「会議後の議事録作成に毎回2時間もかかってしまう」「担当者によって議事録の質がバラバラで困っている」そんな悩みを抱えていませんか？
ChatGPTを活用すれば、これまで手作業で行っていた議事録作成を大幅に効率化することが可能です。しかし、適切なプロンプトを知らなければ、期待する品質の議事録は作成できません。
本記事では、実際に使えるプロンプト例から組織全体での導入戦略まで、ChatGPT議事録作成の全手法を徹底解説します。
読了後には、個人レベルでの効率化はもちろん、チーム標準化による組織全体の生産性向上を実現できるでしょう。
＼ 組織に定着する生成AI導入の進め方を資料で見る ／
ChatGPTで議事録を自動作成する基本手順
ChatGPTによる議事録作成は、4つのステップで完了します。
音声データの準備から最終チェックまで、正しい手順を踏むことで高品質な議事録を効率的に作成できるでしょう。
💡関連記事
👉ChatGPTのプロンプト完全ガイド｜基礎から応用テンプレート・組織活用まで業務効率化の全手法
Step.1｜会議音声を文字起こしする
音声データを正確にテキスト化することが、議事録品質を左右する最重要ポイントです。
まず会議の録音データを、文字起こしツールを使ってテキスト化しましょう。ZoomやTeamsなどのオンライン会議ツールには自動文字起こし機能が搭載されているため、これらを活用するのが効率的です。
対面会議の場合は、ICレコーダーやスマートフォンで録音した後、CLOVA NoteやAmiVoiceなどの文字起こしサービスを利用してください。音質が悪いと文字起こし精度が下がるため、マイクの配置や録音環境に注意が必要です。
Step.2｜テキストデータを前処理する
「えー」「あの」などの不要な音声を削除し、ChatGPTが理解しやすい形に整えます。
文字起こしされたテキストには、相槌や言い直し、意味のない間投詞が含まれています。これらを手動で削除し、話者名を明確に記載してデータを整理しましょう。
また、専門用語や固有名詞が正しく変換されているかチェックが重要です。誤った文字起こしがあると、ChatGPTも誤った内容で議事録を作成してしまいます。
Step.3｜プロンプトを実行して議事録を生成する
適切なプロンプトを使用することで、求める形式の議事録を一発で生成できます。
前処理したテキストデータをChatGPTに入力し、議事録作成用のプロンプトを実行します。単に「議事録を作成して」と指示するのではなく、出力形式や重要ポイントを具体的に指定することが成功の鍵です。
プロンプトには、会議の基本情報、決定事項の抽出方法、アクションアイテムの整理方法などを含めましょう。詳細な指示により、実用的な議事録が自動生成されます。
Step.4｜人間がチェックして最終調整する
AIが生成した議事録は必ず人間の目でチェックし、必要に応じて修正を行います。
ChatGPTの出力結果をそのまま使用せず、内容の正確性やニュアンスを確認してください。特に数値データや日付、人名、決定事項については入念なチェックが必要です。
また、会議の雰囲気や微妙な表現は人間でないと判断が難しいため、必要に応じて補足や修正を加えましょう。最終的に社内の議事録フォーマットに合わせて体裁を整えれば完成です。
【コピペ可】ChatGPT議事録作成プロンプト例とテンプレート
効果的な議事録を作成するには、目的に応じたプロンプトテンプレートの選択が重要です。
ここでは実際にコピペして使えるプロンプト例を、汎用版から業種別・会議タイプ別まで幅広く紹介します。
💡関連記事
👉【コピペOK】ChatGPTプロンプトの書き方｜効果的な指示のコツと失敗しない5つのステップ
汎用的な議事録プロンプトをコピペする
どんな会議にも対応できる基本テンプレートで、まずは議事録作成を体験してみましょう。
以下のプロンプトをChatGPTにコピペして、文字起こしデータを入力するだけで議事録が完成します。
あなたは議事録作成の専門家です。以下の文字起こしデータから、読みやすい議事録を作成してください。
