ChatGPTの社内利用規程はこう作る｜雛形・記載例・作成の流れを解説

ChatGPTなどの生成AIが急速に普及し、社内での業務利用も一般化してきました。
一方で、「どこまで使ってよいのか」「何を入力してはいけないのか」といった線引きが曖昧なままでは、情報漏洩やコンプライアンス違反といったリスクがつきまといます。

そのため、社内でChatGPTを利用する際の「利用規程（ポリシー）」を整備する企業が増えています。
しかし、「何を盛り込むべきか」「ガイドラインとの違いは何か」「他社はどうしているのか」など、実際の策定にあたっては悩みも多いのが実情です。

この記事では、ChatGPTを業務活用するために必要な「利用規程」の作り方や、明記すべき項目、注意点、そして社内展開のポイントまでを徹底解説します。

社内での生成AI活用を安全に推進するために、ルール整備の第一歩を一緒に踏み出しましょう。

なぜ今、ChatGPTの「利用規程」が必要なのか？

ChatGPTの登場によって、社内の業務に生成AIを活用する企業が急速に増えました。
ドキュメントの下書き、議事録の要約、アイデア出し、コード生成など、業務効率化の可能性が広がる一方で、「AIに何を入力したか」が企業リスクに直結する時代でもあります。

たとえば、以下のような懸念がすでに多くの企業で指摘されています。

• 誤って社外秘の情報を入力してしまうリスク
• 生成AIが出力した情報の著作権や信頼性に関するトラブル
• 従業員が個人アカウントでAIツールを無許可に使う「シャドーAI」問題

こうしたリスクを放置すれば、情報漏洩や法的トラブル、信頼の失墜につながりかねません。

だからこそ今、利用者が迷わず、安心してAIを活用できる環境づくり＝「ChatGPT利用規程」の整備が急務なのです。

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利用規程とガイドラインの違いとは？

ChatGPTの導入に際して、「利用規程」と「ガイドライン」が混同されがちですが、この2つは目的も性質も異なります。

項目	利用規程	ガイドライン
主な目的	企業としてのルールを明文化し、違反時の対応を明確にする	利用者が適切に使えるよう行動指針を示す
法的拘束力	あり（社内規程として位置づけられる）	なし（あくまで推奨事項）
トーン	固め・ルールベース	柔らかめ・啓発的
例	「ChatGPTに社外秘情報を入力することを禁止する」	「出力結果の正確性を必ず確認しましょう」

利用規程は「守るべきルール」、ガイドラインは「望ましい使い方のヒント」と捉えるとよいでしょう。

企業としてのリスクマネジメントを考えるなら、両方を整備するのがベストプラクティスです。

ChatGPT利用規程に盛り込むべき項目とは？

利用規程は、社内全体で生成AIを安全かつ効果的に活用するための「共通言語」です。
ここでは、ChatGPT活用にあたり最低限盛り込むべき項目と、実務での留意点を解説します。

① 利用目的の明示

まず定めるべきは「何のために使うのか」という業務利用の目的と範囲です。
曖昧なままでは、想定外の用途に使われてトラブルになる恐れがあります。

例えば、「マーケティング施策のたたき台作成」「カスタマー対応用のFAQ案の草案」「議事録要約」など、具体的な活用シーンを記載することで、現場担当者にも理解しやすい内容になります。
逆に、判断に迷うようなケースは、「利用申請フローを経ること」などの例外対応を明文化しておくのも有効です。

② 禁止事項の記載

利用規程における禁止事項の明記は、情報漏洩や法的リスクの回避に直結します。
とくに以下のような文言は必ず盛り込みましょう。

• 個人情報や社外秘の情報（顧客データ、未公開の経営資料など）の入力禁止
• AI出力の無断公開・無断使用の禁止（生成物の著作権リスクを含む）
• ChatGPTによる業務自動化やAPI活用など、高度な利用は申請制

また、無料版など個人アカウントでの業務利用禁止といった、利用環境に関するルールも盛り込むと、統制がとれた運用につながります。

③ 出力内容の取り扱い

ChatGPTの出力は「参考情報」であり、そのまま鵜呑みにして業務に使うのは危険です。

利用規程には「生成物はあくまで一次情報とみなし、必ず人の目による確認・校正を行うこと」を明記しましょう。
とくに以下のような対策が効果的です。

• 出力内容の正確性や法的リスクのチェックを怠らない
• 引用元不明な記述については必ず裏取りを行う
• コンテンツとして社外に公開する場合は、上長レビューを必須とする

