「属人化って、本当にそんなに悪いことなんでしょうか？」
現場で高い専門性を発揮し、誰よりも業務を知っている担当者。周囲からは「◯◯さんがいないと仕事が回らない」と信頼され、スムーズに業務をこなしている——そんな状況は、一見“理想的”にさえ見えるかもしれません。
しかし、その「◯◯さんがいないと回らない」という言葉こそが、組織にとっての大きなリスクの兆候でもあります。
属人化には一部のメリットがある一方で、そのまま放置すれば、業務の停滞・知識の損失・人材の離職など、将来的なダメージを招く可能性が高いのです。
本記事では、「属人化＝すべて悪」ではなく、「どこが・なにが・どのように悪いのか？」を冷静に整理しながら、経営リスクとしての属人化にどう向き合うべきかを、生成AIの活用法も交えながら解説していきます。
関連記事：業務が属人化している企業必見｜AI活用による段階的解決の方法
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属人化にメリットはある？短期的な「効率性」と「安心感」
「属人化＝悪」と言い切る前に、一度立ち止まって考える必要があります。実際、現場レベルでは属人化によって生まれる“ポジティブな効果”も存在します。
【H3】専門性の発揮・迅速な対応など、現場で喜ばれる効果
特定の業務に精通した担当者がいれば、その分野では判断や対応が早く、業務の質が安定しやすいというメリットがあります。
- 顧客対応での即時判断
- 社内調整のスムーズさ
- ヒューマンエラーの減少
たとえば、クレーム処理や設備トラブルなど「経験がものを言う」分野では、属人化された業務がむしろ強みとして機能している場面も少なくありません。
【H3】任せる側の心理的なラクさ：「この人に任せれば安心」
上司や管理者にとっても、「あの人に任せておけば大丈夫」という存在がいると、マネジメントの負担は減るように感じます。これは一時的には組織にとって“都合のいい属人化”です。
ただし、この“安心感”が組織に甘えを生み、可視化や分担、マニュアル化といった仕組みづくりを先延ばしにする原因にもなりかねません。
では何が“悪い”のか？属人化がもたらす5つの経営リスク
属人化には一部の現場メリットがある一方で、長期的には組織全体に大きな負の影響をもたらします。ここでは、経営リスクとしての属人化を5つの観点から整理します。
1.担当者の退職・異動で業務が止まる
属人化された業務は、担当者が抜けた瞬間にブラックボックス化します。
- 「どこに何が保存されているか分からない」
- 「取引先との暗黙のルールが共有されていない」
- 「引き継ぎ資料はあっても実務が分からない」
といった事態は、現場で頻繁に起こっています。これは単なる“担当変更の手間”ではなく、ビジネスリスクそのものです。
2.チームで再現できない＝組織としての成長が止まる
業務が個人に閉じている状態では、ナレッジの蓄積・共有が進まず、再現性のない“属人芸”だけが残る組織になります。
この状態では、新人教育・チーム力向上・改善活動が止まり、組織が「個人の腕」に依存したまま成長できません。
3.属人業務は評価・改善されない
属人化された仕事は、他者から見えづらいため、成果が曖昧に処理されやすく、評価が偏る・されないといった事態も生みます。
また、周囲が中身を知らないため、業務改善の糸口も見つかりません。
属人化は、PDCAが止まる構造でもあります。
4.社内の負担格差を生み、離職につながる
属人化が進むと、「できる人にだけ仕事が集中する」状態になりがちです。
- 有給が取りづらい
- 休み明けに大量のタスクが戻ってくる
- 周囲から感謝されるどころか、さらに頼られる
これらが続くと、優秀な人材ほど疲弊して辞めていくという本末転倒な結果を生みます。
5.属人化の放置は“緊急性が低く見える”ことが最大の問題
属人化の厄介な点は、「目の前の業務が回っているうちは、誰も問題視しない」ことです。
しかしその“見えていないリスク”こそが最大の問題。
属人化は「時間差で効いてくる経営ダメージ」として、今こそ可視化と対策が必要な領域です。
属人化が許容されるのはどんな場面？線引きの視点
属人化には明確なデメリットがありますが、「すべてを完全に標準化する」のは現実的ではありません。では、どこまでなら属人化が許されるのでしょうか？ここではその線引きと考え方を整理します。
ベンチャー期・特殊スキル業務は“短期的属人化”で良い
企業の創業期や事業立ち上げフェーズでは、スピードが重視されるため、特定の人が高速で意思決定し、手を動かす体制が有効です。
また、特許取得業務や高度な技術職など、社内に担い手が1人しかいないようなケースでは、一時的な属人化はやむを得ないといえるでしょう。
ただし重要なのは、こうした属人化を“放置しない”ことです。
「いつまでにどのように引き継ぐか」を計画化することが、長期的な安定と成長に繋がります。
属人化してもよいが、“見える化しておく”のが鉄則
業務を属人化させない最大のポイントは、「見える化」です。
担当者が一人で抱えていたとしても、次のような方法で業務を共有状態に近づけることができます。
- 業務フロー図の作成（例：業務マップ）
- 業務内容の定期記録（例：Notionや日報）
- 会話ベースのナレッジ抽出（例：ChatGPT活用）
“属人化はしていても、可視化は進んでいる”状態を作ることで、いざというときの業務移管・支援が可能になります。
関連記事：業務の棚卸し、どう進める？方法・失敗例・AI活用まで徹底解説
生成AIで属人化を解消する実践的ステップ
属人化を解消するには、単なるマニュアル化では不十分です。
