資料作成をAIで効率化する方法｜品質を落とさず“伝わる”資料を作る実践ガイド【2025年版】

プレゼン資料や提案書、社内報告書の作成に、毎回多くの時間を費やしていませんか。
近年、ChatGPTやCopilot、イルシル、Gammaといった生成AIツールの進化によって、資料作成のスピードは劇的に向上しました。
しかしその一方で、「AIに任せたら内容が浅くなった」「結局修正に時間がかかる」といった声も少なくありません。
大切なのは、AIを“自動化ツール”として使うのではなく、人とAIが補完し合う資料作成プロセスを確立することです。
本記事では、AIを活用してスピード・品質・安全性を両立する資料作成の実践ワークフローを紹介します。

なぜ今「資料作成×AI」なのか？ビジネス現場での背景と課題

資料作成が業務を圧迫している現状

企業の多くで、プレゼン資料や提案書、社内報告書の作成は最も時間のかかる定常業務のひとつです。
日本マイクロソフトの調査では、ビジネスパーソンの平均約30％の時間が資料作成に費やされているとされています。
特に中間管理職層では「構成を考える→文案を書く→デザインを整える」という工程が分断され、1枚のスライドを仕上げるまでに数時間かかることも珍しくありません。
限られたリソースの中でスピードと質を両立することが、あらゆる企業にとっての共通課題になっています。

AI活用が注目される理由

こうした状況を背景に、資料作成の一部を自動化する生成AIツールが急速に普及しています。
ChatGPTやMicrosoft Copilotでは、要件を入力するだけでスライドの構成案や文章ドラフトを生成可能。
さらに、イルシルやGamma、Canvaなどのスライド生成AIは、「テキストを入れるだけでプレゼン資料が完成する」という新しい作業スタイルを実現しています。
AIが構成・文案・デザインを一貫して担うことで、作業時間の短縮とアウトプットの均一化が可能になり、企画・営業・管理部門など幅広い業務で導入が進んでいます。

AI任せのリスクと限界

一方で、AIにすべてを任せると、内容の浅さや表現の誤りが目立つこともあります。
AIは“もっともらしい文章”を生成するのは得意でも、文脈理解や企業固有のトーンを反映することは苦手です。
また、情報ソースが明示されない生成結果には、誤情報や著作権上のリスクも潜んでいます。
AIを資料作成に活かすには、単なるスピードアップではなく、人の判断とAIの生成を組み合わせて品質を管理する仕組みづくりが欠かせません。

AIは「手を動かす時間」を減らしますが、「考える時間」をゼロにはできません。
人とAIが補完し合う体制こそが、これからの資料作成のスタンダードです。

AIで資料作成を行う全体ワークフロー【5ステップで完全理解】

AIで資料作成を効率化するには、「ツールを使う」だけでは不十分です。重要なのは、人が思考し、AIが提案し、再び人が磨く——この循環を設計すること。
ここでは、AIを資料作成に組み込むための実践的な5ステップを紹介します。

STEP1｜目的とストーリー設計をAIに伝える

最初のステップは、AIに“どんな資料を作りたいのか”を明確に伝えることです。
ChatGPTやCopilotなどに指示する際は、目的・ターゲット・伝えたいメッセージ・想定スライド数を具体的に含めましょう。
たとえば、次のようなプロンプトが効果的です。

「営業提案用のプレゼン資料を作成したい。ターゲットは製造業の経営層。課題→原因→解決策→効果→次のステップの流れで、10枚構成にして。」

AIはこのように明確な“目的”を与えられることで、構成の精度が格段に上がります。

STEP2｜構成案を自動生成し、論理を組み立てる

次に行うのは、AIに構成（目次）を生成させ、ストーリーの流れを整える工程です。
ChatGPTやCopilotでは、「この構成を3案出して」「論理性が高い順に並べ替えて」といった指示も可能。
複数案を比較しながら、最も納得感のある流れを選びます。
ここで重要なのは、AIが提案した構成を“そのまま採用しない”こと。
自社の目的や相手の立場に合わせて修正を加えることで、AIの提案を自分の言葉に変える習慣をつけましょう。

