「議事録作成に時間がかかってしまい他の業務が終わらない」といったお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
そのような課題を解決するのが、AI議事録自動作成ツール「スマート書記」です。スマート書記は、議事録作成時間の削減だけでなく、情報共有の効率化や議事録の管理工数の削減も期待できるツールとなっています。
特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく使えば使うほどAIの精度が上がるという特徴を持っています。
本記事では、スマート書記の仕組み、基本的な機能、使い方、導入時のポイントを詳しく解説します。
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そもそもスマート書記とは
スマート書記は、株式会社エピックベースが提供するクラウド型のAI議事録サービスです。会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こししてくれます。
スマート書記は「高精度の音声認識」と「AIアシスト」が融合した議事録サービスであり、「会議を録音する」「会議の要点をメモする」「録音内容を文字に起こす」「議事録を清書する」といった一連の工程をツール内で完結できます。
これにより、会議中のメモ・会議後の音声聞き直し作業が不要になり、議事録作成の大幅な効率化を実現します。また、90%以上の高精度で文字起こしが可能であり、最大20名までの発話を認識。
誰がどの発言をしたかをAIが自動で可視化します。会議だけでなく、人事面接、商談、インタビューなど、社内のあらゆるドキュメント作成業務の自動化・効率化を支援するツールです。
参考：スマート書記公式サイト
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スマート書記のプラン一覧を比較
スマート書記の利用料金は、主にライセンス料とAIパック費用で構成されています。利用人数に合わせて料金が見積もられるため、詳細な料金プランについては公式サイトから問い合わせが必要です。
| プラン名 | 料金 | 利用できる機能 |
| ライセンス料（標準プラン） | 月額10,000円～ | 録音、議事録エディタ、音声・動画のアップロード、用語登録、フィラー除去、自動話者分離、タイムスタンプ、ダウンロード、サマリー、その他多数 |
| AIパック | 問い合わせ | 自動要約、清書、要点抽出をサポートするAIアシスト機能が利用可能 |
ライセンス料（標準プラン）
ライセンス料は、スマート書記の基本的な機能を月額10,000円から利用できるプランです。会議の録音や議事録エディタでの編集、音声・動画のアップロード機能が含まれています。
固有名詞や専門用語の認識精度を高めるための用語登録、会話中の無駄な言葉（フィラー）を除去する機能も搭載。自動話者分離、メモと音声を紐づけるタイムスタンプ、議事録のダウンロードやサマリー作成など、議事録作成の基本的な効率化に役立つ機能が利用できます。
AIパック
AIパックは、標準のライセンス料に加えて、自動要約や清書、要点抽出といった高度なAIアシスト機能を利用できるオプションです。このパックは、1ヶ月で利用する文字起こし時間に合わせて購入できます。
AIが自動的に議事録を作成してくれるため、利用者の負担を大幅に軽減可能です。議事録作成の担当者が複数のタスクを抱えている場合でも、AIアシストに議事録作成を任せることで、他の作業に専念することができます。
14日間の無料トライアル
スマート書記は、14日間無料で全機能を制限なく試せるトライアルを提供しています。これは、法人または団体として商用利用を検討しているお客様が対象となります。
実際にサービスを利用して、機能性や操作性を試しながら、自社に合うか判断することが可能です。導入前に実際の会議環境で試せるため、安心して検討を進められます。
スマート書記を自社に導入するならこのプラン！
スマート書記を自社に導入する際に最適なプランは、お客様の具体的なニーズと議事録作成に求める自動化のレベルによって異なります。効果的な導入を実現するためには、自社の要件を明確にした上でプランを選択することが重要です。
議事録の作成時間を大幅に削減し、AIによる自動要約や要点整理、清書といった高度な機能を最大限に活用したいのであれば、AIパックの導入をおすすめします。
AIアシスト機能は、会議後すぐに議事録の概要を生成し、決定事項やToDoを抽出するなど、議事録作成の様々な工程を自動化できます。
基本的な文字起こし機能や音声と紐づいた編集、管理機能があれば十分という場合は、標準プランのライセンス料のみでも効率化を図ることが可能です。
導入を検討する際は、14日間の無料トライアルを利用して、実際の会議でスマート書記を試してみましょう。
スマート書記の主な特徴
スマート書記は、議事録作成業務を効率化するための多彩な機能を搭載しています。特許技術や高精度なAI機能により、従来の手動による議事録作成の課題を解決するツールです。
