働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれるいま、多くの企業では「人手不足をどう補うか」「残業をどう減らすか」という課題が常態化しています。
その足かせになっているのが、日々繰り返される定型業務です。経理の伝票処理や営業報告、データ入力など、誰がやっても同じ手順で進む作業が、気づけば膨大な時間を奪っています。
しかし、RPA（Robotic Process Automation）やExcelマクロなどの自動化ツールを導入するだけでは、期待したほどの成果が出ないケースも少なくありません。
理由は単純で、業務の見える化と標準化、そして人材の育成が十分に行われていないからです。単なるツール導入だけでは、属人化や運用負荷の問題は解決しきれません。
この記事では、以下の内容を体系的に解説します。さらに、社内に自動化を根付かせるための人材育成と研修の重要性もご紹介。
| この記事でわかること一覧🤞 |
| ・定型業務と非定型業務の違い ・自動化に向けた見える化手順 ・RPA・マクロ・AIツールの比較 ・成功と失敗事例の学び ・自動化を定着させる人材育成 |
定型業務の効率化を、単なるコスト削減ではなく組織を変えるDX戦略へと昇華させるために、いま何から始めるべきか。SHIFT AI for Biz が提供する研修プログラムを活用し、自社の業務改革を次のステージへ進めましょう。
＼ AI導入を成功させ、成果を最大化する考え方を把握する ／
定型業務とは？非定型業務との違いを理解する
定型業務は、毎回ほぼ同じ手順で繰り返される作業のことを指します。処理の流れがパターン化されているため、標準化や自動化が可能という特徴があります。一方で非定型業務は、状況に応じた判断や創造性が求められる業務であり、定型業務と同じ方法では効率化しにくい側面があります。まずはこの違いを正しく理解することが、後の自動化や研修施策を成功させる第一歩です。
定型業務の特徴と代表例
定型業務の特徴は、作業手順が明確に決められており、繰り返し発生することです。経理部門なら請求書処理や経費精算、営業部門なら定型メールの送信や受注データの入力などが代表的な例です。こうした業務は、手順を一度整備してしまえば人に依存せず進めやすく、自動化の対象になりやすいといえます。
- 経理部門：請求書処理や経費精算など数値を扱う定常処理
- 営業部門：見積書作成や定型メール送信など反復が多い業務
- 人事・総務：勤怠管理や入退社手続きなど期日が決まった業務
これらの業務は日常的に発生し、担当者が変わっても同じ品質で処理できるよう、マニュアル化やフロー図の整備が求められます。
非定型業務との主な違い
非定型業務は、状況ごとに判断が必要で手順が固定化しづらい点が大きな特徴です。新規事業の企画立案やクライアントとの交渉、トラブル対応などはその代表例で、定型業務とは異なるスキルや経験が必要になります。この違いを理解することで、どの業務を自動化し、どの業務に人のリソースを集中させるべきかが明確になります。
SHIFT AIが解説するDX研修の進め方
自社のDX推進を成功させるための研修設計について詳しく紹介しています。定型業務の効率化を進める際の次の一手として参考にしてください。
定型業務を放置するリスク
定型業務は「誰でもできる単純作業」と見られがちですが、放置すると企業全体の生産性や競争力に深刻な影響を与えることがあります。ここでは、具体的にどのようなリスクが潜んでいるのかを整理します。
属人化による引き継ぎ難
定型業務が暗黙知のまま進められていると、担当者が異動や退職をしたときに手順の再現が難しくなり、業務が滞る危険があります。結果として他部門に負担がかかり、顧客対応や社内決済が遅延するケースも少なくありません。
- 退職や長期休暇による担当者不在で業務が止まる
- 手順の口頭伝達だけに頼ることで、品質が安定しない
このように属人化が進むと、効率化どころか余計なリスクコストが積み重なります。
ヒューマンエラーの増加
人の手による繰り返し作業はミスが発生しやすいものです。データ入力の一桁違いや請求書の転記ミスなど、たった一度のエラーがクレームや追加業務につながり、最終的にコスト増大を招きます。
また、エラーを防ぐための二重チェック体制を敷くと、余計な人件費や時間も必要になります。
DX推進の遅延
市場環境が急速に変化するなかで、定型業務に人手を割き続けることはDX戦略の足かせになります。社員が本来注力すべき企画・分析・顧客対応に時間を割けず、競合との差が広がるリスクがあります。
特に人材不足が深刻化する業界では、この遅れが経営成績に直結する恐れがあります。
定型業務のリスクを正しく理解し、早期に標準化や自動化へ取り組むことは、単なる業務改善ではなく企業の持続的成長を守る経営課題と言えます。
定型業務を効率化・自動化するためのステップ
定型業務を単純にツール化するだけでは、思うような成果は得られません。業務の全体像を見える化し、標準化したうえで自動化へ進めるという段階的な取り組みが不可欠です。
業務を見える化する
まずは現状把握です。社内でどの業務がどのくらいの頻度・時間で発生しているのかを定量的に洗い出すことがスタートラインとなります。
