人手不足による業務過多をどう乗り越える？原因と解決策を解説

人が足りない──それでも、仕事は待ってくれません。
「このままでは現場が回らない」「退職者が出たらもう限界」――
そう感じながらも、根本的な解決策が見つからず、手詰まりになっている企業は少なくありません。

働き方改革が叫ばれ、労働時間の見直しや生産性向上が求められる中、現場ではむしろ「人手が減って業務が増えた」という声が増えています。
つまり、業務過多は“人手不足の結果”ではなく、“仕組み不足の結果”でもあるのです。

本記事では、現場の悲鳴に応えるべく、業務過多と人手不足を同時に解消するための具体策を、短期・中長期の両面から解説します。
さらに、属人化の解消・業務可視化・生成AIの活用といった「現場主導で動ける仕組み」まで含めてご紹介します。

まずは、自社の業務構造がどこで詰まっているか、一緒に見直してみませんか？

人手不足による業務過多、なぜ深刻化しているのか？

「人が足りない」という声は、もはや多くの業界で常態化しています。
しかし、それ以上に問題なのは、人手不足によって一人あたりの業務量が急激に増え、過重労働が慢性化していることです。

すでに人手が足りないのに、仕事は減らない

少子高齢化による労働人口の減少に加え、離職率の高止まり、採用難の三重苦。
その一方で、業務量は減るどころか、複雑化・多様化しています。

たとえば以下のようなケースはよく見られます。

• 「1人辞めたら、4人分の仕事を3人で分けることになった」
• 「急な欠員の穴埋めが続き、管理職が現場に入る時間が増えた」
• 「新人教育の余裕がなく、属人化が悪化した」

このような状況が続くと、現場では“誰かが倒れるまで回り続ける”体制が当たり前になってしまいます。

業務過多が引き起こす“負のスパイラル”

人手不足→業務過多→ミス・ストレス→離職→さらに人手不足…という悪循環は、多くの組織がすでに経験しているはずです。

さらに怖いのは、「この状態が普通」と認識されてしまうことです。
問題を放置し続ければ、疲弊した現場は限界を超え、やがて深刻な人材流出やパフォーマンス低下を招きます。

原因は“人が足りない”だけじゃない？業務過多を招く構造的課題

「人が増えさえすれば、この状況は改善する」
そう思っていても、実際には人員を補充しても業務過多が解消されないケースが少なくありません。
なぜなら、業務負担を生む根本要因は、“人手不足”だけではないからです。

属人化と「引き継げない仕事」

業務の進め方が属人的で、担当者にしか分からないタスクが多い職場では、人が増えても業務は分担されません。
「◯◯さんがいないと何も進まない」という状況は、まさに危険信号です。

また、業務マニュアルや共有ルールが整っていないと、新人を迎えても戦力化までに時間がかかり、かえって教育コストが負担となることもあります。

業務フロー・承認プロセスの複雑化

本来、自動化・簡略化できるはずの業務も、古いフローや煩雑な承認ステップに縛られていれば、業務のスピードは落ち、担当者の負担は増えます。
例えば、

• 「紙での申請・承認を続けている」
• 「同じ報告書を別々のフォーマットで何度も作成している」

など、“減らせる業務”が残り続けているケースは非常に多いのが現状です。

評価制度や目標設計のミスマッチ

「頑張って仕事を抱え込む人が高評価を得る」文化が残っていると、結果的に業務の偏りを助長します。

本来は、成果を上げる仕組みづくりや、チームで成果を出す設計に評価を寄せるべきですが、評価軸が個人の努力や残業量に偏っていると、業務過多が常態化します。

だからこそ必要なのが、“業務構造”そのものの見直しです。単なる人員増加ではなく、「仕事の仕組みそのもの」を問い直すことが、業務過多解消の第一歩です。

まずは現場の業務量を見える化しよう（チェックリスト付き）

業務過多の根本解決には、まず「何にどれだけの時間を使っているか」を正確に把握することが欠かせません。
つまり、感覚ではなく“事実”として業務の全体像を見える化することが第一歩です。

よくある“見落としがちなタスク”

• Slackやチャット対応に追われる
• 打ち合わせの調整だけで1時間かかる
• 承認待ちで業務がストップする
• 他部署からの「ちょっとこれお願い」対応

これらは、直接的な業績には結びつきにくい「見えにくい仕事」ですが、実は大きな時間を消費しています。

業務見える化チェックリスト（例）

以下のような視点で棚卸しをすると、課題が浮き彫りになります。

項目	確認ポイント
定型業務	毎日・毎週発生する業務に無駄はないか？自動化できないか？
属人業務	担当者しかできない仕事がどれだけあるか？引き継ぎ可能か？
非生産業務	会議、調整、報告などの付随業務にかかる時間は？
中断の多い業務	突発対応・他部署依頼に追われていないか？

ツール導入はその後でも遅くない

多くの企業が「ツールを入れてから考える」アプローチを取りがちですが、本来はツール導入の前に“現状の洗い出し”が優先されるべきです。
それによって初めて、どの業務を減らし、どこを自動化すべきかの判断が可能になります。

短期的に業務過多を緩和する具体策5つ

人手が足りない状態でも、今すぐ現場の負荷を少しでも軽減する方法はあります。
すべてを一度に解決するのは難しくても、「やらないことを決める」「他に任せる」といった工夫で業務は整理できます。

1.優先度の低い業務を一時的に凍結・延期する

「いつかやるべき」「やった方がいい」レベルのタスクは、リソースが足りないときには一時停止する判断が必要です。
“やらないことを決める”ことも立派なマネジメントのひとつです。

