「やることが多すぎて、何から手をつければいいのかわからない」
そんな日々が続いていませんか？
多くの企業で、現場の声として上がるのがこの「業務過多」という悩み。
しかし、単に人手不足や一時的な繁忙期が原因とは限りません。
実際には、「業務が整理されていない」ことが、本質的な原因になっているケースが少なくありません。
本記事では、業務が回らない・手が足りないと感じる職場に向けて、業務を棚卸し・再設計する方法を具体的に解説します。
属人化、ムダ、目的不明のタスクを洗い出し、改善の第一歩を踏み出すためのヒントをご紹介。
さらに、業務整理の加速に役立つ生成AIの活用法や、組織全体で業務を見直すための研修導入のすすめについても触れていきます。
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業務過多の正体は“整理されていない業務の山”
業務過多に悩む多くの職場では、本当に業務量が過剰なのかどうかすら把握できていないという実態があります。
「なんとなく忙しい」「やることが山積み」と感じていても、その“忙しさ”の正体が見えていないのです。
属人化と積み重ねが「見えない業務の山」をつくる
たとえば、「誰が」「どの業務を」「なぜ」「どのくらいの頻度で」行っているのか。
これらが言語化されないままに、その場しのぎで新しい業務を足し続けた結果、現場の負担が膨らんでいく構図がよく見られます。
- 前任者からの引き継ぎで形だけ続けているルーティン
- 誰かの個人的な工夫が業務として固定化されたタスク
- 本来は簡素化できる業務を、マニュアル不在で属人化させているケース
こうした“整理されていない業務の積み重ね”が、現場の生産性をじわじわと蝕んでいるのです。
「整理できていない」ことが最大のボトルネック
業務過多に見える状況でも、不要な作業や役割の重複を取り除けば、意外と負担が軽くなることも。
だからこそ、まず必要なのは、「本当に必要な業務は何か？」を洗い出す作業です。
それが、いわゆる業務整理＝タスクの棚卸しと再設計の出発点となります。
業務整理が必要なサインとは？
「この状態、いつか崩れるかも…」
そんな不安を感じる現場では、多くの場合、すでに業務整理のタイミングが来ているといえます。
見逃されがちなサインを把握しておくことで、手遅れになる前に手を打つことができます。
「手が回らない」という声が現場からあがる
忙しさが常態化すると、「誰も余裕がない」状態が職場全体に蔓延します。
以下のような発言が聞かれるようであれば、業務の偏りやムダが生じている可能性があります。
- 「自分の仕事で精一杯」
- 「依頼されても対応が後回しになる」
- 「最近はトラブル対応ばかりで通常業務ができない」
このような現場の声をキャッチしたら、業務整理の必要性を真剣に考えるべきタイミングです。
属人化・重複・目的不明の作業が増えている
業務内容を振り返ってみたとき、「この作業はなぜ行っているのか？」と誰も答えられない仕事が残っていないでしょうか。
目的を見失った作業や、他部署と似た業務を二重で行っているケースも、業務整理の対象です。
また、一部の社員にしかできない“属人業務”が多い場合も、危機のサインといえます。
忙しさが成果よりも評価される文化になっている
「いつも遅くまで残っている人＝頑張っている人」という空気がある職場では、本質的な成果よりも“疲弊”が可視化されてしまう傾向にあります。
こうした文化は、業務改善の妨げとなり、本来なら見直せるはずのムダな業務に誰も手をつけられなくなるリスクを孕んでいます。
業務整理の全体フロー｜5ステップで棚卸し・再設計
業務整理とは、単に「不要な業務を削減する」ことではありません。
目的と役割に照らして業務を見直し、再設計するプロセスです。
以下の5ステップを踏むことで、混沌としたタスクの山が、意味のある仕事へと再構築されていきます。
①タスクの棚卸し（すべて書き出す）
まずは現場で日々行われている業務を、人ごと・チームごとに「全部」洗い出すところからスタート。
