「Copilot、導入したものの──実は、誰も使いこなせていない。」
そんな声を、多くの企業から耳にするようになりました。
Office製品と連携し、業務効率を大幅に向上できると期待されたMicrosoft Copilot。
「提案書の下書きが自動でできる」「メール文面のたたき台を作ってくれる」など、生成AIの力を業務に取り入れる第一歩として注目されています。
ところが現場では、
- 「何ができるのか分からない」
- 「使い方が直感的じゃない」
- 「操作説明はあったけど、業務にどう使えばいいの？」
といった定着しない課題が頻発しています。
さらに深刻なのは、「使える社員と使えない社員の差が広がる」「研修やサポートの仕組みが整っていない」といった組織としての課題です。Copilotが誰かの便利ツールで終わってしまえば、導入の意義そのものが揺らいでしまいます。
この記事では、
- Copilotが使いこなせない背景とよくある思い込み
- 使える企業・使えない企業の違い
- 定着と業務活用を実現するための具体アプローチ
を、現場視点・経営視点の両面から解説します。
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Copilotを使いこなせない理由とは？よくあるつまずきポイント
Copilotを導入した企業の多くが直面するのが、「せっかく導入したのに、現場で活用されない」という課題です。では、なぜ現場では“使いこなせない”状況が生まれてしまうのでしょうか？
実際に活用が進まない企業を見ていくと、主に3つの共通課題が浮かび上がってきます。
1. 「何ができるか」がイメージできない
Copilotの導入直後に最も多く聞かれるのが、「で、何に使えるの？」という声です。ChatGPTのように自由に質問すれば何でも返ってくると思っていたが、思ったより反応が限定的だった。そんな期待と現実のギャップが、活用を妨げているケースは少なくありません。
Copilotは、Office製品と連携して業務を効率化するためのツールです。しかし、「業務にどう落とし込めるか」がイメージできていないと、導入しても“何となく触って終わり”になってしまいます。
2. 学ぶ機会がないまま“自己流”になっている
Copilotの活用が進まないもう一つの大きな要因が、適切な学習機会が提供されていないことです。
「使ってみて」とツールだけ渡されたものの、どう操作すればいいのか、どの業務に使えばいいのかが分からず、結局放置されてしまう──これは多くの現場で起きている現実です。
とくにCopilotは、従来のOffice製品と連携して動作するため、既存の業務フローとの接続点を自分で見つけなければならないというハードルがあります。
操作マニュアルを読むだけでは理解が難しく、社員ごとに“使える・使えない”の差が広がってしまうのです。
また、学習コストが高く感じられることで、忙しい現場では「後回し」にされがちです。その結果、Copilotの活用は個人任せとなり、組織としての活用水準が上がらないまま停滞してしまうのです。
こうした状況を打開するためには、「使い方を教える」のではなく、「業務にどう組み込むか」を共通理解として浸透させる支援が欠かせません。
3. “定着の仕組み”が設計されていない
Copilotを導入しても現場で活用されない企業の多くが、「定着の仕組み」そのものを持っていないという共通課題を抱えています。
これは、ツールを導入しただけで「社員が勝手に使いこなしてくれる」と期待してしまう、“丸投げ導入”にありがちな落とし穴です。
本来、生成AIのような新しい技術は、
- どの業務に使うのか？
- どのレベルまで活用すれば合格ラインなのか？
- 誰がどう支援するのか？
といった活用設計と支援体制がセットになってはじめて、組織に根づいていきます。
しかし現実には、導入後にマニュアルが配られるだけで、
- 使い方が属人的になる
- 部門ごとに使っている／使っていないの差が出る
- 評価やフィードバックの仕組みもない
という状態に陥ってしまっているのです。
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Copilotを使いこなせた企業の共通点とは？
「うちはうまくいかなかったけど、成功している企業もあるの？」。そう思われた方も多いかもしれません。
実際、Copilotの導入と活用に成功し、現場の業務を大幅に効率化させている企業も少なくありません。
