Copilotで議事録を自動作成！効率化プロンプト【使えるテンプレート付】

会議の後に「誰が議事録をまとめるのか」で時間を奪われていませんか。
情報システム部門やDX推進担当の方にとって、議事録の作成は避けられない業務でありながら、大きな工数を消費し、担当者に依存しがちな業務です。特にTeams会議が日常化したいま、数十分〜数時間にわたる会議内容を手作業で要約するのは現実的ではありません。

そこで注目されているのが Microsoft 365 Copilotによる議事録作成の自動化 です。CopilotはAIの力で会議内容を整理し、要点や決定事項を瞬時にまとめてくれます。しかし、ただ使うだけでは満足のいく精度は得られません。成果を左右するのは「どのようなプロンプト（指示文）を入力するか」にあります。

本記事では「Copilot 議事録作成プロンプト」をテーマに、以下の内容を体系的に解説します。

この記事でわかること一覧🤞

・Copilotで議事録を自動化する方法
・会議要約・決定事項抽出のプロンプト
・日本語精度を高める工夫と注意点
・他の議事録AIとの違いと強み
・社内で活用を定着させる仕組み

単なる操作ガイドではなく、BtoB利用に耐えうる“実務での使いこなし方”まで踏み込みます。記事の最後には、社内にCopilotを根付かせる方法として「SHIFT AI for Biz」の法人研修をご案内します。

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Copilotで議事録はどう作成できる？

Microsoft 365 Copilotは、単なるテキスト生成AIではなく、TeamsやOutlookなどの業務アプリと連携し、会議内容をそのまま要約・整理できるのが大きな強みです。ここでは、議事録作成の仕組みを理解するために、連携機能と出力イメージを具体的に確認しておきましょう。

Teams会議と連携して自動要約

CopilotはTeams会議中の発言ログを取り込み、会議終了後すぐに要約を生成できます。要点の抽出や会話の流れを整理してくれるため、会議直後に関係者へ配布できる議事録を自動で得られるのが特徴です。また、会議参加者が発言した順番やテーマの転換を反映した整理も可能で、人が一から書く場合に比べて大幅な工数削減が期待できます。

OutlookやOneNoteとの連携による保存と共有

作成した議事録はそのままOutlookでメール配信したり、OneNoteに記録してチーム全体で閲覧することも可能です。「要約を作る」から「共有して活用する」までがシームレスに繋がっているため、作業が属人化せず、全員が同じ情報をタイムリーに把握できます。これは、議事録作成のスピードと透明性を同時に高める要素です。

Copilotによる議事録作成の基本フロー（表）

ステップ	具体的な動き	得られる成果
会議中	Teamsが発言を記録	議論内容を正確にテキスト化
会議後	Copilotが要約を生成	要点・決定事項・アクションが整理される
共有	Outlook/OneNoteに出力	チーム全員が同じ議事録を活用できる

表で見ると、「記録 → 要約 → 共有」までがワンストップで完結することがわかります。

このように、Copilotは「議事録作成」を単なるAI要約ではなく、記録から共有までの業務フロー全体を支援する仕組みとして実現しています。次の章では、この機能を最大限に活かすための プロンプト設計の基本要素 を整理していきます。

Copilotによる議事録作成プロンプト設計の基本要素

Copilotに議事録を生成させるとき、同じ会議ログでもプロンプトの設計次第でアウトプットの質は大きく変わります。ここでは、精度の高い議事録を得るために欠かせない3つの視点を整理しましょう。

目的を明確にする

プロンプトで「会議全体を要約したいのか」「決定事項だけを抽出したいのか」を指示することで、出力の方向性が定まります。目的があいまいだと、冗長な要約や使いづらい記録になってしまいます。議事録を誰が何のために使うのかを前提に書くことが、まず第一歩です。

出力形式を具体的に指定する

同じ内容でも「箇条書き」「表」「章立て形式」など、出力の形を指定するだけで活用のしやすさが変わります。特に法人利用では、会議直後にそのまま共有・保存できる形式に整えておくことが効率化のポイントです。