小さなルーチンワークや、報告書作成、会議準備なども漏らさず書き出します。
ここでは“取捨選択”をせず、とにかく可視化が最優先です。
②業務の分類（重要性・頻度・工数）
洗い出した業務を、以下のような基準で分類します。
- 重要性（事業成果に直結するか）
- 頻度（毎日／週次／月次／イレギュラー）
- 工数（時間・手間がどれくらいかかるか）
この作業により、「時間はかかるが成果に寄与しない業務」や「ムダに繰り返している業務」が浮き彫りになります。
③ムダ・重複・属人化のあぶり出し
分類結果をもとに、以下をチェックします。
- 同じような業務を複数部署でやっていないか？
- 一人にしかできない業務が集中していないか？
- そもそも必要性の低い業務ではないか？
このフェーズでは、“やめる候補”を見極めていくイメージです。
④再設計（委譲／簡略化／自動化）
削減すべき業務が見えてきたら、次にどう再構成するかを検討します。
- 属人化している業務はマニュアル化＋引き継ぎ
- 定型業務はRPAや生成AIなどで自動化
- 低優先業務はそもそも「やめる」判断も
組織としての意思決定が求められる重要なステップです。
⑤実行と定着の仕組みづくり
最後に、再設計した内容を現場で運用できる状態に整えることが重要です。
定例会議での振り返り、マニュアル整備、改善提案の仕組みなど、“業務を見直し続ける文化”をつくることが、再発防止につながります。
属人化・ムダ業務を見抜くチェックリスト
業務の棚卸しをしたあとに重要なのが、「何を残すか／何を見直すか」の判断です。
しかし、現場では「これは必要な仕事」と思い込んでしまっているケースも多く、ムダや属人化に気づきにくい構造ができあがっています。
以下のような観点から、業務をチェックしてみましょう。
この業務、本当に「今のやり方」で必要？
- 以前からの慣習で続けているだけになっていないか
- ツールや手段が古く、非効率なまま放置されていないか
- 目的に対して“過剰品質”になっていないか
→手段が目的化している業務は、見直しの余地があります。
一部の人にしかできない作業がないか？
- その人がいないと回らない業務がある
- 属人化していて、他メンバーに共有されていない
- 引き継ぎしようとしても、ノウハウが整理されていない
→業務が人に依存している状態は、組織のリスク要因です。
目的や効果が曖昧な仕事が残っていないか？
- 「とりあえずやるもの」として惰性で続けている
- 成果を測定したことがない
- 誰に向けた業務なのかが明確でない
→効果が見えない業務は、見直す勇気を持つことが大切です。
こうしたチェックリストは、棚卸しと並行して定期的に活用することで、現場の「思い込みによる非効率」を打破する武器になります。
業務整理を加速する「生成AI」の使い方
業務整理は人の手で進めるには時間も労力もかかる作業です。
そこで注目されているのが、生成AIを業務棚卸し・業務見直しの補助ツールとして活用する方法です。
単なる「業務効率化ツール」ではなく、思考の整理や判断補助に使える点が、生成AIの大きな強みです。
①業務棚卸しの「抜け・漏れ」を補う
たとえば、「この業務って本当に全部出し切れているかな？」と不安なとき、
ChatGPTなどの生成AIに対して、
「総務部の月次業務をすべて洗い出したい。考慮すべき業務の例を教えて」
と尋ねれば、リスト化されたアイデアの補助を受けることができます。
これにより、人の主観だけでは見逃してしまう業務やパターンを網羅的に把握できます。
②業務改善アイデアのブレストに活用する
業務を見直す際、「もっと効率よくできないか？」と考えるタイミングがあります。
そんなときに、生成AIに以下のように入力することで、新たな視点を得られます。
「月次レポート作成を時短する方法を複数教えて」
AIは既存のフレームワークやベストプラクティスを提示してくれるため、改善策の幅が広がり、実行のアイデアも具体的になります。
③業務マニュアルやナレッジ共有の下書きを自動生成
