バス会社の事務作業をAIで効率化｜勤怠・請求・総務を自動化する導入手順と効果

バス会社では、運行管理や顧客対応に注目が集まりがちですが、実際には人事・経理・総務といった事務部門の負担が大きな課題となっています。勤怠集計やシフト作成、経費精算、請求処理、問い合わせ対応など、多くの時間を割いている業務はまだ紙や手作業に依存しているケースも少なくありません。

こうしたバックオフィス業務にAIを活用することで、入力作業や確認業務の自動化、問い合わせの即時対応などが可能となり、人件費や時間の削減だけでなく、社員の働きやすさや定着率向上にもつながります。

本記事では、バス会社の事務作業を効率化するAI活用の具体例から導入の流れ、成功のポイントまでを解説します。

バス会社の事務部門が抱える課題

バス会社の事務部門では、人手不足や働き方改革の影響を背景に、日々の業務負担が増しています。運行部門やドライバー支援に比べて注目度は低いものの、事務作業が滞ると全社の業務効率に直結するため、見過ごせない課題となっています。

人事業務の課題

シフト作成や勤怠管理は、複雑な勤務形態や休暇申請が絡むため、担当者の大きな負担になります。特に、運転士の勤務割り当てでは労働時間規制や安全基準を守る必要があり、エクセルでの管理では限界があります。

経理業務の課題

請求書の処理や経費精算は、紙ベースやPDFでの提出が多く、入力作業に時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの温床になっています。月末・月初には処理が集中し、残業や処理遅延が発生しやすい点も課題です。

総務業務の課題

利用者や社員からの問い合わせ対応、契約書や規程類の管理など、総務部門の業務は属人化しやすく、対応スピードや正確性に差が出てしまいます。また、情報共有の仕組みが整っていない場合、同じ問い合わせが繰り返されることもあります。

これらの課題に共通しているのは、「手作業の多さ」と「情報の分散」です。 AIを活用すれば、このボトルネックを取り除き、事務部門の効率化と全社的な生産性向上につなげることができます。

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事務作業を効率化するAI活用の具体例

バス会社の事務作業には、日々のルーチンが多く含まれています。AIを導入することで、単純作業を自動化し、担当者はより付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。ここでは、人事・経理・総務を中心に具体的な活用例を見ていきましょう。

人事業務の効率化：勤怠管理・シフト自動作成

AIを活用した勤怠管理システムは、打刻データを自動で集計し、勤務時間や残業時間を瞬時に算出します。さらに、勤務規制や休暇希望を考慮したAIシフト自動作成を導入すれば、従来数時間かかっていた作業を短時間で完了可能です。

経理業務の効率化：請求書処理・経費精算の自動化

AI OCR（文字認識）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を組み合わせることで、紙やPDFの請求書を自動読み取りし、仕訳データを会計システムに連携できます。これにより、経費精算や支払処理の入力作業が大幅に削減され、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

総務業務の効率化：チャットボット・文書自動仕分け

社内外から寄せられる問い合わせには、生成AIを活用したチャットボットが有効です。運賃に関するよくある質問や社内規程の問い合わせは即時対応が可能となり、総務担当者の工数を削減できます。さらに、契約書や社内文書の自動仕分け機能を導入すれば、必要な情報に素早くアクセスできる環境が整います。

車両・乗務員データの一元管理とバックオフィス連携

AIを活用すれば、運行データや車両稼働状況をバックオフィスのシステムと連携させることができます。これにより、運転士の勤怠データと車両稼働を一体的に把握でき、事務処理と現場管理の連動が進みます。

バス会社がAIを導入するステップ

AIで事務作業を効率化するためには、「どの業務にどう取り入れるか」を明確にし、段階的に進めることが重要です。ここでは、バス会社がスムーズにAIを導入するためのステップを解説します。

現状業務の洗い出しと優先順位付け

まずは、事務部門で行っている業務をすべて棚卸しします。勤怠集計や請求処理、問い合わせ対応など、工数が大きい業務・エラーが起こりやすい業務から優先的にAI導入を検討すると、効果が見えやすくなります。

AIツールの選定ポイント

AIツールを選ぶ際は、価格や機能だけでなく、既存システムとの連携性やサポート体制も重要です。小規模なバス会社ならクラウド型のサービス、大規模会社なら自社カスタマイズがしやすいシステムなど、規模や課題に応じて最適な選択肢を見極めましょう。

パイロット導入から全社展開へ

いきなり全社導入するのではなく、まずは一部の部門や業務に限定して導入する「パイロット導入」を行います。効果や課題を検証しながら改善を重ねることで、全社展開時にスムーズに浸透します。

社内教育・研修の実施

AIは「導入すれば自動的に効果が出る」わけではありません。実際に使いこなす社員の理解と活用スキルが欠かせないため、研修やワークショップを通じてAIリテラシーを高めることが必須です。ここで社内の抵抗感を減らし、効果的な運用につなげられます。

