「毎日忙しく働いているのに、なぜか仕事が終わらない」
「タスク管理ツールも入れているのに、業務は減らない」
「会議、チャット、資料作成…すべてが同時進行で頭がパンクしそうだ」
こうした声は、多くの職場で当たり前になりつつあります。
その背景には、“マルチタスクが常態化した働き方”があります。
マルチタスクとは、一見効率的に見えるかもしれませんが、実は生産性を下げ、属人化や非効率を加速させる要因になっていることも多いのです。
では、なぜ現場ではマルチタスクが止まらないのか？
なぜ、どれだけツールを導入しても、業務がスリムにならないのか？
本記事では、そうした問いに対し、
- 「マルチタスクという働き方」の正体
- 職場でそれが起こる“構造的な原因”
- 属人化や非効率から脱却するための業務再設計のアプローチ
を整理し、組織として業務改善に取り組むヒントをお届けします。
そもそも「マルチタスク」とは？── シングルタスクとの違いと誤解されがちな本質
「マルチタスク（multi-tasking）」とは、複数の作業を同時または短時間で切り替えながら進めることを指します。
たとえば、資料を作りながらチャット対応をし、電話が鳴ればすぐ取る──というように、いくつものタスクを並行してこなす働き方です。
一方で、「シングルタスク（single-tasking）」は、一つの業務に集中して取り組むスタイル。
業務を細かく切り出し、優先順位をつけて順番に処理していくやり方です。
マルチタスクは、“効率的”で“できる人のスタイル”として語られることもあります。
しかし、実際のところ、脳は複数の作業を真に同時に処理することができず、頻繁なタスクの切り替えによって認知コストが増大し、パフォーマンスが低下することが明らかになっています。
特に問題なのは、マルチタスクが「習慣」や「性格」ではなく、組織の構造や業務設計によって強いられているケースがあるという点です。
- 属人化によって「その人しかできない業務」が集中している
- 業務の棚卸しがされておらず、対応すべきタスクが過剰に発生している
- 常に割り込みが入るようなコミュニケーション環境が放置されている
こうした“マルチタスクを生む職場構造”が、結果的に非効率・ミス・生産性の低下を引き起こしているのです。
では、マルチタスクが慢性化する職場では、具体的にどのような問題が起きているのでしょうか？
次のセクションでは、その「構造的な罠」を解き明かしていきます。
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なぜマルチタスクが止まらないのか？── 職場構造に潜む4つの罠
「マルチタスクが悪いのは分かった。でも、現実には止められない」。
そう感じる職場は少なくありません。
その原因は、“個人の意識”ではなく“組織の仕組み”にあることが多いのです。
ここでは、マルチタスクが常態化してしまう職場に共通する、4つの構造的な要因を解説します。
① 業務の“棚卸し”がされていない
業務の全体像が把握されていないため、「何を誰が、どれだけ抱えているのか」が可視化されていません。
結果、同じ人に複数のタスクが集中したり、不要な作業が放置されたりといったムダが発生します。
② 属人化が進んでいる
「この仕事は◯◯さんしか分からない」「前任者のやり方を引き継いでいるだけ」。
こうした状況では、特定の人に業務が集中しやすく、結果として“あれもこれもやらざるを得ない”状態に陥ります。
③ 割り込みタスクが常態化している
チャットや口頭、電話などのコミュニケーションがリアルタイムで飛び交う環境では、本来の業務に集中できず、作業の切り替えが頻発します。
マルチタスクが習慣化することで、集中力の低下と品質のばらつきが起こりやすくなります。
④ 定型業務と非定型業務が混在している
作業の手順が明確でない業務（非定型業務）を、その場の判断や経験でなんとなく処理しているケースも多く見られます。
そのため、マニュアル化やツール活用が進まず、同じ作業でも人によって進め方が異なる状況が発生。結果として、管理も効率化もしづらくなります。
このように、マルチタスクは「忙しいから起きる」のではなく、業務が整理されていない／仕組み化されていない職場構造そのものが招いている現象ともいえるのです。
