限られた人員と時間の中で、日々の業務をどう効率化するか。多くの企業が直面している悩みです。「業務棚卸し」をして現状を洗い出したものの、次にどの業務から改善に着手すべきか決められないまま時間だけが過ぎてしまう。そんな声を、私たちは数多く聞いてきました。
本記事では、中小〜中堅企業の総務・人事・業務改善担当、あるいは部門マネージャーが、短期間で成果を出すための「優先順位付け」実践ノウハウを徹底解説します。
| この記事でわかること一覧🤞 |
| ・優先順位付けがDX成功を左右する理由 ・ROI・リスクを加味した評価手法 ・社内合意を得る具体的ステップ ・中小企業の成功事例と成果 ・SHIFT AI研修で実行力を高める |
重要度と緊急度を整理するだけでは不十分です。ROI（投資対効果）やリスク、経営戦略との整合性を踏まえて判断し、経営層を巻き込みながら合意形成を進めることが、DX時代の業務改善を成功に導く鍵となります。
業務棚卸しの“その先”で差をつけたい企業に向けて、今すぐ活用できる実践的な知見をお届けします。
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優先順位付けがDX時代の業務改善に欠かせない理由
業務棚卸しは単なる現状把握では終わりません。棚卸し後に「どの業務から手を付けるか」を明確にすることこそが、改善の成否を分けるポイントです。限られた人員と時間を最大限活かすには、優先順位を論理的に整理し、組織全体で共有する必要があります。ここでは、なぜ優先順位付けが重要なのかを、現場の実態とDX時代ならではの課題から見ていきます。
リソースの限界と属人化リスク
中小〜中堅企業では、担当者一人ひとりが複数の業務を抱えているケースが珍しくありません。業務が属人化したままでは、急な人員変更や繁忙期に対応できず、改善計画も頓挫する恐れがあります。優先順位を早い段階で決め、誰が抜けても動く仕組みを作ることが不可欠です。
改善スピードが競争力に直結する現実
DX（デジタルトランスフォーメーション）の波が加速する中で、改善に着手するスピードは企業競争力そのものといえます。優先順位を定めて短期的に効果を出せる領域から着手すれば、改善成果を「早く見せる」ことで経営層や現場の協力を得やすくなり、次の改善サイクルにも弾みがつきます。
関連記事：業務棚卸しで得られる効果とは？効率化・属人化解消からDX推進まで徹底解説
このように、業務棚卸し後に優先順位をつけることは、単なる整理作業ではなく組織の成長速度を決定づける戦略的アクションなのです。
業務棚卸し後に優先順位を決める3つの視点
棚卸しで現状を可視化したら、次は「何から着手すべきか」を判断する段階です。優先順位付けは感覚で決めると社内合意を得にくく、改善活動が途中で失速しかねません。ここでは、数値と根拠で説明できる3つの判断軸を紹介します。これらを組み合わせれば、現場と経営層双方が納得できる優先順位を導けます。
重要度×緊急度 ― アイゼンハワーマトリクスを実務に落とす
最も基本的なフレームワークが重要度×緊急度マトリクスです。
業務を「重要・緊急」「重要・非緊急」「非重要・緊急」「非重要・非緊急」の4象限に分類することで、まずは着手すべき領域が直感的に把握できます。ただしマトリクスは現場の感覚に左右されやすいため、評価基準を明確化して定量的に判断する工夫が必要です。
参考記事：業務棚卸しの手順を解説！効率化とDXを実現する6つのステップ
ROI（投資対効果）で判断する ― コスト削減・売上貢献度を数値化
改善に投じるコストと、得られる効果を比べて優先順位をつける方法です。投資対効果（ROI）をスコア化すれば、経営層への説明も一段と説得力を増します。
削減できる工数や外注費だけでなく、売上への貢献度や顧客満足度への影響など、定性的なメリットも補足して評価すると判断がより現実的になります。
リスクと戦略整合性 ― 経営計画とのフィット感を評価
企業の中期計画やDX戦略に照らして、放置すると重大なリスクを生む業務や、将来の成長に欠かせない業務を優先する視点です。
法令順守や情報セキュリティ、顧客対応の遅れなどは、ROI以上に経営に影響を与える場合があります。戦略上の重要度を明示しておくことで、経営層からの承認も得やすくなります。
この3つの視点を複合的に活用すれば、単なる「やりやすい順」ではなく、経営的インパクトを最大化する優先順位付けが可能になります。
業務棚卸しの優先順位付けを成功させる5ステップ
3つの判断軸を理解したら、次は実際のプロセスに落とし込みます。ここでは現場と経営層の両方が納得しやすい5つのステップを紹介します。単に手順をこなすのではなく、各ステップの目的を明確化して実施することで優先順位付けの精度が格段に高まります。