また、「責任の所在をユーザーが持つこと」も明文化しておくと、運用上のトラブル回避につながります。

④ ログやデータの管理方針

ChatGPTなど生成AIツールの利用時には、プロンプトや出力内容のログがツール側に保存されている可能性があります。

そのため、社内規程では以下のような管理方針を明示しておくと安心です。

• ログが残ることを認識したうえでの利用に限定する
• API利用など、ログを外部に保存しない仕組みを使う場合の運用方法
• 利用履歴の定期的な確認、必要に応じた削除のガイドライン

特に、Microsoft Copilot や Azure OpenAIなど、ログの扱いに関する選択肢があるサービスでは、利用方針を明確にしておく必要があります。

⑤ 教育・研修の義務

どれだけ制度を整えても、使う側のリテラシーが低ければ意味を成しません。

ChatGPTの利用規程を社内に定着させるには、以下のような教育・啓発の施策も同時に検討すべきです。

• 初回導入時にeラーニングや対面研修を必須化する
• 利用規程を読みやすいマニュアル形式で整備する
• 利用ルールや事例を定期的に社内共有（ナレッジ蓄積）する
• 情報セキュリティ研修とセットでリスク意識を醸成する

ルールと教育はセットで考えるのが、継続的なAI活用のカギとなります。

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ChatGPT利用規程のテンプレート例と作り方

「規程を整えたいけど、ゼロから作るのは難しい」
そんな担当者の方に向けて、ここではChatGPTの社内利用規程を作成するためのテンプレート構成案と、作成の手順をわかりやすくご紹介します。

利用規程テンプレート構成の例（全体像）

以下は一般的な利用規程の章立て構成例です。自社の業種・規模・用途に応じてカスタマイズしていくのがポイントです。

項目番号	項目名	内容の概要
第1条	目的	この規程の目的（安全かつ有効な生成AI活用）
第2条	適用範囲	規程が適用される対象者や部門の明記
第3条	利用可能なツール	利用を許可するAIツールの名称とバージョン
第4条	利用目的	利用が認められる具体的な業務領域
第5条	禁止事項	入力禁止情報、利用禁止行為など
第6条	出力内容の扱い	生成物の利用条件や確認義務の明記
第7条	アカウント管理	使用するアカウントの管理方法（個人利用の可否など）
第8条	ログとセキュリティ	利用履歴、情報保管方針など
第9条	教育と研修	利用者向けの教育体制について
第10条	規程の見直し	社内外の変化に応じた改訂について

このような構成で作っておくと、組織全体で一貫性のあるAI活用ルールが整います。

利用規程作成のステップ

1. 目的・方針の明確化
   まずは「なぜChatGPTを導入し、何を防ぎたいのか」を整理。経営層・情報システム部門・現場部門で認識を揃えるのがスタートです。
2. リスク評価と範囲設定
   どこまでの用途を許可するか、どの情報をNGとするか。「禁止〜条件付き許可〜完全許可」のグラデーション表などを使って明文化すると、社内理解も深まりやすくなります。
3. ドラフト作成と関係者レビュー
   前述のテンプレートを基にドラフトを作成し、法務・情報セキュリティ部門のチェックを入れると安心です。
4. 展開と教育セットで運用開始
   利用規程は作って終わりではなく、「伝わって・使われて・守られて」初めて意味があります。研修・マニュアル・FAQ整備も同時に進めるのがベストです。

自社の利用規程に落とし込む際の注意点

ChatGPTなど生成AIの利用規程は、テンプレートの丸写しではリスクがあります。
業種や職種、組織の文化によって守るべきポイントや許容できる範囲が異なるため、「自社に最適化」する視点が不可欠です。

ポイント1：禁止・許可の基準を明確にする

多くの企業で迷いがちな点が「どこまで許可するか」という線引きです。以下のように、禁止〜条件付き許可〜許可のグラデーションで整理すると、社内の合意が得やすくなります。

区分	説明	具体例
全面禁止	業務での利用を一切認めない	金融・医療など、情報統制が厳しい業界など
条件付き許可	特定用途・部署に限定して利用許可	マーケティング資料のドラフト作成、社内ナレッジ活用など
基本許可	社内ポリシーを守る限りで利用可	コーディング補助、議事録作成など業務支援全般