では、こうした構造を放置したままでは、業務はどうなってしまうのか？
次のセクションでは、「業務が減らない職場」に共通する特徴をさらに掘り下げます。
「業務が減らない職場」の共通点
マルチタスクが日常化している職場では、なぜかいつまで経っても“忙しさ”が減らないという声が後を絶ちません。
その根本には、「業務を減らす仕組みがない」という構造的な課題が存在します。
以下は、業務が減らない職場に共通する特徴です。
✅ “忙しさ”が評価される文化がある
「遅くまで残っている人が頑張っている」「マルチタスクをこなしている人が有能」。
このような風土では、成果よりも“多忙感”が評価指標になりやすく、非効率な働き方が放置されます。
✅ 業務改善が「属人的」に止まっている
「とりあえずこのツールを使ってみた」「一部の部署だけで工夫している」。
個々の努力に依存した改善が多く、全体最適や横展開がなされないまま属人化が進行します。
✅ 業務設計の視点が弱く、タスクが“自然発生”している
新しい業務が増える一方で、古い業務の見直しや整理が行われない。
業務設計という視点が欠けていると、本来不要なタスクに貴重なリソースが取られている状態になります。
✅ ツール導入＝改善、と思い込んでいる
「タスク管理ツールを入れたのに改善されない」
「チャットを導入してから、逆に業務が増えた気がする」
このような声も少なくありません。
仕組みの整備と活用人材の育成がセットになっていないと、ツール導入もただの“飾り”で終わってしまいます。
このような職場では、「やることを減らす」「仕組みに任せる」発想が生まれにくく、業務量は増え続け、現場の負荷も高止まりしたままになってしまいます。
では、こうした悪循環を断ち切り、マルチタスクから脱却するためにはどうすればいいのか？
次のセクションでは、業務改善の具体的ステップを解説します。
マルチタスク脱却のカギは「業務の再設計」にあり
マルチタスクの慢性化は、働き手の努力では限界があります。
真の解決には、業務そのものの“設計”を見直すことが不可欠です。
ここでは、マルチタスクから脱却するための実践的なアプローチを紹介します。
✅ 1. 業務の“棚卸し”から始める
まずは、誰が・何を・どれだけの頻度でやっているのかを可視化します。
このステップを踏むことで、以下のような改善余地が見えてきます。
- 担当が重複している業務
- 明らかに不要または優先度の低いタスク
- 担当者に依存しすぎている属人業務
✅ 2. 定型業務は「仕組み」で回せるようにする
マニュアル化・業務フローの整備により、作業の標準化と引き継ぎのしやすさを実現します。
属人化を防ぐだけでなく、シングルタスクの環境整備にもつながります。
✅ 3. 自動化できる業務はAIやツールに任せる
特にルーティンワークや繰り返し作業は、生成AIやRPAの活用で大幅に効率化できます。
例：
- 定型メールの作成を生成AIで自動化
- 議事録作成や会議要約をAIツールで実施
- 定型レポート作成を自動出力化
💡業務の可視化と標準化が進むほど、「どこを自動化できるか」が見えてきます。
こうしたAI活用の第一歩を、現場に定着させるには「使いこなせる人材の育成」が不可欠です。
SHIFT AIでは、実務で役立つ生成AI研修を通じて、“組織全体で使いこなす力”を育てる支援を行っています。
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✅ 4. “使いこなせる人材”を育てる体制を整える
せっかく仕組みを整えても、使う人が学ばなければ定着しません。
ツールやAIを活用できる“実践人材”を育てる研修が不可欠です。
このように、「業務の再設計」は業務改善・生産性向上・人材育成のすべてに直結します。
次のセクションでは、この仕組みを継続的に回していくために必要な“人材育成”の視点について深掘りします。
業務改善は“仕組み＋人材”で両輪が回る
業務を見える化し、標準化・自動化する――。
ここまでは「仕組み」の整備にフォーカスしたアプローチです。
しかし、現場でその仕組みが“使いこなされる”かどうかは、最終的に人の学びと実践力にかかっています。
