業務効率化とDX連携を成功させる方法！定着する仕組みと成果を出す手順を解説

「DXを導入したのに、業務がまったく効率化されない」
「ツールばかり増えて、現場の負担はむしろ増えた気がする」

そう感じている方も多いのではないでしょうか。

いま、業務効率化に取り組む多くの企業が、「ツール導入＝効率化」と誤解し、DXの連携不全という落とし穴にはまっています。

現場の業務は、複数のツールがバラバラに動いていては効率化できません。本当に成果を出すには、人・業務・ツールの連携まで設計しなければ、DXは形だけで終わってしまいます。

本記事では、

• DX導入後に効率化が進まない本当の理由
• 業務フローとツールをつなぐ「DX連携」の考え方
• 成功企業の実例と、社内に定着させるステップ

まで業務効率化とDX連携を成功させるための完全ガイドとしてお届けします。

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DX導入が業務効率化につながらない理由とは？

いま多くの企業が、「DX＝効率化」と考えてさまざまなツールを導入しています。しかし、業務効率化の成果が出ていないという現場の声はあとを絶ちません。

このギャップの背景には、「導入だけでは変わらない」3つの本質的な要因があります。

業務フローの見直しがないまま、ツールだけ導入している

そもそも業務効率化は、プロセスの全体最適化がなければ実現しません。ツールを既存のやり方にそのまま当てはめるだけでは、非効率なフローが温存されたままになります。

たとえば、紙やExcelでやっていた作業をそのままSaaSに置き換えた場合、操作の煩雑さが逆に業務負荷を増やすこともあります。手段が目的化してしまっている状態では、現場はついていけず、形骸化したDXに陥ってしまうのです。

ツール同士がつながっておらず、業務が分断されている

DXがうまく機能しない企業に共通するのが、「ツール連携の欠如」です。顧客管理・営業管理・勤怠・経費精算…と多くの業務がツールで分断され、情報の再入力やコピー作業が温存されてしまいます。

この状態では、

• 各部門がバラバラにデータを持ち
• 煩雑な手動作業で人の力に頼り
• 属人化が進み、効率化どころかミスや遅延が発生する
  

という悪循環に陥ります。効率化を実現するには、ツール導入ではなくツール連携まで踏み込むことが不可欠です。

現場が疲弊しており、DXが定着していない

多くの企業が見落としているのが、「教育と定着」への投資不足です。ツールを導入しただけで、現場が勝手に使いこなせると思っていませんか？

実際には、

• 現場に時間的余裕がない
• 属人化した業務を引き継げるマニュアルがない
• DX推進担当者が育成されていない

といった背景により、現場はDXに疲れている状態になりがちです。この状態で新たな仕組みを入れても、現場は見て見ぬふりをするだけです。結果、「ツールはあるけど誰も使っていない」という最悪の結末を迎えてしまいます。

DX連携による業務効率化とは？現場が変わる3つの視点

「業務効率化のためにDXを導入した」。それでも成果が出ない企業に共通するのは、「連携」という視点の欠如です。

DXとは単なるIT化ではありません。人・業務・ツールが有機的につながる連携の設計こそが、成果の鍵になります。ここでは、DX連携によって業務効率化を実現するために必要な3つの視点を解説します。

視点①業務プロセス全体を最適化する視座を持つ

多くの企業は、「この作業が面倒だから、このツールを入れよう」と部分最適でDXを進めがちです。しかし、部分的な効率化では、業務全体のボトルネックは解消されません。

たとえば、経費精算の手間をなくすためにクラウドツールを導入しても、申請→承認→会計連携のフローが断絶していては、別の手間が発生します。

だからこそ重要なのは、

• 業務の起点から終点までを可視化し
• どのプロセスが、どの情報でつながっているかを整理し
• フロー全体として“連携が成立しているか”を確認する

という業務設計の視座です。

ここが抜けたままツール導入を進めると、穴の空いたバケツに水を注ぎ続けるような状態になります。

視点②RPA・ノーコード・APIで仕組みをつなぐ

業務効率化の鍵は、「自動化」ではなく「連携」です。しかもそれは、人間が頑張って連携するのではなく、ツールやシステムが自然につながる状態をつくること。

そのためには、次の3つの連携手段が有効です。

• RPA（Robotic Process Automation）→ルーティン業務を人手を介さず自動化。帳票入力や集計などに効果大
• ノーコードツール（例：Zapier、Power Automate）→専門知識がなくても複数ツールを連携可能。社内内製にも最適
• API連携→ツール間でデータをリアルタイムに受け渡す。高度な一元管理が可能

