「ツールを導入しても現場で使われない」「生産性向上のプロジェクトが一過性で終わってしまう」――そんな経験はありませんか？
多くの企業が生産性向上に向けた取り組みを進める一方で、思うように成果が出ない、施策が定着しないという課題に直面しています。
特に、管理職や情報システム部門など、社内の旗振り役を担う立場では、組織全体をどう巻き込むかに頭を悩ませるケースが少なくありません。
本記事では、組織で生産性向上に取り組む際にありがちな「5つの課題」を整理し、それぞれを乗り越えるための具体的な改善策や仕組みづくりのポイントを解説します。
AI活用・業務改善の実践支援を行う「AI経営総合研究所」として、“単発で終わらせない”生産性向上の考え方をお届けします。
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組織で生産性向上に取り組むとき、よくある5つの課題
生産性向上の必要性を感じて施策を打ち出しても、「思ったほど成果が出ない」「やっているはずなのに浸透しない」と感じた経験はないでしょうか。
その背景には、単に施策の選定や計画が不十分だったのではなく、組織内に横たわる“構造的な課題”が存在することが多いのです。
ここでは、生産性向上を進めるうえで多くの企業が直面する代表的な課題を5つに整理し、それぞれの本質を解説します。
①属人化した業務が可視化できていない
担当者ごとの“やり方”に依存した業務が多いと、改善の前提となる業務全体像が見えません。
属人化が進んでいると、
- 業務フローが口頭ベースでしか共有されていない
- 一部の担当者が“暗黙のルール”で処理している
といった状況が起きがちです。
結果として、改善すべきポイントが不明瞭になり、外部ツールや仕組みを導入しても根本的な効率化につながらないケースが散見されます。
②“生産性＝効率化”という誤解がある
「時短すること」が生産性向上と捉えられてしまい、社内で目的と手段が逆転するケースは少なくありません。
たとえば、業務時間を短縮するためだけにプロセスを削った結果、
- ミスが増える
- 顧客対応の質が下がる
など、かえって本来の“生産”が損なわれる事態もあります。
このような誤解があると、現場から反発を招いたり、改善策が形骸化する原因になります。
③ITツールを導入して満足してしまう
RPAやタスク管理ツール、チャットボットなどを導入する企業は増えています。
しかし、ツール導入が目的化してしまい、実際の業務に定着していないというケースも後を絶ちません。
- 活用マニュアルが整備されていない
- 現場に使いこなす余裕やスキルがない
- 既存フローとマッチしていない
といった問題が未解決のままでは、期待した成果が出ないだけでなく、逆に非効率になるリスクもあるのです。
④トップと現場の温度差が大きい
「経営が主導する変革」に、現場がついてこられない――この温度差も大きな壁です。
- トップダウンで施策が急に降りてくる
- 現場に対話の余地がない
- 現場の課題感とズレている
このような状況では、現場の納得感や主体性が生まれず、推進役が孤立してしまうこともあります。
⑤教育・リテラシーへの投資が後回しになる
改善策やITツールを導入しても、それを使いこなすだけのスキルや理解が社内に根付いていないことが、定着を妨げる大きな要因です。
特に生成AIやDX文脈では、
- 「便利そうだけど、どう使えばいいか分からない」
- 「リスクが怖くて手を出せない」
といった不安が、活用の障壁になります。
にもかかわらず、教育や研修が軽視されると、せっかくの取り組みが“宝の持ち腐れ”になりかねません。
それでも改善したいなら「仕組み＋行動変容」が必要
前章で挙げた5つの課題は、いずれも一時的な対処やツール導入だけでは解決が難しいものばかりです。
では、組織として本当に生産性を向上させたいなら、何が必要なのでしょうか。
キーワードは、「仕組み」と「人の行動」の両輪で進めることです。
つまり、業務や制度の設計と同時に、現場の意識と行動を変えていく取り組みをセットで行う必要があります。
以下では、5つの具体的な観点から、現実的に取り組みやすいアプローチを解説します。
属人化から脱却する業務棚卸しの進め方
改善の第一歩は、業務の“見える化”です。
担当者ごとの属人的な仕事を解消するには、
- 業務内容を「誰が／何を／どうやって／どれくらいの頻度で」行っているかを一覧化し、
- 業務の所要時間や使用ツール、課題などを明文化する
ことが不可欠です。
特におすすめなのが、スプレッドシート形式の業務リストテンプレートを活用する方法です。
「業務名／担当者／頻度／所要時間／使用ツール／成果物／課題／改善案」といった項目で整理すれば、
属人業務やボトルネックが一目で把握できるようになります。
生産性の定義を“共通言語”にする
「生産性を高めよう」と言っても、部署や立場によって意味合いが異なると、方針がぶれてしまいます。
- 営業部門：売上／時間あたりの成果
- 情報システム部門：運用効率／トラブル削減
- 管理部門：手続きの簡素化／人件費抑制
このようなバラバラの認識を防ぐには、組織として“生産性”をどう定義するかを明文化し、共通言語化することが重要です。
たとえば「単なる時短ではなく、業務の質やアウトプットの向上も含めて生産性とする」といった共通理解があれば、取り組み全体の納得感と一貫性が高まります。
ツール導入前にやるべき“運用設計”とは
ITツールや生成AIの導入は、生産性向上に直結する有力な選択肢です。
しかし、ツールは“使い方”次第で成果が大きく左右されます。
ツール導入を成功させるには、以下の3つを事前に設計しておく必要があります。
- 業務フローへの組み込み方（どの場面で・誰が使うのか）
- 活用シナリオの可視化（どんな成果が期待できるか）
- 習得を促す環境づくり（マニュアル・教育支援）
単なる「導入」ではなく、「運用される仕組み」まで整えることが、ツール活用の真のスタートラインです。
トップダウンと現場主導の“ハイブリッド型”推進体制