## 出力形式
**会議名：** [会議名]
**日時：** [日時]
**参加者：** [参加者名]
**議題：** [主要議題]
### 決定事項
– [決定内容]（担当者：[名前]、期限：[日付]）
### 主な討議内容
#### [議題1]
– [発言者名]：[発言要旨]
– [結論や合意事項]
## 制約条件
– 相槌や不要な発言は削除する
– 重要な決定事項は必ず抽出する
– 発言者ごとに内容を整理する
## 文字起こしデータ
[ここに貼り付け]
このテンプレートを使用することで、統一された形式の議事録を短時間で作成できます。
業種別に特化したプロンプトを選ぶ
業界特有の用語や会議の特徴を反映させることで、より実用的な議事録を生成できます。
製造業向けプロンプト
製造業の品質管理会議の議事録を作成してください。以下の項目を必ず含めてください：
– 品質指標の数値
– 不具合報告と対策
– 改善提案と実施計画
– 安全性に関する議論
IT企業向けプロンプト
開発チームの進捗会議議事録を作成してください。以下の項目を重視してください：
– スプリント目標の達成状況
– 技術的課題とソリューション
– リリース計画の変更点
– バグ報告と修正予定
営業組織向けプロンプト
営業会議の議事録を作成してください。以下の要素を明確にしてください：
– 売上実績と目標達成率
– 商談進捗状況
– 顧客からのフィードバック
– 次月のアクションプラン
会議タイプ別にプロンプトをカスタマイズする
会議の目的に応じてプロンプトを調整することで、参加者が求める情報を的確に抽出できます。
戦略会議用
経営戦略会議の議事録として、以下の観点で整理してください：
– 市場分析と競合情報
– 戦略オプションの比較検討
– 意思決定プロセス
– リスク要因と対策
– 次期戦略の方向性
進捗会議用
プロジェクト進捗会議の議事録として、以下の形式で出力してください：
### タスク進捗
| タスク名 | 担当者 | 進捗率 | 課題 | 期限 |
### 課題とアクション
– [課題]：[対応策]（担当：[名前]、期限：[日付]）
ブレインストーミング会議用
アイデア出し会議の議事録として、以下のように分類してください：
### 出されたアイデア
1. [アイデア名]：[概要]（提案者：[名前]）
### 優先度別整理
– 高優先度：[理由と共に]
– 中優先度：[理由と共に]
– 検討要：[理由と共に]
これらのテンプレートを参考に、自社の会議形式に合わせてカスタマイズしてください。
ChatGPT議事録の精度を上げるプロンプト設計のコツ
プロンプトの書き方次第で、議事録の品質は大きく変わります。曖昧な指示では期待する結果を得られないため、具体的で詳細な指示を心がけることが重要です。
💡関連記事
👉【保存版】ChatGPTプロンプト作成のコツ9選｜効果を最大化する書き方・社内展開の方法
出力形式を詳細に指定する
議事録のフォーマットを明確に指定することで、毎回一貫した品質の議事録を生成できます。
出力形式は箇条書き、表形式、段落形式など、用途に応じて使い分けましょう。例えば「決定事項は表形式で、担当者と期限を明記」「議論内容は発言者名付きの箇条書き」といった具体的な指示が効果的です。
文字数制限も重要な要素です。「各議題について200文字以内で要約」「全体で1,000文字以内」など、読み手に配慮した分量を指定してください。また、重要度に応じた見出しレベルの使い分けも、読みやすい議事録作成のポイントです。
よくある失敗を事前に防ぐ
典型的な失敗パターンを理解し、対策をプロンプトに組み込むことで精度向上を図れます。
最も多い失敗は、重要な決定事項の見落としです。「必ず決定事項を抜き出し、担当者と期限を明記する」という指示を追加しましょう。話者の発言が混在する問題には、「発言者名を必ず記載し、誰の発言か明確にする」という指示が有効です。
冗長な表現を避けるため、「簡潔で分かりやすい表現を使用」「専門用語は初出時に説明を付加」といった指示も重要です。また、「推測や憶測は含めず、発言された内容のみを記載」と明記することで、事実に基づいた正確な議事録を作成できます。