STEP3｜スライドや原稿をAIで自動作成

構成が固まったら、AIスライド生成ツールを使って実際のスライドや本文ドラフトを自動生成します。
代表的なツールには次のようなものがあります。

• イルシル：日本語精度が高く、ビジネススライドに強い国産AI。
  
• Gamma：文章からデザインスライドを自動生成。インタラクティブな提案に最適。
  
• Canva Magic Write：グラフィック要素を重視したデザイン型AI。
  
• Microsoft Copilot：PowerPointやWordと連携し、構成〜ドラフトまで一括生成。

これらのツールを併用することで、「構成→文章→デザイン」までを一気に進めることが可能になります。

STEP4｜AI＋人で文章・デザインをブラッシュアップ

AIが生成したスライドは、完成ではありません。
文体のトーンや表現の粒度、デザインの整合性などは、人の編集力によって磨き上げる工程です。
具体的には以下のポイントを確認します。

• 主語・述語が一貫しているか
  
• グラフ・図表に過剰表現や誤解を招く要素がないか
  
• 配色やフォントが社内基準に沿っているか

このフェーズでは、AIを「たたき台をつくる共同制作者」として捉えることが重要です。
AIが提案した内容に対して「なぜこの表現にしたのか？」と問い直すことで、資料の説得力が高まります。

STEP5｜最終チェックと共有フローを自動化

仕上げは、品質確認と共有の自動化です。
CopilotやNotion AIなどを活用すれば、誤字脱字や要約、レビュー依頼の自動化まで可能です。
共有の際も、Microsoft 365やGoogle Workspaceと連携することで、承認フローを省力化できます。
特に企業利用では、「誰がどのAIを使って作成したか」を可視化し、管理体制を整えることが信頼性の担保につながります。

主要AIツール比較｜イルシル・Gamma・Copilot・Canvaの違い

AIによる資料作成ツールは次々に登場していますが、それぞれ得意分野や操作感が異なります。
ここでは、代表的な4ツールを比較しながら、自社に合った選び方を整理していきます。

主要AI資料作成ツールの比較一覧

ツール名	主な特徴	料金プラン	強み	弱点	おすすめ用途
イルシル（Irushiru）	国産AIスライド生成。日本語に最適化され、業務提案資料に強い。	無料プランあり（有料：月1,500円〜）	日本語精度◎、構成提案が的確、デザイン即生成	デザインのカスタム性がやや限定的	社内報告・営業資料・研修スライド
Gamma	海外製。文章や構成から自動でプレゼン資料を生成。	無料〜Pro（$10/月）	視覚効果に優れ、ストーリーテリングが得意	日本語精度△、要翻訳対応	プレゼン・ピッチ資料
Microsoft Copilot	PowerPoint・Word・Excelと連携し、文書からスライド化可能。	Microsoft 365ライセンス内	既存ファイル連携◎、セキュリティ信頼性高	導入コスト・設定ハードル	社内業務全般・経営資料
Canva Magic Write	グラフィック重視。画像・動画・テンプレートが豊富。	無料〜Pro（¥1,500/月）	デザイン性◎、SNS素材とも連携可能	構成提案力が弱い	広報資料・デザイン重視の提案書

各ツールは「どの工程をAIに任せたいか」によって選び方が変わります。
文章中心で構成を組むなら Copilot／イルシル、 ビジュアルを重視するなら Gamma／Canva が適しています。

ツール選定の実践ポイント

• ① AIをどの工程に使いたいかを定義する
  　構成作成なのか、文案生成なのか、デザイン自動化なのか。
  
• ② 利用者のスキルレベルを考慮する
  　デザイン経験がない社員でも使いやすいUIかどうか。
  
• ③ 社内セキュリティルールとの整合性
  　社外LLM（大規模言語モデル）の利用制限に抵触しないか。
  
• ④ チームで使う前提で選ぶ
  　レビューや承認フローが容易に共有できるか。

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品質を落とさないための“AI資料設計術”

AIが生成した資料をそのまま使うと、「便利だけど浅い」「誤情報が混じっている」と感じた経験はありませんか？
AIを資料作成に活用する最大のポイントは、“スピード”と“精度”を両立させる品質設計にあります。
ここでは、AI任せにしないための実践的な設計手法を紹介します。

