総務DXが進まない本当の理由と打開策｜属人化・人材不足を超える実践ステップ

「DXを進めよう」と掛け声は上がったものの、思うように前に進まない——。
総務部門でこのような悩みを抱えている企業は少なくありません。
紙やハンコ、Excelを中心とした業務が根強く残り、ツールを導入しても現場が使いこなせない。
“デジタル化の壁”に突き当たり、プロジェクトが止まってしまうケースも多く見られます。

しかし、DXが進まない背景には、単なるシステムの問題だけでなく、 「目的の不明確さ」「人材不足」「組織文化の固定化」といった構造的な要因が潜んでいます。

この記事では、総務DXが進まない主な原因を整理しながら、 実際に成果を出している企業がどのように停滞を打破しているのかを具体的に解説します。
さらに、AI経営総合研究所ならではの視点で、“ツール×人”の両輪でDXを定着させるステップも紹介。

「うちのDXはなぜ止まってしまったのか？」
その答えと、再び動かすための実践的なヒントを、この記事で掴んでください。

なぜ総務のDXは“進まない”のか｜構造的な3つの壁

多くの企業がDXに取り組むなかで、「総務DXだけが思うように進まない」と感じている方は少なくありません。
ツール導入までは順調でも、現場が使いこなせず、結局従来のやり方に戻ってしまう――。
その背景には、技術的な問題よりも組織構造や文化に根付いた“3つの壁”が存在します。

① 業務の属人化と「暗黙知文化」

総務業務の多くは、長年の経験や個人の判断に依存しています。
「この処理は○○さんにしかできない」「毎月の流れは口頭で伝えている」――こうした属人化は、デジタル化の大きな障壁になります。

業務手順が文書化されていなければ、ツールを導入してもプロセスを置き換えられません。
つまり、DX以前の段階で「業務の見える化」ができていないのです。

まず必要なのは、業務棚卸しと標準化です。
誰が・何を・どのように行っているかを一覧化し、重複・ムダ・非効率を洗い出す。
このプロセスこそが、DXの出発点となります。

DXの第一歩は、ツール導入ではなく“業務の構造を理解すること”です。

② 「効率化＝ゴール」という誤解

多くの企業が陥るのが、「紙をなくす」「Excelをやめる」など、効率化だけをゴールに設定してしまうことです。
確かに電子化やクラウド化は重要ですが、それはDXの“手段”であって“目的”ではありません。

DXの本来の目的は、

• 人的リソースをより戦略的な業務へシフトさせる
• データを活用し、経営判断の質を高める
• 社員がより付加価値の高い仕事に集中できる環境を整える

といった“業務変革”の実現にあります。

「効率化」だけが目標になると、現場からは「手間が増えるだけ」と反発を招きがちです。
DXの目的を全社で共有し、「何のために変えるのか」を明確化することが、推進の第一歩です。

DXは「ツールを導入すること」ではなく、「業務のあり方を変えること」。

③ 推進人材・リーダー不在

総務部門では、DX推進を担う専任担当を置けないケースが多く見られます。
「通常業務で手一杯」「デジタルに詳しい人がいない」という現実が、変革を止めてしまう最大の要因です。

しかし、外部コンサルやベンダーに任せきりでは、現場に定着しません。
重要なのは、“外から変える”のではなく、“中から育てる”という視点です。

具体的には、

• 総務内にDXリーダーを任命し、小さな成功体験を積む
• 現場の声を反映させる仕組みをつくる
• 生成AIや自動化ツールを活用して、“誰でも使えるDX”を目指す

こうした取り組みを通じて、現場が自ら考え・動く文化をつくることが重要です。

DXを前に進めるのは“仕組み”ではなく、“人”です。

参考リンク： 総務DXとは？今求められる理由と成功の進め方

総務DXが進まない企業に共通する5つの課題

DXの必要性を理解していても、現場でなかなか前に進まない——。
多くの企業で見られる「DX停滞」は、偶然ではなく構造的な問題です。
ここでは、総務DXが進まない企業に共通して見られる5つの課題を整理します。