属人業務はそもそも「言語化しづらい」「記録する暇がない」から属人化しているのです。
こうした課題に対して、生成AIは“ナレッジの見える化”を加速する強力なツールとして注目されています。
業務内容の言語化をAIが支援｜ChatGPT×会話ベース記録
- ChatGPTと対話しながら、業務の背景や判断基準を言語化
- 担当者の説明をテキストで即座に整形、ドキュメント化
- よくある質問をQ&A形式で抽出し、FAQとして再利用
→業務マニュアルや引継ぎ資料の“初稿”として使えるスピード感がポイントです。
日常業務ログを要約してナレッジ化｜NotionAI×議事録×Slack
- 会議やチャットのログから要点を自動抽出
- 「何が、なぜ、どうして行われたか」の経緯をAIが整理
- ドキュメントやナレッジベースに即反映
→属人業務の“過去経緯が不明”を防ぐには、リアルタイムでの記録＋要約の自動化がカギになります。
SHIFT AIが支援する「属人化解消×AI活用」の事例
SHIFT AIでは、生成AIを使った業務可視化・ナレッジ共有の研修を提供しています。
- 属人化を解消した製造業・人事部門の事例
- 手順書・業務記録のAI活用による工数削減
- 自走できる仕組みへの定着支援
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属人化しない組織をつくるために、今できること
属人化は、組織の成長と持続性にとって深刻なブレーキとなるリスク要因です。
ただし、闇雲に“仕組み化”や“マニュアル化”を進めるだけでは、うまく定着しません。
属人化を防ぎ、チームで持続可能に動ける組織をつくるには、以下のようなアプローチが有効です。
定期的な業務棚卸しとナレッジの可視化サイクルを回す
業務内容は日々変化しています。属人化を防ぐには、一度マニュアルを作って終わりではなく、定期的な「業務棚卸し」→「ナレッジ化」→「共有」のサイクルが重要です。
- 月1回の業務レビュー会議
- 可視化ツール（Notion・Miroなど）で業務マップを更新
- SlackやTeamsを通じたQ&A共有や改善ノート
関連記事：生成AIナレッジ整理ツール10選｜社内情報を活かす活用法と導入ポイント
属人化を“人事・評価の仕組み”で防ぐ
ナレッジを共有する人が損をするような仕組みでは、属人化は解消できません。
- 業務の標準化・共有を行った人を評価する制度
- 「休める仕組み」をチームで設計する風土
- 属人化を検知・改善する仕組みをHRが主導で設計
属人化は単なる“現場の工夫”では防げません。経営・人事レベルで支える構造の整備がカギです。
ツール導入はあくまで“仕組みの一部”。人の力と併走を
AIやITツールは非常に強力な支援手段ですが、導入しただけで属人化が解消されることはありません。
- 「属人化しない組織」を目指す明確なビジョン
- 現場の巻き込みと意識変革
- ツールの活用支援と運用設計
これらが揃ってはじめて、属人化しない文化が根づいていきます。
【まとめ】属人化は“今は困っていない”が最大のリスク
この記事では、「属人化何が悪い？」という問いに対し、メリット・デメリットの両面から解説してきました。
確かに、属人化には一時的な効率や安心感といった利点があります。しかしそれは、あくまで“短期的な利便性”にすぎません。中長期的に見ると、退職リスク・ナレッジの消失・育成の停滞など、組織全体の生産性を低下させる深刻な課題につながります。
属人化を根本から解消するには、属人化が起きる「構造」に目を向けることが大切です。そして、仕組み・文化・人の行動をセットで見直しながら、業務をチームで再現できる体制＝再現性のある組織づくりを目指すべきです。
生成AIのようなテクノロジーも、その実現を支える強力な手段です。SHIFT AIでは、実際の属人化を可視化・解消するための「生成AI活用研修」も提供しています。ご興味がある方は、ぜひ以下の資料をご覧ください。
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- Q属人化は本当にすべて悪いことなのでしょうか？
- A
すべての属人化が悪とは限りません。初期の立ち上げフェーズや専門性の高い業務では、一時的な属人化が有効な場面もあります。ただし「可視化・共有・代替可能性」が担保されていない属人化は、長期的に大きなリスクとなります。
- Q属人化を防ぐ一番効果的な方法は何ですか？
- A
最も効果的なのは「業務の見える化」と「仕組み化の習慣化」です。たとえば業務マップの作成や、週次での棚卸し、生成AIを使った手順書の作成など、チームで再現できる形に整備することがカギです。
- Q属人化しているかどうかを判断する基準はありますか？
- A
「その業務を別の人が1週間代われるか？」が一つの判断基準です。もし担当者が休んだら業務が止まる、誰にも中身がわからないという場合は、属人化が進んでいると考えられます。
- Q属人化を解消すると逆に効率が落ちたりしませんか？
- A
一時的に工数はかかることもありますが、中長期的には圧倒的に効率が向上します。属人業務は改善が進まずブラックボックス化しやすいため、見える化による再構築のプロセスは投資価値が高いです。
- Q属人化対策にAIを活用する方法にはどんなものがありますか？
- A
ChatGPTなどの生成AIを活用すれば、業務内容の文書化・要約・FAQ作成などが迅速に行えます。SHIFT AIではこうしたAI活用の社内定着を支援する研修サービスも提供しています。
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