AI任せにしない構成チェックポイント

AIが作るスライド構成は、一見論理的に見えても、実際は「話の流れが飛ぶ」「前提が抜けている」などの欠点が潜みがちです。
構成をレビューする際は、次の3点を必ずチェックしましょう。

1. 目的に対して論理が一貫しているか
   → “結論→理由→根拠→次の行動”の流れが整っているか。
   
2. 重複・抜け漏れがないか
   → AIが生成する要素には、言い換えや重複が多く含まれます。
   
3. 相手視点でメッセージが設計されているか
   → 伝える相手の理解レベルをAIプロンプトに反映する。

AIが提案した構成案を人が再設計することで、“AIが作る資料”から“人が活かす資料”へと進化します。

ビジュアル品質を担保するデザインルール

資料の印象を大きく左右するのが、フォントや配色、レイアウトといったデザイン要素です。
AIツールは自動生成で見栄えを整えますが、社内や顧客に提出する資料では統一感とブランドトーンの維持が欠かせません。

• フォント：社内標準（例：メイリオ／游ゴシック）を固定設定にする。
  
• カラー：CIカラーをテンプレート登録。AI出力時に反映させる。
  
• レイアウト：見出し階層（タイトル・中見出し・本文）を明示して整列。

これらをあらかじめテンプレート化しておくことで、AI出力のばらつきを抑え、短時間で“自社らしい”資料を完成できます。

誤情報を防ぐレビュー体制の作り方

生成AIは情報の“正しさ”を保証するわけではありません。
とくに外部発表資料では、誤情報・出典不明データ・曖昧な数値が混入するリスクがあります。
そこで有効なのが、「AI生成 → 担当レビュー → 第三者チェック」の3段階フローです。

• AI生成者が初稿を作成（目的に沿うかを判断）
  
• レビュー担当者が内容の妥当性を確認（数値・表現・引用の整合性）
  
• 最終承認者が社外公開・提出前の最終チェック

この体制を運用すれば、AIの出力を“提案の材料”として安全に活用できます。

セキュリティ・著作権リスク対策

AIに社内データや顧客情報を入力する際には、情報漏洩リスクにも注意が必要です。
外部クラウドAI（ChatGPTなど）は、入力内容が学習に利用される可能性があるため、
企業利用では次のルール整備をおすすめします。

• 社外サービス利用ポリシーの明文化
  
• 社内限定AI（Microsoft Copilot／社内GPT等）の活用
  
• 出典不明なグラフ・画像の使用禁止

AIは“情報生成のパートナー”であると同時に、扱い方を誤るとリスクにもなり得ます。
「スピードと安全性の両立」こそ、AI活用を成功させる鍵です。

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実践例で学ぶ｜AIでここまでできる資料作成

AIを使えば、単なる効率化だけでなく、「質の高いアウトプットを短時間で仕上げる」ことも可能です。
ここでは、代表的な3つの業務シーンを通じて、AI資料作成の具体的な実践イメージを紹介します。

例①　営業提案資料を20分で完成

営業現場では、短期間で複数パターンの提案資料を作成する場面が多くあります。
そこで活躍するのが、GammaやChatGPT＋Canvaの組み合わせ。
次のようなプロンプトを与えるだけで、提案の流れとデザイン構成を同時に生成できます。

「中小企業向けの業務効率化ソリューションを提案する営業資料を作成してください。
スライド構成は『課題→原因→解決策→効果→導入事例→次のステップ』。
見出しと本文、そして簡単なビジュアル提案も出力してください。」

生成された構成案をGammaに入力すれば、約20分で見栄えの整ったスライドが完成。
人が手を加えるのは、「自社製品の強み」と「導入効果」の部分のみです。

例②　社内報告書をCopilotで自動作成

Microsoft 365を利用している企業では、Copilotが強力な支援ツールになります。
たとえば、Teamsの議事録データをもとに、次のようなプロンプトを使うと自動で報告資料を生成可能です。

「以下の議事録内容を要約し、経営層向けの報告資料形式にまとめてください。
目的：業務改善の進捗報告。
形式：PowerPoint。全10ページ構成で、主要な成果・課題・今後の対応を整理してください。」