2.属人化業務のペアワーク化

1人にしかできない業務は、誰かと一緒に進めるだけでリスクが半減します。
すぐにマニュアルを作る余裕がない場合も、2人体制で業務を回すだけで業務の共有が進みます。

3.会議・チャット・報告の「目的」見直し

会議の多さやチャットの頻度も、現場を疲弊させる要因です。

• 会議の開催目的は明確か？
• 参加者は最小限か？
• チャット対応が常時オンになっていないか？

こうした点を見直すだけでも、余計な業務を削減できます。

4.部分的な外注・業務委託の活用

すべての業務を社内で抱え込む必要はありません。
たとえば以下のような業務は、スポット的な委託で負担を減らせる領域です。

• 営業リスト作成
• データ入力・整備
• 社内研修資料の整備など

5.タスク管理の見える化とルール整備

• 個人でToDoを抱え込む
• 他人の進捗が見えない
• 締切が不明確

こうした状態は、無駄な確認・遅延・トラブルを引き起こします。
ツールを導入する前に、「いつ、誰が、何をするか」を簡単なスプレッドシートで共有するだけでも効果があります。

すぐ全部やらなくてOK。まず“1つ”試してみる

最初から全施策を導入する必要はありません。
現場が受け入れやすい施策から1つずつ取り入れることが、成功のコツです。

中長期的に“人に依存しない仕組み”を作るには

業務過多の本質的な解決には、「人がいなくても回る仕組み」づくりが不可欠です。
短期的な対応で現場を支えつつ、根本的な業務構造を見直すことが、持続可能な改善につながります。

評価制度と役割設計の見直し

「がんばった人が報われる」だけでなく、「チームで成果を出した人が評価される」制度へと転換することで、
業務の属人化や抱え込みを防ぐことができます。

また、役職に関係なく業務が偏りがちな職場では、役割の再設計も効果的です。

• 管理職に“プレイヤー”業務が集中していないか？
• 若手・中堅が育ちにくい構造になっていないか？

こうした問い直しが、業務バランスの平準化につながります。

スキル継承とマニュアル整備の仕組み化

引き継ぎがうまくいかない理由の多くは、「ノウハウが属人的すぎる」こと。
そこで有効なのが、“業務の再現性”を高めるためのマニュアルや動画マニュアルです。

• 画面キャプチャ＋口頭説明で動画化する
• FAQ形式でテンプレ化する
• 「引き継ぐ前提」で常に業務を整理する

マニュアル整備は一度に終わらせる必要はありません。
現場で少しずつ蓄積していくことが、属人化脱却への第一歩です。

業務改善プロジェクトを「現場主導」で回す

業務改善はトップダウンでは定着しづらく、現場が納得し、自ら進めるプロジェクト設計が求められます。

• ヒアリングや対話を通じて課題を可視化
• 小さな改善から試す「スモールスタート」方式
• 成果が見える仕掛けをつくる（見える化・定量化）

成功のカギは、「やらされ感」を排除し、現場に裁量を持たせることです。

こうした中長期の改革を後押しするためにも、仕組み構築を支援する外部の研修やツールの活用が効果的です。

生成AIやRPAを使えば、現場の業務をここまで減らせる

人手不足の中でも現場の負担を減らすには、人がやらなくてもいい業務を極力手放すことが重要です。
ここで力を発揮するのが、近年急速に普及が進む「生成AI」や「RPA（業務自動化ツール）」です。

単純作業は自動化のチャンス

次のような業務は、生成AIやRPAと非常に相性がよく、導入初期でも成果が出やすい領域です。

業務内容	活用手段の例
定型メール返信	ChatGPTでのテンプレ自動生成
議事録作成	AI文字起こしツール＋要約機能
社内資料のたたき台作成	プロンプト活用による自動生成
定期レポート作成	RPAでの自動収集＋レイアウト整形

現場に合った“小さな活用”から始めるのがコツ

「いきなり全社導入」は失敗のもと。
AIやRPAの活用は、まず一部部署・一部業務から“試してみる”ことが成功の鍵です。

• まずは1人の担当者が生成AIで資料作成を試す
• 「やってみて時短になった」という成功体験をチームで共有
• 定着後にテンプレやナレッジとして横展開

このように、小さな成功→横展開のステップを踏むと、現場の抵抗感も少なくスムーズに導入できます。

生成AIの社内活用を広げたい方へ

生成AIの活用は、単なる「効率化」だけでなく、人手不足による業務過多を根本から解決する新しい武器になります。

まとめ｜“人が足りない”を理由にしない働き方へ

人手不足が続く中での業務過多――これはもはや一時的なトラブルではなく、構造的な課題です。

「人が足りないから仕方ない」
「現場が頑張るしかない」

そんな思考のままでは、組織の生産性も、社員の健康も守れません。

本記事のポイントを振り返りましょう。

• 人手不足×業務過多の関係は、単なる人数の問題ではなく「業務構造」の問題
• 属人化、見えない業務、評価制度のミスマッチが、負担を増幅させている
• 業務の見える化から、段階的に負担軽減策を講じることがカギ
• 生成AIやRPAなど、新たな“戦力”を活かす仕組みづくりが急務

“働き方の進化”は、現場から始まる

今、必要なのは「人を増やすこと」だけではありません。
限られた人員でも、疲弊せずに働ける環境を整えることです。

その第一歩は、業務の可視化、属人化の解消、そして新しいテクノロジーの活用です。
小さな一歩が、未来の働き方を大きく変えるかもしれません。

生成AI活用を「人手不足の打開策」に変えるために
SHIFTAIでは、現場で“すぐに使える”生成AI研修をご提供しています。
働き方を進化させる第一歩として、ぜひ資料をご覧ください。