彼らは特別なITスキルを持っていたわけではなく、定着させるための“設計”と“支援”をきちんと行っていただけなのです。ここでは、そうした企業に共通して見られる3つのポイントを紹介します。
1. 部門別ユースケースが明確になっている
成功企業の多くは、「誰が・どの業務で・どう使うか」を部門別に明確に定義しています。
たとえば
- 営業部門：提案書のたたき台を自動生成し、資料作成の時間を半分に
- 人事部門：求人票や社内通知文の初稿を生成し、人的コストを削減
- 経理部門：会議議事録の要約や、予算関連レポートのドラフトを自動化
このように、日常業務のどこにAIを差し込むかを事前に設計することで、現場での活用が習慣化していくのです。
🔗 参考：Copilotの業務活用方法を徹底解説｜職種別ユースケースとプロンプト例も紹介
2. 目的に応じた活用指針を作っている
「何のために使うか」が曖昧なままでは、Copilotは単なる“新しい機能”で終わってしまいます。一方、成功している企業は、「どの業務課題を解決したいか」という目的ドリブンの活用方針をあらかじめ設計しています。
たとえば、
- 「月次資料作成にかかる手間を3割減らす」
- 「営業プレゼンの作成時間を毎週2時間削減する」
といった、業務KPIに紐づけた活用目標を設定することで、現場の使い続ける動機につなげています。
Copilotが定着しない企業に足りない3つの仕組み
Copilotを活用できている企業に共通して見られるのは、“仕組み化”への意識です。逆に、定着に失敗している企業は、その多くが「個人任せ」「場当たり的な対応」にとどまっています。
ここでは、Copilot活用が定着しない企業に共通する足りていない3つの仕組みを紹介します。ご自身の組織に当てはまっていないか、ぜひチェックしてみてください。
1. スキルのばらつきを放置している
Copilotは、ある程度Officeツールに慣れた人であれば直感的に使える設計ですが、社内には「Excelの基本操作もあやふや」「Wordのリボンすら使わない」といったレベル感の社員も少なくありません。
こうしたリテラシーのばらつきを放置したまま一律導入してしまうと、
- 一部の人だけが使いこなせる
- 活用ノウハウが属人化する
- 他の社員が萎縮して触らなくなる
という悪循環に陥ります。
2. 使い方ではなく「業務活用」を教えていない
多くの企業が誤解しているのが、「操作マニュアルを渡せば使えるようになる」という思い込みです。Copilotは操作よりもむしろ、どう業務に使うかを理解することが活用のカギです。
成功企業では、操作説明にとどまらず
- 現場の業務フローにどう組み込むか
- どんな場面で頼るべきか
- 逆に頼りすぎてはいけないケースは？
といった、業務活用視点での研修・支援を実施しています。この視点の欠如こそが、多くの企業でCopilotが使われないまま終わる理由です。
3. 成果につながる評価指標がない
最後の落とし穴は、「Copilot活用の成果をどう測るか」が定まっていない点です。「誰が何回使ったか」などの単純な利用ログだけでは、活用の実態を正確に評価できません。
たとえば
- 提案資料作成の時間が何時間減ったか
- 社内文書作成の品質がどう変化したか
- 属人業務がどれだけ標準化されたか
といった成果につながる評価軸を設定できているかどうかが、活用の定着度に大きく影響します。
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Copilot活用を“仕組み化”するために、今すぐ始められること
Copilotを導入しながらも「使いこなせない」「成果が出ない」と悩む企業の多くは、仕組みづくりに取り組む前に立ち止まってしまっている状態です。
「何をすればいいのかわからない」
「うちの現場では難しそう」
そう感じている方にこそ、ここで紹介する小さく始められる3つのアクションが役立ちます。
1. まずは現場ヒアリングでつまずきを見える化する
「Copilot、使ってる？」と聞くだけでは、活用実態は分かりません。重要なのは、“なぜ使えていないのか”の理由を具体的に把握することです。
- 操作が分からないのか
- 何に使えばいいか分からないのか
- そもそもログインしていないのか
ヒアリングを通じて、活用の阻害要因を見える化すれば、施策の打ち手も明確になります。
2. 業務フローに沿ったテンプレートをつくる