① DX目的の不明確化

多くの企業で最初のつまずきとなるのが、目的のあいまいさです。
「とりあえず電子化を進めよう」「クラウドツールを導入しよう」など、手段が目的化してしまっているケースが目立ちます。

ゴールが共有されていなければ、現場のモチベーションは上がらず、優先順位も曖昧になります。
結果として、導入したシステムが十分に活用されず、“やっている感”だけが残る状態に。

DX推進は、「どんな課題を解決し、どんな成果を生み出すのか」を明確にすることから始まります。
たとえば「書類作業の時間を月20時間削減する」「承認リードタイムを50％短縮する」など、定量的なゴール設定が重要です。

DXの成否は、“目的の設計精度”で決まります。

② 現場との温度差・協力不足

DX推進担当者が苦労する最大の要因が、現場の協力が得られないことです。
「また仕事が増えるのでは」「慣れたやり方を変えたくない」――。
こうした声が上がるのは、DXが現場の負担に見えてしまっているからです。

総務部門は、全社の調整役でもあります。
ツール導入をトップダウンで押しつけるのではなく、現場の声を反映した進め方が欠かせません。

• まず一部チームで試験導入（PoC）を行い、“使える実感”を得る
• 成果を数値で共有し、他部署に展開
• 改善意見を受け止めながら、仕組みを共創する

このように、「協力」ではなく「共創」の姿勢を持つことが、成功企業に共通しています。

③ デジタル基盤の未整備（紙・Excel依存）

総務業務の多くは、長年の慣習で紙やExcelを中心に回っています。
これらは柔軟性がある反面、データの分断を招き、DX化の基盤構築を妨げます。

• 契約・請求・勤怠などが別システムで管理されている
• ファイルサーバや個人PCにデータが点在している
• 連携の手段がメール・手入力に依存している

このような状態では、どれだけ新しいツールを導入しても“点の改善”に留まります。
必要なのは、データ連携と標準化を前提にしたDX設計です。

まず「どの情報をどこで一元管理するのか」を明確にし、電子化・クラウド化の優先順位をつけましょう。

DXは“業務のデジタル化”ではなく、“データの流れを設計すること”です。

④ 推進体制・人材の不足

DXを推進するのはツールではなく“人”です。
しかし多くの総務部門では、専任人材を確保できず、担当者が「通常業務＋DX」を抱える状況にあります。

この構造では、DXは一時的なプロジェクトに終わり、継続的な改善サイクルが回りません。

理想的な体制は、以下の3層です。

• 経営層： DXを経営課題として意思決定
• 推進リーダー： 現場を理解しながら全体を設計
• 現場メンバー： 実際の業務改善を提案・検証

また、外部人材やコンサルティングに頼るだけでは限界があります。
「内製化できる人材」を育てる仕組みづくりが、DXを止めない鍵です。

DX人材は“採用”ではなく“育成”で確保する。

⑤ 成果指標が曖昧で効果検証できない

最後の課題は、効果測定の仕組みがないことです。
「何がどれだけ改善されたのか」が見えなければ、関係者の納得感が得られず、DXは継続しません。

成果を見える化するには、以下の3つの指標をセットで追うことが有効です。

• 時間指標： 処理時間・承認スピード
• コスト指標： 紙・印刷・人件費の削減効果
• 満足度指標： 現場・社員アンケート結果

数値と感覚の両面から効果を可視化し、“改善サイクルを回す仕組み”を作ることが、DXを持続させる鍵です。

DXは導入で終わらず、“改善できる仕組み”になって初めて成功と呼べる。

停滞を打破する3つの改善アプローチ

DXが進まない原因が明確になったら、次にすべきは「動かす仕組みをつくること」です。
ここでは、停滞状態を打破し、総務DXを“再び前に進める”ための3つのアプローチを紹介します。
どれも現場で実践しやすく、すぐに効果を実感できる方法です。

① DXの目的と優先領域を再定義する

多くの企業がつまずくのは、「DXの目的」がぼやけたまま、手段だけが先行してしまうことです。
まずは、「このDXは経営にどう貢献するのか」という視点から再定義しましょう。