- 各部署ごとに業務一覧を作成し、実施頻度・所要時間を記録する
- 手順の属人化度合いや、エラーが多い工程をチェックする
見える化を行うことで、改善すべき業務が数字で明らかになり、次の標準化・自動化フェーズへの説得力ある材料になります。
標準化で属人化を防ぐ
次に必要なのは、業務手順を誰が見ても同じ品質で遂行できる形に整えることです。マニュアルやフロー図を用意するだけでなく、判断基準や例外対応もルール化しておくことで、引き継ぎの際にも安定した業務運用が可能になります。
- 手順書を作成し、想定外ケースの処理方法を明記する
- 役割分担を明確にし、承認フローを可視化する
この段階を飛ばして自動化を行うと、ツール導入後に仕様変更やエラー対応が頻発し、結果的にコストが膨らむことが多く見られます。
関連記事：業務標準化を成功させるチェックリストと改善策を解説【テンプレート付き】
自動化ツールを選定する
最後に、見える化と標準化を経て初めて自動化ツールの選定に移るのが理想です。RPA、Excelマクロ、AI活用ツールなど、選択肢ごとに導入コストや保守性は異なります。
- RPA：多様なアプリを跨いだ業務処理を自動化でき、スケールしやすい
- Excelマクロ：小規模・部門単位での自動化に向き、初期費用が低い
- AIツール：OCRや自然言語処理など、複雑な判断を伴う業務にも対応可能
それぞれの特性を比較し、自社の業務量や将来の拡張性を見据えて選ぶことが、長期的なROI（投資対効果）を高める鍵となります。
これら三段階を踏むことで、単なるコスト削減にとどまらず、企業全体のDX推進を後押しする持続的な効率化が実現できます。
自動化手法の比較：RPA・マクロ・AIツール
定型業務を自動化する手段はいくつかあります。ここでは代表的な三つの方法を比較し、自社に合った選択肢を見極めるポイントを整理します。
Excelマクロ ― 小規模業務を素早く効率化
Excelマクロは、主に表計算やデータ加工など単一アプリケーション内で完結する作業を自動化するのに向いた手法です。
初期コストがほぼゼロで導入できる一方、複数システムをまたいだ処理には不向きです。
- メリット：既存のExcel環境ですぐに始められ、プログラミング知識が浅くても対応可能
- 注意点：ファイル構造の変更に弱く、属人化しやすい。将来的な大規模展開には限界がある
小規模部門での業務効率化や、まずは自動化を試したい場合に適しています。
RPA ― 部署をまたいだ業務を幅広く自動化
RPA（Robotic Process Automation）は、複数のシステムを操作しながら人間の操作を模倣できるのが強みです。
請求書処理やデータベース連携など、日常的に繰り返す作業を自動で処理できます。
- メリット：部門を横断した処理や複数アプリの統合に対応しやすい
- 注意点：初期費用と運用保守コストが発生。業務フローの変化に合わせた継続的なメンテナンスが必須
一定の投資を行える中〜大規模組織では、最も汎用性の高い選択肢となります。
AIツール ― 判断を伴う業務にも対応
最近では、OCR（文字認識）や自然言語処理を活用したAIツールが、従来は自動化が難しかった判断系業務にも使われ始めています。
例えば契約書チェックや問い合わせメールの一次対応など、単純なルール化だけでは対応できなかった業務をサポートします。
- メリット：曖昧な入力や非定型データにも柔軟に対応できる
- 注意点：精度を維持するための学習データと継続的な改善が必要。初期構築の工数も比較的高い
将来的により高度な自動化を見据えるなら、AIツールは検討する価値があります。
これらの手法を選ぶ際は、業務規模・投資可能額・保守体制の3つを軸に検討すると判断しやすくなります。
以下は導入比較の目安です。
| 手法 | 初期コスト | 保守の手間 | 適した業務規模 |
| Excelマクロ | 低 | 中 | 小規模・単一部門 |
| RPA | 中〜高 | 中〜高 | 部門横断・中〜大規模 |
| AIツール | 高 | 高 | 判断が絡む複雑業務 |
この比較を踏まえて、自社の業務フローや将来のDX戦略と照らし合わせながら最適解を選びましょう。
成功事例と失敗事例から学ぶ
実際に定型業務の自動化を進めた企業の取り組みを知ることで、どのステップが成果を分けるのかが具体的に見えてきます。ここでは成功したケースと、課題が残ったケースを対比させながらポイントを整理します。
成功事例：RPA導入で残業時間を3割削減した企業
ある製造業の中堅企業では、経理部門の請求書処理や発注データ入力をRPAで自動化しました。導入前に全業務を棚卸しし、手順書を作成して標準化を徹底したことが大きな成功要因です。
その結果、
- 請求処理にかかる時間を月間150時間から100時間へ削減
- 担当者は分析や改善提案など、付加価値の高い業務に注力可能に
このように、見える化と標準化を経たうえでのRPA導入は、定量的な成果につながることを証明しています。
失敗事例：研修なしでツール導入し運用が頓挫した企業
一方、サービス業の企業では、早急に残業削減を図ろうと研修や標準化を省略してRPAを導入しました。短期間でツールは動き始めたものの、業務フロー変更や担当者交代のたびに設定が破綻。
