事務DXとは？効率化できる業務・進め方・おすすめツールを解説｜生成AIで進化するバックオフィス

「毎日、同じ作業の繰り返しで時間が足りない。」
「ツール導入の話は出るけれど、何から始めればいいのかわからない。」

多くの企業で、そんな“事務業務の限界”が見え始めています。 請求書処理、データ入力、ファイル共有――。
どれも必要な業務でありながら、手作業や確認作業に時間を奪われるのが現実です。

いま注目されているのが、こうした日常業務を根本から変える「事務DX（デジタルトランスフォーメーション）」です。
単なる効率化ではなく、デジタル技術を活用して“事務の役割そのもの”を再設計する取り組み。

近年はRPAやクラウドツールだけでなく、生成AI（ChatGPT、Copilot、Geminiなど）の登場によって、 「入力・報告・確認」の自動化はもちろん、「考える・まとめる・提案する」までサポートできる時代になりました。

本記事では、

• そもそも事務DXとは何か
• どの業務がDX化に向いているのか
• 導入の進め方とおすすめツール
• そして、AI時代に事務職がどう進化していくべきか

をわかりやすく解説します。

最後には、DXを“定着させる力”を育てるための人材育成・研修のポイントも紹介。
ツール導入で終わらせず、“人が変わるDX”を実現するための第一歩を一緒に考えていきましょう。

事務DXとは？単なるデジタル化ではなく「業務を再設計する」取り組み

「事務DX」とは、デジタル技術を活用して、事務業務そのものの在り方を見直す取り組みを指します。
ここで重要なのは、単に「紙をデジタルに置き換える」ことではなく、業務プロセスそのものを再設計することです。

DXとデジタル化・デジタライゼーションの違い

しばしば混同される3つの概念を整理すると、以下のようになります。

段階	概要	例
デジタル化（Digitization）	アナログ情報をデジタルに変える	紙の請求書をPDF化する
デジタライゼーション（Digitalization）	デジタルを使って業務を効率化する	勤怠申請をクラウド化し、承認を自動化
DX（Digital Transformation）	デジタルを前提に業務・組織を再設計する	入力・承認のプロセス自体を見直し、判断業務を自動化

つまり、DXとは単なるツール導入ではなく、「仕事の進め方を根本から変える」取り組みなのです。

事務業務がDXで変わる3つの領域

DXの影響が最も大きいのは、次の3領域です。

1. データ入力・集計業務
   　RPAやAI OCRの導入により、請求書・勤怠・経費などの入力を自動化。
   　手入力や二重チェックの負担を減らし、確認作業中心の業務を削減できます。
2. 書類処理・承認フロー
   　電子契約（クラウドサイン・DocuSign）やワークフロー管理により、承認・押印業務をオンライン化。
   　場所や時間に縛られない業務が実現します。
3. 情報共有・コミュニケーション
   　SlackやTeams、Notionなどで、メール依存の情報共有を脱却。
   　リアルタイムでのやりとりが可能となり、部門横断の連携が進みます。

背景：人手不足・紙文化・在宅勤務対応の課題

事務DXが求められる背景には、3つの構造的課題があります。

• 人手不足の深刻化：少人数で多様な業務を抱える現場では、属人的な対応が限界に。
• 紙中心の文化：書類・押印・郵送など、非効率な慣習が残る。
• 在宅・ハイブリッド勤務の拡大：紙・対面前提の業務フローがテレワークの壁となる。

こうした制約を解消し、「時間」「場所」「人」に依存しない業務体制を築くために、DXは不可欠なのです。

「業務を変える」ではなく「思考を変える」DXへ

AI時代の事務DXは、単なる自動化では終わりません。
生成AIの登場により、「作業する人」から「仕組みを考える人」へと役割がシフトしています。

これからの事務職に求められるのは、

• どの業務をAIに任せるかを判断する力
• データから課題を発見し、改善を提案する力
• ツールを活用してチーム全体の生産性を上げる力

つまり、「業務を効率化する力」だけでなく、「仕事を設計する力」こそが重要になっています。
それが、AI経営総合研究所が提唱する“考える事務”への進化です。

関連リンク： バックオフィスDXとは？総務・人事・経理をつなぐ成功のポイントと生成AI時代の進め方

DXで効率化できる事務業務の具体例

DX（デジタルトランスフォーメーション）は、単なるシステム化ではなく、日々の事務作業を「考えなくても進む仕組み」に変えることです。
ここでは、実際に効果が出やすい5つの業務領域を見ていきましょう。