使えば使うほど精度が向上する高精度な文字起こし機能
スマート書記は、特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報をAIに学習させることなく、使えば使うほどAIの精度が上がる業界初の仕組みを提供しています。
複雑な設定や用語登録を行わなくても、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能となり、社内の専門用語や固有名詞の認識精度を向上させることができます。
リアルタイムでの文字起こしに加え、過去の音声データや動画データをアップロードしてテキストに変換することも可能です。
AIアシストによる議事録作成の自動化・効率化
スマート書記の「AIアシスト」機能は、文字起こしされた文章をもとに、議事録作成の様々な工程を自動化します。要約機能では会議の概要をAIが自動でまとめ、要点抽出機能では会議の内容を箇条書きに整理できます。
決定事項・ToDoの抽出機能により、会議の発言内容からタスクや決定事項のみを自動で抽出可能です。清書機能では文字起こしされた話し言葉を「です・ます」調に修正し、読みやすい議事録作成をサポートします。
議事録の共有・管理を容易にする機能
スマート書記は、議事録の作成だけでなく、その後の共有や管理も効率化する豊富な機能を搭載しています。タイムスタンプ機能により、会議中のメモと音声が自動で紐づき、後からピンポイントで発言を確認できます。
作成した議事録は、WordやPDF形式でダウンロードできるほか、メールやパスコード付きURLで関係者へ直接共有することも可能です。閲覧権限の管理やフォルダ作成により、機密性の高い議事録も安心して管理できます。
スマート書記を自社に導入するメリット
スマート書記の導入により、企業は議事録作成に関する様々な課題を解決できます。
時間削減だけでなく、会議の質向上や情報管理の改善など、多面的なメリットを享受できるでしょう。
議事録作成時間の劇的な削減
スマート書記の導入により、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。AIによる高精度な文字起こしと自動要約・要点抽出機能により、手作業での書き起こしや内容の整理にかかる工数を大きく削減できるためです。
従来は会議時間の3～4倍の時間をかけていた議事録作成が大幅に短縮され、本来の業務に充てる時間が増加します。これにより、生産性向上に大きく貢献し、働き方改革の推進にもつながるでしょう。
会議への集中力向上
議事録作成者が会議中に必死にメモを取る必要がなくなるため、会議の内容に集中できるようになります。スマート書記は会議後AIが自動で議事録をまとめてくれるため、メモを取る回数を減らせます。
メモした箇所の会議中の発言をすぐに聞き直せる機能もあるため、メモ自体を効率化できます。これにより、参加者全員が議論に積極的に参加し、より質の高い意思決定を促進することが期待できるでしょう。
情報共有の質と管理の向上
スマート書記導入後は、テキスト情報だけでなく会議の音声も含めて関係者へ共有することが可能になります。これにより、発言のニュアンスや言い回しといった一次情報も伝えることができ、情報共有の質が向上します。
閲覧権限の管理やフォルダ分け機能により、機密性の高い議事録も安心して管理でき、必要な情報を素早く見つけ出すことが容易になります。顧客ヒアリングの商談などでも、発言のニュアンスが重要なケースにおいて効果を発揮するでしょう。
スマート書記を自社に導入する前に知っておくべきポイント
スマート書記の導入を成功させるためには、事前の準備と検討が重要です。自社の環境や要件に適したツールかどうかを見極め、効果的な活用方法を検討しましょう。
ツールの文字起こし精度と集音環境の確認
AI議事録自動作成ツールは、文字起こしされた文章を元に要約や要点整理を行うため、文字起こし精度が高いほど、その後のAIの活用が効果的になります。
導入前には、自社の会議室の環境でどれくらいの文字起こし精度が出るのかを、無料トライアルを利用して必ず確認することが重要です。
文字起こし精度を高めるためには、集音マイクの準備、静かな環境での会議実施、発言が重ならないようなルール設定が挙げられます。話者とマイクの距離が近いほど精度が高くなるため、席やマイクの配置に注意が必要です。
自社の議事録形式との適合性
議事録には、発言内容をそのまま残す形式、要点を箇条書きで整理する形式、決定事項やToDoのみをまとめる形式など、様々な形式が存在します。
AI議事録自動作成ツールを選ぶ際は、できるだけ多くの議事録形式に対応し、自社の会議目的に合わせた形式で作成時間を削減できるツールを選びましょう。
よくある導入後の失敗例として、「特定の議事録のみ時間を削減できたが、他の形式の議事録ではあまり効果が出なかった」というケースがあります。スマート書記は、様々な議事録やドキュメント作成に対応し、複数のAI出力形式を提供しています。
使いやすさ（UI/UX）と運用管理体制
議事録作成は社内の多くの人が行う業務であるため、ツールがシンプルで使いやすい設計であるかが重要なポイントです。