棚卸し対象の範囲を確定する
まずはどの部門・業務を対象にするかを明確化します。全社一斉に行うと情報が分散しやすいため、最初は影響度が大きい部門や改善効果が見込める領域から着手するとスムーズです。この段階で関係者の合意を取っておくと、後の優先順位決定が円滑になります。
業務リストを作成し、工数やコストを可視化する
対象範囲が決まったら、業務ごとの工数・担当者・発生頻度・コストなどをリスト化します。単に作業を羅列するのではなく、定量的なデータを添えることで後のスコアリングが容易になります。
参考記事：業務棚卸しチェックリスト｜効率化とDX推進を実現するまでの流れ
社内ヒアリングで現場の実態を把握する
現場担当者からヒアリングを行い、リストでは見えない業務の重要性や課題感を収集します。ヒアリング結果はスコアリング時の裏付けとして活用し、定量データと定性情報を合わせて判断できるようにします。
スコアリング表で優先順位を数値化する
重要度×緊急度、ROI、リスク・戦略整合性といった軸ごとに点数をつけ、総合スコアで優先順位を決定します。表を用いることで経営層に対しても「なぜその業務を優先したのか」を明確に説明できます。
| 評価軸 | 配点 | 評価ポイント |
| 重要度 | 30点 | 経営戦略への貢献度 |
| 緊急度 | 20点 | 今期中に対応が必要か |
| ROI | 30点 | 投資対効果（工数削減・売上影響など） |
| リスク | 20点 | 法令遵守・顧客満足などへの影響 |
このような評価表を用いれば、主観に左右されない公平な優先順位付けが可能になります。
経営層への提案と承認プロセスを確立する
最後に、スコアリング結果を資料化して経営層へ提案します。意思決定者にとって理解しやすい形で結果を示し、承認後は社内で共有するフローを標準化すると、次回以降もスムーズに棚卸しを進められます。
関連記事：業務棚卸しが進まない原因と解決策｜停滞を打破する仕組みとAI活用法
これら5つのステップを順に実践することで、根拠ある優先順位付けと社内合意形成を同時に実現できます。
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社内合意形成をスムーズにするコツ
優先順位付けの評価ができても、経営層や現場の合意を得られなければ改善施策は動きません。ここでは、組織の大小にかかわらず使える合意形成のポイントをまとめます。スコアリングだけでなく、人の納得を得る仕組みを同時に作ることが、最終的な成果を左右します。
データで裏付ける説明資料を準備する
「なぜその業務を優先するのか」を感覚ではなく数値と根拠で示す資料を用意しましょう。
工数やコスト削減効果、ROIなどの定量データをグラフや表で可視化すれば、経営層も判断しやすくなります。
関連記事：業務棚卸しで得られる効果とは？効率化・属人化解消からDX推進まで徹底解説
利害の異なる部門を早期に巻き込む
総務、人事、現場管理者など、優先順位の影響を受ける部門は早い段階から議論に参加してもらいましょう。初期から意見を取り入れることで、後半での反発や修正が減り、結果的にプロジェクト全体のスピードが上がります。
定期的なレビューとフィードバックサイクルを設ける
優先順位は一度決めれば終わりではありません。事業環境や社内状況の変化に応じて見直す仕組みを作ることで、改善の効果を持続できます。半年ごと、あるいは四半期ごとなど定期的なチェックポイントを設けてPDCAを回すことが理想です。
これらを実践すれば、単なる「決定」ではなく組織全体で納得した優先順位を共有でき、改善施策を迅速に動かす土台が整います。
事例：中小企業での優先順位付け実践と成果
ここまでの手法を実際に活用した事例を紹介します。理論だけではなく、現場でどう活かされるかを知ることが、社内での説得材料にもなります。
取り組み前の課題
ある製造系の中小企業では、業務が属人化し、人事・総務部門のメンバーが一人休むだけで日常業務が滞る状況でした。改善の必要性は全員が理解していたものの、どの業務から着手すべきかが曖昧で、会議を重ねても結論が出ない状態が続いていました。
優先順位付けの実施プロセス
経営層を巻き込んだプロジェクトチームを発足し、以下の流れで進めました。
- 重要度×緊急度マトリクスで業務を4象限に分類
→現場の主観を避けるため、各業務に明確な評価基準を設定 - ROI（投資対効果）評価で、工数削減と売上貢献度を数値化
→人件費換算の削減効果を試算し、経営層が納得できる形に - リスク・戦略整合性の検討
→法令順守や顧客対応への影響度を点数化
定量評価と定性ヒアリングを合わせ、総合スコアで上位10業務を選定しました。
得られた成果