専門用語や固有名詞を正しく処理させる
業界特有の用語や社内の固有名詞を適切に扱うための工夫が、実用的な議事録作成の鍵となります。
専門用語集をプロンプトに含めることで、誤った解釈を防げます。「以下の用語は当社固有のものです：◯◯システム（顧客管理システム）、△△プロジェクト（新商品開発）」といった形で、事前に定義を提供しましょう。
略語や社内用語についても同様の対応が必要です。「MTG=ミーティング」「NR=新規」など、一般的でない略語は必ず説明を付けてください。人名や部署名が正しく認識されているかのチェックも欠かせません。
ChatGPT議事録作成時のセキュリティ対策と注意点
議事録には機密情報が含まれる場合が多いため、適切なセキュリティ対策が不可欠です。情報漏洩リスクを最小限に抑えながら、ChatGPTを安全に活用する方法を解説します。
💡関連記事
👉生成AIのセキュリティリスクとは？企業が知っておくべき主な7大リスクと今すぐできる対策を徹底解説
機密情報を保護する設定を行う
ChatGPTの設定を適切に調整し、入力データが学習に使用されないよう保護しましょう。
まずChatGPTの「データコントロール」設定で、チャット履歴の保存をオフにしてください。これにより、入力した議事録データがOpenAIのモデル学習に使用されることを防げます。企業版ChatGPTの利用も検討に値します。
機密度の高い会議では、固有名詞や数値を匿名化する前処理が重要です。「A社」「B部長」「◯◯万円」といった形で置き換えてからChatGPTに入力し、生成された議事録で元の情報に戻す運用が安全です。
法的リスクを回避する運用ルールを作る
録音や議事録作成に関する法的リスクを理解し、適切な運用ルールを策定することが重要です。
会議の録音には参加者全員の同意が必要です。事前に「議事録作成のため録音を行う」旨を明確に伝え、同意を得てから開始しましょう。外部の参加者がいる場合は、特に注意が必要です。
個人情報保護法への対応も欠かせません。議事録に個人情報が含まれる場合は、取り扱い方針を明確にし、必要最小限の情報のみを記録してください。保存期間や削除ルールも事前に定めておくことが大切です。
社内ガイドラインを策定する
全社で統一されたルールを作成し、安全で効率的なChatGPT活用を推進しましょう。
「どの会議でChatGPTを使用するか」「機密レベルによる使い分け」「チェック体制」など、明確な基準を設けてください。特に機密度の高い経営会議や人事関連の会議では、使用を制限することも検討すべきです。
社員教育も重要な要素です。ChatGPTの適切な使用方法、リスク認識、緊急時の対応手順などを含む研修プログラムを実施し、全員が正しく理解できるよう徹底しましょう。
💡関連記事
👉生成AI社内ガイドライン策定から運用まで｜必須7要素と運用失敗を防ぐ方法
組織全体でChatGPT議事録システムを導入する方法
個人レベルでの活用から組織全体への展開には、計画的なアプローチが必要です。段階的な導入により、リスクを抑えながら組織全体の生産性向上を実現できます。
段階的に導入を進める
小規模なテストから始めて、徐々に適用範囲を拡大することで、安全で確実な導入を実現できます。
Phase1では、1〜2名の担当者が限定的な会議でテスト運用を行います。プロンプトの調整や課題の把握に集中し、基本的な運用フローを確立してください。
Phase2では部署単位での標準化を進め、品質基準やチェック体制を整備します。
Phase3で全社展開を行い、ガバナンス体制を構築します。各段階で効果測定を行い、ROIを定量的に評価することが重要です。導入効果が明確になれば、経営陣の理解も得やすくなるでしょう。
チーム標準化のルールを作る
統一されたルールにより、誰が作成しても一定品質の議事録を確保できる体制を構築します。
プロンプトテンプレートの統一が最重要ポイントです。会議タイプ別、部署別のテンプレートを整備し、誰でも同じ品質の議事録を作成できるようにしましょう。品質チェック基準も明確に定め、必須項目や確認ポイントを標準化してください。
