Excelでできるプロジェクト管理｜ガントチャートの作り方と無料テンプレ

プロジェクトをExcelで管理したいけれど、「どんな管理表を作ればいいのか分からない」
「ガントチャートの作り方が難しそう」と、最初の一歩でつまずく人は多くいます。
実際、テンプレを探しても「自分のプロジェクトに合わない」「カスタマイズが難しい」と悩むケースは珍しくありません。

ただ、Excelは小〜中規模のプロジェクト管理であれば十分に機能する柔軟なツールです。
タスク管理、期限管理、進捗の可視化、工数計算など、基本的な管理業務はすべてExcelで実装できます。
さらに近年は、生成AIの補助を組み合わせることで、「テンプレ作成」「タスク分解」「条件付き書式の生成」など、これまで手間だった作業を一気に効率化できるようになりました。

この記事では、Excelで作れるプロジェクト管理表の構造から、ガントチャートの作り方、運用が破綻しやすいポイントと改善策、AIを使ってExcel管理を強化する方法までを体系的に整理します。

読み終える頃には、あなたのプロジェクトにすぐ導入できる実務レベルのExcelテンプレートと運用ノウハウが手に入り、社内でプロジェクト管理を標準化するための具体的なイメージも持てるはずです。

Excelでプロジェクト管理はどこまでできる？メリット・限界を整理する

Excelは「すぐ使える・誰でも触れる」という特徴から、今もなお多くの企業でプロジェクト管理に活用されています。小規模なタスク管理から、簡易的なWBSやスケジュール設計まで、柔軟に対応できる点はExcelならではの強みです。新しいツールを導入する必要がなく、社内承認の手間もほとんどありません。テンプレートを整えれば、メンバーごとの進捗管理や工数計算も一通り行えます。

ただ、Excelのままプロジェクト規模が大きくなると、いくつかの限界が目立ってきます。共同編集でファイルが崩れてしまう、依存関係の変更が反映されにくい、タスク数が増えすぎて一覧性が失われるなど、運用負荷が一気に高くなりがちです。複数メンバーが同時に入力すれば、どのファイルが最新版なのか分からなくなる問題も出てきます。

そのため、Excelが向いているのは「10〜30タスク前後の小〜中規模プロジェクト」や「特定の担当者が管理する案件」です。工程数が少なく、依存関係やレビュー工程が複雑でない場合は、Excelでも十分にコントロールできます。一方で、複数部署を巻き込む案件、タスク量の多い開発プロジェクト、頻繁に仕様変更が起きるプロジェクトなどでは、専用ツールと併用した方が運用しやすくなります。

最近は、Excelで不足しがちな部分を生成AIで補う方法も浸透してきました。タスクの棚卸し、工数計算式の作成、条件付き書式の自動生成などはAIが得意とする領域で、これまで時間がかかっていた設定や整備作業を短縮できます。AIを活用することで、Excelの限界点が一段階広がり、中規模プロジェクトでも破綻しない管理体制を組み立てやすくなっています。

Excelのメリット・限界を知っておくと、「どんなプロジェクトならExcelで十分対応できるか」「どこから先は専用ツールやAI支援が必要か」が判断しやすくなり、管理の精度も安定します。

Excelで作るプロジェクト管理表の基本構造（テンプレ付き）

Excelでプロジェクト管理を行うときは、どんな案件でも共通して押さえておきたい“基礎の列構成”があります。管理表を整えておくと入力がブレにくくなり、進捗が乱れにくくなるため、プロジェクトの安定性にも直結します。まずは次のような「標準テンプレ」のイメージを持つと全体像がつかみやすくなります。

【基本構造（テンプレ例）】

• タスク名
  　作業内容を一言で書き、誰が見ても意味が分かるようにする。
  
• 担当者
  　イニシャルではなくフルネームで統一すると、プロジェクトが大きくなっても混乱しにくい。
  
• 開始日・終了日
  　ガントチャートの基礎になる項目。後から期間が自動反映できる。
  
• 予定工数・実績工数
  　工数の差分が一目で分かるようにしておくと、遅延の早期発見につながる。
  
• ステータス（未着手／進行中／完了など）
  　更新ルールを事前に決めておくことで、認識ズレを防げる。
  
• 依存関係
  　「この作業が終わらないと次に進めない」箇所を明確にしておくと、Excel管理の破綻を防ぎやすくなる。
  
• 優先度
  　緊急度・重要度のどちらを優先するか、判断の目安に活用できる。
  
• 備考（リスク・メモ）
  　細かな注意点や背景事情を書いておく欄。
  

こうした項目を用意しておくと、Excel管理が“ただの作業リスト”ではなく、プロジェクト進行の基盤として機能しやすくなります。ステータスは条件付き書式で色分けしておくと、一覧した瞬間に状況がつかめるようになります。優先度は数値（1〜3）で扱うとフィルタや並び替えがしやすく、管理の精度が上がります。

