近年、多くの企業でITが推進される中、組織運営の効率化は重要な経営課題の一つとなっています。その基盤となる組織図ですが、従来の手作業による作成や更新には多くの時間と手間を要し、その意義がなくなっているケースも少なくありません。
しかし、AIの発展により、この組織図作成の分野においても、業務効率化や組織の可視化を進める動きが出始めています。AIによる組織図作成は、図を描くだけでなく、組織の現状分析や未来の組織設計に役立つ可能性があります。
本記事では、AIで組織図を作成することのメリットや考慮すべき課題、どのようにAIで組織図を作成するのかについて解説していきます。なお、SHIFT AIでは、AIによる組織図の作成を支援いたします。組織において経営課題を感じている方は、まずは無料相談をご利用ください。
組織図作成における課題
会社の組織図作成では、次の課題があります。
・組織変更によって改善作業が必要になる
・デザイナーが作成したような図解の作成が難しい
・知識がないと情報を不足なく表示できない
それぞれの課題についてご説明します。
組織変更によって改善作業が必要になる
企業は事業方針の見直しに伴い、組織変更を行います。その都度、組織図を手作業で改善するのは非常に手間を要します。特に、社員数が多い組織では、迅速に最新の状態を反映させることが難しくなります。
誰がどの部署に所属し、どのような仕事を行っているのかが不明確になると、意思決定の遅延といったリスクを生じさせます。AIを利用することで、人事情報システムなどと連携し、組織変更があった際に自動的に組織図を更新するような仕組みがあると便利です。
デザイナーが作成したような図解の作成が難しい
組織図は、視覚的に伝わるものであることが求められます。しかし、デザインスキルを持たない方が一般的なツールで組織図を作成しようとすると、どうしても素人っぽさが残ってしまったり、情報の配置で苦労したりすることが少なくありません。
情報が伝わらない組織図は、社員の組織理解を妨げるだけでなく、社外への提示の際にも企業のイメージを損ねかねません。AI搭載の組織図作成ツールの中には、情報の量や関係性に応じて図を自動で提案してくれたりするものがあり、専門知識がなくてもプロフェッショナルな組織図を作成する手助けとなります。
知識がないと情報を不足なく表示できない
組織図にどのような情報を含めるべきかという点も作成時の課題の一つです。部署名と氏名だけでなく、役職、連絡先、場合によっては顔写真など、目的に応じて表示すべき情報は多岐にわたります。しかし、どのような情報を含めれば利用価値の高い組織図になるのか、その判断は意外と難しいものです。
必要な情報が不足している組織図は、結局のところ「使えない」ものとなってしまう可能性があります。結果として、社員は必要な情報を別途探さなければならず、業務効率の低下に繋がります。
AIで組織図を作成するメリット
AIで組織図を作成することで、次のメリットがあります。
・要望通りの図を作成できる
・デザイナーが作成したように図解が作成できる
・改善が必要でも、すぐに変更できる
それぞれご説明します。
要望通りの図を作成できる
組織図の作成について様々な要望を手作業で応えるには多くの時間が必要です。AIによる組織図作成ツールでは、定義された条件に基づいて、自動的に要望を満たした組織図を作成できます。
これにより、手作業によるミスを防ぎ、要望通りの組織図を自動生成することが可能です。例えば、「マーケティングメンバーで構成される組織図」などの図をすぐに作成できるようになるでしょう。
デザイナーが作成したように図解が作成できる
組織図は、社内外への情報伝達手段として、見やすさとデザイン性が重要です。しかし、デザインスキルがない方が作成すると、情報が伝わらない組織図になってしまいます。このような組織図は、社内での情報共有を非効率にし、社外に対しては企業のプロフェッショナルなイメージを損なう可能性があります。
AI組織図作成ツールでは、配置提案機能により、専門知識がなくても視覚的に伝わる組織図を作成できます。
改善が必要でも、すぐに変更できる
組織図は、組織変更や人事異動のたびに更新が必要です。これまでの手法では、このような変更を組織図に反映させる作業が煩雑で、時間を要することが課題でした。
変更の反映が遅れると、組織図が実態と乖離し、社内での誤解を生む原因となります。AIによる組織図作成ツールでは、データの修正や簡単な操作で、組織図を迅速に更新できます。これにより、常に最新の組織状態を正確に把握し、変化に即応できる体制を維持しやすくなります。
AIツールで組織図を作成しよう！
AIの組織図作成ツールを利用し、組織図を作成していきます。
組織構造を記載する
まずは、どのような組織図を作成するのか、情報を整理します。
「SEOメディア責任者の下にディレクター2人がいて、それぞれが2名のライターを管理している」というような情報を整理します。この情報を送信すると、組織図が自動作成されます。
組織図を整える
思っていたことと違う点については、自由に配置変更できるため、改善しましょう。このようにAIを利用すれば、組織図を自動作成できます。
AIに組織図の作成をサポートしてもらおう
組織図の作成と維持は、多くの時間と手間を要する仕事です。組織変更への迅速な対応や必要情報の整理など、仕事の課題は少なくありません。
しかし、AIを利用することで、これらの解決に大きく貢献することが期待できます。AIは、要望に応じた図の自動生成、プロフェッショナルなデザインの実現、そして変更への迅速な対応を可能にします。 なおSHIFT AIでは、貴社の組織図に応じたAI経営の推進をサポートしています。「まずは情報収集から始めたい」「自社に合うAI経営の方法を知りたい」──そんな方は、ぜひお気軽にご相談ください。