たとえば、

• 契約・経費・勤怠など、業務量が多く改善効果の大きい領域から着手する
• 「承認スピードを〇％短縮」「紙文書を〇割削減」など、数値でゴールを設定する
• 定性的な“効率化”ではなく、“経営価値の向上”を軸に据える

こうした優先順位づけにより、「まずどこを変えるか」が明確になります。
さらに、ゴールを定量化しておくことで、後の効果測定と継続改善にもつながります。

DXを再スタートさせる第一歩は、“目的の再定義”から。

② 現場を巻き込む「小さな成功体験」をつくる

DXを推進するうえで最大の壁となるのが、“現場の協力を得られない”ことです。
この壁を乗り越えるには、PoC（試験導入）を活用した「小さな成功体験」が有効です。

たとえば

• 総務内で電子契約ツールを試験導入し、承認スピードがどれだけ改善したかを可視化
• 勤怠管理システムを一部チームで先行導入し、「操作が簡単」「ミスが減った」という声を共有
• 成果を数値とストーリーで社内共有し、他部署の共感を得る

このように、“成功を見せる”ことで現場の理解が一気に深まります。
「やらされ感のDX」ではなく、「自分たちの改善が形になるDX」に変えることが大切です。

DXは説得ではなく、納得で進む。成功体験が最大の推進力になる。

③ DXを支える“人と仕組み”を育てる

DXを進めても、担当者が異動すれば止まってしまう――。
こうした“属人的な推進”を防ぐには、人材と仕組みを同時に育てることが不可欠です。

まずは、DX推進リーダーを明確に任命し、学びと実践を支援しましょう。

• DX知識やツール活用スキルを身につける
• 部門間の橋渡し役として、現場の声を反映する
• 改善サイクルを継続させる

さらに近年では、生成AIの活用が大きな支えになります。
AIを活用した文書要約・FAQ自動応答・データ分析などを取り入れれば、 少人数でも総務業務を効率的かつ知的に運用できるようになります。

「人が育ち、仕組みが回る」――それが、止まらないDXの条件です。

成功企業に学ぶ｜総務DXを前進させた実践例

「うまくいっていない企業」がある一方で、限られたリソースでも着実に成果を上げている総務部門もあります。
ここでは、実際にDXを進めた3社の事例を紹介し、成功企業に共通するポイントを整理します。

A社：電子契約化で稟議承認スピードを70％短縮

A社では、契約書の押印や郵送に時間を要しており、承認に平均3営業日を要していました。
DX推進チームはまず、「承認プロセスのボトルネックはどこか？」を洗い出し、電子契約ツール（クラウドサイン）を導入。

導入後は、社内の承認フローを同時に見直し、「誰が・どの段階で・どんな判断を行うのか」を明確化。

結果、稟議から契約締結までの平均リードタイムは3日→1日へ短縮（70％削減）。
紙の保管コストも削減され、経営判断のスピード向上に直結しました。

DXの効果は“ツール導入”ではなく、“業務フロー再設計”によって最大化される。

B社：AIチャット導入で問い合わせ対応を自動化

B社では、総務宛の社内問い合わせが1日100件以上発生しており、 「勤怠」「経費」「備品」などの定型質問対応に大きな時間が取られていました。

そこで導入したのが、生成AIを活用したFAQチャットシステム。
ChatGPTをベースに、社内規程やマニュアルを学習させ、 「社員が自分で調べて解決できる」環境を構築しました。

導入後は、問い合わせ対応件数が70％減少。
総務担当者はルーチン対応から解放され、 「新しい働き方の企画」などの付加価値業務に時間を使えるようになりました。

生成AIは、“総務を減らす”のではなく、“考える時間を増やす”技術。

C社：研修＋改善会議導入で、総務主導の改善文化を構築

C社では、DXを推進してもツールが定着せず、プロジェクトが途中で頓挫する状況が続いていました。
その原因を分析したところ、「現場のリテラシー格差」と「改善提案の不在」が課題であると判明。