データ入力・転記作業の自動化

最もDX効果が大きいのが、データ入力や転記といったルーティン業務です。
AI OCR（文字認識）や RPA（自動化ソフト）を活用すれば、請求書・勤怠表・受発注データなどを自動で読み取り・登録できます。

• 請求書や見積書をスキャンすると、日付・金額・取引先を自動抽出
• 勤怠データや交通費精算をシステム間で自動連携
• Excel転記やコピー＆ペーストの手作業を大幅削減

これにより、単純作業にかかる時間を最大70％以上削減できるケースもあります。
人は確認や分析など、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。

文書・契約の電子化

契約書・稟議書・申請書などの「紙書類」は、DXで真っ先に変わる領域です。
クラウドサインや DocuSign などの電子契約サービスを導入すれば、押印・郵送・保管といった非効率を解消できます。

• 契約締結までのリードタイムを短縮
• 紙の保管コストや検索負担を削減
• 承認フローをオンライン化し、在宅勤務でもスムーズに進行

電子契約は、法務・総務・営業事務など部門横断での効率化効果が大きい領域です。

経費精算・勤怠管理の自動化

経理や人事の定型業務もDXの恩恵を受けやすい分野です。
クラウド型のバックオフィスツールを導入することで、経費申請から支払いまで一気通貫の自動化が可能になります。

• マネーフォワード クラウド：経費・会計・請求書を統合管理
• ジョブカン：勤怠・給与・労務管理を一元化
• freee：中小企業向けの会計・人事ワークフロー自動化

導入のポイントは、「既存システムとの連携性」と「従業員が使いやすいUI」。
属人化を防ぐことで、“誰でも同じ品質で処理できる”体制を作ることができます。

社内情報共有・ナレッジ管理

事務作業の多くは、情報共有や確認の遅れによって非効率になります。
SlackやTeams、Notion、Backlogなどを使えば、リアルタイムでの情報共有とタスク管理が可能です。

• Slack／Teams：チャット中心で即時確認
• Notion／Backlog：マニュアルや進行タスクを可視化
• Google Workspace：スプレッドシートやドキュメントを共同編集

「誰が」「どの業務を」「どこまで進めたか」を共有できる環境を整えることで、
情報が“人に依存しない”組織文化へと変わります。

生成AI活用（差別化ポイント）

近年急速に進化しているのが、生成AIを活用した事務業務の高度化です。
AIツールを使えば、これまで「人が考えて書いていた業務」も支援可能になります。

• ChatGPT：報告書・議事録・メール文面の自動生成
• Microsoft Copilot／Google Gemini：定型文作成やデータ要約を自動化
• Claude／Perplexity：調査や比較表の下書き作成に活用

これらを組み合わせれば、 “単純作業を減らし、判断・調整・提案に集中できる”――そんな新しい事務の姿が実現します。

生成AIは「事務を効率化する道具」ではなく、「事務を戦略化するパートナー」。
AIに仕事を奪われるのではなく、AIと共に価値を高める事務職へ進化することが、次のDXフェーズです。

事務DX導入の5ステップ｜小さく始めて成果を出す方法

DXを進める上で最も重要なのは、「何から」「どう始めるか」を明確にすることです。
多くの企業が失敗する原因は、ツール導入を目的化してしまい、“業務の整理”や“定着の仕組み”を省略してしまうことにあります。

ここでは、事務DXを成功に導くための5つのステップを紹介します。

① 現状業務を可視化する（業務棚卸し）

最初のステップは、どの業務にDXを適用すべきかを見極めることです。
「時間がかかっている業務」「ミスが発生しやすい業務」「属人化している業務」を洗い出し、改善余地を定量的に把握します。

• 例：請求書処理に月●時間／Excel転記に●時間／申請承認の待機が●日
• “業務の全体像”を把握することで、投資優先順位も明確に

関連リンク： 業務棚卸しの方法｜非効率を見える化するステップと注意点

② 目的を設定する（コスト削減／スピード／品質）

次に、DXの目的を具体化します。
単に「効率化したい」では曖昧で、現場の行動にもつながりません。

• コスト削減：人件費・印刷費・郵送費などを数値化
• スピード向上：承認・報告・集計サイクルの短縮
• 品質向上：入力ミス・確認漏れ・情報更新の精度向上

目的を明確にすることで、ツール選定や効果測定の基準がブレなくなります。

③ 適したツールを選定する

DXの要となるのがツール選びです。
上位記事の多くは“機能比較”にとどまりますが、実際には「どれを選ぶか」以上に「どう連携させるか」が重要です。

選定時の4つの視点

1. 操作性：現場社員が直感的に使えるか
2. 価格：コストと導入範囲のバランス
3. 連携性：既存システムとの整合性（会計・人事・勤怠など）
4. AI活用の有無：自動化・文章生成・分析支援などの機能

