人手不足は研修で解決！今いる社員を戦力化する3つのステップ

「人手不足で現場が回らない」「採用コストばかりかさんで、状況が改善しない」
このような悩みを抱えていませんか？
その解決策は、採用だけに頼ることではないかもしれません。実は、今いる社員への「研修」こそが、この問題を解決する最も効果的な一手です。

この記事では、研修が人手不足解消につながる理由から、忙しい現場でも時間を確保する具体的な工夫、明日から使える育成の3ステップまでを徹底解説します。
今の状況を本気で変えたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

人手不足を研修で解決すべき3つの理由とメリット

「人が足りないなら、採用すればいい」と考えるのは自然なことです。しかし、現代の採用難易度は極めて高く、コストもかさみます。そこで注目されているのが、今いる社員の能力を最大限に引き出す「研修」です。
なぜ今、採用よりも育成に力を入れるべきなのか。本章では、人手不足の現場において研修がもたらす3つの重要なメリットについて解説します。

採用より効率的な「今いる社員」の戦力化

人手不足を解消する最短ルートは、今いる社員のスキルアップです。
少子高齢化により、新しい人材を採用することは年々難しくなっています。高い採用コストをかけても、期待通りの即戦力が来るとは限りません。

一方で、既存の社員であれば、すでに自社の業務や文化を理解しています。
適切な研修を行い、一人あたりの生産性を高められれば、人員を増やさなくても業務を回せるようになります。「採用できない」と嘆く前に、まずは社内のリソースを磨き上げることに目を向けましょう。

研修でエンゲージメントを高め「離職率」を改善する

適切な研修は、社員の離職を防ぐ効果的な手段になります。
「人手が足りないから忙しい、だから辞める」という負のスパイラルを断ち切るには、会社が社員の成長を支援する姿勢を見せることが大切です。
「この会社にいれば成長できる」と感じられれば、社員のモチベーション（エンゲージメント）は向上し、定着率が高まります。

• 成長機会の提供： 将来のキャリアが見える
• スキルの習得： 業務がスムーズになりストレスが減る
• 組織への愛着： 大切にされていると感じる

結果として、長く働いてくれる社員が増え、人手不足の根本的な解決につながります。

AI・DX研修で業務を効率化し「作業時間」を削減する

最新のAIやDXツールを活用する研修を行えば、業務時間そのものを削減が可能です。
従来の人手不足対策は「人を増やす」か「残業する」しかありませんでしたが、現在はテクノロジーで代替できる作業が増えています。

例えば、生成AIを使ってメール作成や資料作りを自動化する方法を学べば、作業時間を大幅に削減できる可能性があります。人がやるべき仕事とAIに任せる仕事を切り分けるスキルを身につけることが、これからの人手不足対策の鍵です。

人手不足の企業が研修時間を確保するための3つの工夫

現場が人手不足だと、「日々の業務で手一杯で、研修をする時間なんてない」というのが本音ではないでしょうか。
しかし、忙しいからこそ育成を行わないと、いつまでも状況は改善しません。ここでは、限られたリソースの中で時間を捻出し、効率よく研修を進めるための具体的な工夫を3つ紹介します。

業務の棚卸しを行い「やらないこと」を決める

まずは業務の棚卸しをして、不要な業務をやめることから始めましょう。

時間が足りない原因の多くは、慣習的に続けているだけの「付加価値の低い作業」にあります。これらを整理せずに研修時間を確保するのは不可能です。

• 定例会議の見直し： 参加者は必要か、メールで済まないか
• 報告書の簡素化： 誰も読んでいない項目はないか
• 過剰なサービスの廃止： 顧客が求めていない過度な対応をしていないか

「やらないこと」を明確にして生まれた時間を、未来への投資である研修に充ててください。これが最も確実な時間創出の方法です。

マニュアルや動画活用で「教える手間」を最小化する

何度も同じことを教える時間を減らすために、マニュアルや動画を積極的に活用してください。
先輩社員がつきっきりで教えるOJTは効果的ですが、教える側の負担が大きすぎます。基本的な業務手順やツールの使い方は、一度動画に撮って共有フォルダに入れておきましょう。