結果として、
- 運用コストが想定以上に膨らみ、保守担当者の負担が増大
- 1年以内にシステム停止を余儀なくされ、再度手作業に戻る事態に
ツールだけに頼ると、組織として自動化を維持できない典型的な例です。
この対比からわかるのは、自動化を根付かせるためには人材育成とプロセス設計が不可欠ということです。
SHIFT AI for Bizの研修プログラムでは、業務フローの棚卸しから標準化、そしてRPA運用を継続させる体制づくりまで体系的に支援します。自動化を一過性の施策で終わらせないための土台として、研修の活用は大きな効果を発揮します。
＼ AI導入を成功させ、成果を最大化する考え方を把握する ／
自動化を社内に根付かせるには「人材育成」がカギ
定型業務の自動化はツールを導入しただけでは長続きしません。自社にノウハウを蓄積し、現場が主体的に改善を続けられる人材を育てることが、継続的な成果を生む最大の条件です。
研修による意識変革とスキル習得
新しい仕組みを導入しても、現場が「ツールは専門家が使うもの」と捉えてしまえば定着しません。まずは自分たちが主役として業務を改善する意識を持つことが重要です。
社内研修を通じて、RPAやマクロの基本操作だけでなく「業務の洗い出し方」「標準化の考え方」といった自動化を継続するための土台を学ぶことで、改善が一過性で終わらず文化として根付きます。
DXを支えるAI人材育成ロードマップ
さらに一歩進めて、AIやデータ活用を組織全体で推進するには中長期的な人材育成計画が必要です。初期段階では「業務自動化リーダー」を育成し、次にデータ分析やAIツール活用を担う人材を育てる、といったロードマップを描くことで、DXの成果を全社に広げられます。
- 初期：定型業務の洗い出しや自動化設計を担うリーダー層を育成
- 中期：データ分析やAIツール活用を推進できる実務担当者を増やす
- 長期：部門横断でAI活用戦略を描けるマネジメント層を形成
こうした計画があれば、単なるコスト削減施策から企業価値を高めるDX戦略へと成長させることができます。
SHIFT AI for Bizでは、業務棚卸しから標準化、RPA運用までを一気通貫で学べる研修プログラムを提供しています。自社のDX推進を持続可能なものにするためにも、ぜひ研修を活用し、定型業務効率化の取り組みを次のフェーズへ進めてください。
これらの疑問にあらかじめ答えておくことで、社内合意形成から運用までのハードルを下げ、導入効果を最大化できます。SHIFT AI for Biz の研修では、こうしたFAQで挙がる実務上の課題も具体的に解決するステップを学べます。
＼ AI導入を成功させ、成果を最大化する考え方を把握する ／
まとめ：定型業務効率化でDXを加速するポイント
定型業務は単なる「雑務」ではなく、企業の生産性と競争力を左右する基盤業務です。
放置すれば属人化やヒューマンエラーを招き、DX推進の足かせになりますが、見える化 → 標準化 → 自動化の順で取り組めば、確実に成果を積み上げられます。
- 業務を数値で把握して改善対象を明確にする
- 標準化で属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で実行できる仕組みを作る
- RPA・マクロ・AIツールを比較し、自社規模や投資余力に合った手法を選ぶ
さらに、これらを一過性の施策で終わらせず継続的に進化させるには人材育成が不可欠です。
研修を通じて現場が自ら業務改善を進める力を持てば、自動化は単なるコスト削減から組織を変えるDX戦略へと進化します。
自社の業務改革を次のステージに進めたい方は、SHIFT AI for Biz の法人研修プログラムをご活用ください。業務自動化を自社の文化に根付かせる一歩を、今から始めましょう。
定型業務のよくある質問（FAQ）
定型業務の効率化や自動化を進める際、現場や経営層からよく寄せられる質問をまとめました。これらの疑問を事前に解消しておくことで、導入時の不安を減らし、社内合意をスムーズに進められます。
- QRPA導入にはどのくらいの期間がかかりますか？
- A
業務規模や複雑さによって異なりますが、初期設定から運用開始までおおよそ1〜3か月が目安です。既に業務の見える化や標準化が進んでいる企業であれば、短期間で導入効果を出しやすくなります。
- Q小規模企業でも導入は可能ですか？
- A
可能です。Excelマクロや小規模向けRPAツールを活用すれば、初期コストを抑えて導入できます。むしろ少人数の組織では自動化による効果が早く表れやすく、限られた人材リソースを戦略業務に振り向けられます。
- Qどの業務から自動化に着手すべきですか？
- A
作業頻度が高く、手順が標準化しやすい業務から着手するのが基本です。経理の請求書処理や勤怠集計、定型メール配信など、効果が数値で把握しやすい業務を優先すると、社内での成果共有と次の拡大フェーズが円滑に進みます。
- Q導入後のメンテナンスはどれくらい必要ですか？
- A
システム更新や業務フロー変更に伴い、定期的なメンテナンスは不可欠です。特にRPAでは、年に数回程度の設定見直しが一般的です。自社で対応できる体制を整えるか、外部パートナーと保守契約を結ぶかを事前に決めておきましょう。