優先順位を決定したことで、最初の3か月で業務工数を約30%削減。さらに、意思決定のスピードが向上し、DX推進プロジェクトも計画より半年早くスタートできました。経営層からは「数値根拠を伴った判断が社内を動かした」と高く評価され、現場担当者も改善効果を実感する結果となりました。
このように、明確な評価軸と合意形成の仕組みを備えた優先順位付けは、改善スピードと成果の両方を大きく押し上げます。
関連記事：中小企業の業務棚卸しを成果へ！DX時代の実践フレームとAI活用法
自社で同様の効果を狙うなら、次章で紹介するSHIFT AI for Biz研修を活用すれば、これらの手法を短期間で組織に定着させることができます。
SHIFT AI研修で「優先順位付け」から改善実行まで加速
ここまで紹介したフレームワークを自社だけで完璧に運用するのは簡単ではありません。限られた人員で評価基準を定め、社内合意を取り、改善を定着させるには専門知識と実践経験が不可欠です。そこで役立つのが、SHIFT AI for Bizの法人研修プログラムです。
実務に直結するカスタム研修
SHIFT AI for Bizでは、自社の課題に合わせたカスタマイズ研修を提供しています。優先順位付けのスコアリング手法からDX推進に必要なデータ活用まで、現場担当者から経営層までが同じ指標で議論できる環境を短期間で整備できます。
経営層と現場を同時に巻き込むワークショップ形式
研修はワークショップ型を採用。現場の声と経営戦略を同じテーブルで擦り合わせながら、実際の業務を題材に優先順位を決定していきます。これにより、研修終了後にはすぐに動き出せる改善計画が完成します。
AI活用で改善スピードを一気に引き上げる
AIを活用した工数測定やデータ分析のノウハウも学べるため、評価指標の自動化や棚卸し結果の可視化を効率的に実現できます。これにより、従来数週間かかっていた棚卸しと優先順位決定が数日単位に短縮できるケースも珍しくありません。
優先順位付けを「理論」から「行動」に変える最短ルートとして、SHIFT AI for Bizはあなたの組織の改善を一気に加速させます。
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まとめ｜業務棚卸しの優先順位付けはDX時代の成長を加速する鍵
業務棚卸し後に的確な優先順位を決めることは、改善のスピードと成果を左右する最重要ステップです。重要度×緊急度だけでなくROI・リスク・経営戦略との整合性を掛け合わせた評価なら、現場と経営層の双方が納得できる判断が可能になります。
さらにデータとストーリーで合意形成を支え、定期的に見直す仕組みを組み込むことで、改善活動を継続的に回すことができます。これは中小企業にとって競争力を高める武器となり、DX推進の確かな一歩となるでしょう。
そして、これらのフレームワークを短期間で組織に定着させる最短ルートがSHIFT AI for Biz 研修です。現場と経営層を同時に巻き込み、AI活用による工数削減とデータドリブンな改善を実現したい企業は、無料相談から次の一手を検討してみてください。
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棚卸し業務の優先順位付けに関するよくある質問（FAQ）
優先順位付けを進める中で、担当者からよく寄せられる疑問をまとめました。実務でつまずきやすいポイントを事前に理解しておくことで、改善活動をスムーズに進められます。
- Q優先順位付けに使うスコアリング項目の例は？
- A
工数削減やROIだけでなく、法令順守や顧客満足度などリスク面も評価に入れるのが理想です。
項目ごとに配点を設定し、総合スコアで比較できる形にすると経営層への説明も容易になります。
- Qデータが揃っていない場合はどう進める？
- A
まずは現場ヒアリングで定性的情報を補足し、推定値でも仮スコアをつけます。
改善を進めながら数値を精緻化していくことで、初期段階から意思決定を止めずに進められます。
- Q小規模企業でもROI評価は必要？
- A
規模に関係なく、投資対効果を可視化することは改善の優先度を説得する材料になります。
小規模だからこそ、限られたリソースをどこに投じるかを明確にすることが重要です。
- Q優先順位はどれくらいの頻度で見直すべき？
- A
事業環境が変われば優先順位も変わります。
半年に一度、最低でも年に一度の見直しサイクルを設けると、環境変化に柔軟に対応できます。
- Q社内合意を得るために一番大切なことは？
- A
データとストーリーを両立させることです。
数値だけでは現場の納得は得にくく、感情的な説得だけでは経営層が動きません。定量データを軸に、改善がもたらす未来像を描くことで双方の理解が進みます。