これらを適切に使い分けることで、「もう1回入力し直す」「あっちの画面を開く」といった無駄な作業をごっそり排除できます。

ツールの数が増えるほど、つなぎ方の設計力が業務効率化を左右する時代です。

成功企業に学ぶ！業務効率化×DX連携の実践事例

「理論は分かった。でも、実際にそれで成果が出ている企業なんてあるの？」そのような疑問に答えるべく、ここでは業務効率化とDX連携を成功させた企業のリアルな事例をご紹介します。

部門ごとの課題と、どのように連携設計・仕組みづくりによって改善されたかを具体的に見ていきましょう。

営業部門｜SFAと日報ツールの連携で報告作業を80％削減【A社／ITサービス業】

A社では、営業の日報提出が属人化し、内容もバラバラ。マネジメント側は活動の把握に苦労しており、「日報を出すだけで1日30分かかる」という現場の不満も強くありました。

そこで、次のような連携を実施。

• Salesforce（SFA）とkintone（日報管理）をノーコード連携
• SFAの活動履歴を自動で日報に反映
• 上長への報告もSlackへ自動通知

その結果、
・1営業あたり月10時間以上の削減
・マネジメントの可視化負荷も大幅軽減
・報告内容の粒度が統一され、施策判断の精度も向上。

仕組みを変えるだけで、現場も管理も一気に楽になった典型例です。

人事部門｜RPAと勤怠・労務管理の連携で月40時間の作業を自動化【B社／製造業】

B社では、従業員の入社・退職・異動に伴う労務処理がExcel＋メールベースで行われていました。担当者は毎月40時間以上を割き、入力ミスや二重作業も頻発。

改善のために実施したのは、次のような仕組み連携です。

• SmartHRの人事データとRPA（UiPath）を連携
• 勤怠システムと給与計算ソフトにデータを自動入力
• 異動連絡はSlackから入力→申請→自動処理

結果として、
・労務処理にかかる時間を月40時間→4時間に削減
・ミスゼロを達成
・異動・入退社処理の“人依存”が消滅。

手作業の連鎖を断ち切り、定着まで実現できた好事例です。

カスタマーサポート｜生成AIとチャットボット連携で対応件数3倍＋工数半減【C社／EC事業者】

C社では、問い合わせ対応の負荷が急増。スタッフ1人あたり1日50件以上の対応をこなしており、対応漏れ・二重返信・クレームが課題となっていました。

対応策として導入したのが、以下の連携構成でした。

• ChatGPT APIとFAQデータベースを連携したAIチャットボット
• CRMとチャット履歴を連動し、情報を一元管理
• 手が回らない問い合わせは、有人オペレーターに自動エスカレーション

その結果、
・対応件数は月1,200件→3,500件に
・1件あたりの平均対応時間は半減
・スタッフのストレス・残業が激減

「AI活用」と「業務連携」が噛み合った好例です。

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業務効率化を加速するDXツール連携の考え方

「同じような成果を出すには、何をどう組み合わせればいいのか？」。事例を見てそう思った読者が次にぶつかるのが、「どのツールを選ぶか／どう連携させるか」という壁です。