また、生成AIを活用すれば、このテンプレート作成も簡単にできます。タスク名の自動生成、工数の仮設定、ステータス定義の提案など、初期整備の手間が大幅に削減できます。複雑な管理表をゼロから作り込む必要がなくなり、“プロジェクトに合わせて最適化”する時間を確保しやすくなります。

管理表はプロジェクトの“共通言語”として使われるため、項目が曖昧だと進捗管理が乱れやすくなります。テンプレを整備し、更新のルールを決めておくことで、Excelでも安定した運用がしやすくなります。

Excelでガントチャートを作る方法｜初心者でも再現できるステップ解説

Excelでプロジェクト管理といえば、まず思い浮かぶのがガントチャートです。見た目は複雑に見えますが、仕組みはシンプルで「開始日と終了日のあいだを色で塗る」だけ。Excelでも十分に再現でき、条件付き書式を使うことで自動更新にも対応できます。ここでは、初心者でもそのまま真似できる“最短ルート”の作り方を整理します。

STEP1：タスク表に「開始日」「終了日」を入力する

まず、タスク管理表に次の列を準備します。

• タスク名
  
• 開始日
  
• 終了日
  
• 担当者
  
• ステータス

開始日・終了日はガントチャートの基礎となるため、日付形式で統一してください。
この段階では、まだ見た目のガントは表示されませんが、この情報が後から期間計算に使われます。

STEP2：ガント用の“日付の横軸”を作る

タスク一覧の右側に、横方向に日付を並べたエリアを作っていきます。

例：
| 1/1 | 1/2 | 1/3 | 1/4 | 1/5 | … |

一行目に日付を入力し、右に向かってオートフィルでコピーするだけでOKです。
期間が長いプロジェクトなら、週単位・月単位に粒度を変える運用もできます。

STEP3：期間に応じて自動で色がつく条件付き書式を設定する

ここがExcelガントの“心臓部”です。
タスクに対応する行全体を選択し、次の式で条件付き書式を作ります。

=AND($B2<=E$1, $C2>=E$1)

※

• $B2＝開始日
  
• $C2＝終了日
  
• E$1＝横軸の日付セル
  

この式が「開始日〜終了日の範囲に入っている日付だけ色を付ける」仕組みを実現します。

塗りつぶしの色は淡い青やグレーなど、視認性の高いものがおすすめです。

STEP4：ステータスごとに色や表示ルールを変える

Excelガントは“状態が分かること”が重要です。
条件付き書式を数種類使うと、次のような表現ができます。

• 完了済み → 緑
  
• 遅延中 → 赤
  
• 今日以降の予定 → 灰色
  
• 優先度高 → オレンジ
  

更新をルール化しておくと、遅延や抜け漏れが見つけやすくなり、プロジェクト全体の透明性がぐっと高まります。

STEP5：工数計算や依存関係を追加して“プロジェクト管理表”に進化させる

ガントチャートができたら、次は運用性を高める工夫を入れていきます。

• 工数（終了日−開始日＋1）を自動計算する
  
• 遅延タスク判定列を作る
  
• 依存関係（前工程）が完了しているかチェックする
  
• 担当者別の稼働量をフィルタで可視化
  

Excelだけでも中規模の案件に対応できるレベルの管理表が作れます。

xcelで進捗が追えなくなる原因と、運用で気をつけたいポイント

Excelでプロジェクト管理を始めた直後は順調でも、数週間経つと急に運用が回らなくなることがあります。原因は“Excelが悪い”わけではなく、特有の運用リスクが積み重なって管理表が崩れていくケースが多いです。ここでは、実務でよく起きる問題点と、その背景を整理します。

① ファイルが増えすぎて“どれが最新版か分からない”

Excel管理で最も多い悩みです。
メンバーが各自でコピーを作り、
「プロジェクト管理（最新版）」「プロジェクト管理（修正版）」
などのファイルが並び始めると、もう健全に運用できません。