新人は自分のペースで動画を見て学習でき、先輩は「動画を見ておいて」と言うだけで済みます。質問対応やフィードバックなど、人対人でしかできない重要な指導に時間を集中させることで、効率的な育成が可能になります。

マイクロラーニング導入で「スキマ時間」を活用する

まとまった時間が取れない場合は、5分〜10分で学べる「マイクロラーニング」を取り入れるのがおすすめです。

マイクロラーニングとは、スマートフォンやタブレットを使い、場所を選ばずに短い時間で要点を学ぶ学習スタイルです。移動中や業務の合間など、空き時間を有効活用できます。

• 通勤中の電車内で
• アポイントの待ち時間に
• 休憩明けの5分間に

「研修＝会議室に集まって長時間行うもの」という固定観念を捨て、現場の業務を止めずにコツコツ学べる環境を整えることが、人手不足の企業には不可欠です

関連記事：生成AIで業務効率化を実現！業種別の活用事例6選と導入ポイントを解説

人手不足を解消する研修｜効果を出すための3ステップ

研修を行うといっても、闇雲に始めては効果が出ません。特に人手が足りない状況では、最短距離で成果を出す必要があります。
現状を正しく把握し、計画的に育成を進めるための3つのステップを紹介します。この手順に沿って進めることで、組織全体の底上げを効率的に実現しましょう。

ステップ1：スキルマップで現状の「不足スキル」を可視化

多最初のステップは、社員一人ひとりが何ができるのかを「スキルマップ」で可視化することです。

誰がどんなスキルを持っていて、組織全体として何が足りていないのかが分からないと、適切な研修内容は決められません。縦軸に社員名、横軸に業務スキルを並べた一覧表を作りましょう。

• 〇： 一人で完遂できる
• △： サポートがあればできる
• ×： まったくできない

こうして現状を見える化することで、「Aさんはこの業務ができるようになるべき」「Bさんは指導役になれる」といった具体的な育成目標が明確になります。

ステップ2：OJTを仕組み化して「指導のバラつき」をなくす

次に、現場での指導（OJT）を属人化させないための仕組みを作ります。

従来のOJTは「先輩の背中を見て覚える」スタイルが多く、教える人によって内容や質にバラつきが出がちです。これでは新人が育つのに時間がかかってしまいます。

• 指導計画書の作成： いつまでに何を教えるか決める
• チェックリストの活用： 教えた漏れを防ぐ
• 指導者への研修： 教える側のスキルを統一する

「誰から教わっても同じように成長できる環境」を整えることが、早期戦力化への近道です。

ステップ3：マルチスキル化で「業務の属人化」を防ぐ

最終的なゴールは、一人の社員が複数の業務をこなせる「マルチスキル化（多能工化）」です。
特定の業務を特定の人しかできない状態（属人化）は、その人が休んだり退職したりした瞬間に現場が回らなくなるリスクがあります。これを防ぐために、ジョブローテーションや相互研修を行いましょう。

例えば、営業担当でも簡単な事務処理はできるようにする、商品企画の担当がデザインの草案を作れるようにするなどです。互いにカバーし合える体制を作ることで、業務を止めずに対応できるだけでなく、業務のピーク時にスタッフを柔軟に配置転換できるなど、稼働率の最適化にもつながります。

関連記事：中堅社員向けAIリテラシー研修｜“使える”から“使いこなす”へ変える実践設計とは？

人手不足対策の研修で陥りがちな失敗と回避策

「良かれと思って研修を導入したのに、かえって現場が混乱した」「社員の不満が溜まってしまった」というケースは少なくありません。
人手不足の状況下では、少しの判断ミスが大きな負担になります。ここでは、多くの企業が陥りがちな3つの失敗パターンと、それを回避するためのポイントを解説します。

現場の負担を無視して「研修への参加」を強制する

最も多い失敗は、現場の忙しさを考慮せずに研修への参加を強制してしまうことです。

「ただでさえ人が足りないのに、研修で時間を取られたら仕事が終わらない」という現場の悲鳴を無視すれば、社員のモチベーションは下がります。最悪の場合、それが離職の引き金になりかねません。

回避するためには、繁忙期を避ける、業務時間内に研修時間を組み込む、あるいは一時的に業務量を調整するなどの配慮が必要です。「経営層が現場の大変さを理解している」と伝わることが、研修を成功させる前提条件です。