ここでは、業務効率化を成功に導くためのDXツール連携設計の視点と実践ポイントを解説します。

ツールを選ぶ前に考えるべき業務フローと連携構造

ツール選定は、「便利そうだから」ではなく、「どの業務をどう連携させたいのか」から逆算して決める必要があります。

具体的には、次の3ステップで考えると精度が上がります。

• ①業務フローを可視化する
  申請→承認→反映→報告といったプロセスを分解・整理。
  
• ②プロセスごとのインプットとアウトプットを明確にする
  どこで情報が発生し、どこへ流す必要があるかを整理。
  
• ③ツールを役割単位で割り当てる
  1ツール1目的にすることで、連携が明快かつトラブルが少ない。

この思考により、ツールの重複や混在を避け、スムーズな連携設計が可能になります。

ノーコード・RPA・API連携…連携手段はこう選ぶ

連携の設計には、「誰が使うか」「どのくらいの自由度が必要か」によって最適な手段が変わります。現場のITリテラシーやシステム構成に応じて、以下のような違いを押さえておくと選定がスムーズになります。

連携手段	特徴	向いているケース	主な活用シーン
ノーコード連携（Zapier、Power Automateなど）	コーディング不要。すぐ使える。柔軟だが複雑な処理は苦手	スモールスタートしたい中小企業現場主導で業務改善したい場合	日報→チャット通知、SFA→ToDo自動生成など
RPA（UiPath、BizRobo!など）	PC上の操作を再現。オンプレ・レガシー対応にも強い	定型業務が多く、人手による転記が多い業務	帳票処理、社内システム間の情報入力など
API連携（開発型、iPaaSなど）	システム間で直接データ連携。長期運用・拡張性に優れる	IT部門がしっかり整っている企業業務システムを本格統合したい場合	顧客DB×MAツール×受注管理の一元化など

表の内容を読みながら、「自社にとって現実的なのはどのパターンか？」が見えてきたら、
次に検討すべきは、ツールをどう選び、どう定着させるかです。

高機能ツールよりもつながるツールを選ぶ

ありがちな失敗に、「あれもこれもできる多機能SaaSを導入したら、逆に連携しづらくなった」というケースがあります。

DX連携の成功は、単体のスペックではなくつながるかどうかで決まります。選定時には以下の点を確認しましょう。

• APIの公開状況（REST API／Webhook対応など）
• 外部ツールとの連携実績（Zapier連携済など）
• エクスポート形式（CSV／XLSXなど）の柔軟性
• 管理画面でのワークフロー構築機能の有無

そして何よりも大切なのは、「現場が迷わず使えるか」。完璧な設計より、シンプルで動く仕組みこそが最強です。

DX連携を現場で定着させるための社内支援体制とは？

DX連携の設計がどれだけ精巧でも、現場で使われなければ、すべては絵に描いた餅です。

実際、多くの企業では「連携を組んだのに誰も使っていない」「属人化してまた元に戻ってしまった」といった“定着しないDX”の悩みが絶えません。

業務効率化を「一時的な改善」で終わらせず、持続可能な成果へと昇華させるには、教育・マニュアル・支援体制が不可欠です。

属人化を防ぐには、マニュアルと運用ルールの仕組み化が必要

どれだけ便利なツールでも、「あの人しか使えない」「引き継ぎができない」となれば業務効率化は失敗します。

だからこそ重要なのは、「誰がやっても同じ結果が出るようにする仕組み」を作ることです。

たとえば、

• 操作手順をステップで明示したマニュアルの整備
• これはやってOK／これはNGという運用ガイドライン
• 新人や異動者向けのオンボーディング手順のテンプレート化

このように、属人化を防ぐ構造＝情報の仕組み化を設計することで、現場の安定運用と継続的改善が可能になります。

内製化・定着を支えるのは「教育」と「育成」の仕組み

ツール導入後に起こる最大の問題は、「使い方が分からない」「聞く人がいない」という現場の孤立です。

これを防ぐには、単発の説明会ではなく、仕組みとして“学び続けられる環境”を用意する必要があります。

具体的には、

• 各部門に“DX推進リーダー”を任命し、横展開を担わせる
• 社内ポータルにナレッジ集や動画マニュアルを整備する
• トラブル対応・アップデート情報を集約するヘルプデスク機能を整える

