Excelで経費管理を効率化する方法｜生成AIで業務自動化を実現

「経費管理をもっと効率化したいが、専用システムを導入するほどでもない」「Excelで経費管理をしているが、もっと楽にできる方法はないか」そんな悩みを抱える管理部門の担当者は少なくありません。

Excelは多くの企業で既に利用されているツールでありながら、適切に活用すれば経費管理の業務効率を大幅に向上させることができます。さらに、近年注目されている生成AIツールと組み合わせることで、従来では考えられなかった自動化や効率化も実現可能です。

本記事では、Excelを使った経費管理の基本から、AI活用による革新的な効率化手法まで、実践的な方法を段階的に解説します。コストを抑えながら業務効率を向上させ、DX推進の第一歩としても活用できる内容をお届けします。

Excel経費管理の3つのメリット

Excelで経費管理を行うことで、コスト削減と業務効率化を同時に実現できます。多くの企業が既に保有しているツールを活用するため、新たな投資を抑えながら管理体制を構築可能です。

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導入コストを削減できる

Excel経費管理の最大のメリットは、追加費用なしで導入できることです。

多くの企業では既にOfficeスイートを利用しており、新たなソフトウェアライセンス費用や初期導入費用が発生しません。 専用の経費管理システムでは月額数万円から数十万円のコストがかかりますが、Excelなら既存環境で即座に運用を開始できます。

また、従業員の多くがExcelに慣れ親しんでいるため、研修費用や習得時間も最小限に抑えられるでしょう。

自社仕様にカスタマイズできる

Excelは企業の独自ルールや業務フローに合わせて自由にカスタマイズできます。

勘定科目の設定、承認フロー、集計項目など、自社の運用に最適化したフォーマットを作成可能です。 業種や事業規模に応じて必要な項目を追加・削除でき、法改正や社内規程の変更にも柔軟に対応できます。

さらに、マクロ機能を活用すれば、複雑な計算処理や定型作業の自動化も実現できるでしょう。

他システムと連携しやすい

ExcelはCSV形式での出力に対応しており、会計ソフトや基幹システムとの連携が容易です。

多くの会計ソフトがExcel・CSV形式でのデータインポートに対応しているため、仕訳データの転記作業を大幅に削減できます。 クラウドストレージサービスと組み合わせれば、リアルタイムでのデータ共有や同時編集も可能です。

また、Power BIやTableauなどのBIツールとも連携でき、高度なデータ分析基盤としても活用できるでしょう。

Excel経費管理の3つのデメリット

Excelによる経費管理にはメリットがある一方で、データ管理や法令対応において注意すべき課題も存在します。これらの課題を理解した上で適切な対策を講じることが重要です。

データ紛失・セキュリティリスクがある

Excelファイルは誤削除やファイル破損によるデータ紛失リスクが存在します。

ローカル環境での管理では、PCの故障やウイルス感染によってデータが失われる可能性があります。 また、ファイルの共有や持ち出しが容易なため、情報漏洩のリスクも高まります。

定期的なバックアップ体制の構築と、アクセス権限の適切な管理が不可欠でしょう。

法改正への対応が困難

税法や会計基準の改正に対して、Excelでは自動アップデートが行われません。

電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に対応するためには、手動でフォーマットを修正する必要があります。 法的要件を満たすための機能追加や、保存形式の変更も自社で対応しなければなりません。

常に最新の法令情報をキャッチアップし、適切に反映する体制が求められるでしょう。

作業効率に限界がある

データ量が増加すると、Excelでの処理速度や操作性に限界が生じます。

従業員数や取引件数の増加に伴い、ファイルサイズが肥大化して動作が重くなる傾向があります。 また、同時編集での競合や、複数ファイル間でのデータ整合性の確保も困難になります。

一定規模を超えた場合は、専用システムへの移行を検討する必要があるでしょう。

Excel経費管理の作り方・設定手順

効率的なExcel経費管理システムを構築するには、段階的なアプローチが重要です。以下の5つのステップに従って、自社に最適化された経費管理シートを作成しましょう。

Step.1｜テンプレートを準備する

まず、Microsoft公式テンプレートまたは自作テンプレートを選択して基盤を準備します。

Microsoft Officeの公式サイトでは、経費精算や予算管理に特化したテンプレートが無料で提供されています。 自社の業務フローに近いテンプレートを選択することで、カスタマイズ作業を効率化できます。

テンプレート選択時は、将来的な拡張性も考慮して、シンプルかつ柔軟な構造のものを選びましょう。

Step.2｜項目とカテゴリを設定する

経費の種類と管理項目を明確に定義して、一貫したデータ入力を可能にします。

日付、金額、勘定科目、用途、申請者などの必須項目を設定します。 交通費、宿泊費、会議費、消耗品費など、自社でよく使用される経費カテゴリを事前に定義しておくことが重要です。

