AIによる業務効率化の必要性は理解していても、「推進する人手が足りない」「プロジェクトに割く時間がない」。そんな理由で計画が止まってしまう企業は少なくありません。
しかしAI業務効率化は本来、人手や時間が足りないからこそ取り入れるべき施策です。限られたリソースの中でも正しい進め方と社内体制を整えれば、短期間で成果を出すことは十分可能です。
本記事では、AI業務効率化を進めたいのにリソース不足で動けない企業が、最小限の負担で成果を出すための具体的な方法を解説します。
生産性向上や無駄な仕事削減に関しては、【無駄な仕事を減らす方法10選｜生成AI活用で実現する生産性向上】も合わせてご覧ください。
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AI業務効率化におけるリソース不足の実態
AIによる業務効率化は、多くの企業にとって魅力的な施策です。
しかし、実際の現場では「やりたいけれど進まない」という声が目立ちます。その大きな原因が人員・時間・予算といったリソース不足です。
1. 担当者の兼任による負担増
AI導入プロジェクトを専任で進められる人材がいないケースは少なくありません。多くの場合、情報システム部門や企画部門の担当者が、通常業務と兼任でAI推進を担当します。その結果、日常業務の優先度が高まり、AIプロジェクトは後回しになりがちです。
2. 導入後の運用を見越した人員計画不足
AIは導入して終わりではなく、運用・改善・学習データの整備などが継続的に必要です。しかし、計画段階で「運用フェーズの工数」まで見積もられていないことが多く、導入後に運用が滞る要因になります。
3. 社内知識・スキルの不足
AIツールや生成AIを使いこなすためには、ある程度のITリテラシーやデータの取り扱い知識が求められます。現場にノウハウがない状態でスタートすると、初期設定や効果検証に時間がかかり、結果的に工数が膨らんでしまいます。
4. 予算確保の難しさ
特に中小〜中堅企業では、AI導入のための予算確保が課題になります。ROI（投資対効果）が不明確な段階では、経営層の承認が得にくく、計画が先送りになることも珍しくありません。
詳細な停滞要因と解決策は、【AI業務効率化が進まない5つの理由と解決策｜停滞を打破する成功事例も紹介】で解説していますのであわせてご覧ください。
AI業務効率化を成功させるための基本方針
AIを業務に導入して成果を上げるためには、単にツールを導入するだけでは不十分です。目的や適用範囲を明確にし、社内体制や運用ルールを整えたうえで進めることが重要です。
以下では、成功のために押さえておくべき基本方針を整理します。
1. 目的の明確化とKPI設定
AI導入の第一歩は、「何を解決したいのか」を具体的に定義することです。
たとえば「営業資料作成の工数を30％削減する」や「問い合わせ対応時間を半減する」といった、測定可能な目標（KPI）を設定します。これにより、導入後の効果検証も容易になります。
2. 適用業務の優先順位付け
すべての業務にAIを適用しようとすると、リソースが分散して効果が薄れます。
効果が出やすく、導入のハードルが低い業務から着手するのがポイントです。たとえば定型的なデータ入力や文章要約など、ルールが明確で繰り返し発生する業務が適しています。
3. 社内教育とリテラシー向上
AIを最大限に活用するには、現場の社員が基本的な操作や活用事例を理解していることが必要です。
社内研修やマニュアル整備を行い、「AIを使いこなせる人材」を増やすことで効果が定着します。
4. セキュリティとガバナンスの確立
生成AIを含む多くのAIツールは、データを外部サーバーに送信して処理します。そのため、情報漏えいリスクやコンプライアンス違反を防ぐためのガイドライン策定が不可欠です。
利用ルールや承認フローを整備することで、安全に活用できます。
具体的なマニュアル作成のコツや無料テンプレートは、【AI業務効率化マニュアル作成完全ガイド｜社内浸透・更新のコツと無料テンプレート】からご活用ください。
AI業務効率化におけるリソース不足を解消する方法
リソース不足はAI導入の大きな壁ですが、適切な対策を講じることで乗り越えられます。
ここでは、限られた人員や時間でも効率的に推進するための具体的な方法を紹介します。
1. 重点業務に絞って取り組む
すべての業務を同時にAI化しようとせず、インパクトが大きく実現可能な業務に集中しましょう。これにより、限られたリソースを効率的に活用できます。
2. 小規模チームでの推進体制を構築
AI推進は兼務でも可能ですが、社内のキーパーソンを数名選定し、小さなチームで計画・実行を分担することで負担を軽減できます。
チームメンバーの役割を明確にし、定期的な情報共有を行いましょう。
3. 既存ツールやシステムの活用
新規ツールの導入には学習コストがかかるため、すでに導入済みのIT環境にAI機能を追加活用する方法が効率的です。
例えば、Google WorkspaceのAI機能やOffice 365のAIツールを活用するとスムーズに導入できます。
4. 社内教育とマニュアル化でスキルを底上げ
AIツールの操作マニュアルや活用事例を社内で共有し、習熟を促進します。
教育をオンライン研修や動画化することで、時間が限られているメンバーも学びやすくなります。
5. 外部リソースの活用
人手やノウハウが足りない場合は、外部の専門家や研修サービスを活用するのも有効です。特に生成AI研修やコンサルティングサービスを利用すれば、推進速度が格段に上がります。
業務効率化の具体的な手順やリスク対策については、【生成AIで業務効率化を成功させる方法｜導入効果・具体的手順・リスク対策まで完全ガイド】で詳しく説明しています。