生産性向上の施策は、トップダウンだけでも現場任せだけでも定着しません。
理想的なのは、経営層が全体方針を示しつつ、現場からの改善提案やフィードバックを反映する“ハイブリッド型”の推進体制です。
たとえば以下のような役割分担が考えられます。
- 経営層・部門長：目的の明確化と評価軸の設計
- 推進担当・情シス：ツールや施策の導入・支援
- 各部門のキーマン：現場の実態に合わせた改善提案・運用の推進
こうした“多層的な推進体制”をつくることで、現場の納得感を得ながら改革を持続させやすくなります。
リテラシー教育の仕組み化
どれだけ良い仕組みを整えても、それを使いこなす人材が育っていなければ意味がありません。
特に生成AIや自動化ツールなど、業務の高度化に関わる取り組みは、
- 最初のハードルが高い
- 情報が日々変化する
ため、継続的な学習の仕組みが欠かせません。
- 部門ごとのスキルレベルに応じた研修設計
- AIやツール活用の“使いこなし事例”の共有
- リテラシー研修の社内展開テンプレの整備
など、教育を“場当たり的なもの”から“全社展開可能な仕組み”へと昇華させる視点が必要です。
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生産性向上を“定着”させるための3つの実践ポイント
生産性向上の施策を打ち出しても、「一時的には盛り上がったけれど、いつの間にか元に戻ってしまった」――そんな声は少なくありません。
施策を持続的に機能させるには、定着を見据えた仕組みと運用の工夫が必要です。
ここでは、実際の現場で効果を出すために欠かせない3つの実践ポイントをご紹介します。
成果ではなく“行動”をKPIにする
定着を目指すうえで、最初から「成果」をKPIにしてしまうとハードルが高く、現場の抵抗を招くことがあります。
そこでおすすめなのが、“行動の量”や“変化の兆し”を先行指標としてKPIに設定することです。
たとえば以下のようなKPIが考えられます。
- 業務改善提案の提出数
- AIツールの利用頻度
- 業務棚卸しシートの更新率
- 社内勉強会や研修への参加率
こうした「取り組み姿勢」や「チャレンジ」の定量化は、成功体験を積み上げる土壌になります。
継続的に振り返る「内省の場」を設ける
人は「やりっぱなし」では変われません。
施策を形骸化させないためには、定期的な振り返りの機会を設けることが重要です。たとえば
- 月1回の“業務改善ミーティング”
- プロジェクト単位でのレトロスペクティブ（振り返り会）
- Slackなど社内チャットでの「今月の改善事例」共有スレッド
こうした「内省の習慣」は、改善活動を一過性のものから“日常のカルチャー”へと昇華させる仕掛けになります。
小さな成功体験の“見える化”と社内共有
人の行動が変わるのは、「これは意味がある」と実感したときです。
特に初期段階では、小さな成功体験をいかに社内で“見える化”できるかが鍵を握ります。たとえば
- ツール活用で手間が減った担当者の声を記事化する
- 改善提案が採用されたチームを社内ポータルで紹介する
- 成果の「ビフォー／アフター」を簡潔に数値で示す
こうしたポジティブな変化の共有は、他部門や他チームへの波及効果を生み、組織全体のモチベーションにもつながります。
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【まとめ】仕組みと人が両輪で動くとき、生産性向上は定着する
生産性向上を阻む組織課題は、決して特別なものではありません。
多くの企業が、属人化・誤解・形骸化・温度差・教育不足といった壁に直面しています。
これらを乗り越えるには、「業務の仕組みを整えること」と「人の行動を変えること」を同時に進める必要があります。
- 業務の可視化と共通認識の構築
- ツール導入後の運用設計と教育体制
- 継続的な振り返りと成功体験の共有
これら一つひとつの積み重ねが、組織の生産性を一時的な成果ではなく、文化として根づかせる鍵となります。
とはいえ、社内でこうした取り組みをゼロから設計するのは簡単ではありません。
もし、AI活用や業務改善を社内に定着させる仕組みづくりに課題を感じているなら、外部のノウハウを活用することも有効な選択肢です。
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- Q生産性向上の取り組みが社内で定着しない原因は何ですか？
- A
よくある原因としては、属人化や業務の可視化不足、現場との温度差、リテラシー教育の不十分さが挙げられます。
単に施策を打ち出すだけではなく、行動の変化を促す仕組みと一体で設計することが定着には不可欠です。
- Q「生産性向上＝時短」ではないのですか？
- A
必ずしも時短だけが生産性向上ではありません。
アウトプットの質を高めたり、無駄な工数を減らしたりと、「成果の最大化」と「負荷の最適化」を両立する考え方が重要です。
社内での誤解を防ぐためには、生産性の定義を共通化する取り組みも必要です。
- QITツールを入れても使われないのはなぜですか？
- A
導入だけで満足してしまい、現場での運用や活用方法が設計されていないケースが多く見られます。
ツール導入前に業務フローや活用シナリオを整理し、現場で使いこなせる仕組みを作ることが成功の鍵です。
- Q社内にAIや業務改善の知識がなくても取り組めますか？
- A
はい、初期段階では誰もが「何から始めていいか分からない」状態です。
重要なのは、社内全体でのリテラシーを底上げするための教育体制を整えること。
SHIFT AIでは、そうした導入支援も含めた研修プログラムをご用意しています。
- Q自社に合った生産性向上の進め方がわからない場合はどうすれば？
- A
一律の正解は存在しないからこそ、現場の業務実態や課題を“見える化”するところから始めるのがおすすめです。
業務棚卸しや小さな改善から着手し、行動変容を促すことで、持続可能な生産性向上が可能になります。
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