どれほど高度なツールやAIを導入しても、それを活用できる人材がいなければ、その仕組みは「絵に描いた餅」で終わってしまいます。
✅ 属人化の根本原因は「ナレッジ共有と育成の欠如」
- 教える時間がない
- マニュアルが読まれない
- 新しいツールが使われない
これらの背景には、育成が“場当たり的”になっていることがあります。
日常業務の中に「学び」を組み込み、継続的にスキルを引き上げていく土壌が必要です。
✅ 生成AIを“使いこなせる人材”を組織に増やす
単なる効率化のための道具ではなく、生成AIは業務設計そのものを変える力を持っています。
- 繰り返し業務の自動化
- ナレッジの再利用
- アウトプットの質の底上げ
こうした力を引き出すには、“使える人材”を現場に増やすための研修と実践機会が不可欠です。
✅ 仕組みと人材の“両輪”で組織をアップデートする
「業務改善の仕組み」と「人の育成」がセットになって初めて、属人化の解消、マルチタスクの脱却、そして本質的な生産性の向上が実現します。
では、最終的に目指すべき“理想の状態”とはどのような姿なのでしょうか？
次のセクションで、未来志向のマルチタスク脱却イメージを描きます。
マルチタスク地獄から抜け出す、理想の状態とは？
マルチタスクが常態化した職場は、本来向き合うべき“重要な仕事”に集中できないまま、誰かの「頑張り」だけに頼って成り立っています。
このような状態から脱却するには、属人化や非効率が発生しない“仕組み”と“人材”の両立が求められます。
では、マルチタスクから解放された“理想の状態”とは、どのようなものなのでしょうか？
✅ 誰がやっても同じ品質で業務が遂行される
業務が可視化され、マニュアルやナレッジが整っていることで、特定の人に依存しない「再現性ある業務プロセス」が確立されます。
✅ ツールやAIが日常的に活用されている
ルーティン業務や事務作業は、AIやツールに任せるのが当たり前の状態に。
人は“人にしかできない仕事”に集中できる環境が生まれます。
✅ シングルタスクで集中できる時間が確保されている
チャット・会議・雑務に割り込まれず、思考を深める“余白”がある働き方が浸透します。
その結果、判断の質や創造性が向上し、組織としての生産性が底上げされます。
✅ 組織全体で「仕組みを育てる文化」が根づいている
仕組みは作って終わりではありません。
現場での運用改善やナレッジ共有を通じて、仕組みも人材もアップデートされ続ける状態が理想です。
このような状態に近づくことで、「もうこれ以上タスクを抱えきれない」という現場の声は減り、本来注力すべき業務に時間と意識を向けられる組織へと進化していきます。
個人の努力では限界。仕組みと育成で“マルチタスクの罠”を断ち切ろう
「マルチタスクが止まらない」という状態は、
個人の働き方やスキルだけでは解決できません。
その背景には、業務が整理されていない・引き継げない・見直されないといった、組織構造に根ざした課題が潜んでいます。
今回の記事で取り上げたように、マルチタスクの常態化には次のような“構造の罠”があります。
- 業務の棚卸し不足による負荷の偏り
- 属人化による業務の集中
- 割り込みや非定型タスクの混在による断続的な中断
- 改善されない職場文化と形骸化したツール
これらは、仕組みを整備し、人材を育成しなければ改善できない領域です。
一時的な対症療法ではなく、業務設計・自動化・AI活用・人材育成といった要素を「全体最適」で見直すことで、ようやく“マルチタスク地獄”から抜け出す土台が整います。
もし、あなたの職場でも「業務が減らない」「仕組み化が進まない」といった課題を感じているなら、まずは現場に合った改善の第一歩を踏み出すことが重要です。
本来集中すべき業務に取り組めず、タスクに追われる毎日―― 。そんな現場にこそ、“仕組み”で負荷を分散させる選択肢が必要です。
SHIFT AIが提供している法人向けの生成AI研修プログラムでは、属人化や非効率といった構造課題の解決に向けて、“実務で使えるAI活用力”を組織全体で高めることができます。
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