 今後は「AI連携できるか」がツール選定の大きな分かれ目です。
単なる入力自動化ではなく、考える業務を支援できるツールが主流になります。

④ トライアル導入＋改善フィードバック

一気に全社展開を狙うのではなく、スモールスタートで検証しながら育てるのが成功の鉄則です。

• まずは1部署・1業務で試験導入し、成果や課題を見える化
• 現場メンバーの声を反映しながら改善を繰り返す
• 成果が確認できたら、他部署へ段階的に展開

このプロセスがあることで、現場の納得感が高まり、“やらされ感DX”を防ぐことができます。

⑤ 教育・定着フェーズで“使われるDX”へ

DXは導入して終わりではなく、現場が“使いこなす”段階まで定着させることが成功の条件です。
ここで欠かせないのが、教育と伴走サポートです。

• 操作研修やQ&Aセッションでリテラシー格差を埋める
• 社内DXアンバサダーを設置し、日常的にサポート
• 利用状況を可視化してモチベーション維持

AI経営総合研究所の調査では、「教育を伴うDX導入は、定着率が2倍以上高い」という結果もあります。 “導入されるDX”から“活かされるDX”へ――そのカギを握るのは人材育成です。

事務DXの導入で得られる5つの効果

事務DXを進めることで、単なる“効率化”を超えた成果が生まれます。 ここでは、導入企業が実際に得ている5つの主要な効果を紹介します。

① 業務効率化による時間削減（入力・確認・報告の自動化）

AI OCRやRPAを活用すれば、これまで人手で行っていたデータ入力・確認・報告のプロセスを自動化できます。

• 請求書の入力や転記作業がワンクリックで完了
• 定型報告書の作成を自動化し、上司への共有も即時化
• 勤怠や経費申請の承認もオンラインで迅速に処理

結果として、1人あたり月20〜40時間の作業削減が実現した事例も。
浮いた時間を「企画」「改善」「顧客対応」といった付加価値業務に充てられるようになります。

② コスト削減・残業抑制（手戻り・印刷・郵送の削減）

DXによる電子化は、紙や郵送に関わるコストだけでなく、手戻りによる“見えないコスト”も削減します。

• 紙・印刷・郵送費の削減
• 承認待ちによるタイムロスの解消
• データ共有による確認工数の減少

結果的に、残業時間の短縮や業務ストレスの軽減にも直結。 事務DXは“経費削減施策”であると同時に、“働き方改革の推進策”でもあります。

③ 正確性の向上（入力ミス・人的エラーの低減）

事務作業では「ヒューマンエラーの削減」が最も大きな成果のひとつです。

• システムが自動でチェックを行い、二重登録や計算ミスを防止
• データ入力のフォーマット統一で抜け漏れを防ぐ
• RPAにより、「誰がやっても同じ品質」を維持

正確性の向上は、結果として社内外からの信頼性向上にもつながります。

④ 情報共有の高速化（部門間のデータ連携）

DXによって、バラバラだった情報がリアルタイムで共有されるようになります。

• 各部署が共通クラウド上でデータを管理
• 経理・総務・人事間の情報が即時反映
• 進捗やタスクが可視化され、報告・確認がスムーズに

「誰が」「どこまで進めたか」が一目で分かる環境が整えば、 連絡待ち・確認待ちによるロスが激減します。

⑤ 経営判断スピードの向上（リアルタイム経営への貢献）

そして見落とされがちなのが、事務DXが経営判断を支える“情報インフラ”になるという点です。

• データが即時反映されるため、経営層がリアルタイムで状況を把握
• 現場からのデータをもとに、投資・人員配置・コスト調整を迅速化
• 集計に時間をかけず、分析や戦略策定に集中できる

つまり、事務DXとは「単なる裏方の効率化」ではなく、 “経営を支えるデータ基盤化”を実現する取り組みなのです。

 多くの企業がDXを「現場の改善活動」として捉えがちですが、 実際には、バックオフィスこそが経営スピードを左右する“土台”です。
事務DXを進めることは、「経営のリアルタイム化」と「未来の意思決定力」を高めることに直結します。

