Copilot for Wordの使い方完全ガイド｜呼び出し方・プロンプト例・業務効率化のコツ

Wordで文書作成をしていると、「下書きを早く整えたい」「長文を短くまとめたい」「表現をもっとビジネスらしくしたい」と感じる場面は多いのではないでしょうか。

Microsoft 365に搭載されたCopilot for Wordは、こうした作業をAIが支援し、数クリックで効率化できる強力なツールです。

本記事では、Copilotの呼び出し方から基本操作、プロンプト例、業務活用のコツまでを徹底解説します。使いこなせば資料作成のスピードと質が大きく向上し、社内展開にもつなげられます。

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Copilot for Wordとは？基本概要とできること

Copilot for Wordは、Microsoft 365に統合された生成AIアシスタントで、Word上の文書作成を強力に支援する機能です。これまで手作業で行っていた下書き作成や文章の要約、言い回しの調整などをAIが自動で行ってくれるため、作業効率が飛躍的に高まります。

具体的には以下のような操作が可能です。

文章の自動生成：会議資料や企画書などの草案を数クリックで作成
要約：長文の文書から要点を抽出し、短く整理
リライト：カジュアルな表現をビジネス調へ、あるいは専門的な内容を平易に書き換え
トーン変更：読者や目的に応じて文章の雰囲気を切り替え
構造化：段落を箇条書きに変換、表形式で情報を整理

従来のWordは文書を「人が入力する」ことが前提でしたが、Copilotを活用することで「AIと共同で仕上げる」スタイルにシフトします。資料作成のスピードを高めるだけでなく、書き方の幅を広げる役割も担っているのが特徴です。

利用前に確認すべき準備と環境条件

Copilot for Wordは便利な機能ですが、誰でもすぐに使えるわけではありません。利用できる環境や前提条件を整えておくことが必要です。ここでは導入前に確認すべきポイントを整理します。

対応プラン・ライセンスの確認

Copilotは、Microsoft 365の特定プラン（Business／Enterpriseなど）で提供されています。個人向けの無償版Wordや永続ライセンス版（Office 2021など）では利用できません。導入を検討する場合は、自社が契約しているライセンスにCopilotが含まれているかを必ず確認しましょう。

Wordのバージョンと更新状況

最新機能を利用するためには、アプリのバージョンが常に最新であることが条件です。Microsoft 365アプリは自動更新が基本ですが、管理者による更新制御がかかっているケースもあります。更新が滞っているとCopilotが表示されないこともあるため、事前にアップデートを確認しておくと安心です。

Copilotを有効化する手順

利用環境が整っていれば、Wordのリボンに「Copilot」アイコンが表示されます。初回利用時にはサインイン認証や管理者設定が求められる場合もあるため、システム部門と連携してセットアップを進めるとスムーズです。

利用料金やトライアルについて

MicrosoftはCopilotを追加オプションとして提供しているため、通常のMicrosoft 365料金に加えて追加費用が発生するケースがあります。導入検討段階ではコスト試算も行い、利用部門や人数に応じたライセンス管理を行うことが重要です。

これらの条件をクリアして初めて、Word上でCopilotを使った文書作成が可能になります。

WordでCopilotを呼び出す方法

Copilot for Wordを利用する準備が整ったら、実際にアプリ内で呼び出して操作してみましょう。Wordにはいくつかのアクセス方法が用意されており、状況に応じて使い分けることができます。

リボンのCopilotアイコンから起動

Wordの上部リボンに「Copilot」のアイコンが表示されます。ここをクリックすると右側にサイドパネルが開き、AIへの指示を入力できるチャット欄が表示されます。最も基本的な呼び出し方法です。

文書内アイコンから呼び出す

文書を作成・編集していると、段落の横に小さなCopilotボタンが表示される場合があります。ここをクリックすると、その段落や選択範囲に対して直接AIに指示を出すことができます。部分的な要約や書き換えをしたいときに便利です。

サイドバー／チャット入力欄を使う

右側に固定表示できるCopilotパネルから、自由にプロンプトを入力できます。「この内容を3行で要約」「ビジネス調に書き直して」などの指示を送ると、その場で文章を生成・編集してくれます。

