「毎日仕事に追われて、息つく暇もない」
「結局いつも自分がカバーしていて、限界が近い」
そんなふうに感じている方は少なくありません。
業務が回らないとき、単純に“人手が足りない”だけのように見えますが、実際は属人化や非効率な業務プロセスが根本原因となっているケースが多く見受けられます。
つまり、仕組みが整っていない状態で仕事を回そうとしているため、一部の人に負荷が集中し、結果として「業務が回らない」状況に陥っているのです。
この記事では、
- 業務が回らない原因
- 属人化や非効率を引き起こす構造的な問題
- 打開するための具体策（業務見直しやAI活用など）
をわかりやすく整理し、現場の疲弊を解消する実践的なヒントをお届けします。
さらに、記事内では業務改善や生成AI活用を支援する法人向け研修もご紹介しています。
人手不足でも乗り切れる“仕組みの作り方”に関心がある方は、ぜひ最後までご覧ください。
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なぜ「仕事が回らない」のか？よくある7つの原因
業務が回らなくなる背景には、複数の要因が絡み合っています。
単に「人手が足りない」だけではなく、業務構造や組織文化の問題が根底にあるケースも少なくありません。
ここでは、企業現場で特に多く見られる7つの原因を紹介します。
①業務量に対して人手が足りない
最も分かりやすい原因が、人手不足です。
売上増や事業拡大に対して人員計画が追いつかず、既存メンバーにしわ寄せが集中してしまう状態です。
特に中小企業では、新規採用の難しさも影響し、慢性的なリソース不足に陥りやすくなります。
②属人化している業務が多い
「この作業は◯◯さんしかできない」「あの資料は毎回△△さんが作っている」──
そんな属人化が進むと、特定の人に業務が集中し、欠勤や退職で一気に破綻します。
属人化を放置すると、負荷の偏りだけでなく、教育・引き継ぎの停滞にもつながります。
③業務プロセスが非効率
アナログな作業や重複作業、無駄な手作業が多く残っている場合、業務が本来の2倍・3倍の時間を要することも。
非効率なプロセスは、人手不足より深刻なボトルネックになり得ます。
④業務の優先順位が曖昧
すべての仕事が「急ぎ」「重要」に見えてしまい、タスクの取捨選択ができていない場合、現場は常に燃え続ける状態になります。
マネジメント層の指示や仕組みが整っていないと、社員が自力で判断するしかなくなります。
⑤ITツールを導入しても使いこなせていない
業務改善の一環でツールを導入しても、現場で定着していなかったり、逆に混乱を招いていたりするケースもあります。
ツール導入は「目的」ではなく「手段」であることを忘れがちです。
⑥業務の見える化ができていない
誰が何をどのくらい抱えているのかが把握できないと、リソース配分や支援の判断が遅れます。
「忙しい」は共有されていても、「何に時間がかかっているか」が見えないと、改善アクションに結びつきません。
⑦改善の習慣が根づいていない
業務負荷が高い現場ほど、「目の前の仕事で精一杯」になり、改善や仕組み化に目を向ける余裕がなくなります。
結果として同じ課題が繰り返され、慢性的な疲弊を招きます。
関連記事：属人化しない引き継ぎを実現｜生成AIで業務ナレッジを効率移管する方法
仕事が回らない状態がもたらす悪循環
仕事が回らない状態を放置すると、単に「忙しい」では済まされない深刻な悪循環が始まります。
ミドルマネージャーであるあなたが感じている「余裕のなさ」は、実はチーム全体にもじわじわと悪影響を及ぼしているかもしれません。以下に、よくある4つの悪循環を紹介します。
自分ばかり忙しくなる「格差」
「なぜ自分だけいつもこんなに忙しいのか」――そんな不公平感に悩まされていませんか？
仕事が回らない状況では、特定のメンバーにタスクが集中しがちです。生成AIなどのツールを活用できる人・できない人の間で、業務スピードに差が出てしまい、「あの人に頼めば早いから」と一極集中することも。