事務DXが進まない企業に共通する課題

多くの企業が「DXを進めよう」と取り組む一方で、 「ツールを導入したのに定着しない」「現場で活用されていない」という声も少なくありません。

その原因は、システムやツールの性能ではなく、組織の“構造的な壁”にあります。
ここでは、DXが進まない3つの典型的な課題を整理します。

① リテラシー格差と抵抗感（人の壁）

DXを推進する際、最初に立ちはだかるのが“人の壁”です。
現場には、新しいツールへの不安や「今まで通りが安心」という心理的抵抗が存在します。

• DX推進担当と現場担当のリテラシー格差
• 新ツール導入時の“慣れない操作”による生産性低下
• 属人化した業務が多く、マニュアル化が進まない

この壁を乗り越えるには、「理解させる」よりも「体験してもらう」ことが重要です。
小規模な実践やトライアル導入を通じて、現場の“成功体験”を積み重ねることが、抵抗感を解消する第一歩になります。

 DXとは“ツールを使う力”ではなく、“変化を受け入れられる力”を育てることでもあります。
そのためには、教育・研修を通じたマインドセットの変革が不可欠です。

② 業務プロセスを見直さないまま導入（仕組みの壁）

次に多いのが、「現状の業務をそのままデジタル化してしまう」失敗パターンです。

• 紙業務をそのままクラウドに置き換えただけ
• フローを変えないままシステムを入れた結果、むしろ手間が増える
• 現場ごとに異なるルール・命名規則が混在

つまり、業務そのものを再設計せずにツールを導入しても、DXは形だけで終わってしまいます。

本来のDXとは、「今のやり方をそのまま自動化する」ことではなく、 “最適なやり方に作り変えてから自動化する”こと。

改善のポイント

• 現状業務の可視化（業務棚卸し）
• 無駄な承認・報告・重複作業の削減
• 現場と管理部門が協働して業務フローを再設計

関連リンク：業務棚卸しの方法｜非効率を見える化するステップと注意点

③ ツール間連携不足による二重管理（データの壁）

DXが進まない三つ目の要因は、「データの分断」です。
各部署が独自にツールを導入した結果、情報がつながらず、かえって煩雑になるケースが目立ちます。

• 経理と人事で別々のシステムを使用し、入力が重複
• 情報共有の仕組みがなく、最新版データが分からない
• 部署ごとの管理ルールが異なり、全社最適が進まない

この「データの壁」を超えるためには、共通のデータ基盤を構築し、 ツール間をAPIなどで連携させる仕組みづくりが不可欠です。

AIを活用すれば、システム間の連携や情報更新も自動化でき、 人の手を介さずにリアルタイムなデータ活用が可能になります。

人材 × 仕組み × データを同時に設計せよ

DXが進まない本質的な理由は、「人」「仕組み」「データ」の3つをバラバラに扱っていることにあります。
ツールだけでは変わらない、教育だけでも進まない。 この3軸を同時に設計・改善することで、初めて“動くDX”が実現します。

詳細解説：バックオフィス人手不足を解消！DX・AI活用で業務を止めない最新戦略

生成AI時代に事務職が求められる新スキル

事務DXは「ツールを使える人」を増やすだけでは成功しません。
生成AIの登場によって、事務職に求められるスキルは“作業をこなす力”から、“仕組みを設計する力”へと進化しています。

“作業”から“設計・判断”へシフトする事務職の進化

これまでの事務職は、入力・集計・確認といった定型業務を中心に担ってきました。
しかし、RPAやクラウド化の進展により、「人でなくてもできる仕事」は急速に自動化されています。

これからの事務職に求められるのは、次のような“上位スキル”です。

• 業務フローを再設計する力：どの工程を自動化すべきかを見極める
• 情報を整理・判断する力：AIが出した結果を正しく読み解く
• チームをつなぐ調整力：人とシステムをつなぐハブとして機能する

つまり、事務職は「実行者」から「仕組みのデザイナー」へと進化していく必要があります。

生成AIで変わる業務

生成AIの活用によって、これまで時間を要していた“考える事務作業”にも変化が起きています。

• 議事録の自動作成：会議内容をAIが要約し、行動項目を整理
• 報告書・メール文面の作成支援：文案をAIが下書き、担当者は修正のみ
• ナレッジ共有：FAQや問い合わせ履歴をAIが自動蓄積し、検索可能に
• データ要約・分析補助：大量のスプレッドシートをAIが一瞬で要約

