 業務棚卸しの方法｜非効率を見える化するステップと注意点

【3】データの壁：システム分断と情報の二重管理

DXが進まない第三の壁は、システム同士がつながらないことです。
部門ごとに異なるツールを導入してしまうと、データが分断され、経理・人事・総務で情報の整合性が取れなくなります。

結果、「同じ内容を別システムで入力する」「最新データがどこにあるか分からない」など、 “デジタル化したのに二重管理”という本末転倒な状況が発生します。

 解決の方向性

• データ連携を前提としたシステム設計にする
• API連携やクラウド基盤を活用し、全社共通データ基盤を構築
• AIによるデータ統合・自動分析の仕組みを導入

まとめ：3つの壁を超える鍵は、「人材 × 仕組み × データ」を同時に設計すること

DXが進まない原因は、どれか1つではありません。
人・仕組み・データのいずれかが欠けても、全体最適は実現できません。この3つを連動させることで、初めて“止まらないDX”が実現します。

関連リンク： バックオフィスDXが進まない原因と解決策

DXを加速させる“部門別アプローチ”の進め方

バックオフィスDXを成功させるためには、全社で一斉に進めるよりも、
部門ごとに課題と優先順位を整理しながら連携していくアプローチが効果的です。
それぞれの部門で“どんな業務をDX化すべきか”“どこから始めると効果が高いか”を明確にしておきましょう。

経理部門：請求書・経費精算・支払業務を自動化

経理部門は、DXの効果が最も見えやすい領域です。
請求書処理や経費精算、支払管理など、定型作業が多く自動化しやすい業務が中心。

• 電子帳簿保存法対応を見据えた電子化
• OCR・RPAを用いた請求書データの自動入力
• 経費精算のワークフロー自動化によるチェック負担の軽減

マネーフォワードクラウドやfreeeなどのクラウド会計ツールを導入すれば、 申請から承認・仕訳までを一元管理でき、「ミス削減×スピード化」が同時に実現します。

人事・労務部門：勤怠・入退社・評価をデータ統合

人事・労務領域では、人に関する情報の一元化がDX成功のカギです。

• 勤怠、給与、入退社手続きのデータ連携
• 人材情報のクラウド化で「採用〜評価」まで可視化
• 従業員体験（EX）を高めるためのセルフ管理システム導入

ジョブカンやSmartHRなどを活用すれば、バラバラに管理されていた従業員データを統合し、経営側の意思決定にも使える「人的資本データ」として活用できます。

総務・法務部門：契約書・文書管理をクラウド化

総務や法務は、紙文化が最も残る領域の一つです。
ここをDX化するだけで、全社的な業務スピードが大きく変わります。

• 契約書・稟議書を電子化（クラウドサイン／DocuSign）
• 社内文書をクラウド共有化（Google Drive／Boxなど）
• 押印・郵送の削減による業務コスト削減

これにより、テレワーク環境下でも迅速な承認・契約処理が可能になり、 「紙の壁」を超えたスムーズな情報フローが実現します。

情報システム部門：全社ツールの連携基盤を設計

バックオフィスDXの中核を担うのが、情報システム部門です。
各部門が導入したツールをバラバラに運用すると、データ連携が難しくなります。
そのため、情シスは全社横断で“つなぐ設計”を担う司令塔として機能する必要があります。

• API連携やシングルサインオン（SSO）でシステムを統合
• データ基盤をクラウド化し、全社共通の情報資産として管理
• DXガバナンス（運用ルール・セキュリティ）を設計

ここで重要なのは、「個別最適ではなく全社最適」への転換。
全社が同じデータを共有できる状態をつくることで、 経営判断のスピードと正確性が劇的に向上します。

DXは“部門の改善”ではなく“全社連携の再設計”

バックオフィスDXは、単に各部門の業務を効率化するだけでなく、 データ連携を前提にした組織全体の最適化プロジェクトです。

情報がスムーズに流れる仕組みを整えることで、 部門間の壁を越えた“全社DX”が実現します。

参考記事： バックオフィスDXとは？総務・人事・経理をつなぐ成功のポイント

生成AIが変えるDXの“次の進め方”

バックオフィスDXは、これまで「自動化」や「効率化」が中心でした。 しかし、生成AIの登場によって、DXは新たな段階へと進化しています。

ChatGPT、Copilot、Geminiなどの生成AIは、 単なるツールではなく、“考えるプロセス”そのものを支援する存在になりつつあります。

ChatGPT／Copilot／Geminiで実現できる自動化

これまで人が時間をかけて行っていたバックオフィス業務も、 AIの活用によって驚くほどスピーディーに、そして精度高く進められるようになりました。

代表的な活用例

• 議事録作成の自動化：会議音声から要点を抽出し、レポートを自動生成
• 報告書・週次レポート作成：ChatGPTがデータをもとに文章構成を提案
• 社内文案やメールの下書き作成：CopilotやGeminiで表現の統一・品質向上
• FAQ・ナレッジの自動整備：過去情報を学習し、問い合わせ対応を効率化