そこで取り組んだのが、生成AIリテラシー研修＋月次改善会議のセット運用。
研修で基礎知識を共有し、会議では現場が課題や改善アイデアを持ち寄る形式にしました。

結果、半年後には総務以外の部門からも「自分たちの業務を自動化したい」という声が上がり、 “総務発の改善文化”が全社に拡大。
DXが一部のプロジェクトではなく、“日常の取り組み”として定着しました。

DXは「部署単位の改革」から、「組織文化の変化」へ進化させてこそ意味がある。

DX推進を止めない“文化化”の仕組み

DXは一度導入して終わりではありません。
ツールを入れても、運用が続かなければ「元に戻る」リスクがあります。
では、どうすればDXを止まらない仕組み＝文化にできるのでしょうか。

ここでは、成功企業が共通して実践している「文化としてのDX」を支える3つの仕組みを紹介します。

① DXは「プロジェクト」ではなく「仕組み」

DXがうまく定着しない企業の多くは、「DX＝一度きりのプロジェクト」と捉えています。
しかし、真に成果を生み出す企業は、DXを“継続的に改善する仕組み”として運用しています。

たとえば、

• 改善要望を集約・検討する「DX改善ミーティング」を月1回開催
• 導入後の運用マニュアルやFAQをオンラインで共有
• 新たな成功事例を全社チャットで発信し、ナレッジを蓄積

こうした継続改善とナレッジ共有のルール化が、DXを“日常業務の一部”へと変えていきます。

DXは導入イベントではなく、“改善のループ”として回すもの。

② 現場が考えるDX体制を整える

「DXは本社主導で決まって、現場はついていけない」――そんな声をよく耳にします。
しかし、DXの真の推進力は、“現場から生まれる改善サイクル”にあります。

成功している企業では、

• 各部署に「DX推進代表」を任命
• 月次で現場課題や改善提案を共有
• 現場の意見を吸い上げ、次期施策に反映

このように“現場が自ら考える仕組み”を整えることで、 現場が「やらされるDX」から「自分たちで創るDX」へと変化していきます。

DXを止めないのは、仕組みよりも“考える現場”。

③ DX人材に求められる3つの力

DXを文化として根づかせるためには、仕組みだけでは不十分です。
それを動かし続ける“人”が必要です。

AI経営総合研究所では、これからの総務DX人材に求められる力を次の3つに整理しています。

1. 業務理解力（課題発見）
   　現場業務を深く理解し、どこに改善の余地があるかを見抜く力。
2. デジタル活用力（ツール理解）
   　ツールやAIの仕組みを理解し、目的に合わせて最適化できる力。
3. 3巻き込み力（現場調整）
   　部門横断で関係者を動かし、チームで変革を進める力。

この3つを持つ人材が増えるほど、DXは“人任せ”ではなく“文化”として定着していきます。

DXを支えるのは、システムではなく“自走できる人材”。

DXを根づかせるには、“自走できる人材”の存在が不可欠です。
現場が自ら考え、改善を回せる「デジタル総務」へ進化するために、

まとめ｜“進まないDX”から“育ち続けるDX”へ

DXが進まないのは、決して失敗ではありません。
むしろそれは、次の改善へのヒントが見えてきた証拠です。
ツールを導入してもうまく機能しないとき、真に問われているのは“何を使うか”ではなく、 「どう仕組みを回すか」「誰がそれを動かすか」という本質的な部分です。

DXのゴールは、ツールを入れることでも、業務を効率化することでもありません。
それは、人と仕組みが連動し、継続的に成長し続ける組織をつくること。
属人化から脱し、データに基づく意思決定ができる「考える総務」へと進化することです。

そして、その変化の中心に立つのが総務部門です。
総務から始まる小さなDXの積み重ねが、やがて企業全体の変革を動かしていきます。

DXは“止まるもの”ではなく、“育てるもの”。
現場が考え、仕組みが動く。その循環こそが真のデジタルトランスフォーメーションです。