この“仕事格差”は、担当者本人の疲弊を招くだけでなく、他のメンバーのスキルアップの機会を奪うことにもつながります。放置すれば「属人化」となり、さらに業務は回らなくなります。
チームの生産性が落ちる
個人レベルの「回らなさ」がチーム全体のパフォーマンスに波及することも珍しくありません。
業務負荷が偏ると、連携は崩れ、引き継ぎは乱れ、進捗は遅れます。全体最適ではなく、部分最適に陥った状態です。
たとえば、情報共有が属人化していたり、マニュアルが存在しないと、非効率なやり直しが増えます。こうしたボトルネックが重なることで、納期遅れや品質低下など、チーム単位での信頼喪失にもつながりかねません。
モチベーション・健康への悪影響
仕事が回らない状態が長引くと、メンバーのモチベーションにも悪影響を及ぼします。
「毎日残業なのに成果が見えない」「どんなに頑張っても終わらない」――そんな感覚が続けば、やがて心身の疲弊につながります。
Yahoo知恵袋などの投稿でも「キャパオーバーで朝起きられなくなった」「常に吐き気がする」など、身体的な不調を訴える声が散見されます。これは単なる「忙しさ」ではなく、組織として改善すべき“危険信号”です。
離職につながるリスク
最終的には、仕事が回らない状態が「辞めたい」という決断に直結することもあります。
業務の偏りや負荷の高さが続けば、「もっとバランスよく働ける職場へ移りたい」と考えるのは自然な流れです。
中堅社員やリーダー層が抜けてしまえば、組織にとっては大きな痛手。後任探しや育成にも時間がかかり、残ったメンバーの負担はさらに増していきます。まさに負のスパイラルです。
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改善に向けた「今すぐできる対策」5選
「仕事が回らない」と感じたとき、多くの人は「もっと頑張るしかない」と考えがちです。しかし実は、根性論ではなく小さな行動の見直しが、業務の立て直しには効果的です。
ここでは、明日からでも実践できる「具体的かつ実行性の高い対策」を5つ紹介します。業務過多に悩むビジネスパーソンこそ、まずはどれか1つからでも取り入れてみてください。
朝イチに「今日やらないこと」リストを作る
業務が山積みのときほど、「やらないこと」を明確にするのがカギです。
ToDoリストを作る前に、「今日やらなくても問題ないこと」「誰かに任せられること」を書き出すことで、時間と集中力を本当に必要な業務に投下できます。
これは「選択と集中」を徹底するためのリストです。
業務を見える化し、時間単位でブロック管理する
タスクが多すぎて処理しきれないと感じるときこそ、スケジュールを時間ブロックで管理しましょう。
1時間ごとに「何をするか」を区切って予定に落とし込むと、優先度の低い業務が勝手に排除され、集中力も持続します。
GoogleカレンダーやTimeCrowdなどの可視化ツールを使うのもおすすめです。
依頼・相談をテンプレ化する
人への依頼や確認で時間を取られるなら、テンプレート化が有効です。
たとえば「件名：〇〇の確認／期限：〇月〇日／背景：〜」という形でパターン化しておけば、毎回文章を考える手間が省け、相手も意図を把握しやすくなります。
Slackやメールの定型文に登録しておくと、さらにスピードアップが可能です。
上司と「優先順位の再確認ミーティング」を設ける
手が足りない状況では「自分の判断でやることを絞る」より、「上司と再確認する」方が安全です。
自分で抱え込まず、「この5つのうち何を優先しますか？」と可視化して示すことで、認識のズレを防ぎつつ負担を減らせます。
週1回でも話す時間を確保するだけで、業務の精度とスピードが上がります。
巻き取らずに“手放す”勇気を持つ
気づけば他人の業務まで巻き取ってしまい、パンク寸前…そんな状況では「No」を言う勇気が必要です。
自分がやらないと回らない、と思ってしまう心理を一度手放し、他メンバーに任せる・業務を棚卸するなど、巻き取り癖から脱却しましょう。
「巻き取り＝チーム貢献」とは限りません。
そもそも業務が多すぎる…根本解決には「仕組みの改善」が不可欠
業務が回らない原因の一つとして、「そもそも仕事量が多すぎる」という構造的な問題が隠れているケースは少なくありません。