自社の情報の機密性や業務特性を踏まえ、どの分類に該当するかを明示しましょう。

ポイント2：入力・出力の責任範囲を定める

生成AIは便利な一方、「入力した情報」と「生成された内容」の扱いに注意が必要です。
とくに以下の点は、利用規程で明確にしておく必要があります。

• 社外秘・個人情報は絶対に入力しない
• 出力結果はそのまま使わず、必ず人が内容を確認・編集する
• 出力結果に対する著作権や責任の所在はどうなるか

こうしたガイドラインがないと、知らず知らずに情報漏洩や著作権侵害のリスクを抱えることになります。

ポイント3：運用フェーズでの「現場とのすり合わせ」

制度は整っていても、実際に使うのは現場の社員です。
利用規程を策定する際には、次のようなプロセスもセットで検討しましょう。

• 規程導入前の現場ヒアリングや説明会
• 定期的な見直しの機会（法制度やツール進化への対応）
• 運用状況を確認するためのログ管理や定期レポート

制度と現場運用のズレをなくすことが、トラブル防止と定着のカギとなります。

他社の規程やガイドラインはどうなっている？

自社でChatGPTなどの生成AIの利用規程を整備する際、他社の方針やスタンスを参考にすることは有効です。
ただし、単なる模倣ではなく、自社の状況に即したカスタマイズが重要です。

利用を「全面禁止」している企業の傾向

特に以下のような業界では、ChatGPTの業務利用を完全に禁止している企業が一定数存在します。

• 金融・保険業界：厳格な情報管理が求められる
• 医療機関・製薬会社：個人情報や研究データの漏洩リスクがある
• 政府・自治体関連：国や自治体のセキュリティ基準に準拠する必要がある

このような企業では、「業務PCからアクセス不可」「ログイン自体を制限」といったシステム的なブロックを実施しているケースもあります。

利用を「条件付き許可」している企業の取り組み

多くの企業が採用しているのが、「ルールを定めたうえでの限定的な利用」というスタンスです。
たとえば以下のような条件がよく見られます。

• 機密情報や個人情報の入力は不可
• 利用目的を限定（例：文章の下書き、コードの補完など）
• 利用履歴（プロンプトログ）を社内ツールで記録・監査

こうした方針により、利便性とリスクのバランスをとる運用を実現しています。

「ガイドラインを公開している企業」も登場

一部の先進企業では、ChatGPTの利用に関するガイドラインを社外にも公開し、透明性と社員教育を両立させる姿勢が注目されています。
ガイドラインには以下のような内容が含まれることが一般的です。

• 利用が推奨されるケース・禁止されるケース
• 入力内容に関するルール（例：取引先情報は禁止）
• 出力内容の二次利用ルール（例：チェック必須、編集前提）

こうした事例を参考にしつつ、社内外の信頼性を高める体制づくりが求められています。

規程を作成する際のチェックリスト（雛形付き）

生成AIの業務利用に関する規程は、「書けばよい」ものではなく、社員が実際に守れる・運用できることが前提です。そのため、内容の網羅性と現実的な運用性の両立が求められます。

ここでは、ChatGPTなど生成AIの利用規程を作成する際に必ず盛り込むべき項目をチェックリスト形式でご紹介します。

区分	内容の例
目的	生成AIの利用推進とリスク回避を両立するための基本方針
適用範囲	社員・派遣社員・業務委託など、誰が対象か
利用可能なツール	ChatGPT（Pro版のみ）、Microsoft Copilotなど明示
利用目的の限定	調査・文章のたたき台・コードの補完など、使用可能な用途を明記
入力禁止の情報	社外秘、個人情報、契約内容、取引先情報、開発中の仕様など
出力の取り扱い	出力内容はそのまま使わず、事実確認・編集を前提とする
ログ管理と監査	利用履歴（プロンプトログ）の保存方法と、監査対象範囲
利用違反時の対応	懲戒規定へのリンク、管理者への報告義務
規程の見直しタイミング	年1回見直し、またはAI環境の変化に応じた随時改定

このような雛形をベースに、自社の業種や業務フローに合わせたカスタマイズが不可欠です。
例えば、開発系の部署では「コード系AIは積極利用OK」に、営業部門では「商談記録の要約は禁止」など、柔軟に設定しましょう。