Copilotは自由度が高い反面、「結局、何をどう指示すればいいのか分からない」と感じる人が少なくありません。そこで有効なのが、日々の業務をベースにした“プロンプトテンプレート”の整備です。
- 会議の議事録作成
- 週次報告の草案生成
- 提案資料の構成チェック
など、現場の実務に寄せた使い方をテンプレート化すれば、社員の利用ハードルは一気に下がります。
3. スモールスタートで試し、フィードバックを回す
全社一斉展開はリスクも大きく、社内の反発を招きがち。まずは1部門・1チームでスモールスタートし、成功体験を蓄積することが有効です。
そして重要なのは、「使って終わり」ではなく、定期的なフィードバックループを回す仕組みです。
- よく使われたプロンプトは？
- 逆に使われなかった機能は？
- 改善の余地はどこか？
こうした継続的なアップデートがあることで、活用が一時的で終わらず、組織に定着していくのです。
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Copilot導入後にありがちな誤解とその対策
Copilotを導入した企業でよく見られるのが、誤った期待や使い方の誤解によって活用が止まってしまうケースです。ここでは、実際の現場でよくある思い込みと、その対策をセットで紹介します。
「うちの現場にもあるかも…」と感じたら、早めの軌道修正が重要です。
| よくある誤解 | 実際のCopilot | 対策のヒント |
| ChatGPTのように何でも答えてくれる | 基本はOffice連携型。コンテキストは制限あり | 活用できる範囲・できない範囲を教育で明示 |
| 操作すれば勝手に成果が出る | 業務フローへの統合が必要 | 活用目的や使う場面の“設計”がカギ |
| マニュアルを配れば社員が使ってくれる | 現場は多忙。読む暇がないことも | ハンズオン＋業務テンプレで定着を支援 |
| 管理職は関係ない（現場に任せればいい） | 上司が使っていないと部下は使わない | 組織的な活用文化の醸成が必要 |
これらの誤解は、「思い込みのまま放置する」と、せっかくの導入が“形だけ”になってしまう大きな落とし穴です。Copilotを導入しただけで終わらせないためにも、実態に即した活用の再設計と、人への支援の仕組み化が重要です。
🔗 参考：Copilot導入の効果とは？成功企業の実例と成果が出ない原因を徹底解説
まとめ：Copilotは「使える」だけでは足りない。「使いこなせる」組織づくりがカギ
Copilotは、導入しただけでは定着しません。操作方法を知っているだけでも不十分。大切なのは、業務に定着させ、現場で自律的に使いこなせる仕組みをつくることです。
- どこで使うか？
- どうやって習熟させるか？
- 誰が支援するか？
これらを組織として設計できるかどうかが、Copilot導入の成果を大きく左右します。
＜Copilotを“使いこなす組織”を目指したい企業様へ＞
SHIFT AIでは、Copilotを現場業務に根づかせるための、法人向け生成AI研修を提供しています。
業務テンプレートの設計から、部門別トレーニング、定着支援までフルカバー。ぜひご利用ください。
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Copilot活用に関するよくある質問（FAQ）
導入したものの、現場でよく出てくる悩みや不安に答えるQ&Aです。「聞きづらいけど気になる」そんな声に応えることで、読者のモヤモヤを一掃します。
- Q使い方が分からない社員に、どう教えるべき？
- A
「操作方法」だけでなく、「業務のどこで使うか」をセットで教えるのが効果的です。
テンプレートの共有やロールプレイ型研修も有効です。
- Q業務フローにどう組み込めばいいの？
- A
既存の手順をCopilot視点で棚卸しするところから始めましょう。定型業務やドキュメント生成が絡むプロセスが導入ポイントになります。
- Qセキュリティが心配…。機密情報を入れても大丈夫？
- A
Microsoft 365 Copilotは、組織のM365テナント内のデータガバナンスに準拠しています。
ただし、社内での利用ルールの整備・教育は必須です。
- Q人によって使い方が違って、標準化できません。
- A
誰でも再現できる使い方を定義し、プロンプトテンプレートやガイドラインを整備することが重要です。現場での好事例を横展開する仕組みをつくりましょう。
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