最新版が分からないと、

• 進捗が合わない
  
• 記録が重複する
  
• タスクが行方不明になる

といった問題が一気に起こります。

② 特定の人だけが“更新担当”になり属人化する

Excelは自由度が高いため、「触るのが怖い」「壊したら困る」という心理が働き、更新が1人に集中しやすくなります。

この“属人化”が起きると、

• 更新が遅れる
  
• 認識のズレが大きくなる
  
• 他メンバーの進捗が反映されない

結果として、Excelが“見た目だけの管理表”になってしまいます。

③ タスク数が増え、一覧性が一気に落ちる

10〜20個程度ならExcelでも問題ありませんが、50を超えると挙動が変わります。
列が増えて横スクロールが必要になり、行も増えて縦に長くなることで、

• 遅延タスクが見つけにくい
  
• 重要な工程が埋もれる
  
• ステータスがバラバラに入力される
  

といった“視認性の崩壊”が起きます。

これはExcelの構造上避けられず、規模に合わせた再設計が必要です。

④ 依存関係（前工程）が追えず、遅延に気付きにくい

Excelはタスク同士の結びつきを表現しにくいため、

• Aの作業が終わらないとBができない
  
• Bが遅れたらCも影響する

といった依存関係が見えにくく、遅延が起きた時に発見が遅れがちになります。

依存関係が明確になっていない管理表は、遅延が連鎖しやすい状態です。

⑤ 更新ルールがなく、メンバー間の“入力の揺れ”が発生する

以下のような入力の揺れは、進捗管理の精度を一気に下げます。

• 「進行中」／「作業中」／「実施中」のように表記がばらつく
  
• 日付のフォーマットが統一されていない
  
• ステータス更新のタイミングが人によって違う
  
• 工数の見積り基準が曖昧

Excelは柔軟だからこそ、ルールが曖昧だと崩れやすいという特徴があります。

Excelでのプロジェクト管理を成功させる運用ルール

Excelでのプロジェクト管理がうまく回るかどうかは、ファイルそのものの出来よりも「どう運用するか」に左右されます。更新のタイミングや入力ルールがバラバラのままでは、どれだけ優れた管理表を作ってもすぐに破綻してしまいます。ここでは、実務で効果の高い“運用ルールの型”を整理します。

