属人化をなくすために、マニュアルを整備したり、ツールを導入したりした。
それでもうまくいかない――そんな悩みを抱える企業が増えています。なぜ属人化は解消できないのか？
本記事ではその根本原因と、仕組みを“再設計”するためのヒントをお届けします。属人化の本質的な解消には、業務そのものの見直しと、現場の意識改革が欠かせません。
属人化解消のカギは、業務改善と現場の意識改革の両輪にあります。SHIFT AIの生成AI研修では、「ツールは導入したのに定着しない」「現場の巻き込みが難しい」といった課題の本質にアプローチ。現場が動き出す仕組みづくりを支援します。
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なぜ属人化はうまく解消できないのか？3つの“落とし穴”
属人化を解消しようと取り組んだものの、思うような効果が出ない。その背景には、多くの企業が陥りがちな「3つの落とし穴」があります。
1. 対策が“トップダウン”すぎて、現場に刺さらない
「まずはマニュアルを作ろう」「ツールを入れればなんとかなる」。こうした上層部主導の改善策は、一見合理的に見えますが、現場に当事者意識がなければ形骸化します。現場では「とりあえず作った」「作っただけで終わった」状態になりがちです。
属人化の本質は、業務の“情報”が個人の中だけに閉じていること。現場で実際にその情報がどのように使われ、どう共有されるべきかを巻き込まずに対策しても、効果は限定的です。
2. 仕組み化が“目的化”してしまう
「属人化を防ぐためにフローを整理しました」「マニュアルを整備しました」。これは大事な第一歩ですが、その“仕組み”が使われないまま放置されていないでしょうか？
属人化対策において重要なのは、「仕組みをつくること」ではなく、「仕組みが使われ続けること」です。
活用されないマニュアル、更新されないドキュメントは、むしろ属人化を“見えにくく”するだけになりかねません。
3. 教育・引き継ぎが属人的なまま残っている
実は多くの現場で、最後の壁となるのが「教え方の属人化」です。たとえ業務の手順が文書化されていても、OJTが口頭中心、あるいは担当者任せになっていると、結局“人について覚える”状態から抜け出せません。
本当に属人化を解消するには、教育の仕組み自体も“仕組み化”されていることが必要です。マニュアルやナレッジが誰でも学べる形で整理され、定期的にアップデートされている状態が理想です。
再び属人化しないために｜“再設計”の3ステップ
属人化の解消がうまくいかない原因を踏まえると、対策そのものを一から再設計する必要があります。ここでは、「形だけの改善」で終わらせないために取り組むべき3つのステップをご紹介します。
属人化を本質的に解消するには、属人化が起きる構造そのものを見直す必要があります。SHIFT AIでは、現場の納得感を引き出しながら業務を再設計していく支援も行っています。組織全体でナレッジ共有を定着させたい方は、ぜひご覧ください。
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STEP 1：業務を“構造的に”棚卸しする
まずは、業務を単なる作業単位ではなく、「目的・頻度・依存度」の観点で分解して整理することが重要です。
特に注目したいのは以下のポイントです。
- その業務は誰に依存しているか？
- 他者でも再現できる情報が残されているか？
- そもそもその業務は今も必要か？
この視点で棚卸しを行うと、「何を仕組み化すべきか／何をやめるべきか」が見えてきます。
STEP 2：“マニュアル”ではなく“ナレッジ共有の習慣”をつくる
多くの現場で陥りがちなのが、「マニュアル＝解決策」という思い込みです。実際には、マニュアルが存在していても、誰も読まない／更新されない／現場で活用されていないといった課題が頻発しています。
重要なのは、「形式」ではなく「運用」。
たとえば、
- 日報や週報に“学び”や“改善提案”を記載する文化をつくる
- 月に一度“改善ナレッジ共有会”を設ける
- ナレッジをためるだけでなく、検索・参照・活用のしやすさを意識する
このような仕組みが定着すれば、属人化は徐々に解消されていきます。
STEP 3：教育の仕組みを“標準装備”にする
「教える人の力量に依存する」「人が変わるたびに一からOJT」――この状態では、属人化は繰り返されます。
そこで必要なのが、「誰が教えても一定レベルの育成ができる」教育の仕組みです。
- 動画・スライド・テンプレートを活用した業務学習パッケージ
- ChatGPTなどAIツールを活用した業務Q&A化
- 初心者が“自走”できるようになるためのシナリオ設計
これらを通じて、人が入れ替わっても回る“再現性”のある組織をつくることが可能になります。
生成AIを使えば「マニュアル作成・ナレッジ共有」が自然に進む
「マニュアルを作る時間がない」「書き出しても、どう伝えればいいかわからない」。そんな現場の声に対して、近年注目されているのが生成AIの業務活用です。