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よくある失敗パターンとその回避法
AI業務効率化プロジェクトがリソース不足でつまずく背景には、共通する失敗パターンがあります。ここで紹介するポイントを押さえて、計画的に回避しましょう。
1. 担当者だけに負担が集中する
AI推進を一人の担当者に任せきりにすると、兼務の負担が膨らみプロジェクトが停滞しがちです。チーム体制を整え、役割分担や情報共有を徹底することが重要です。
2. ツール導入だけで満足してしまう
最新のAIツールを導入するだけでは効果は出ません。導入目的の明確化、運用ルールの策定、社員教育と合わせて進める必要があります。
3. 効果測定を怠る
導入効果の数値化や定期的なレビューをしないと、どこに改善が必要か見えなくなります。KPIを設定し、計画的に評価・改善を行いましょう。
4. 社内理解・協力が得られない
AIプロジェクトは社内の理解と協力が欠かせません。経営層や現場への情報発信、メリット共有を怠ると推進が難しくなります。
失敗回避の詳細や部署別アイデアは、【【2025年版】AIで業務を劇的効率化！部署別アイデアと成功事例・失敗回避法】を参考にしてください。
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成功確率を高める推進フロー（チェックリスト付き）
リソース不足のなかでもAI業務効率化を成功させるためには、段階的かつ計画的に進めることが重要です。ここでは、推進をスムーズに進めるための具体的なフローを紹介します。
Step 1：業務の洗い出しと優先順位付け
まずは、AIで効率化が期待できる業務をリストアップします。
特に繰り返し発生し、ルールが明確な定型業務に着目しましょう。効果が大きく、工数が少ない業務から優先して取り組むことがポイントです。
Step 2：小規模でのパイロット導入
対象業務を絞り、まずは一部の部署やチームで試験的にAIツールを導入します。
これにより、リソースを抑えつつ効果や課題を把握しやすくなります。
Step 3：効果の測定とフィードバック
導入後は、KPIに基づき効果を数値で評価します。得られたデータをもとに運用方法の改善やツールの調整を行い、さらなる効率化を目指します。
Step 4：全社展開と教育の継続
パイロットでの成功を踏まえ、全社に展開していきます。並行して、マニュアルや研修を整備し、社員のスキル向上を図ることも欠かせません。
【チェックリスト】AI業務効率化推進のポイント
以下はAI業務効率化を推進していく際に確認したいチェックリストです。ぜひご活用ください。
☐ AI化候補業務を具体的にリストアップした
☐ 優先順位を経営層と共有し合意を得た
☐ 小規模パイロットを実施し効果を測定した
☐ 課題をフィードバックして運用方法を改善した
☐ マニュアル・研修体制を整備した
☐ 定期的に効果検証を行う体制を作った
推進の手詰まりを突破するためのロードマップや研修活用法は、【AI業務効率化の手詰まりを突破する完全ロードマップ｜研修による全社スキル向上が解決の鍵】でご紹介しています。
まとめ｜リソース不足でもAI業務効率化は必ず成功できる
AI業務効率化の推進において、リソース不足は大きな障壁となります。しかし、今回ご紹介したポイントを押さえ、優先順位をつけて小さく始めることで、少人数でも確実に成果を出すことが可能です。
重要なのは「完璧を目指すよりまず一歩を踏み出す」こと。社内の協力体制を整え、外部リソースも活用しながら継続的に改善を重ねていきましょう。
また、AI業務効率化を本格的に推進するためには、社内のスキルアップと体制構築が不可欠です。
SHIFT AI for Bizでは、eラーニングとワークショップを掛け合わせ企業の「生成AI人材育成」を伴走支援するサービスを提供しています。
実践的なノウハウを体系的に学べ、少人数でも効果的にスキルを習得できます。詳しい研修内容や導入メリットについては以下のページでご案内していますので、ぜひご覧ください。
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AI業務効率化におけるリソース不足でよくある質問（FAQ）
- QAI業務効率化に必要な人員はどのくらい？
- A
導入規模や業務内容によりますが、最小限の推進チームとしては、企画・IT担当・現場担当の3名程度が理想的です。兼務でも可能ですが、定期的な情報共有と役割分担が重要です。
- Q人手や時間が足りない場合、まず何から始めれば良い？
- A
まずはAI化の効果が高く、工数が少ない業務に絞ってパイロット導入を行うことをおすすめします。小さく始めて成功体験を積み重ねましょう。
- Q外部リソースを活用するメリットは？
- A
専門的なノウハウや研修を受けられるため、社内の負担を軽減し、プロジェクト推進の速度を上げられます。特に生成AI研修は短期間でスキルアップが可能です。
- Q少人数でAI業務効率化を始めた場合、成果が出るまでの期間は？
- A
業務内容や導入範囲にもよりますが、早ければ1〜3か月で目に見える改善が出るケースがあります。特に定型業務の効率化は短期間で効果が出やすいです。
- Q少人数で推進する際の役割分担のコツは？
- A
企画担当が全体方針を決定、IT担当がツール選定と設定、現場担当が業務適用とフィードバックを担当するとスムーズです。定期的な進捗共有も重要です。
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