この状態では、いくら目先のタスク管理を工夫しても焼け石に水。
根本的な解決には、仕事の“やり方そのもの”を見直す必要があります。
ここでは、属人化や非効率を生む原因となる「組織の仕組み」に焦点をあて、業務改善につながる3つの視点を紹介します。
役割と責任範囲の整理（RACIなどの活用）
業務が集中する背景には、「誰が何をやるべきか」が曖昧な状態がよくあります。
この混乱を防ぐためには、RACIマトリクスなどを活用し、業務ごとの【責任者（Responsible）】【承認者（Accountable）】【協力者（Consulted）】【報告先（Informed）】を明確にすることが有効です。
特に中小企業や少数精鋭のチームでは、“できる人に集中する”構造になりやすいため、あえて役割を「明文化」することで、不要な属人化を防げます。
チーム内で一度すり合わせを行い、「これは本当に自分の担当か？」を問い直すことから始めましょう。
業務フローを見直し、「なくせる仕事」を洗い出す
「業務が多すぎる」と感じたら、最初に行うべきは“棚卸し”です。
業務フロー図を簡単に書き出し、各工程に無駄や重複がないかをチェックしましょう。
特に、「毎週やっているけど、実は使われていない報告資料」「過剰なダブルチェック」「属人化によるやり直し」など、見直すだけで減らせる仕事は意外と多いものです。
この見直しは、生成AIや自動化ツールを導入する前の「下ごしらえ」にもなります。まずは、“なくせる仕事”から見つけてみてください。
育成・教育が進まず属人化していないかをチェック
特定の人しかできない仕事が多い組織では、その人の稼働が限界に達した時点で全体が止まります。
これは「仕事が回らない」状態の典型例です。
この問題を解消するには、業務マニュアルやナレッジ共有の仕組みを整え、属人化を減らす取り組みが欠かせません。
たとえば、「作業の手順を動画で録画する」「週次のナレッジ共有ミーティングを設ける」など、できることから始めましょう。
育成の仕組みが整えば、自然と“任せられる人”が増え、業務の再分配もしやすくなります。
関連記事：中小企業の属人化をAIで解消するには？原因・対策・導入事例を解説
AIやツールで「自分の分身」をつくるという選択肢
「業務が回らない」と悩む現場には、根本的な“人手不足”や“業務の属人化”が隠れています。
しかし、そのすべてを人力で解決しようとすると、かえって疲弊するのが現実です。
そこで注目したいのが、「AIやツールを自分の分身として活用する」という発想です。
たとえば、面倒な手順の自動化や、質問対応のテンプレ化、過去事例の蓄積など、
自分の代わりに“考えたり”“動いたり”してくれる仕組みを構築すれば、
限られたリソースでも、業務はぐっと回るようになります。
ポイントは、「ツール＝仕事を奪う存在」ではなく、「自分を助けてくれるチームメンバー」と捉えること。
特に、生成AIのような柔軟性の高いツールを使えば、
中小企業や小規模チームでも、無理なく“分身づくり”が可能です。
それではここから、具体的な活用ポイントを見ていきましょう。
AIを使えば業務の標準化・自動化が可能に
「属人化した仕事が多く、引き継ぎができない」
「毎回ゼロから考える業務が多くて、無駄が多い」
こうした声に共通する課題は、業務が“標準化”されていないことです。
生成AIや自動化ツールを活用すれば、この標準化を驚くほどスムーズに進められます。
たとえば、ChatGPTのようなAIに「この業務の手順を整理して」と依頼することで、
頭の中のノウハウが文書化され、マニュアル化の第一歩になります。
また、ルーティン作業であれば、ZapierやNotionAIなどを使って自動化も可能です。
これにより、「誰かにしかできない仕事」を「誰でもできる仕事」に変えられ、
業務が回らないボトルネックが自然と解消されていきます。
標準化・自動化をAIに任せることで、人は「考える仕事」に集中できるようになります。
限られた人材で成果を上げたい企業にこそ、有効なアプローチです。
中小企業でも手軽に導入できるAIツール例