成果測定指標（KPI）の設計も欠かせません。「議事録作成時間の短縮率」「品質評価スコア」「活用率」などを定期的にモニタリングし、継続的な改善を図りましょう。
社員研修体制を構築する
効果的な研修プログラムにより、組織全体のAI活用リテラシーを向上させることが成功の鍵です。
階層別研修プログラムの設計が重要です。管理職向けには戦略的活用法、実務担当者向けには操作方法、新入社員向けには基礎知識を中心とした内容で構成しましょう。実践的なワークショップも効果的で、実際の会議データを使った演習により理解を深められます。
継続的なスキルアップの仕組みも必要です。月次の勉強会、ベストプラクティスの共有、Q&Aセッションなどを通じて、常に最新の知識とスキルを維持できる環境を整備してください。
＼ 組織に定着する生成AI導入の進め方を資料で見る ／
まとめ｜ChatGPTプロンプトで議事録作成の生産性を劇的に向上させよう
ChatGPTを活用した議事録作成は、適切なプロンプト設計により従来の手作業を大幅に効率化できる画期的な手法です。基本的な4ステップの習得から始まり、業種別・会議タイプ別のテンプレート活用、精度向上のコツまでを実践することで、個人レベルでの生産性向上を実現できます。
さらに重要なのは、組織全体での標準化です。セキュリティ対策を適切に行いながら段階的に導入を進め、チーム全体で統一されたルールを構築することで、議事録作成の属人化を解消し、会議の質そのものを向上させられるでしょう。
一人ひとりの効率化から始まった取り組みが、やがて組織全体の競争力強化につながります。本格的な組織変革を検討される際は、専門的な支援もご活用ください。
＼ 組織に定着する生成AI導入の進め方を資料で見る ／
ChatGPT議事録プロンプトに関するよくある質問
- QChatGPTで議事録を作成する際、どのくらいの精度が期待できますか？
- A
適切なプロンプトと前処理を行えば、人間が作成する議事録と同等の品質を実現できます。ただし、AIが生成した内容は必ず人間がチェックし、最終調整を行うことが重要です。特に数値データや固有名詞、決定事項については入念な確認が必要でしょう。音声の文字起こし精度が議事録の品質に直結するため、録音環境の整備も欠かせません。
- Q機密情報が含まれる会議でもChatGPTを安全に使用できますか？
- A
適切なセキュリティ設定により、機密情報を保護しながら活用可能です。ChatGPTのデータコントロール設定でチャット履歴の保存をオフにし、入力データが学習に使用されないよう設定してください。さらに固有名詞や数値を匿名化してから入力し、生成後に元の情報に戻す運用が安全です。機密度の高い会議では、企業版ChatGPTの導入も検討しましょう。
- Qプロンプトを作成する際の最重要ポイントは何ですか？
- A
出力形式を具体的に指定することが最も重要です。「箇条書きで」「担当者と期限を明記」「200文字以内で要約」など、詳細で具体的な指示により期待する議事録を生成できます。曖昧な指示では一貫性のない結果となるため、フォーマットや文字数、重要項目の抽出方法を明確に伝えることが成功の鍵となるでしょう。
- Q組織全体に導入する際の注意点を教えてください。
- A
段階的な導入とルール策定が成功の要因です。まず少数の担当者でテスト運用を行い、効果と課題を把握してから部署単位、全社へと段階的に拡大することでリスクを最小化できます。プロンプトテンプレートの統一、品質チェック基準の策定、社員研修の実施により、誰が使用しても一定品質の議事録を作成できる体制構築が重要です。
- Q既存の議事録作成ツールとの使い分けはどうすべきですか？
- A
会議の規模や機密度に応じて使い分けることが効率的です。ChatGPTは柔軟なカスタマイズが可能で初期コストが低い一方、専用ツールは操作が簡単で大規模導入に適している特徴があります。重要会議は専用ツール、日常的な社内ミーティングはChatGPTといった併用により、コストと利便性のバランスを取ることができるでしょう。