業務整理のあとには、属人化の防止としてマニュアル化や手順の共有が必要です。
この作業にも生成AIは有効です。
「○○業務の作業手順をマニュアル風に書いて」と指示すれば、たたき台としての文書を自動生成してくれるため、負担を大幅に減らせます。
AI活用のポイントは「質問の質」
生成AIは万能ではありませんが、人間の質問次第で精度と有用性が大きく変わります。
社内での活用を進めるなら、
AIとの対話の仕方を理解する「生成AI活用研修」の導入が大きな差を生むでしょう。
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業務整理がもたらす「3つの好循環」
業務整理は単なる「タスクの削減」ではありません。
見直しを通じて、組織に継続的な改善サイクルと生産性の高い文化を根づかせることができます。
ここでは、業務整理によって生まれる3つの好循環をご紹介します。
①生産性の向上→成果につながる時間が増える
ムダや属人化を排除し、業務の目的を再確認することで、
社員が本来やるべき価値の高い仕事に集中できるようになります。
その結果、アウトプットの質・スピードが向上し、事業成果に直結する時間が増加します。
関連記事：会社の生産性を向上させるには？意味・メリット・施策まで徹底解説
②心理的安全性の向上→チームの連携が深まる
業務の全体像が明確になり、役割分担が見えることで、「自分だけが負担を抱えている」という不満が減少します。
結果として、助け合いが生まれやすく、信頼関係のあるチームづくりにつながります。
③改善の習慣化→業務が自走する組織へ
業務整理は一度きりのイベントではなく、繰り返し実施するべき改善プロセスです。
定期的な見直しを行う習慣が根づけば、「こうすればもっと良くなる」という提案が自然と現場から出てくるようになります。
この“自走する組織”こそが、外部環境に強く、成長し続けられる企業の姿です。
まとめ｜業務整理は「業務過多」を根本から変える第一歩
業務過多に悩む組織では、「人が足りない」「仕方ない」といった声が先行しがちです。
しかし実際には、業務そのものが整理されていないことがボトルネックであるケースが少なくありません。
本記事では、以下の観点から業務整理の必要性と進め方をご紹介しました。
- 現場に潜む業務過多のサイン
- 棚卸し・分類・再設計の5ステップ
- 属人化・ムダを見抜くチェックリスト
- 生成AIを活用した業務改善の具体策
- 業務整理がもたらす組織の好循環
これらを通じて重要なのは、業務を「残す」「やめる」「変える」の視点で見直すことです。
属人化や慣習にとらわれた業務をアップデートし、価値を生み出す時間を取り戻しましょう。
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- Q業務整理と業務改善の違いは何ですか？
- A
業務整理は「業務の全体を把握・棚卸しし、不要・重複業務を明確化するプロセス」。
一方の業務改善は「既存の業務プロセスをより効率的にする」ことが目的です。
整理が先、改善が次という順序で取り組むと効果的です。
- Q属人化した業務はどう整理すればよいですか？
- A
まずは誰にどんな業務が集中しているかを見える化することが第一歩です。
そのうえで、マニュアル化・手順書整備・他者への引き継ぎなどを段階的に進めましょう。
生成AIを活用するとマニュアル作成も効率化できます。
- Q業務棚卸しはどれくらいの頻度でやるべきですか？
- A
半年〜1年に1度のペースでの実施がおすすめです。
特に事業の方向転換・部署再編・人員の増減があった際は優先的に見直しを行いましょう。
- Q業務整理にAIは本当に役立ちますか？
- A
はい。業務の洗い出し支援や、改善案のブレスト、マニュアル作成など、
思考支援＋効率化の両面で効果的です。特にChatGPTなどの生成AIは使いやすくおすすめです。
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