ショートカットやコンテキストメニュー

一部の環境では、右クリックメニューから「Copilot」を呼び出したり、ショートカットキーで入力画面を開くことも可能です。これによりマウス操作を減らし、よりスピーディーに利用できます。

呼び出し方法を理解しておけば、下書き作成から部分的な修正まで、状況に合わせて柔軟にCopilotを使い分けることができます。

Copilotでできる主な操作と実践ステップ

Copilot for Wordの最大の魅力は、文書作成の各プロセスをAIがサポートしてくれる点にあります。ここでは代表的な機能と、その具体的な操作ステップを整理します。

文章の下書き生成

空白のドキュメントからスタートし、「企画書の冒頭文を書いて」「市場分析の概要を作成して」といった指示を送ると、数秒でドラフトが生成されます。ゼロから書き始める手間を省き、発想を広げるきっかけになります。

既存文書への追記・補足

既にある文章を選択して「続きを追加して」と指示すれば、自然に流れるような文章を補足してくれます。レポートや議事録の追記など、作業の時短に直結します。

要約・抜粋

長文の文章を選択し、「3行に要約」「要点だけを箇条書きに」と入力すると、重要な情報だけを整理してくれます。会議資料や報告書を短時間でまとめたいときに有効です。

リライト・トーン変更

「カジュアルに書き換えて」「ビジネスメール風に修正して」などの指示で、同じ内容を異なる文体に変換可能です。読者層や用途に合わせた文章表現がすぐに得られます。

構造化（箇条書き・表形式）

段落を指定して「箇条書きにして」「表に整理して」と依頼すれば、情報を見やすい形に整えてくれます。特にデータや条件を整理する際に役立ちます。

これらの機能を組み合わせることで、単なる下書き生成だけでなく、「文章の作成 → 編集 → 整形」まで一連の作業を効率化できるのがCopilotの強みです。

実務で役立つプロンプト例と改善テクニック

Copilot for Wordを効果的に使うには、「どんな指示を出すか」が重要です。プロンプト（AIへの指示文）の工夫次第で、成果物の質が大きく変わります。ここでは、実務でそのまま使える例と、よくある失敗例・改善方法を紹介します。

基本的なプロンプト例

「この段落を3行で要約してください」
「提案書の冒頭文をビジネス調に書き直してください」
「以下の内容を箇条書きに整理してください」
「議事録からアクションアイテムを抽出してください」

失敗しやすいプロンプトと改善例

曖昧な指示：「要約して」だけでは抽象的で、期待通りの結果にならないことがあります。
→ 改善：「要点を3つにまとめて」「200文字以内で要約して」と条件を具体的に指定する。
トーンの指定不足：「書き直して」とだけ伝えると、文体が合わない可能性があります。
→ 改善：「社外向けのフォーマルな文体で」「プレゼン用に口語的に」と用途を明示する。
情報量が多すぎる：長文を一気に処理させると不正確になる場合があります。
→ 改善：段落ごとや章ごとに分けて指示することで精度が向上。

チームで共有できるプロンプトテンプレート

社内でよく使う指示はテンプレート化しておくと便利です。
例：

報告書要約用：「この内容を200字以内にまとめ、結論を明確にしてください」
提案書用：「製品紹介の文章を、顧客向けに分かりやすく書き換えてください」

このように「状況＋目的＋条件」を組み合わせると、Copilotの出力が安定し、業務で再現性の高い成果を得られます。

業務シーン別ユースケース

Copilot for Wordの真価は、実際の業務シーンでどれだけ役立つかにあります。ここでは、日常的に発生する文書業務を例に、Copilotの具体的な活用イメージを紹介します。

会議議事録からアクションアイテムを抽出

長時間の会議議事録をそのまま共有すると、重要なポイントが埋もれがちです。Copilotを使えば「要点を3つに整理」「担当者別にタスクを抽出」といった形で、必要な情報だけを瞬時にまとめられます。会議後の共有がスムーズになり、業務の抜け漏れも減らせます。

提案書・企画書のドラフト作成

新しい企画を考える際、ゼロから文章を作るのは時間がかかります。Copilotに「新規サービスの提案書の冒頭文を作成して」と依頼すれば、骨子がすぐに提示されます。その上で自社の強みや具体的データを肉付けすれば、効率的に高品質な提案書を完成できます。