箇条書き形式：決定事項を一覧化しやすい
表形式：アクションアイテムを担当者ごとに整理しやすい
段落形式：背景や議論の流れを把握しやすい

こうした形式指定をプロンプトに組み込むことで、アウトプットをすぐ業務に転用できます。

読み手を意識した表現を加える

経営層に見せる議事録と、現場担当者が実務に使う議事録では、求められる粒度が異なります。プロンプトに「経営層向けに要点を簡潔に」「現場向けに手順を具体的に」といった条件を加えると、読み手がストレスなく理解できる内容に調整可能です。

このように、「目的」「形式」「読み手」の3要素を押さえてプロンプトを設計すれば、Copilotは単なる要約ツールではなく、実務に直結する議事録生成のパートナーになります。

次の章では、これらの基本要素を踏まえた シーン別のプロンプトサンプル を紹介していきます。

Copilot議事録作成で使えるプロンプト【テンプレート集】

ここでは、会議の種類や目的に応じてそのまま使えるプロンプトのテンプレートを紹介します。文章を一から考える必要はなく、コピペして一部を調整するだけで実務にすぐ活用できます。

会議全体を要約するテンプレート

この会議の内容を要約してください。
・主要な議題を箇条書きで
・結論を簡潔に
・背景説明が必要なら1文追加

👉 会議後に全体像を把握したいときに便利です。要点だけを素早く共有できます。

決定事項とアクションを整理するテンプレート

会議の内容から以下の形式で整理してください。
【決定事項】

箇条書きでまとめる

【アクションアイテム】

担当者
タスク内容
期限

👉 誰が何をするかを明確化し、会議の成果をすぐ実行に移せます。

発言者ごとに整理するテンプレート

会議の発言を発言者ごとに整理してください。
・発言者名
・要点
・立場（賛成／反対）

👉 意見の流れを追いやすくなり、合意形成や議論の裏付けに役立ちます。

OneNoteに記録するテンプレート

OneNoteに貼り付けられる形式で会議を整理してください。

# 会議の要点

## 議題1

– ポイント

## 議題2

– ポイント

👉 社内ナレッジとしてストックしやすく、情報共有の属人化を防ぎます。

テンプレートを用意しておくことで、社員全員が同じ品質で議事録を作れるようになります。 これは属人化を防ぎ、会議の生産性を確実に引き上げる第一歩です。

Copilotで議事録を作成するときの注意点

Copilotは便利ですが、万能ではありません。会議内容をただ入力すれば完璧な議事録が出力されるわけではなく、いくつかの制約や注意点を理解して使う必要があります。ここでは代表的なポイントを確認しておきましょう。

日本語精度の現状と改善の工夫

Copilotはグローバル設計のため、英語に比べると日本語の要約精度にばらつきが出る場合があります。特に長い発言や専門用語が多い会議では、要約が抜け落ちることもあります。

発言を整理したメモを一緒に入力する
プロンプトに「専門用語を残して要約」と明記する
長文を小分けにして要約させる

こうした工夫を組み込むことで、日本語会議でも実務レベルで使える精度に引き上げられます。

長時間会議の要約は分割して扱う

2時間以上の会議ログをそのまま処理させると、Copilotが要点を取りこぼす可能性があります。そこで、会議をトピックごとに分割して要約→最後に統合するという手順をとると安定します。

前半・後半に区切ってそれぞれ要約
議題単位に分けて整理 → 「これらを統合してまとめて」と指示

この方法なら、長時間会議でも情報の粒度を保ったまま正確な議事録を作れます。

情報セキュリティと共有権限に注意する

Copilotはクラウドサービスを基盤にしているため、扱うデータの機密度には十分な配慮が必要です。機密会議の内容をそのまま外部に共有することは避け、権限を限定して保存・展開することが重要です。

OneNoteで部署ごとに権限を設定する
機密会議は要約範囲を限定する
会議情報を外部サービスにコピーしない

こうしたルールをあらかじめ整備しておけば、安心してCopilotを業務に組み込む体制が整います。

Copilotを議事録作成に使う際は、「精度を高める工夫」「長時間会議の分割」「セキュリティ対応」の3点を押さえることが不可欠です。次の章では、他の議事録AIと比較しながら、Copilotの強みをさらに明確にしていきます。

他の議事録AIとの比較

議事録作成に活用できるAIツールはCopilot以外にも存在します。Zoom AI CompanionやOtter.aiなどが代表的ですが、それぞれ得意分野が異なるため、比較することでCopilotを選ぶメリットがより鮮明になります。