こうした育成設計込みのDX連携でこそ、業務効率化の成果は継続的に拡大していきます。

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生成AIの活用で、教育コストと定着率を同時に引き上げる

「教育したいけど、人も時間も足りない」。その悩みを解決するのが、生成AIを活用した社内支援ツールの導入です。

たとえば、

• ChatGPT APIを活用し、社内ナレッジを学習させたFAQボットを構築
• マニュアルを読み込ませて“質問すれば答える”仕組みを整備
• 「〇〇の申請ってどうやるの？」と聞くだけで、図付きの手順が自動返信される仕組みを作成

このように、生成AIを“社内の教育担当代わり”に使うことで、育成コストを圧縮しながら定着率を上げることが可能になります。

SHIFT AIでは、こうしたAI×教育の仕組み構築支援も行っています。

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DX連携による業務効率化を成功させる4ステップ

「やるべきことは分かった。では、どこから始めればいいのか？」

ここでは、DX連携によって業務効率化を実現するための実行ロードマップを4ステップに整理してご紹介します。

自社の状況に照らし合わせながら、着実に進めていける具体策としてお役立てください。

STEP 1：業務の棚卸と手作業ゾーンの可視化

まず最初に行うべきは、「どの業務に非効率が潜んでいるか」を見える化することです。
特に注目すべきは、人の手による情報のやり取りや転記が多い領域。

• Excel管理＋メール申請
• チャット＋手動転記
• 印刷＋紙の押印＋スキャン…など

これらを洗い出すことで、「どこに連携が必要か」「どこを自動化すれば効果的か」が明確になります。

STEP 2：プロセス全体を再設計し、ツールの役割を定義する

業務の構造を把握したら、どの工程で何を使い、どこでつなぐかを再設計します。

• 起点となる入力や依頼は？
• 中継地点で発生する承認・加工処理は？
• 最終的に出力される成果物・データは？

このようにプロセス単位で「ツールの役割」と「連携ポイント」を設計することで、部分最適ではなく全体最適の業務連携が構築できます。

STEP 3：スモールスタートで使える仕組みを試験運用する

いきなり全社展開せず、まずは1部門・1業務でPoC（実証実験）を行うのが成功の鉄則です。

• ノーコードで試作したフローのユーザーテスト
• RPAで一部処理を自動化し、ミス率・時間短縮の変化を検証
• Slack×SaaSの通知連携で体感価値を確認

このフェーズでは、システム的に可能かよりも現場で使われるかの視点が重要です。

STEP 4：教育と評価指標を設計し、全社展開を進める

PoCで手応えを得たら、いよいよ全社展開へ。このとき必要なのは、仕組みの定着に向けた支援設計と、成果を可視化する評価指標の明文化です。

• マニュアル整備・説明会・eラーニングの展開
• 活用率・作業時間削減・ミス件数などのKPI設定
• 各部署の定着リーダー配置とフィードバック制度の導入

ここまで設計できて初めて、DX連携は仕組みとしての改善として根づいていきます。

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まとめ｜DX連携の本質は、仕組みと定着にある

DXによる業務効率化に本気で取り組む企業が、まず直面するのは「導入したのに現場が変わらない」という現実です。

その背景には、ツールの連携不全、業務プロセスの未整備、教育や定着の仕組みの欠如といった構造的な課題があります。

ツール単体の機能に頼るのではなく、業務全体を見渡しながらつなぐ設計を描き、さらに使われる仕組みを現場に根づかせること。これが、DX連携によって本質的な業務効率化を実現するための唯一の道です。

そして、今その鍵を握っているのが、「教育をいかに仕組み化するか」です。属人化や非効率を乗り越え、DXを“成果に変える”には、現場を支える支援体制こそが欠かせません。

SHIFT AIでは、こうした現場の定着までを見据え、生成AIを活用した業務効率化・育成支援プログラムを提供しています。

ツール導入から仕組み化、社内展開まで、一気通貫で支援できる体制を整えています。今こそ、戦略的にDXを連携させ、「使われる仕組み」へと昇華させていきませんか？

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DX連携に関するよくある質問（FAQ）

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