生成AIを活用すれば、ナレッジの共有や業務の言語化が“自然に”“日常の延長線上で”できるようになります。
● ChatGPTで業務を「言葉」に変える
現場の担当者が、日々の業務をChatGPTに説明するだけで、たとえば次のようなアウトプットが自動生成できます。
- 業務マニュアルのたたき台
- よくある質問とその回答（FAQ）
- トレーニング資料のドラフト
これまで時間もスキルも必要だったナレッジ整備が、担当者自身の言葉をベースに簡単に形にできます。
● ナレッジを「貯める」から「使う」へ
属人化対策で重要なのは、情報をただ蓄積するのではなく、それが必要な人に、必要なタイミングで届く状態をつくることです。
生成AIを活用すると、以下のような運用が可能になります。
- チャット形式で業務マニュアルを検索・回答
- 社内Q&Aをリアルタイムで自動生成・学習
- 過去のナレッジから“似たケース”を提案
こうした仕組みが整えば、ベテラン社員に頼ることなく、新人でも業務の進め方を“その場で理解できる”環境が実現します。
生成AIは、単なる効率化ツールではありません。
属人化を解消する文化や習慣の定着を“自然に後押しする”ための基盤になるのです。
属人化対策に取り組むうえで、生成AIは「仕組み」だけでなく「文化」まで変える起点になり得ます。SHIFT AIでは、現場の業務に沿った生成AI活用の方法を研修を通じて提供しています。実践的な事例を交えた研修プログラムの詳細は、以下よりご確認ください。
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「現場を変える」には“意識”と“文化”が必要｜だから研修が効く
属人化を本当に解消するには、仕組みやツールだけでは不十分です。
現場の一人ひとりが「なぜナレッジを共有する必要があるのか」「なぜ今、仕組みを整えるのか」を理解し、自分ごととして行動できる状態があってこそ、再現性のある改善は定着します。
つまり、属人化を解消するカギは「意識」と「文化」にあります。
● なぜ“意識の変化”が属人化解消に効くのか？
多くの現場で属人化が起きるのは、業務が個人に閉じたままでも「なんとか回ってしまう」からです。
しかしこの状態は、裏を返せば「共有や見える化をする必要性を感じにくい」文化になっているとも言えます。
この“必要性の認識”が生まれない限り、マニュアルもツールも、作って終わり、導入して終わりになってしまいます。
だからこそ、現場全体の理解と納得をつくるための仕掛けが必要なのです。
● 現場の変化を促すには「対話」と「体験」が欠かせない
実際に効果を上げている企業では、以下のような要素を含む社内研修やワークショップが導入されています。
- 属人化による“もしものリスク”を可視化するワーク
- 自社業務を例に「AIで何ができるか？」を考える体験型講座
- 実務と結びついた“生成AI×業務改善”のユースケース共有
こうした場を設けることで、現場の温度感が変わり、ナレッジ共有の取り組みが自走し始めます。
● SHIFT AIの研修が提供する価値
SHIFT AIでは、属人化解消をゴールとした生成AI研修プログラムを提供しています。
特徴は以下の3つです。
- 業務プロセス改善とAIリテラシーを同時に学べる
- 現場が主体的に“気づく”仕掛けが豊富
- 受講後すぐに業務に活かせる“実践重視”の設計
導入企業では、研修後に業務マニュアルの整備が一気に進んだり、部門横断でナレッジを共有する文化が芽生えたりするなど、具体的な成果が生まれています。
属人化が“解消できない”と感じたら、はじめに現場の理解から
属人化は、一度解消を試みても、文化や習慣が変わらなければすぐに元に戻ってしまいます。
「マニュアルを作ったのに活用されない」「誰もができるはずの業務が、また特定の人に戻っていく」。そんな現場の悩みに必要なのは、もう一度“仕組み”と“意識”の両方を整えることです。
そして、その第一歩として効果的なのが、現場が納得感を持って属人化を“自分ごと化”できる研修です。
SHIFT AIでは、属人化の本質とその解消アプローチを現場に届ける「生成AI研修」をご提供しています。
単なる知識のインプットではなく、自社の業務に落とし込みながら改善のきっかけを作る設計が強みです。
✅ 属人化が解消できない理由を再確認したい方
✅ 現場にナレッジ共有文化を根づかせたい方
✅ 業務の標準化とAI活用を両立したい方
まずは研修内容や詳細をご覧いただき、自社に合う取り組みを検討してみませんか？ ご不明な点があれば、無料でご相談も可能です。まずは研修サービス紹介サイトから自社にフィットするかご確認ください。
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AI経営総合研究所では、このようなさまざまな企業の課題に対し、その課題の解決策などを定期的発信しています！