これにより、単なる“業務支援”に留まらず、「考える業務の質」そのものを変えることが可能になっています。

 生成AIの本質は“置き換え”ではなく“拡張”。
AIが作業を担うことで、人はより創造的な判断やコミュニケーションに時間を割けるようになります。

求められるリテラシー：「AIに指示を出す力」

AI時代の事務職に最も重要なのは、「AIをどう使うか」よりも「AIにどう指示を出すか」というリテラシーです。

AIに対して適切なプロンプト（指示文）を出すためには、

• 業務の目的を明確に言語化する力
• 必要なデータと不要な情報を見極める力
• 結果を検証し、改善する思考力

が必要になります。

これは、従来の「操作スキル」ではなく、“考える力×伝える力”のスキルです。
つまり、AIを“道具”ではなく“パートナー”として扱える人材が求められます。

DX推進における“AI共創型人材”の必要性

今後の事務DXをリードするのは、AIと共に働ける人材＝AI共創型人材です。

このタイプの人材は、

• ツールの仕組みを理解し、最適な使い方を提案できる
• AIの提案を鵜呑みにせず、現場課題に合わせて調整できる
• 現場と経営層の“翻訳者”として機能できる

という特徴を持ちます。

こうした人材が社内に育つことで、DXは“プロジェクト”ではなく、“文化”として根づくようになります。

AI経営総合研究所では、まさにこの「AI共創型人材」を育てるための生成AIリテラシー研修を提供しています。 AIを“扱う側”に回るための第一歩として、いまこそ事務職が進化のチャンスを掴む時です。

DXを成功させる“最後のピース”は人材育成

事務DXを成功に導く最大のポイントは、「使える人」を育てることです。
多くの企業がツール導入で満足してしまいますが、 本当の変革は、ツールが“使われる”ようになって初めて始まります。

DXの本質は、システムを入れることではなく、人が変わること。
新しい仕組みを活かすためには、現場の一人ひとりが「なぜDXが必要なのか」「どう活かせるのか」を理解し、 自分の業務に置き換えて行動できるようになる必要があります。

教育・研修によって現場が自走できる仕組みをつくる

DXが一過性のプロジェクトで終わらない企業は、例外なく「教育」に力を入れています。

• ツール操作だけでなく、業務改善の考え方を教える
• 部門内に“DXアンバサダー”を配置し、日常的に相談できる体制を整備
• 定期的に成果を共有し、成功体験を横展開する文化を育てる

教育は“コスト”ではなく、“投資”。
現場が自走できるようになれば、DX推進担当がいなくても改善が続く組織が生まれます。

AIリテラシー教育の重要性（生成AI時代の基礎スキル）

生成AIの普及により、これからの事務職には「AIと協働できるスキル」が欠かせません。

• AIに正しく指示を出す（プロンプトスキル）
• AIが出した結果を評価・修正する（批判的思考力）
• データや文章を読み解き、業務に落とし込む（情報編集力）

これらは今後、Excelスキルに並ぶ“事務職の新しい基礎能力”になります。
AIリテラシー教育を通じて社員全体の理解度を底上げすれば、 組織全体が「AIを使いこなせるチーム」へと進化します。

生成AIリテラシー研修のご紹介

AI経営総合研究所では、 現場担当者から管理職までを対象にした「生成AIリテラシー研修」を提供しています。

• 現場の実務に即したAI活用ワークショップ
• ChatGPT・Copilot・Geminiなどの業務活用例を実践形式で学習
• 自社業務に合わせた“AI活用設計”を支援

ツール導入を成功させる“最後の一手”は、人を育てること。
生成AIの力を最大化できる人材を育てることが、これからのDXを成功に導く鍵です。

まとめ｜事務DXは“人が主役”の変革。小さく始めて大きく育てよう

事務DXは、ツールを導入することがゴールではありません。 真の目的は、人と仕組みの両輪で働き方を変えることにあります。

デジタル化や自動化はあくまで“手段”であり、 その成果を左右するのは、最終的に「使う人」の姿勢と理解です。
新しい仕組みを取り入れながら、自ら考え、改善し続ける人材が増えるほど、 組織のDXは“継続的に成長する仕組み”へと変わっていきます。

DX成功のカギは、「小さな改善」と「継続的な学び」です。
一度に大改革を目指すのではなく、できるところから始め、成果を積み上げていく。それこそが、現場に根づく本当のDX推進のあり方です。

そして今、生成AIの登場によって事務の役割はさらに進化しています。
単純作業をAIに任せ、人は“考える・判断する・つなぐ”といった創造的な領域に時間を使えるようになる。それが「人が主役のDX」であり、これからの事務職の新しいスタンダードです。

AIを恐れず、味方につけ、使いこなす力を身につけること、 それが、あなたの仕事をより価値あるものに変える第一歩になります。