「人手不足で現場が回らない」
そう嘆く企業は少なくありません。しかし、実はもう一つ深刻な問題があります。
人が足りないのに、なぜか業務量は減らない——。
この“ねじれた状況”の背景には、属人化した手作業の放置や、非効率な業務フローの温存があります。
「ツールは入れてみたものの、現場で使われていない」
「マニュアル化は進んでいない」
そんな状態では、人を増やしても、結局“誰かの手作業”に頼る構造は変わりません。そこで今、注目されているのが、生成AIを活用した業務の見直しと、人材の実践力向上です。
人手不足を補うにはツール導入だけでなく、現場に根ざした変化が必要です。
そんななか注目されているのが「生成AIを活用した実務力の底上げ」です。
SHIFT AIでは、生成AIを活用した業務改善・意識醸成の両面を支援する研修プログラムを提供しています。
「ツールは導入したけれど定着しない」「現場の巻き込みがうまくいかない」といった課題を感じている方は、ぜひ一度ご覧ください。
＼ 組織の“生成AI実践力”を高める法人研修プログラム ／
なぜ“手作業”はなくならないのか？
人手不足が深刻化するなか、業務効率化の重要性は理解されていても、実際には「非効率な手作業」が温存されているケースが後を絶ちません。
その理由の多くは、業務構造の属人化と、組織内の“慣れ”によるものです。
1. 属人化が「見えない業務」を生む
特定の担当者にしかできない業務があると、その作業は暗黙のうちに“その人の仕事”になります。
こうした属人化は、業務の可視化や改善の障壁となり、手作業のまま放置されやすくなるのです。
2. 「なんとなく回っているから」という思考停止
「今のままでもなんとかなるから」と、効率化に着手せず放置される業務も多く存在します。
特に中小企業や成長フェーズの企業では、目の前の業務に追われ、業務改善の時間が取れないという声も少なくありません。
3. ツールは導入されたが“使われていない”問題
RPAやクラウドサービスを導入したものの、「結局Excelとメールでやりとりしている」といったケースは珍しくありません。
ツール導入＝効率化ではなく、現場が使いこなせるかどうかが成否を分けるのです。
あなたの職場にも、“誰かしかできない手作業”が残っていませんか？
それこそが、人手不足をさらに悪化させる“見えないムダ”かもしれません。
こうした“現場定着の壁”を越えるには、単なるITツール導入ではなく、現場に合わせた運用設計と意識変革が不可欠です。
SHIFT AIでは、生成AIの定着と実務活用を支援する法人向け研修プログラムを提供しています。
＼ 組織の“生成AI実践力”を高める法人研修プログラム ／
現場に残る“ムダ作業”の具体例
「効率化」と口では言っていても、現場にはまだまだ“なんとなく続いている手作業”が潜んでいます。
ここでは、特に人手不足の職場で見られるムダ作業の具体例をいくつか紹介します。
▶ Excel転記のルーティン業務
別システムから出力したCSVを手作業で整形し、Excelに転記して資料を作成……。
自動化の余地があるにもかかわらず、「いつものやり方」で処理し続けている業務は非常に多くあります。
▶ メールベースのアナログな承認フロー
上長に確認をとる際、WordやPDFで作った資料をメールで送付 → 添付で戻ってくる → また修正して送る……。
こうした“人間の手”によるやりとりは、スピードも正確性も損なわれやすく、属人化の温床になりがちです。
▶ 紙や口頭での情報共有
「朝礼で伝えたから大丈夫」「メモはポストイットで机に貼ってある」など、情報共有の仕組みが未整備な職場では、認識のズレや二重対応が日常茶飯事。
これもムダなやり直しや問い合わせの原因になります。
こうした業務の多くは、本来であればシステムやAIによって代替可能なものです。
にもかかわらず残っているのは、構造的な属人化と、変化への抵抗感があるからこそ。
「業務はそのまま、人だけ足りない」という状態ではなく、「業務そのものを変える」視点が必要です。
“生成AI”で手作業はここまで減らせる
業務のムダをなくすには、単にツールを導入するだけでは不十分です。
重要なのは、「どの業務を、どこまで自動化・省力化できるのか」を見極め、現場で実行できる体制を整えること。
近年注目を集めているのが、生成AIを活用した業務効率化です。
単純作業だけでなく、これまで「人でしか対応できない」とされていた業務も、生成AIならではの柔軟性で代替・支援できるようになってきています。
🔍 生成AIで効率化が期待できる業務例
| 業務領域 | 具体例 | 期待できる効果 |
| バックオフィス | 社内報告書のたたき作成／議事録作成 | 文書作成にかかる時間を半分以下に |
| 営業・マーケティング | メール文面の作成／提案資料の初稿作成 | メールや資料作成の属人化を防止 |