① ステータス・入力ルールを先に決めておく

Excel管理では、入力のブレが起きやすいため、まずは次のようなルールを統一しておくと運用しやすくなります。

• ステータス名称（未着手／進行中／完了 などを固定）
  
• 日付形式（YYYY/MM/DD で統一）
  
• 優先度の付け方（1〜3の数値など）
  
• タスク名の書き方（動詞始まり・名詞始まりを決める）

ルールが決まっているだけで、進捗の認識が揃いやすくなり、更新の手間も軽くなります。

② 更新タイミングを“時間”まで固定する

Excel管理が乱れる最も大きな原因の一つは、
「誰がいつ更新するのか」
が曖昧なことです。

おすすめのルールは次の通り：

• 毎朝9時に担当者がステータスを更新
  
• 毎週●曜日に管理者がガント部分を確認
  
• 遅延が発生したら当日中に入力

更新タイミングを明確にしておくと、進捗のズレが起こりにくくなり、チーム全体のリズムが整います。

③ ファイルは“1つだけ”にして共有フォルダを整える

Excel管理では、ファイルの乱立が最大のリスクです。
次のような構造にしておくとトラブルを避けられます。

/Project_2025/

　└management.xlsx（唯一の管理表）

　└meeting_notes/

　└archive/

複数ファイルを禁止しておくだけで、「どれが最新版？」という混乱がなくなり、管理コストが大きく下がります。

④ 依存関係（前工程）を明確にする列を追加する

Excelはタスク同士の依存が見えにくいため、依存元タスク＝“前工程” を明記する列を設けると運用が安定します。

例：

• 「デザイン完了 → コーディング着手」
  
• 「製造完了 → 検査工程」
  

依存関係が見えるだけで、遅延の連鎖を防ぎやすくなり、管理表がプロジェクト全体の流れを反映するようになります。

⑤ 更新履歴（簡易ログ）を残して変化を追いやすくする

Excelのシートを複製するだけでも「1週間ごとのスナップショット」が作れます。

management_2025_01_01

management_2025_01_08

変更履歴を追える状態にしておくと、

• 遅延がどこから始まったか
  
• 作業量の偏りがあるか

が分かりやすくなり、プロジェクトの改善に役立ちます。

⑥ “メンバーごとの視点”で見られるフィルタビューを用意する

担当者別にフィルタを用意しておくと、
自分に関係のあるタスクだけを一覧できて、日々の更新負担が減ります。

管理表はプロジェクト全体を見るためのものですが、
“個人用の視点”を提供しておくとチームの参加率が上がり、Excelでも運用が続きやすくなります。

Excelの手作業を減らす生成AI活用術｜タスク分解・ガント作成・VBA補助まで

Excelは柔軟な反面、手作業が多くなりがちです。タスクの棚卸し、工数の計算、条件付き書式の設定、依存関係の整理など、慣れていない人にとっては負担が大きく感じられます。ここに生成AIを組み合わせると、初期設定の多くを短時間で整えられるようになり、Excel管理の弱点を補いやすくなります。

AIは“考える作業”や“ルール決め”が得意です。Excelの特徴とAIの強みを合わせることで、手作業が大幅に減り、プロジェクト管理表を作る時間を短縮できます。

① タスク分解をAIに任せてWBS構造を一気に整理する

プロジェクトの最初で時間がかかるのがタスクの洗い出しです。
AIにプロジェクトの概要を入力すると、次のような“WBS候補”が自動生成できます。

• 大項目・中項目・小項目に分解
  
• 担当領域の切り分け
  
• 優先度・依存関係の候補
  
• 見落としやすい工程の補完
  

この時点でExcelに貼り付ければ、管理表の骨格が完成します。
プロジェクトの初速が大きく変わるポイントです。

② ガントチャートの条件付き書式や式はAIに生成させる

「条件付き書式の式が複雑でミスしやすい」という悩みはよくあります。
AIに対して、

• 横軸に日付がある
  
• タスクに開始日・終了日がある
  
• 期間中だけセルを塗りつぶしたい

という条件を伝えると、式をそのまま作成してくれます。

例）期間中だけ色をつける式

=AND($B2<=E$1, $C2>=E$1)

同様に、

• 遅延タスクに色を付ける式
  
• 今日より前に完了していないタスクを抽出する式

なども自動生成でき、設定に迷う時間がなくなります。

③ 工数計算・進捗率・遅延判定の関数もAIで整備できる

Excelには関数が多く、どれを使えばいいか迷いやすいです。
AIを使うと、必要な計算を伝えるだけで“正しい式”を教えてくれます。

例

• 終了日 − 開始日 +1 → 工数計算式
  
• 実績工数 ÷ 予定工数 → 進捗率
  
• 予定終了日＜今日 → 遅延タスク抽出

複雑な関数の組み合わせも補助してくれるため、「関数の知識ゼロでも作れる管理表」が実現します。

④ Excel VBAの修正・自動化をAIに依頼できる

VBAの知識がなくても、AIに「●●を自動化したい」「このコードのエラーを直したい」
と伝えるだけで具体的なコードを生成できます。

自動化でできること：

• ステータス更新の自動整形
  
• ガント部分の色更新
  
• 期日超過タスクのハイライト
  
• 担当者別のタスク抽出
  
• 週次のレポート自動生成
  

VBAを触る心理的ハードルが下がるため、中級者レベルのExcel運用がしやすくなります。

⑤ プロジェクトのKPI管理やレビュー資料をAIで自動生成する

プロジェクトでは、管理表だけでなく「週次報告」「レビュー資料」「進捗コメント」などの文書も必要になります。

AIはこれらの文章生成が得意なので、

• Excelデータを渡すだけで進捗レポート作成
  
• 遅延理由の文章化
  
• 次の1週間のアクション整理
  などのドキュメント作成を補助できます。
  

Excel管理の“付帯作業”が大幅に軽くなるポイントです。

⑥ Excel管理の弱点（共同編集・属人化）をAIで補完する

AIを組み合わせることで、次のような改善が可能になります。

• タスクの更新漏れをAIがチェック
  
• ステータス名の揺れを自動で正規化
  
• フォーマットの崩れを検知
  
• チーム状況からリスクを抽出
  

Excel単体では難しかった“運用の安定化”をサポートしてくれるため、中規模プロジェクトでも維持しやすくなります。

Excelだけでは難しい場合に使われている主要プロジェクト管理ツール比較

Excelは柔軟で使いやすい一方、タスクが増えたり複数の部署が関わるようになると、どうしても手間が増えていきます。同時編集が難しい、依存関係が追いにくい、情報量が増えると視認性が落ちるなど、Excelだけでは対応しにくい場面が出てきます。