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AI導入によって期待できる効果

AIを事務作業に取り入れると、単なる時間短縮にとどまらず、経営全体にプラスの影響をもたらします。ここでは、定量的・定性的な両面から効果を整理します。

処理時間・コストの削減

勤怠集計や請求書処理といった入力作業をAIに任せれば、従来数時間かかっていた業務を数分で完了できます。これにより残業時間を減らし、人件費削減にも直結します。

ミス防止と品質向上

AIはルールに基づいた処理を正確に行うため、転記ミスや入力漏れといった人的エラーを大幅に減らせます。結果として、請求や給与計算などの重要業務の精度が向上し、クレームや再作業も減少します。

働き方改革・離職防止への貢献

単純作業が減ることで、社員はより価値の高い業務に集中できます。精神的負担が軽減されるとモチベーションが向上し、定着率の改善や離職防止につながります。

経営層にとってのメリット

AIが処理したデータは蓄積・分析が容易になるため、リアルタイムで経営指標を把握できます。経費構造の把握や人員配置の最適化など、意思決定のスピードと精度を高める効果があります。

 導入時の注意点と成功のポイント

AIを事務作業に導入する際は、「導入すればすぐ効果が出る」と考えるのは危険です。効果を最大化するためには、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。

セキュリティ・個人情報保護への配慮

勤怠データや経費情報など、事務部門で扱うデータは個人情報や機密性が高いものが多く含まれます。クラウド型AIサービスを導入する際は、暗号化やアクセス権限管理など、セキュリティ対策が十分に備わっているか確認が必要です。

属人化を防ぐ仕組みづくり

AIツールを一部の担当者だけが使いこなす状態になると、その人が不在の際に業務が止まるリスクがあります。マニュアル整備や複数人での運用体制を作り、属人化を防ぐことが重要です。

AI任せにしすぎない運用

AIは便利ですが、常に100%正しい結果を出すわけではありません。特に経理処理や勤怠データなどは、最終的に人のチェックを挟む運用にしておくことで、誤処理のリスクを抑えられます。

社員の抵抗感を和らげる工夫

新しいツールの導入には「操作が難しそう」「仕事が奪われるのでは」という心理的抵抗がつきものです。導入初期から社員を巻き込み、研修や説明会を通じて安心感を持ってもらうことが成功のカギになります。

✅ 導入前チェックリスト（例）

チェック項目	確認内容
セキュリティ	個人情報保護・暗号化・アクセス制御は十分か
運用体制	マニュアルは整備されているか、複数人で対応できるか
検証プロセス	パイロット導入で効果と課題を確認したか
社員教育	操作方法やリテラシー研修は計画されているか

バス会社に最適なAI研修と人材育成

AIを導入しても、社員が活用方法を理解し、日常業務に定着させなければ成果は限定的になります。バス会社が持続的に効率化を進めるためには、社員のAIリテラシー向上と人材育成が欠かせません。

なぜ研修が必要なのか

AIは導入すれば自動的に機能するわけではありません。勤怠管理や経理処理などの具体的な業務にどう適用するかを社員が理解して初めて、効果を最大化できます。研修を通じて「AIを活用する目的」と「具体的な操作方法」を共有することが重要です。

研修で習得すべき内容

• AIの基礎知識：生成AIやOCR、RPAなどの仕組み
  
• 業務別ユースケース：人事・経理・総務でのAI活用例
  
• セキュリティ意識：データ取り扱いと情報漏洩防止
  
• 実践演習：ツールを使ったシナリオ型トレーニング
  

事務部門から全社展開へ

事務部門でAI活用の成功体験を積むと、そのノウハウを運行管理や顧客対応にも展開できます。小さな成功を広げることで、会社全体のDX推進につながります。

まとめ｜バス会社の事務作業はAI活用で大きく変わる

バス会社では、運行や顧客サービスに注目が集まりがちですが、実は人事・経理・総務といった事務部門こそAI活用の効果が大きい領域です。勤怠管理や請求処理、問い合わせ対応などの作業をAIに任せることで、時間とコストを削減できるだけでなく、社員の負担を軽減し、働きやすい職場づくりにも直結します。

AI導入を成功させるためには、課題の洗い出しからツール選定、パイロット導入、そして社内研修までを一歩ずつ進めることが欠かせません。チェックリストを活用しながらセキュリティや運用体制を整えることで、持続的な改善につながります。

SHIFT AI for Bizの研修プログラムでは、こうした導入ステップを実践的に学び、現場で成果を出すためのノウハウを提供しています。自社の事務効率化を加速させたい方は、ぜひ研修資料をご覧ください。

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よくある質問（バス会社のAI事務効率化編）