プルダウンリストを活用することで、入力ミスを防止し、データの統一性を保てるでしょう。

Step.3｜自動計算の関数を組み込む

SUM関数やIF関数を活用して、合計金額や条件付き集計を自動化します。

基本的なSUM関数で月次・年次の合計金額を算出し、SUMIF関数でカテゴリ別の集計を行います。 税率計算やアラート機能の実装には、IF関数やCOUNTIF関数を組み合わせて活用します。

関数の組み合わせによって、承認状況の管理や予算超過の警告表示も実現できるでしょう。

Step.4｜データ入力ルールを決める

統一されたデータ入力ルールを策定して、全社員が同じ基準で経費を記録できるようにします。

日付形式、金額の単位、摘要欄の記入方法など、具体的な入力ガイドラインを作成します。 領収書の添付方法や、承認フローについても明確に定義しておくことが重要です。

入力マニュアルを作成し、全従業員に周知徹底することで、運用の品質を保てるでしょう。

Step.5｜グラフで可視化設定する

月次推移や部門別比較をグラフ化して、経費の傾向を視覚的に把握できるようにします。

棒グラフや円グラフを活用して、経費の推移や構成比を分かりやすく表示します。 ダッシュボード形式でまとめることで、経営陣への報告資料としても活用できます。

条件付き書式を使用してアラート表示を設定すれば、異常値の早期発見も可能になるでしょう。

Excel経費管理の効率化方法【AI活用テクニック】

従来のExcel活用方法に加えて、生成AIツールを組み合わせることで、経費管理の効率化を飛躍的に向上させることができます。最新のAI技術を活用した革新的な手法をご紹介します。

マクロで作業を自動化する

VBAマクロを活用することで、定型的な作業を完全に自動化できます。

データの並び替え、重複チェック、月次集計などの繰り返し作業をマクロで自動化すれば、大幅な時間短縮が実現できます。 ボタン一つで複雑な処理を実行できるため、Excel初心者でも高度な機能を利用可能です。

マクロの作成が困難な場合は、記録機能を活用して簡単に自動化プログラムを作成できるでしょう。

ChatGPTで関数を自動生成する

ChatGPTに具体的な要件を伝えることで、複雑なExcel関数を瞬時に生成できます。

「特定の条件を満たすデータの合計を求める関数を教えて」といった自然言語での質問に対し、適切な関数式を提案してくれます。 VLOOKUP、INDEX MATCH、配列数式など、高度な関数の組み合わせも簡単に習得できます。

エラーの修正方法や最適化のアドバイスも得られるため、Excel スキルの向上にも役立つでしょう。

Copilotでデータ分析を効率化する

Microsoft Copilotを使用することで、自然言語でのデータ分析が可能になります。

「今月の経費を部門別に分析して」「前年同月との比較を表示して」といった指示で、即座にグラフや分析結果を生成できます。 複雑なピボットテーブルの作成や、統計的な分析も直感的な操作で実行可能です。

AIが提案する分析観点を参考にすることで、新たな気づきや改善点の発見にもつながるでしょう。

クラウドストレージと連携する

OneDriveやGoogle Driveとの連携により、いつでもどこからでもアクセス可能な環境を構築できます。

リアルタイムでの同期機能により、複数の担当者が同時に作業できる環境を提供します。 自動バックアップ機能により、データ紛失リスクを大幅に軽減できます。

モバイルアプリとの連携により、外出先からの経費入力や承認作業も効率的に行えるでしょう。

会計ソフトにデータ連携する

CSV出力機能を活用して、会計ソフトへのデータ転記作業を自動化できます。

freeeやマネーフォワード、弥生会計など、主要な会計ソフトとの連携により、仕訳入力の手間を大幅に削減できます。 データ形式の統一により、転記ミスや漏れを防止し、経理業務の精度向上が実現できます。

API連携が可能な場合は、よりシームレスなデータ同期システムの構築も検討できるでしょう。

まとめ｜Excel経費管理でスマートな業務効率化を実現しよう

Excelを活用した経費管理は、既存のツールを最大限に活用しながら、コストを抑えて業務効率化を実現できる実践的な手法です。適切なテンプレート設計と関数の活用により、手作業の負担を大幅に軽減できます。

さらに、ChatGPTやCopilotなどの生成AIツールを組み合わせることで、従来では困難だった高度な自動化や分析も可能になりました。これらの技術を段階的に導入することで、経費管理を起点とした組織のデジタル変革を推進できるでしょう。

まずは基本的なExcelテンプレートから始めて、徐々にAI活用の範囲を拡大していくことをお勧めします。経費管理の効率化で得られた知見は、他の管理業務にも応用でき、組織全体の生産性向上につながります。

管理部門から始める段階的なAI活用に興味をお持ちの方は、ぜひ専門的なサポートもご検討ください。

Excel経費管理に関するよくある質問