そんなときに検討されるのが、専用のプロジェクト管理ツールです。ここでは、Excelと併用されることも多い主要サービスを、特徴と相性の観点から整理します。

① Backlog｜開発系・制作系に強い国産ツール

Backlogは、課題管理・ガントチャート・Wikiなど、プロジェクト管理に必要な要素がひとまとめになったツールです。

特徴

• 日本企業の利用が多く、UIが分かりやすい
  
• 課題管理とガントチャートが一体化
  
• Excel管理から移行しやすい構造
  
• ステータス管理がチーム全体で統一しやすい

小〜中規模のチームでも使いやすく、Excelで見えにくかった「依存関係」の可視化が簡単にできます。

② Asana｜チーム全体のワークフローを整理しやすい

Asanaは、チームのタスクを“プロジェクト横断”で整理できるのが強みです。

特徴

• タスクの優先度・期限・担当配置がしやすい
  
• タイムライン（ガント）が視覚的で見やすい
  
• コラボレーション向けの通知設計が充実
  
• 多人数・多プロジェクトの運用に向く
  

「複数プロジェクトを並行で管理したい」「情報共有を自動化したい」場合に適しています。

③ Trello｜直感的なカンバン形式で管理しやすい

Trelloは、カードを動かすだけでタスクの状態を整理できるツールです。

特徴

• カンバン方式でシンプルに管理可能
  
• 小規模チーム・短期プロジェクトに最適
  
• タスクを動かすだけで状態が見える
  
• カスタマイズ性が高い

Excel管理よりも「特定の工程の流れ（ToDo／Doing／Done）」が明確に見えるメリットがあります。

④ Notion｜ドキュメントとプロジェクト管理を統合できる万能型

Notionは、情報整理＋タスク管理の一体型ツールとして注目されています。

特徴

• データベースでタスク一覧を柔軟に作成
  
• ガント、カレンダー、ボードなど多視点で管理可能
  
• 会議メモや資料も同じスペースで共有できる
  
• プロジェクトとナレッジ管理を統合したいチーム向け
  

Excelで散らばりがちな“背景情報”も整理しやすく、プロジェクト全体の認識合わせがしやすくなります。

⑤ monday.com｜複雑なワークフローにも対応できる高機能ツール

monday.com は、大規模プロジェクトや複雑な工程管理に適しています。

特徴

• 自動化ルールが豊富
  
• ガント・ダッシュボード・依存関係などの機能が強い
  
• 多人数コラボレーションに向いている
  
• Excelインポートが簡単で移行しやすい
  

Excelだけでは難しい「進捗の自動追跡」や「依存関係の変更」の管理が得意です。

⑥ Microsoft Planner / Project for the Web｜Office環境との相性が抜群

「Excelを中心とした運用を続けたい」というチームと特に相性が良いのがPlannerやProjectです。

特徴

• Microsoft 365ユーザーなら導入しやすい
  
• Teamsと連携して進捗共有がスムーズ
  
• Excelデータとの連動も比較的スムーズ
  
• “Excel管理＋補助ツール”として利用しやすい
  

Excelとの併用を考えるなら、この組み合わせは現実的です。

まとめ｜Excelの強みを生かしながら“続くプロジェクト管理”へ

Excelは多くの現場で使われてきた実績があり、自由度も高いため、プロジェクト管理の入口としてとても相性の良いツールです。タスク一覧、ガントチャート、工数管理までひとつのシートでまとめられ、習熟度に関わらず導入しやすいのが大きな魅力です。

一方で、手作業の多さや更新ルールの揺れ、複雑な依存関係など、Excelだけでは運用が止まりやすい要因もあります。そこで生成AIを組み合わせると、タスク分解や式の作成、レポート作成といった負荷の大きい作業が短時間で整えられるようになり、“続く管理”に変えていけます。

テンプレートの統一、更新ルールの標準化、コミュニケーション動線の整理…。
ExcelとAIを使った仕組みづくりを整えることで、プロジェクトは安定し、チーム全体で同じ基準のもと動けるようになります。

「手元のプロジェクトを、もっと動かしやすくしたい」「属人化を減らして、社内でプロジェクト管理を定着させたい」
そんなときこそ、生成AIを使った業務改善の導入が効果的です。

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FAQ（よくある質問）