Outlook Copilotの使い方完全ガイド｜メール作成・要約・予定調整を徹底解説

Outlookに搭載された「Copilot」は、メールの下書きやスレッド要約、予定調整までサポートしてくれるAI機能です。従来のように一から文章を考えたり、長いメールを読み込んだりする負担を減らし、日常の業務を効率化できます。

本記事では、Outlook Copilotの基本的な使い方から、実務での活用シーン、プロンプトの工夫例、利用時の注意点までを整理しました。さらに、全社展開を見据えた導入・研修のポイントも解説します。

「OutlookでCopilotをどう使えばよいか知りたい」という方は、ぜひ参考にしてください。

Outlook Copilotとは？基本概要と利用条件

Outlook Copilotは、Microsoft 365に統合された生成AI機能のひとつです。日常的に使うメールや予定表にAIを組み込み、文章作成・要約・予定調整を自動化できるのが特徴です。単なる補助機能ではなく、業務全体の生産性向上を目的とした「AIアシスタント」として設計されています。

利用には、Microsoft 365 Copilot対応のライセンスが必要です。個人向けのMicrosoft 365 Personalや一般的なOfficeアプリ単体では利用できず、ビジネスプランでの契約が前提となります。加えて、最新のOutlookアプリやクラウド版Outlookに対応しているかを確認する必要があります。

また、CopilotはOutlook単体で完結するのではなく、WordやExcel、Teamsなどのアプリと連携して効果を発揮します。たとえば「メール内容をWord文書にまとめる」「Teams会議の予定を自動で挿入する」といった横断的な活用が可能です。

Outlook Copilotの料金や導入条件については、こちらの記事で詳しく解説しています。
Outlook Copilotの使い方・料金・注意点まとめ【企業導入に役立つ活用法】

Outlook Copilotでできること一覧

Outlook Copilotは、日々のメール処理やスケジュール管理をAIで支援します。具体的には、次のような機能を活用できます。

メール作成の効率化

新規メールや返信文の下書きを自動生成できます。件名や要点を入力するだけで文章を提案してくれるため、ゼロから書く時間を大幅に削減可能です。敬語やトーンも指定でき、ビジネス文書の品質向上に役立ちます。

会議や予定の自動調整

会議の候補時間を提示したり、相手との調整メールを自動で生成したりできます。複数メンバーの予定を確認しながら調整する作業を、AIが下書きまでサポートしてくれるのが強みです。

受信トレイ整理・スレッド要約

長文メールや大量のやり取りを数行で要約して表示できます。特に、進行中のプロジェクトでメール量が多い場合でも「結論」「必要な対応」をすぐ把握できます。

TeamsやWordとの連携活用

Outlookに届いた情報をTeams会議に追加したり、メールの内容をWord文書に整理したりと、他のMicrosoft 365アプリとスムーズに連携できます。Outlookだけでなく、全体の業務フローが効率化されるのが大きな魅力です。

Outlook Copilotの使い方【基本手順を徹底解説】

Outlook Copilotは、Outlookのリボンやサイドバーから簡単に呼び出せます。ここでは、代表的な操作手順を整理します。

Copilotを起動する

Outlookを開くと、リボンメニューやサイドバーに「Copilot」のアイコンが表示されます。クリックすると入力欄が表示され、ここに指示や要望を入力して利用を開始します。

例：「次のメールに返信文を作成して」「このスレッドを要約して」など。

メール下書きを生成する

新規メール作成画面でCopilotを起動し、件名や要点を入力すると自動で本文を提案してくれます。

• 指定できる条件：文のトーン（丁寧／カジュアル）、文字数、相手との関係性
  
• 実務イメージ：営業メールや社内報告メールを短時間で整える

メールスレッドを要約する

受信トレイで長いやり取りを開き、「このスレッドを要約して」と指示すれば、結論や次のアクションが数行で提示されます。大量のメールを読む手間を省き、重要部分に集中できます。

予定調整の依頼方法

会議の参加者を選び、Copilotに「候補日を提案して」と依頼すると、自動でスケジュール案を生成します。そのままメールに反映できるため、調整作業が大幅に時短されます。

要約やタスク抽出の実行

受信したメールから「次にやるべきことを抽出して」と指示すれば、ToDoリスト形式で提示されます。これをPlannerやTeamsに展開すれば、タスク管理の精度も高まります。

業務で使える活用シーン

Outlook Copilotは「便利なAI機能」というだけでなく、実際の業務シーンで大きな効果を発揮します。ここでは具体的な活用例を紹介します。

営業メールを短時間で仕上げる

提案依頼への返信やフォローアップなど、営業メールはスピードが求められます。Copilotを使えば、要点を入力するだけで下書きが完成。トーンを調整することで、相手に合わせた印象を与えられます。

会議後の議事録・アクションアイテム整理

長いメールスレッドや会議後の連絡をCopilotに要約させれば、結論や次の対応事項を数行で把握可能です。そのまま議事録やタスクに転用でき、情報共有のスピードが上がります。

上司や顧客への返信文を整える

「表現が堅すぎる」「丁寧さをもっと出したい」といった調整も、Copilotに任せれば数秒で解決。日本語のビジネスメールで迷いがちな敬語や表現のトーンを整えてくれるのが強みです。