Copilotは議事録内容を要約し、PowerPointで構成を整えた資料を自動出力。
人がゼロから書くよりも約60〜70％の時間短縮が実現します。
さらに、Teams上で共有すれば、承認フローもワンクリックで完結します。

例③　新規企画書をイルシルでストーリー生成

国産ツールのイルシル（Irushiru）は、日本語精度とスライド構成力に優れています。
「テーマを1文入力するだけで、構成・文章・デザインまで自動生成」できるのが特長です。

たとえば次のように入力します。

「新しいオンライン研修サービスの企画提案資料を作成してください。
想定ターゲット：企業の人事担当者。
内容構成：現状課題→サービス概要→導入メリット→事例→導入手順→価格プラン。」

イルシルは、スライドタイトルと本文、図表構成を数秒で出力してくれます。
テンプレートからデザインを選択すれば、“即プレゼン可能なクオリティ”の資料が完成します。
とくに日本語でのロジカルな構成力と、業務提案書に適したトーンが好評です。

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社内でAI資料作成を定着させる仕組みづくり

AIを導入しても、最初のうちは「便利そう」で終わってしまうケースが少なくありません。
真の成果を出すには、個人のスキル任せではなく、組織として活用を“仕組み化”することが重要です。
ここでは、AI資料作成を継続的に運用するための社内定着ポイントを紹介します。

テンプレートとプロンプト集を整備する

最初に整えるべきは、AIを使う際の「型」です。
部署ごとにバラバラな使い方をしてしまうと、資料のトーンや品質に差が生まれます。
そのため、社内では次のような取り組みが効果的です。

• 統一テンプレートの整備：デザイン、構成、スライドルールを明文化。
  
• プロンプト集の共有：目的別（報告書／営業資料／企画書）にAI入力例をまとめる。
  
• 活用ガイドの作成：AIツール別に「使ってよい範囲」と「禁止事項」を定義。

こうした仕組みを整えることで、社員全員が“同じ品質基準”でAIを使える状態を作れます。

AI研修を通じたスキル標準化

AIを活用するうえでの最大の壁は、「人によって使い方の差が大きいこと」です。
たとえば、同じツールを使っても、プロンプト設計や出力修正の精度は個人によってバラバラ。
ここで有効なのが、体系的なAIリテラシー研修です。

• AIの基本概念とリスク理解
  
• 資料作成における実践演習（構成生成・表現調整・レビュー）
  
• 組織内AI利用ガイドラインの共有

こうした研修を定期的に実施することで、AI活用を“属人スキル”から“組織能力”へと変えることができます。

社内共有ツールと連携してナレッジ化

AI資料作成で得られた成功プロンプトや出力事例は、ナレッジ資産として蓄積・再利用することがポイントです。
Notion、Confluence、SharePointなどを活用すれば、「誰がどんな目的で、どのプロンプトを使い、どんな成果を得たか」を共有できます。
これにより、個人のノウハウが組織全体の学びに転化し、“AIが社内に根づく文化”をつくれます。
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定着を加速させる3つの視点（まとめ）

1. 個人ではなく組織として運用する視点
   → テンプレート・ルール・ナレッジを共有化。
   
2. 使い方だけでなく、判断力を育てる視点
   → “AIが出した答えをどう活かすか”を学ぶ。
   
3. 継続的に改善する視点
   → 定期研修・効果測定で文化として根づかせる。

AI資料作成は、単なるツール導入ではなく、企業変革の第一歩です。

まとめ｜“早い×伝わる”を両立するAI資料作成へ

生成AIの進化により、資料作成は“ゼロから作る”時代から“AIと共創する”時代へと変わりました。
しかし、スピードだけを追求すると、内容の浅さやトーンのばらつきといった課題も生まれます。
AI資料作成を成功させる鍵は、「AIの提案力」と「人の編集力」を掛け合わせることにあります。

本記事で紹介したように、

• AIを活かすための5ステップワークフローを整え、
  
• 品質を担保するチェック体制を組み、
  
• テンプレートとプロンプトを社内で共有すれば、

 誰でも短時間で“伝わる資料”を作れるようになります。

AIは単なる時短ツールではなく、組織の知を拡張するパートナーです。人の判断と組み合わせることで、資料作成は「作業」から「戦略」へと進化します。

AI資料作成に関するよくある質問（FAQ）