| カスタマーサポート | 社内FAQの自動生成／応対文の提案 | 対応品質の平準化＆教育時間の削減 |
| 採用・人事 | 求人票の作成／評価コメントのたたき台 | 作業負担の軽減と標準化 |
このように、生成AIは“完全自動化ツール”ではなく、実務の「アシスタント」として人の業務を支援してくれます。
そのため、ちょっとした手作業や思考補助の領域での活用が、大きな時間短縮と属人化の解消につながります。
ただし――
導入しただけで使われなければ意味がありません。
次のセクションでは、「生成AIを“使いこなす”ために必要な要素」について掘り下げていきます。
でも、AIを導入するだけでは意味がない
どれだけ優れたツールでも、使われなければ何も変わりません。
実際、生成AIを導入した企業の中でも、「現場で活用されていない」「結局Excelと手作業が続いている」といった声は少なくありません。
その最大の原因は、“使う人”の側の準備ができていないことにあります。
❌ AI導入が定着しない職場にありがちな3つの落とし穴
- 目的が曖昧なまま導入されている
「とりあえず使ってみよう」というスタンスでは、現場にとっての価値が伝わらず、使う意味が感じられないままフェードアウトしてしまいます。 - 属人化された業務にAIを適用できていない
誰かの頭の中だけにあるような業務や、ブラックボックス化された業務には、AIの導入対象がそもそも見えていないケースが多くあります。 - 現場が“自分ごと化”できていない
マネージャーが決めたAI施策に対して、現場が納得感を持てず、「使わされている」感覚が拭えないことも、定着を阻害する要因です。
こうした課題を乗り越えるためには、現場のメンバーが「自ら業務を変える力」を持つことが必要です。
つまり、「AIをどう活用すれば、目の前の仕事がラクになるのか」を自分で考え、試し、改善できるスキル――これこそが、“生成AIの実践力”です。
現場で“生成AIの定着”を成功させた企業の共通点
生成AIをうまく使いこなしている企業には、いくつかの共通点があります。
単にツールを導入するだけでなく、組織として「使い続けられる仕組み」を構築しているのが特徴です。
✅ 成功企業に共通する3つのポイント
① 小さな業務から成果体験を積む
最初から全社導入を目指すのではなく、まずは1部署・1業務に限定してトライアル導入。
「これだけラクになった」「もう戻れない」というポジティブな成功体験を現場で生み出すことが、次の展開につながります。
② 活用できる業務を見極めて“選定”している
闇雲にAIを使うのではなく、「どの業務がAIに向いているか」を見極めた上で導入しています。
たとえば、情報収集・文書作成・QA対応など、定型パターンや繰り返しが多い業務から始めると効果が出やすい傾向があります。
③ AIを使える“ハブ人材”を育成している
現場で活用が進んでいる企業には、AIの可能性と限界を理解し、業務と結びつけられる中核人材が存在します。
この“ハブ人材”が部署内での活用をリードすることで、「誰も使わないツール」で終わることを防いでいるのです。
🔄 定着の鍵は「使って終わり」ではなく「使い続ける仕組み」
AIを導入して終わりではなく、継続的に活用し、改善する文化と制度があるかどうかが分かれ目になります。
そこで重要になるのが、社内でAIの活用を実践・推進できる人材の育成です。
まとめ：AIを使いこなせる組織は、人手不足でも伸びる
人手不足に悩む企業は、少なくありません。
しかし、実際には「人が足りない」のではなく、ムダな業務や属人化された手作業が放置されていることで、本来のリソースが活かされていないだけかもしれません。
ツールを入れても変わらない。マニュアルを整備しても定着しない。
その背景には、“実際に現場で使える力”＝生成AIの実践力が不足しているという、根深い課題が横たわっています。
💡 人手不足を乗り越える組織に共通する3つの視点
- 業務そのものを見直す視点を持っている
「誰がやるか」ではなく「そもそもその仕事は必要か？」から考える。 - ツール導入だけでなく“使いこなす人”を育てている
AI活用は仕組みだけでなく、現場の意識とスキルが不可欠。 - 小さく始めて、全社に展開できる仕組みをつくっている
成功体験を積みながら、実践的な文化を醸成。
これからの組織に必要なのは、人手を補う即席の対策ではなく、AIと人が共に働ける土台を築くこと。
生成AIを「導入する組織」ではなく、「使いこなせる組織」へと変わることが、人手不足という構造課題の突破口になります。
🎯行動を起こすなら、今がそのタイミングです。
業務の見直しは、一部の担当者だけで解決できるものではありません。
全社的に“使える力”を育て、実務に落とし込むには、生成AIの導入だけでなく活用力の底上げが求められます。
＼ 組織の“生成AI実践力”を高める法人研修プログラム ／
▶️ 次に読みたいおすすめ記事はこれ！