報告書の要約と体裁整え

部門ごとの報告書を取りまとめるとき、情報量が多すぎて読みにくくなるケースは少なくありません。Copilotに「200字以内でまとめて」「箇条書きに整理して」と指示すれば、短時間で読みやすい形式に整えられます。

プレゼン資料作成の時短

EnterpriseZineでも紹介されているように、Word文書からプレゼン用のアウトラインを作ることも可能です。Copilotに「この内容をスライド形式のアウトラインに」と依頼すれば、PowerPointに流用できるベース資料がすぐに手に入ります。資料作成の初速が格段に上がります。

これらのユースケースを見てもわかる通り、Copilotは単なる文章生成ツールではなく、社内の情報伝達や意思決定を支える仕組みとして機能します。だからこそ、個人利用にとどめず、チームや全社で活用できる体制づくりが重要になります。

つまづきやすいポイントと注意点

Copilot for Wordは非常に便利ですが、利用する際には注意が必要です。特に初めて導入する企業や個人は、以下の点で戸惑うことが多いため、事前に把握しておくと安心です。

出力が意図とズレるケース

「要約して」とだけ入力すると、期待していた要点が抜け落ちたり、冗長になったりすることがあります。これはAI特有の曖昧さによるもので、プロンプトを具体的にすることが改善の近道です。

書式やレイアウトの崩れ

生成された文章が既存のフォーマットに合わず、段落のずれや箇条書きの体裁が乱れることがあります。レイアウト調整は人が最後に確認・修正するのが前提と考えましょう。

日本語対応の精度と限界

英語ではスムーズでも、日本語では意図しない言い回しになることがあります。重要な顧客向け資料では、必ず人の目で最終確認を行うことが欠かせません。

セキュリティ・情報漏洩リスク

機密性の高い情報を直接入力するのはリスクがあります。Microsoft 365環境ではセキュリティ対策が施されていますが、社外秘資料はプロンプトに含めない運用ルールを設けるのが安心です。

利用コスト・ライセンス制限

Copilotは追加費用が発生する場合があり、利用人数や部署単位でのライセンス管理が必要です。「試しに一部導入」から始め、段階的に全社展開を検討するのが現実的です。

Copilotをより効果的に使うためのTips

Copilot for Wordを導入するだけでは、業務効率化の効果を十分に得られません。実際に使いこなすためには、日常の運用で意識すべきポイントがあります。

AIに任せる部分と人が確認する部分を切り分ける

Copilotは「文章を生成・整理する」工程に強みがありますが、最終判断やニュアンス調整は人間の役割です。すべてをAIに依存せず、出力内容を精査しながら活用することで、品質を担保できます。

標準化したプロンプトをチームで共有する

「要約」「トーン変更」など、繰り返し使う指示はテンプレート化し、チーム内で共有すると効果的です。社内でプロンプトの使い方が統一されると、成果物の品質が安定し、属人化も防げます。

定期的にアップデート情報をチェックする

Microsoft 365のCopilotは頻繁に機能追加・改善が行われています。公式ドキュメントや管理者向け情報を定期的に確認し、新しい活用方法を取り入れることで常に最新の状態で使えます。

小さく試してから全社展開へ

最初から全社導入を目指すのではなく、特定部署や小規模チームで試行し、成果や課題をフィードバックしてから範囲を広げるのが効果的です。こうした「段階的導入」は失敗リスクを減らし、社内定着をスムーズにします。

まとめ｜Copilot for Wordを業務効率化の起点に

Copilot for Wordは、文章の下書き生成から要約、リライト、構造化までを幅広く支援してくれる頼もしいアシスタントです。呼び出し方やプロンプトの工夫を押さえれば、資料作成や議事録整理といった日常業務を大幅に効率化できます。

一方で、AIの出力は常に完璧ではなく、人の最終確認や運用ルールの整備が欠かせません。チームでのプロンプト共有や段階的導入を進めることで、Copilotは「個人の便利ツール」から「全社の生産性を底上げする仕組み」へと進化します。

Copilot for Wordは個人の文書作成を効率化するだけでなく、全社展開によって業務効率化やAIリテラシー向上を実現できるツールです。導入をスムーズに進めたい方は、SHIFT AI for Bizの研修を活用して“人とAIが共に働く仕組み”を整えることが近道です。