「AIの導入はコストが高いのでは？」と不安に思う方もいるかもしれません。
しかし最近は、中小企業や個人店でも手軽に使えるAIツールが多数登場しています。
たとえば、ChatGPTやGoogleGeminiなどの対話型AIは、企画書作成や社内マニュアル作りに活用できます。
無料プランから始められるため、試しやすいのも魅力です。
また、NotionAIやKdanAIなどのドキュメント補助ツールは、議事録の要約やナレッジ整理を自動化できます。
さらに、ZapierやMakeのようなノーコード自動化ツールと組み合わせれば、日報送信やデータ集計も一括処理可能です。
高価な機材や専門知識がなくても、「自分の分身」となる仕組みをつくれる時代。
まずは1つの業務からでも、AI活用をスタートしてみるのが成功の鍵です。
属人化を防ぐナレッジ共有の仕組みとは
AIを活用して業務を標準化できても、それが属人化してしまっては意味がありません。
そこで重要になるのが、ナレッジ共有の仕組み化です。
たとえば、業務フローやトラブル対応の履歴をNotionやesa、Kibelaなどのナレッジツールに蓄積していくことで、
誰が読んでも再現できる「共通言語」が社内に生まれます。
さらに、ChatGPTを社内FAQとして活用すれば、蓄積したナレッジをAIが即座に回答する環境も構築可能です。
属人化しがちな情報を「組織の資産」として活用できるようになります。
こうした仕組みを整えることで、急な退職・引き継ぎ時にも慌てることなく、
“人が変わっても業務が回る”状態を目指せます。
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まとめ｜「仕事が回らない」は変えられる
業務が回らない原因は、大きく「環境」「スキル」「仕組み」の3つに分けられます。たとえば、タスクが集中する、教える時間が取れない、チームで情報が共有されていないなど、個人の努力では解決できない構造的な課題も多く存在します。
だからこそ、「自分の能力が足りない」と思い込むのではなく、まずは職場全体の問題としてとらえることが改善の第一歩です。責任や役割の明確化、業務の標準化、ツールによる分担・自動化など、やるべきことは明確です。
属人化を脱し、組織として業務を回すには、仕組みを整え、AIや業務支援ツールを活用する戦略的な取り組みが重要です。「人手が足りないから仕方ない」ではなく、「だからこそ、業務設計を見直す」タイミングなのです。
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- Q業務が回らない原因はどのように特定すればよいですか？
- A
まずは業務の「属人化」「情報共有不足」「非効率なフロー」などを洗い出しましょう。チーム内のコミュニケーションや、業務手順が可視化されているかもチェックポイントです。第三者の視点を入れるのも有効です。
- Q人手が足りない職場でも、AIツールは使えるのでしょうか？
- A
はい、むしろ人手不足だからこそAIツールの導入が有効です。最近はノーコードで使える手軽なAIツールも増えており、中小企業でも導入しやすくなっています。作業の一部を自動化するだけでも大きな効果があります。
- Q属人化を解消するには、どんな取り組みが効果的ですか？
- A
業務マニュアルの整備やナレッジ共有の仕組み作りが重要です。加えて、AIで業務ログを蓄積・共有する仕組みを入れると、個人依存を減らしやすくなります。
- Q社内にAIに詳しい人がいないのですが、導入できますか？
- A
専門知識がなくても導入できる支援サービスがあります。実際、多くの企業が外部研修や伴走支援を活用してAIの業務活用をスタートしています。
- Qまず何から始めればよいですか？
- A
現状の業務で「時間がかかっている作業」「担当者が属人化している作業」を洗い出すことから始めましょう。次に、標準化とAIによる自動化の候補を整理すると、改善の方向性が見えてきます。
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