利用規程を社員に浸透させるには

せっかく整備したChatGPTの利用規程も、社員に伝わらなければ意味がありません。単に文書を配布するだけでは、読み飛ばされる・誤解されるリスクもあります。

以下に、規程を社内に浸透させるための実践的な施策をご紹介します。

1. 「なぜ規程が必要なのか」を伝える

社員がルールに納得するには、「なぜそれが必要なのか」を理解することが重要です。

たとえば

• ChatGPTに社外秘を入力した場合の情報漏洩リスク
• 出力内容を鵜呑みにして発生しうる業務トラブル
• 誤用が会社のブランドや法的責任に影響する可能性

こうした背景を具体例を交えて説明することで、「ルール＝制限」ではなく「自分たちを守る仕組み」として受け入れられやすくなります。

2. 研修やマニュアルで具体的に落とし込む

規程だけでなく、業務別の使い方マニュアルや教育コンテンツも併せて提供しましょう。

たとえば

• 「企画書の叩き台としての活用例」
• 「入力NGワード集」
• 「出力チェックの観点一覧」など

これにより、規程が“現場でどう使えるか”が明確になり、実践につながりやすくなります。

3. 定期的なアップデートと社内周知

生成AIは日進月歩の分野です。規程は定期的に見直し、更新する前提で運用することが大切です。

また更新時には、以下のような情報共有を行いましょう。

• メールや社内SNSでの通知
• ミニ研修・ランチセッションなどでの説明
• 管理職からのトップダウンでの説明

こうした“運用の仕組み”まで含めて初めて、規程は社内に根付くものとなります。

社内規程を作る際の注意点（よくある失敗）

生成AIの利用規程は、ただ形式的に作るだけでは形骸化してしまうリスクがあります。以下は、よくある失敗パターンとその対策です。

1. 現場の実態に即していない

ありがちな失敗のひとつが、現場の使い方を理解せずに作成された規程です。

たとえば、「AIの利用は申請制」としながらも、実際には多くの社員が既に無料のChatGPTを使っている場合、ルールが実情と乖離して“守られない規程”になってしまいます。

👉 対策：事前に業務実態や既存の利用状況をヒアリングし、柔軟に対応できる設計にすることが重要です。

2. 「禁止」ばかりが目立つ

「社外秘の入力は禁止」「業務利用は禁止」など、“禁止事項だけ”を並べた規程は、社員にとってストレスとなり、隠れて使う“シャドーAI”の温床にもなります。

👉 対策：禁止事項だけでなく、「こうすれば使える」という条件付き許可も併記し、現場の創意工夫を活かせるバランスが大切です。

面禁止〜条件付き許可までのグラデーションを明確にしておくと、社員にも伝わりやすくなります。以下のような表形式にすると、視認性もアップします。

利用場面	利用可否	備考
業務マニュアルのたたき台作成	○（条件付き）	社外秘情報を含めないこと
顧客情報の入力	✕	情報漏洩リスクのため厳禁
日報の要約	○	業務効率化の範囲で使用可
契約書のレビュー	△	必ず法務部門のチェックが必要

3. 作っただけで満足してしまう

規程を整備した時点で終わりにしてしまい、教育・展開・更新が行われないケースもよく見られます。

👉 対策：規程は“運用して初めて意味がある”ものです。研修・周知・フィードバックの仕組みまでセットで設計しましょう。

ChatGPTの利用規程を作成する手順

自社でChatGPTを業務利用するうえでは、明確なルール整備が必要不可欠です。ここでは、実際に利用規程を策定する際のステップを紹介します。

1. 現状把握（どこで、誰が、何に使っているか）

最初にすべきは、社内での生成AI利用の実態把握です。
部署単位で使い方が大きく異なる場合もあるため、簡易アンケートやヒアリングを通じて、利用目的・ツール・頻度などを把握しましょう。

このステップを踏むことで、ルールと実態の乖離を防げます。

2. 利用方針の策定（全面禁止？条件付き許可？）

実態を把握したら、次は組織としての基本方針を決めます。
たとえば以下のような選択肢があります：

• 全面禁止型：情報漏洩リスクを最重視する企業に多い
• 条件付き許可型：社外秘や個人情報の入力を禁止したうえで、業務支援には活用
• 自己責任型：最低限のリテラシーを条件に、社員に判断を任せる

多くの企業では「条件付き許可型」が現実的で、利用ガイドラインとのセット運用が推奨されます。

3. ルール文面の作成（テンプレート＋自社アレンジ）

ルール文面は、既存のテンプレートや他社の事例を参考に、自社の実情に合わせてカスタマイズするのが基本です。
以下のような要素を含めると実践的です。

• 目的と適用範囲（対象部署や対象ツールの明示）
• 禁止事項（入力NG情報、禁止ツールなど）
• 利用の手順・申請ルール（必要に応じて申請フロー化）
• 社内ガイドラインや教育の実施内容
• 違反時の対応（注意喚起や処分の方針）

「書きすぎて読まれない」ことを避けるために、分かりやすい文体やQ&A形式の補足も有効です。

ChatGPT利用規程のテンプレート（文例）

ここでは、自社のChatGPT利用規程を作成する際に参考となるサンプル文例をご紹介します。あくまで一例ですが、基本的な要素を押さえており、自社向けにカスタマイズするベースとして活用できます。

