現代のビジネス環境では、マルチタスクでの仕事処理が当たり前になっています。メール対応をしながら資料作成、会議参加中に次のプロジェクトの準備——。
このような複数業務の同時進行は、一見効率的に見えますが、実際には生産性低下やミスの原因となることも少なくありません。
日本企業では人手不足と業務の複雑化により、従来のマルチタスク手法だけでは限界が見えてきています。
そこで注目されているのが、生成AIを活用したマルチタスク効率化です。本記事では、仕事におけるマルチタスクの現状と課題を整理し、最新の生成AI技術を使って効率的に業務を進める実践的な方法をご紹介します。
＼ AI導入を成功させ、成果を最大化する考え方を把握する ／
仕事でマルチタスクが必要な理由
現代のビジネスパーソンにとって、マルチタスクは避けて通れないスキルになっています。その背景には、働き方の変化と技術進歩による業務環境の複雑化があります。
💡関連記事
👉マルチタスクとは？定義・メリット・デメリット・やり方を解説【2025年版】
業務量増加でマルチタスクが避けられないから
企業のスリム化と効率化の推進により、一人当たりの業務量が大幅に増加しています。
以前なら複数人で分担していた仕事を、現在では一人で担当するケースが珍しくありません。営業担当者が顧客対応と同時に提案資料の作成、進捗管理まで行うのが当たり前になっています。
このような状況では、単一の業務に集中している時間的余裕がなく、必然的に複数の業務を並行して進める必要が生まれます。
人手不足で一人当たりの業務が複雑化しているから
労働人口の減少と採用難により、限られた人員で多様な業務をカバーしなければならない状況が続いています。
特に中小企業では、一人の社員が営業・企画・管理業務を兼任することが多く、それぞれの業務で求められるスキルや思考パターンが異なります。午前中は顧客との商談、午後は予算管理、夕方は新規企画の検討といったように、異なる性質の業務を切り替えながら進める必要があります。
このような多岐にわたる業務を効率的に処理するには、マルチタスク能力が不可欠になっています。
デジタル化で同時処理タスクが増えているから
DXの推進とデジタルツールの普及により、複数のシステムやアプリケーションを同時に使用する機会が激増しています。
メール確認、チャットツールでの連絡、クラウド上での資料共有、オンライン会議への参加など、デジタル環境では常に複数の情報源から連絡や更新が入ります。これらの情報を適切にキャッチアップしながら、本来の業務を進めることが求められます。
また、リモートワークの普及により、対面でのコミュニケーションが減った分、デジタルツールを通じた情報のやり取りが増加し、より高度なマルチタスク能力が必要になっています。
マルチタスクが仕事に与えるメリット・デメリット
マルチタスクには明確なメリットがある一方で、見過ごせないデメリットも存在します。両面を理解することで、効果的なマルチタスクの活用方法が見えてきます。
複数業務を同時進行できるメリット
限られた時間内で多くの成果を出せることがマルチタスクの最大の利点です。
会議に参加しながら議事録を作成したり、印刷待ちの時間に別の資料を確認したりすることで、単位時間あたりの作業量を増やせます。特に締切が迫っている複数のプロジェクトを抱えている場合、マルチタスクによって全体の進捗を維持できます。
また、一つの業務で行き詰まった際に、別の業務に切り替えることで気分転換になり、新たなアイデアが浮かぶこともあります。
業務の全体像を把握できるメリット
複数の業務を並行して進めることで、プロジェクト間の関連性や優先順位が明確になります。
例えば、顧客対応と提案書作成を同時に進めることで、顧客のニーズをリアルタイムで提案内容に反映できます。また、複数の案件を同時に管理することで、リソースの配分やスケジュール調整がより効率的に行えるようになります。
このような全体俯瞰により、業務の無駄を減らし、より戦略的な判断ができるようになります。
生産性が低下するデメリット
タスクの切り替えにより集中力が分散し、結果的に作業効率が落ちることが最大のリスクです。
人間の脳は本来、一つの作業に集中するようにできています。複数の業務を切り替える際には「スイッチングコスト」と呼ばれる集中力の損失が発生し、元の作業レベルに戻るまで時間がかかります。
特に複雑な思考を要する業務では、一度中断すると再開時に内容を思い出すための時間が必要になり、全体の作業時間が延びてしまいます。
ミスや抜け漏れが発生するデメリット
注意力が分散することで、重要な作業の見落としやケアレスミスが増加します。
複数の業務を同時に管理していると、「やったつもり」「確認したつもり」といった思い込みによるミスが発生しやすくなります。メールの未返信、資料の提出漏れ、会議の参加忘れなど、単純なミスが信頼関係に影響を与える可能性があります。
また、業務量が処理能力を超えると、すべての作業が中途半端になり、品質の低下を招くリスクもあります。
仕事のマルチタスクが得意な人・苦手な人の特徴
マルチタスクへの適性は個人差が大きく、得意な人と苦手な人には明確な特徴があります。自分の特性を理解することで、より効果的な働き方を選択できます。
優先順位判断が早い人は得意
瞬時に重要度と緊急度を判断し、適切な順序で業務を進められる人はマルチタスクに向いています。
このタイプの人は、新しいタスクが発生した際に既存の業務との関係性を素早く把握し、全体のバランスを考慮した判断ができます。「この作業は後回しにしても大丈夫」「これは今すぐ対応が必要」といった判断を迷いなく下せるため、効率的にマルチタスクを進められます。
また、状況の変化に応じて優先順位を柔軟に変更する能力も持っています。
思考の切り替えが速い人は得意
異なる業務内容に素早く適応し、集中力を維持できる人もマルチタスクが得意です。