これらを組み合わせることで、バックオフィスの“情報処理速度”が飛躍的に向上します。

「AIが考える」→「人が判断する」構造への転換

AIの役割は、単純な自動化にとどまりません。
AIが「考える」ことを支援し、人が「判断する」構造へと業務の在り方を変えています。

例えば、AIがデータを整理し、複数の選択肢を提示する。 人はその中から最適解を選び、戦略的な意思決定を行う。

このように、生成AIは“人の知的業務の前段階”を支援することで、 バックオフィスを「経営の参謀」へと進化させるのです。

生成AI時代の進め方＝“ツール導入＋AI共創設計”

これからのDXでは、ツールを導入するだけでは不十分です。
AIを組み込み、人とAIが共に働くプロセスをどう設計するかが問われます。

• AIがどの業務を支援するか
• どの判断を人が担うか
• どのデータをAIに学習させるか

これらをあらかじめ設計しておくことで、 AIは“効率化の道具”から“共創パートナー”へと変わります。

AI×DXリテラシーの必要性

AIを活かせるかどうかは、人のリテラシーにかかっています。
AIに正しく指示を出す力（プロンプトスキル）や、 AIの出力を評価・修正できる思考力が求められるようになっています。

この“AIリテラシー”こそ、これからのバックオフィスDXを成功させる最大のカギ。

DXを定着させる“最後の一手”は人材育成

バックオフィスDXを成功させる決め手は、最新ツールでも外部コンサルでもありません。
それは、「使いこなす人」を育てられるかどうかにあります。

多くの企業でDXが止まってしまう理由は、 ツールを導入しても現場が活用できず、結局“形だけのデジタル化”に終わるからです。
本当のDXは、現場が自ら考え、改善し続ける仕組みをつくって初めて定着します。

教育・研修で現場の自走を促す

ツールを入れて終わりではなく、「どう活かすかを学ぶ」ステップを組み込むことが重要です。
教育や研修を通じて現場の理解を深めることで、DXは“現場起点の変革”へと変わります。

• 操作マニュアルではなく、「業務全体をどう変えるか」を教える
• 各部門にDXアンバサダーを配置し、相談と改善の文化をつくる
• 成功事例を共有し、他部門にも波及させる

このような“仕組みとしての学び”を組み込むことで、 ツールが“使われる”環境が整い、組織が自走するDXが実現します。

生成AIリテラシー研修で「考える現場」を育てる

特に今後は、生成AIを使いこなせる人材育成が欠かせません。
AIの力を最大限に発揮させるには、

• AIに正しく指示を出す「プロンプト設計力」
• 出力を批判的に評価・修正する「思考力」
• 業務に応用する「構想力」

 といったリテラシーが求められます。

AIを使う側が“考える力”を持っていなければ、 DXはただの自動化に終わってしまいます。
だからこそ、AIリテラシー教育がDXの定着を支える“最後の一手”なのです。

AI経営総合研究所では、現場に即した実践型の 「生成AIリテラシー研修」を提供しています。

• ChatGPT・Copilot・Geminiなど主要ツールの活用実習
• 自社業務に落とし込むワークショップ形式
• 管理職・担当者向けの段階別プログラム

生成AI時代に求められるのは、ツールを導入できる人ではなく、 “AIと共に考え、成果を出せる人”を育てることです。

まとめ｜“人×仕組み”の両輪で、DXを文化に変える

バックオフィスDXの本質は、ツール導入ではなく組織変革です。
システムを入れ替えるだけでは、働き方も成果も変わりません。
必要なのは、「人」と「仕組み」両方の変化を継続的にデザインする力です。

DXを成功させている企業は、最初から完璧を目指していません。
共通しているのは、「小さく始めて、確実に定着させる」という姿勢です。

たとえば、経費精算の自動化や契約書の電子化といった 小さな改善からスタートし、成果を共有しながら他部門へ広げていく。 その積み重ねが、DXを“文化”として根づかせる唯一の方法です。

そして今は、生成AIの登場によって、バックオフィスはさらに進化の時を迎えています。
AIを活用すれば、単なる作業効率化を超え、 「考える・判断する・提案する」――そんな知的創造型のバックオフィスが実現します。

DXを“導入プロジェクト”で終わらせず、 “考える文化”として組織に根づかせること。 それが、これからのバックオフィスの使命です。