目的が曖昧なまま「外部研修」に丸投げしてしまう

「とりあえず有名な講師を呼ぼう」「流行りの研修を受けさせよう」と、目的が曖昧なまま外部に丸投げするのも危険です。

自社の課題に合っていない研修を受けても、現場で活かせることはほとんどありません。「良い話を聞いた」だけで終わり、行動が変わらなければ、かけた費用と時間は無駄になります。

外部研修を利用すること自体は悪くありませんが、導入前に「自社のどの課題を解決するために、どんなスキルが必要なのか」を明確に定義しましょう。研修会社任せにせず、自社主導でプログラムを選定することが大切です。

評価制度と連動しておらず「モチベーション」が上がらない

研修でスキルを身につけても、それが給与や昇進に反映されなければ、社員は学ぶ意欲を失います。

「頑張って勉強しても損をするだけ」と思われてしまっては、誰も真剣に取り組まなくなります。研修はあくまで手段であり、その成果を正当に評価する仕組みとセットであるべきです。

• 新しいスキルを習得したら資格手当を出す
• 業務改善の提案を人事評価に加える
• マルチスキル化した社員をリーダーに登用する

このように「学べば報われる」仕組みを作ることで、社員は自発的に研修に取り組み、成長してくれるようになります。

研修の仕組み化ならSHIFT AI for Biz｜「自走型」組織の作り方

ここまで解説した通り、人手不足を乗り切るには「一時的な研修」ではなく「継続的に人が育つ仕組み」が必要です。
私たち「SHIFT AI for Biz」は、単に研修動画を提供するだけではありません。貴社の社員が自ら学び、AIを活用して業務を改善できる「自走型組織」への変革をサポートします。その特徴的な3つのアプローチをご紹介します。

実務直結型のプログラムで「即戦力」を育成する

SHIFT AI for Bizのプログラムは、学術的な理論ではなく翌日から現場で使える「実務直結型」です。

一般的なAI研修では「AIの歴史」や「概論」に時間を割きがちですが、忙しい現場が必要としているのは「どうやって業務を楽にするか」という具体的な手法です。

• 議事録を自動で要約する方法
• メールの返信案を3秒で作るプロンプト
• 企画書の構成をAIに考えさせるテクニック

このように、誰もが直面する業務課題を解決するスキルを習得できるため、受講したその日から「仕事が速くなった」という実感が得られ、即戦力として活躍できます。

AI活用支援をセットにし「組織全体の生産性」を高める

人個人のスキルアップだけでなく、組織全体の業務フローを見直すコンサルティングもセットで提供します。
どれだけ優秀な社員が育っても、組織の仕組みが古いままだと効果は半減します。私たちは、AI導入のプロフェッショナルが貴社の業務を分析し、「どこにAIを使えば最も効果が出るか」を診断します。

• 無駄な会議の廃止とAIによる代替
• 社内問い合わせ対応のチャットボット化
• データ分析の自動化

人とAIが適切に役割分担できる体制を整えることで、人が増えなくても成果が出続ける、生産性の高い組織へと生まれ変わります。

継続的なサポートで「学び続ける仕組み」を定着させる

研修が終わった後も、最新の技術やノウハウを学び続けられる環境を提供します。

AIの世界は日進月歩で、数ヶ月前の知識が古くなることも珍しくありません。一度きりの研修で終わらせず、常に最新の情報にアクセスできるコミュニティや、定期的なアップデート研修を用意しています。

また、社内でAI推進リーダーを育成するサポートも行っており、貴社の社員だけで改善を回していけるようになるまで伴走します。
これが、私たちが目指す「自走型」の支援です。

まとめ｜今こそ研修で見直そう！人手不足に負けない組織作りへ

人手不足の解決策は、採用だけに頼る時代ではありません。本当に重要なのは、今いる社員への「研修」とAIなどを活用した「業務効率化」を組み合わせ、人が育ち続ける仕組みを構築することです。

本記事で解説したスキルマップの作成やOJTの仕組み化などを参考に、まずは自社の課題を洗い出すことから始めてみませんか。その小さな一歩が、人手不足に負けない強い組織を作るための、最も確実な投資となるはずです。

人手不足を解決する研修に関するよくある質問