営業的な思考から技術的な思考へ、創造的な作業から事務的な作業へといったように、求められる思考パターンを短時間で切り替えられます。また、中断された作業に戻る際も、素早く以前の状態を思い出し、スムーズに作業を再開できます。
このような柔軟性により、複数の異なる性質の業務を効率的に処理できます。
完璧主義の人は苦手
すべての作業を完璧に仕上げたいと考える人は、マルチタスクに向いていません。
完璧主義の人は一つの作業に深く集中し、納得がいくまで時間をかけたいと考えます。作業を中途半端な状態で中断することにストレスを感じ、他の業務に集中できなくなってしまいます。
また、すべての業務で高いクオリティを追求するため、時間配分が困難になり、結果的に全体の進捗が遅れる傾向があります。
集中力を分散させるのが苦手な人は苦手
一つのことに深く集中したい性格の人は、マルチタスクが苦手な傾向があります。
このタイプの人は、集中している状態を中断されることで大きなストレスを感じ、作業効率が著しく低下します。また、複数の情報を同時に処理することが困難で、混乱しやすくなります。
無理にマルチタスクを行うと、疲労が蓄積し、すべての業務でパフォーマンスが低下してしまう可能性があります。
【生成AI活用】仕事のマルチタスクを効率化する方法
生成AIの活用により、従来のマルチタスクの課題を大幅に改善できます。AIを「デジタル秘書」として活用することで、人間は本当に重要な業務に集中できるようになります。
生成AIでタスクを自動優先順位付けする
AIプロンプトを使って複数のタスクを自動的に重要度順に並べ替えることで、判断時間を大幅に短縮できます。
以下のようなプロンプトを活用します：「以下のタスクリストを緊急度と重要度で評価し、優先順位をつけて並べ替えてください。各タスクには実行時間の目安も付けてください。」この後にタスクリストを入力するだけで、AIが客観的な視点から優先順位を提案してくれます。
さらに、「今日中に完了すべきタスク」「今週中でよいタスク」といった時間軸での分類も同時に行えるため、スケジュール管理が格段に楽になります。
生成AIで業務手順を最適化する
複雑な業務プロセスをAIに分析させ、効率的な実行手順を提案してもらうことで、マルチタスクの負荷を軽減できます。
「この3つのプロジェクトを同時に進める際の最適なスケジュールと手順を教えてください」といったプロンプトで、AIが業務の依存関係を考慮した実行計画を作成してくれます。また、「待ち時間が発生する作業」と「並行して実行可能な作業」を明確に分類してくれるため、時間の無駄を最小化できます。
この手法により、人間の判断ミスや見落としを防ぎ、より確実にマルチタスクを進められるようになります。
生成AIでスケジュール管理を自動化する
AIを活用してタスクの時間配分と実行タイミングを最適化することで、マルチタスクによる混乱を回避できます。
「8時間の勤務時間で以下のタスクを効率的に配置した1日のスケジュールを作成してください。集中が必要な作業は午前中に、ルーティン作業は午後に配置してください」というプロンプトで、科学的根拠に基づいたスケジュールが作成されます。
また、急な予定変更や新しいタスクの追加があった場合も、「このタスクを追加した場合の最適なスケジュール調整案を提示してください」と依頼することで、瞬時に代替プランを得られます。
＼ AI導入を成功させ、成果を最大化する考え方を把握する ／
まとめ｜生成AI活用で仕事のマルチタスクを効率的に進めよう
現代のビジネス環境では、マルチタスクは避けられないスキルとなっています。しかし、従来の手法だけでは生産性の低下やミスの増加といった課題が生じがちです。
本記事で紹介した生成AIを活用したアプローチにより、これらの課題を大幅に改善できます。AIによる自動優先順位付けやスケジュール最適化を活用することで、人間は本当に重要な判断や創造的な業務に集中できるようになります。
まずは個人レベルで簡単なタスクから生成AIを試し、効果を実感してください。そして、その成果をチーム内で共有し、組織全体の効率化につなげていくことが重要です。
マルチタスクの課題は個人の努力だけでは限界があります。組織として体系的に取り組むことで、真の生産性向上を実現できるのではないでしょうか。
＼ AI導入を成功させ、成果を最大化する考え方を把握する ／
仕事のマルチタスクに関するよくある質問
- Qマルチタスクとシングルタスクの違いは何ですか？
- A
マルチタスクは複数の業務を同時並行で進める方法で、シングルタスクは一つの作業に集中して取り組む方法です。人間の脳は本来一つの作業に集中するようにできているため、マルチタスクでは集中力の分散によるスイッチングコストが発生します。業務の性質や個人の特性に応じて使い分けることが重要です。
- Qマルチタスクができない人の特徴は？
- A
完璧主義で一つの作業を完璧に仕上げたい人、集中力を分散させるのが苦手な人はマルチタスクに向いていません。このような人は無理にマルチタスクを行うとストレスが増加し、すべての業務でパフォーマンスが低下してしまいます。シングルタスクで深く集中して作業を進める方が効率的です。
- Q生成AIでマルチタスクはどう改善できますか？
- A
生成AIを活用することで、タスクの優先順位付けやスケジュール最適化を自動化できます。AIプロンプトを使って客観的な視点からタスク管理を行うことで、人間の判断ミスや見落としを防げます。また、業務手順の最適化により、効率的なマルチタスク実行が可能になります。
- Qマルチタスクで仕事の生産性は上がりますか？
- A
適切に実行すれば生産性向上につながりますが、闇雲に行うと逆効果です。タスクの切り替えにより集中力が分散し、結果的に作業効率が低下するリスクがあります。自分の特性を理解し、生成AIなどのツールを活用して計画的にマルチタスクを進めることが成功の鍵となります。