大量のメール処理を効率化

毎日届く数十件以上のメールも、Copilotが「重要な要点」「対応が必要な部分」を抽出。受信トレイ整理の手間を減らし、優先順位をつけた対応がしやすくなります。

プロンプト例と改善パターン

Outlook Copilotを効果的に使うには、指示（プロンプト）の工夫が欠かせません。ここでは、よく使うメールシーン別の例と、改善パターンを紹介します。

基本的なメール作成プロンプト例

• 「取引先に会議の日程を提案するメールを作ってください」
  
• 「採用応募者への面接日程調整メールを、丁寧なトーンで作成してください」

トーンや条件を指定する

• 「このメールを、社内向けにカジュアルなトーンに直してください」
  
• 「300文字以内で、顧客へのお礼メールを作成してください」

ポイント： 「誰に向けて」「どんな文体で」「どのくらいの長さで」と指定すると、出力精度が上がります。

NGプロンプトと改善例

• NG例：「返信メールを作って」
  → 内容が曖昧で、汎用的な文章しか出ない
  
• 改善例：「顧客からの商品納期確認メールに返信する文を、誠実なトーンで、納期が来週月曜であることを伝えてください」
  → 具体的な条件を入れることで、現場ですぐ使える文章が生成される

要約やタスク抽出に使える例

• 「このメールスレッドの要点を3行でまとめて」
  
• 「次のアクションをToDoリスト形式で抽出してください」

プロンプトを工夫するだけで、同じCopilotでも成果が大きく変わります。慣れてきたら、自社の定型メールや社内フレーズを組み込むとさらに効率化が進みます。

利用時の注意点と限界

Outlook Copilotは非常に便利ですが、すべてを任せきりにするとトラブルにつながる可能性があります。導入前に押さえておきたい注意点と限界を整理します。

セキュリティに注意

Copilotは入力した内容をもとに文章を生成します。社外秘情報や顧客データを直接入力すると、情報漏えいのリスクが高まります。プロンプトには機微情報を含めないことが基本です。

日本語特有のニュアンス崩れ

英語ベースで学習されているため、日本語メールでは敬語やニュアンスが崩れる場合があります。特に顧客対応では、そのまま送らず必ず人の目で最終チェックを行う必要があります。

自動生成文の誤りや曖昧さ

AIが提案する文章には、事実誤認や情報不足が含まれることがあります。たとえば「納期」「金額」など正確性が求められる部分は、利用者が必ず修正・補足することが求められます。

利用環境の制約

すべてのOutlookユーザーがすぐに使えるわけではありません。

• 対象プラン： Microsoft 365 Copilot対応プランのみ
  
• 利用可能環境： 最新のOutlookアプリ、またはWeb版Outlook
  
• モバイル版： 一部機能は非対応

これらを理解せずに導入すると「使えると思ったのに動かない」という混乱が生じやすいため、事前確認が欠かせません。

Outlook Copilotをより使いこなすコツ

基本的な使い方を押さえたら、次は「どうすればもっと効率的に使えるか」を考える段階です。ちょっとした工夫で、Copilotの精度や業務インパクトが大きく変わります。

自社の定型文や署名と組み合わせる

「いつも使う挨拶文」や「社内用の決まり文句」をあらかじめ準備しておき、Copilotで生成した文章に組み合わせると精度が上がります。AI任せにするのではなく、自社の言葉を反映させることで自然な文章になります。

プロンプトをテンプレート化する

毎回入力するのではなく、よく使う指示をテンプレートとして保存しておくと効率的です。
例：

• 「顧客へのお礼メールを300文字以内で」
  
• 「社内共有用に3行で要約」

TeamsやPlannerと連携してワークフロー化

Outlookで要約したタスクをPlannerに登録したり、会議調整をTeamsに展開したりすると、ワークフロー全体が自動化されます。メール単体ではなく、Microsoft 365全体をつなげる視点が成果につながります。

社内で活用ノウハウを共有する

「どんなプロンプトが便利か」「どの業務で役立ったか」を社内で共有すると、利用者全体のスキルが底上げされます。全社展開を見据える場合は、小さな成功事例を蓄積することが重要です。

個人利用にとどまらず、チーム・全社での活用に発展させることが、Copilotを本当の意味で「業務の一部」にする近道です。

全社導入・定着に向けたステップ

個人レベルで便利に使えるCopilotですが、組織全体で成果を出すには「導入から定着」までの流れを意識する必要があります。段階的に進めることで、社内混乱を避けつつ効果を最大化できます。

段階的に導入する

いきなり全社展開するのではなく、まずは特定部門で試験的に導入し、効果を検証するのがおすすめです。営業部門や管理部門など、メール業務が多い部署から始めると効果が見えやすくなります。

利用ルールを策定する

「入力してはいけない情報」「利用目的の範囲」など、ガイドラインを明確に定めることが重要です。ルールがないと、情報漏えいや不適切利用のリスクが高まります。

成果を共有して定着を促す

試験導入の成果を数値化し、他部署に共有することで社内浸透が進みます。例えば「返信メール作成にかかる時間を50％削減」といった具体的なデータがあると、現場も納得感を持って利用を広げられます。

研修で利用スキルを底上げする

Copilotの効果を最大限にするには、ユーザー全員が正しく使えることが条件です。研修を通じて「効果的なプロンプトの作り方」「セキュリティ面の注意点」を共有すれば、組織全体での活用レベルが一気に高まります。

まとめ｜Outlook Copilotを活かす鍵は「正しい使い方」と「定着化」

Outlook Copilotは、メールの下書き作成やスレッド要約、予定調整を自動化できる強力なAIアシスタントです。
基本的な操作を理解するだけでも、日々のメール処理や会議準備にかかる時間を大幅に削減できます。さらに、プロンプトの工夫やMicrosoft 365アプリとの連携を取り入れることで、業務全体の効率化に直結します。

ただし、情報入力時のセキュリティや自動生成文の誤りなど、注意すべき点も存在します。個人利用にとどまらず、組織全体で効果を出すには「利用ルールの策定」と「研修によるスキル底上げ」が欠かせません。

Outlook Copilotを業務にしっかり定着させたい方は、研修プログラムの活用を検討するのがおすすめです。

FAQ｜Outlook Copilotに関するよくある質問