Zoom AI Companionとの違い

Zoomには会議内容を自動要約するAI機能が標準搭載されています。Zoom専用のため、会議そのものの録画・要約には強みがある一方、WordやOutlookなど日常業務の文書作成・共有との連携は限定的です。
対してCopilotはMicrosoft 365全体と連動しているため、会議後の議事録を即座にメール共有・OneNoteに保存・資料化まで一気通貫で行える点が大きな違いです。

Otter.aiとの違い

Otter.aiは音声認識とリアルタイム字幕生成に優れ、英語会議では特に評価されています。ただし日本語対応はまだ限定的であり、国内企業の会議にそのまま導入するにはハードルがあるのが現状です。
Copilotは日本語精度に改善余地があるとはいえ、Microsoftが継続的にアップデートを行っているため、法人利用に適した進化が見込める点で安心感があります。

Copilotを選ぶ決定的な理由

Microsoft 365アプリとのシームレス連携
セキュリティ基盤が法人向けに整備されている
議事録を「作成する」だけでなく「活用する」流れまで設計されている

このように、他ツールが「会議内容の文字起こしや要約」に強みを持つのに対し、Copilotは業務全体を支える基盤として議事録を活かせる点で優位性を発揮します。

比較を通して見えてくるのは、Copilotは単なるAI議事録ツールではなく、Microsoft 365に深く統合された“業務の生産性向上エンジン”であるという事実です。
次の章では、このCopilotを社内に定着させるための具体的な方法を解説します。

社内でCopilot議事録を定着させる方法

Copilotを導入しても、「一部の社員だけが使っている」「精度に不満が出て放置される」といった状況では効果は限定的です。本当に業務効率化を実現するには、社内での使い方を標準化し、誰もが再現性を持って活用できる環境を整えることが欠かせません。

標準化されたプロンプト集を整備する

議事録作成の場面ごとに最適なプロンプトを定義し、共有フォルダや社内ポータルにまとめておきましょう。

「会議全体の要約」
「決定事項とアクションアイテム」
「発言者ごとの意見整理」

このように型化されたプロンプトを全員が使える状態にすることで、誰がCopilotを利用しても一定の精度で議事録が得られます。

全社員に向けた操作研修を行う

プロンプト集があっても、使い方を理解していなければ定着はしません。定期的な研修やハンズオンセッションを実施し、実務に即したトレーニングを提供することが重要です。こうした教育を通じて、社員は「Copilotで議事録を作るのが当たり前」という習慣を自然に身につけます。

効果を可視化し、改善を繰り返す

定着のためには成果の見える化も欠かせません。

「議事録作成にかかる時間を◯％削減」
「会議後のアクションアイテム漏れをゼロに」

といった効果指標を設定し、定期的にレビューすることで、導入メリットが組織全体に浸透し、利用継続の動機付けにつながります。

このように、プロンプトの標準化・研修・効果測定という3つの仕組みを回すことで、Copilotは単なるツールではなく、社内の生産性向上基盤へと変わります。

こうした仕組みづくりを外部の知見を活用して進めたい場合は、法人向けAI研修「SHIFT AI for Biz」 が有効です。現場で即使えるCopilot活用の研修を通じて、社内への定着を短期間で実現できます。

【まとめ】Copilot議事録作成を成功させるには

Copilotを活用すれば、これまで時間と労力を奪っていた議事録作成を大幅に効率化できます。しかし、ただ導入するだけでは十分な成果は得られません。成功のポイントは「適切なプロンプト設計」「精度を高める工夫」「社内での定着」にあります。

プロンプトを工夫すれば、要約・決定事項・アクションを的確に抽出できる
精度向上やセキュリティ対応には、ちょっとした運用の工夫が欠かせない
定着には標準化・研修・効果測定が必要で、組織全体で仕組み化することが重要

この3つを押さえることで、Copilotは単なる議事録ツールではなく、業務全体の生産性を押し上げる強力な基盤になります。

そして、その仕組み化を短期間で実現するには、外部の知見を活用するのが効果的です。SHIFT AI for Bizの法人研修では、Copilotの活用法を実務レベルで学び、社内に定着させるためのプログラムを提供しています。

議事録作成を効率化し、組織の生産性を次のステージへ。