ツールの使い方を細かく説明しなくても直感的に使えるか、既存の議事録作成手順から大きく変わらないかを意識して選定しましょう。
企業全体での導入を検討する場合には、運用管理のしやすさも重要な要素となります。ツールを利用するユーザーの管理、議事録へのアクセス権限の設定のしやすさ、利用状況がすぐに確認できるかといった3点を確認するようにしましょう。
スマート書記の始め方・使い方
スマート書記の導入から実際の運用開始まで、段階的に進めることで効果的な活用が可能です。充実したサポート体制により、スムーズな導入を実現できます。
資料ダウンロードまたはお問い合わせ
スマート書記の利用を始めるには、まず公式サイトから資料をダウンロードするか、お問い合わせフォームより連絡します。氏名、会社名、部署名、電話番号、メールアドレスなどの情報を入力して送信すると、翌営業日中には担当者から連絡が来ます。
無料トライアルを希望する場合は、お問い合わせ内容にその旨を記載しましょう。専門スタッフが丁寧に対応し、導入に向けた相談を受けることができます。
14日間の無料トライアル
担当者とのデモを交えた打ち合わせ後、お客様の希望する開始日から14日間の無料トライアルを利用できます。このトライアル期間中は、機能制限なくスマート書記の全ての機能を利用することが可能です。
実際に会議で試すことで、機能性や操作性、自社のニーズへの適合性を評価し、本格的な導入を検討する判断材料とできます。トライアル期間中も充実したサポートを受けられるため、安心して試用できるでしょう。
お申込書提出と導入推進サポート
無料トライアル後、スマート書記の本格的な利用を決定した場合は、お申込書を提出します。利用開始後は、スマート書記のカスタマーサクセスチームが導入推進をサポートします。
専任担当者によるサポート、マニュアル作成支援、オンライン説明会の実施、疑問点へのチャット対応など、利用定着に向けた支援が充実しています。継続的なサポートにより、効果的な活用を実現できるでしょう。
まとめ｜スマート書記は議事録作成の負担軽減と業務効率化を実現する最適なツール
「議事録作成に時間がかかりすぎて本来の業務に集中できない」という課題は、多くの企業が抱える共通の悩みです。スマート書記は、こうした課題を根本的に解決するAI議事録サービスとして注目されています。
特許取得済の独自技術により、機密情報を学習させることなく精度が向上し、90%以上の高精度な文字起こしを実現。AIアシスト機能による自動要約や要点抽出により、従来の議事録作成プロセスを大幅に効率化できます。
14日間の無料トライアルが用意されているため、自社の会議環境での効果を実際に確認してから導入を決定できる点も魅力です。議事録作成の負担を軽減し、より価値の高い業務に時間を振り分けたい企業にとって、スマート書記は検討すべき選択肢といえるでしょう。
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スマート書記に関するよくある質問
- Q無料でお試しすることはできますか？
- A
はい、14日間無料でトライアルすることができます。トライアル期間中は、機能制限なく全ての機能を利用することが可能です。ただし、このトライアルは法人または団体として商用利用を検討いただけるお客様を対象としています。
- Q文字起こしの精度はどの程度ですか？
- A
スマート書記は、公式サイトによると90%以上の高精度で文字起こしを行うと明言されています。さらに、特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほどAIの精度が向上するため、さらなる精度向上が期待できます。
- Q参加者全員の音声を録音できますか？
- A
はい、可能です。スマート書記の録音機能は、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meet、Cisco Webexなど全てのWeb会議ツールで連携なしで参加者全員の音声を1台の端末で録音することができます。対面会議でも利用可能です。
- Qどのような会議形式で利用できますか？
- A
スマート書記は、対面会議だけでなく、Web会議にも対応しており、PC、スマートフォン、タブレットなど複数の端末で利用できます。社内の定例会議、経営会議、採用面接、商談、ユーザーインタビューなど、様々なビジネスシーンで活用されています。
- Q文字起こしした内容やAIを活用した内容は機械学習に使用されますか？
- A
スマート書記では、皆様に安心して利用いただくために、お客様の許可なく機械学習は行っていません。機密情報をAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しており、活用されるのは他社のデータを一切含まない、あくまで自社に限定された過去のドキュメントのみです。
- Qスマートフォンで利用する際に、どんな機能が使えますか？
- A
スマート書記はiOS・Androidアプリを提供しており、スマートフォンやタブレットで利用できます。アプリでは、議事録の録音や閲覧・音声再生などが利用可能です。ただし、一部機能は制限される場合があります。