利用規程（サンプル）

第1条（目的）
本規程は、株式会社〇〇（以下「当社」という）におけるChatGPT等の生成AIツール（以下「生成AI」）の業務利用に関する基本ルールを定め、情報漏洩等のリスクを未然に防止し、安全かつ効果的な活用を目的とする。

第2条（適用範囲）
本規程は、当社の全従業員（正社員、契約社員、派遣社員を含む）に適用する。対象ツールは、ChatGPTおよび同等機能を持つ生成AIとする。

第3条（利用目的の制限）
生成AIの利用は、業務上必要かつ生産性向上に資する目的に限定する。
以下の目的での使用は禁止する。

1. 機密情報・個人情報の入力を含む業務
   
2. 契約書・稟議書・経営戦略等の重要書類のドラフト生成
   
3. 社外への公開・提出が前提となるコンテンツの自動生成（要申請）
   

第4条（禁止事項）
以下の行為を禁止する。

1. 社外秘情報、顧客情報、個人情報の入力
2. 無許可でのAPI利用やブラウザ拡張機能の導入
3. 生成AIによるアウトプットを検証なしに業務文書として使用すること

第5条（利用の申請と管理）
各部門の管理者は、部門内での利用実態を把握し、必要に応じて利用申請フローを整備する。
ツールの導入時は、情報システム部門への事前申請が必要とする。

第6条（教育・啓発）
当社は、生成AIの安全な活用に向けた社内教育とガイドラインの整備を継続的に行う。

第7条（違反時の対応）
本規程に違反した場合、社内の懲戒規定に基づき、必要な措置を講じるものとする。

このようなテンプレートは、企業規模や業種、リスク感度によって調整が必要です。
特に「どこまで情報を入力してよいか」の線引きは、リスクの許容度と運用体制に応じて定義することが重要です。

ChatGPT利用規程の運用で注意すべきポイントとフォロー体制

ChatGPTの利用規程を作成しただけでは、十分な情報統制やリスク対策にはなりません。重要なのは、策定したルールを現場レベルで適切に運用し、定期的に見直していく体制づくりです。

規程運用における主な課題

1. 従業員の理解不足
いくらルールを設けても、利用者がその内容を理解していなければ「形骸化」してしまいます。とくに生成AIは、使いやすく利便性が高いため、無意識に規程違反が起きやすい点に注意が必要です。

2. 部門ごとの認識の差
情報システム部門や法務部門は慎重な運用を求めがちですが、営業や企画など現場部門では「使えるなら使いたい」という温度感が強い傾向があります。この認識ギャップを放置すると、シャドーAI利用の温床になります。

規程を形骸化させないための対策

1. 周知と教育の徹底
規程策定後には、社内研修やイントラ掲載などを通じた従業員への周知活動が不可欠です。また、「なぜこのルールがあるのか」という背景まで丁寧に説明することで、納得感ある運用につながります。

2. 利用実態のモニタリング
アクセスログやAPI使用状況の定期的な確認により、潜在的なルール逸脱を早期に検知できます。ツールによってはプロンプトログの記録機能もあるため、活用を検討しましょう。

3. 定期的な見直しと改善
技術進化や業務環境の変化にあわせて、年に1～2回程度の見直しをルール化しておくことが望ましいです。従業員からのフィードバックも柔軟に取り入れましょう。

フォローアップ体制を整える

以下のような役割分担を明確化することで、規程運用をスムーズに進めることができます。

部署	役割例
情報システム部	利用ツールの管理・技術的なリスクチェック
法務部門	利用目的・情報の種類に関するリーガルチェック
総務/人事部	規程の周知・研修の実施
現場責任者	部門内のルール遵守確認・シャドーAIの防止

まとめ｜自社に合ったルールでChatGPTを安全・効果的に活用するために

ChatGPTの業務利用が急速に進む中で、利用規程の整備は企業にとって避けて通れないテーマとなっています。
しかし、単に「禁止」するだけでは従業員の創造性や生産性を阻害しかねません。

大切なのは、自社の業務・リスクに即した実践的なルールを作成し、それを現場で活用できる状態にすることです。
そのためには以下のような取り組みが求められます。

• 目的に応じた活用範囲の明確化
• 禁止〜許可のグラデーション設計
• リスクを前提としたルールと運用体制の整備
• 周知と教育、継続的な見直し

そして、ルールを「作って終わり」にしないためには、フォローアップ体制の構築や、社員が相談しやすい環境づくりも欠かせません。

下記リンクからは、自社の生成AI活用力を自己診断できるチェックリストをご覧いただけます。「生成AIのルール整備や活用に向けて、不足している点を認識したい」「自社の生成AIへの対応状況を可視化したい」といった方はお気軽にご覧ください。