事務作業を減らす6つの方法｜棚卸しから生成AI活用まで徹底解説

「事務作業が多すぎて、本来やるべき仕事に集中できない」

そんな悩みを抱える企業は少なくありません。

事務作業を減らすには、ツール導入の前に「何を・なぜ減らすか」を明確にすることが重要です。

本記事では、業務の棚卸しから始まり、RPA・SaaS・生成AIなど自社に合った削減方法の選び方、さらに今すぐ実践できる小さな改善まで、事務作業を減らすための具体的なステップを解説します。

「どこから手をつければいいかわからない」という方にこそ、読んでいただきたい内容です。

事務作業を減らす3つのメリット

事務作業を減らす取り組みを始める前に、「なぜ減らす必要があるのか」を明確にしておくことが重要です。

目的が曖昧なまま進めると、手段だけが独り歩きしてしまいます。

ここでは、事務作業の削減が組織にもたらす3つの具体的なメリットを整理します。

事務作業を減らすと本来のコア業務に集中できる

事務作業を削減することで得られる最大のメリットは、本来注力すべきコア業務に使える時間が増えることです。

たとえば、毎日1時間かかっていたデータ転記を自動化できれば、月に約20時間分の工数を営業活動や企画立案に振り向けられます。

事務作業は「やらなければならない仕事」ではありますが、それ自体が直接的な付加価値を生むわけではありません。

削減した時間をコア業務に充てることが、生産性向上の本質です。

事務作業を減らすとヒューマンエラーが減り業務品質が上がる

単調な繰り返し作業が多い事務業務は、集中力の低下によるミスが発生しやすい領域です。

データの転記ミス、計算間違い、入力漏れといったヒューマンエラーは、後工程での修正対応を生み、かえって工数を増やす原因になります。

自動化やツール導入によって作業をシステムに任せることで、ミスの発生率を大幅に抑えられます。

結果として業務品質が安定し、手戻り対応にかかる時間も削減可能です。

事務作業の削減が従業員の定着率・モチベーション向上に直結する

単調な事務作業が積み重なる職場環境は、従業員の疲弊や離職につながりやすいという課題があります。

事務作業を削減し、やりがいのある業務に集中できる環境を整えることは、従業員満足度の向上にも直結します。

特に人手不足が深刻な現在、採用・育成コストを抑える観点からも、定着率の改善は経営課題として見逃せません。

事務作業の削減は、コスト削減と人材定着の両面に効く施策です。

事務作業を減らす前に「業務の棚卸し」から始めよう

事務作業を減らすには、いきなりツール導入から始めるのではなく、まず「何をどれだけやっているのか」を可視化することが不可欠です。

業務の全体像を把握し、削減対象となる業務を見極める工程＝業務棚卸しは、すべての効率化・自動化のスタートラインです。

事務作業を減らす第一歩：定型・非定型業務の仕分け方

業務棚卸しでは、まず「定型業務」と「非定型業務」に分けましょう。

• 定型業務
  • 手順やルールが決まっており、反復性がある業務
  • 例：請求書発行、経費精算、月次レポートの作成など
• 非定型業務
  • 状況に応じて対応が変わる、判断を要する業務
  • 例：顧客からの問い合わせ対応、新規施策の立案など

「定型×頻度が高い×時間がかかる」業務は、真っ先に削減候補となるため、仕分けの段階で可視化しておくと、後の判断がスムーズになります。

事務作業の削減対象を見つける業務フローの可視化

1つひとつの業務を「作業単位」に分解し、以下の手順で棚卸しを進めましょう。

1. 業務を書き出す：部署ごとに「何のために、どの作業をしているか」をリスト化する
2. 作業の流れ（フロー）を図解する：Excelやオンラインツールを使って、業務の前後関係・担当者・使用ツールを可視化する
3. 作業量・頻度・負担感をスコアリングする：どの業務が「時間がかかっていて、かつ面倒か」を把握し、優先順位を付ける

このプロセスを通じて、「やめられる作業」と「ツールで代替できる作業」が明確になります。

事務作業を減らすための「やめていい仕事」見極めチェックリスト

削減対象の見極めには、以下のような視点が有効です。

チェック項目	該当する業務は…
誰の役に立っているか不明	→廃止を検討
二重入力や重複作業がある	→工程を統合or自動化
判断を必要としない作業	→RPAやマクロでの自動化が可能
担当者が「惰性でやっている」	→やめても支障がない可能性大

「とりあえず昔からやっている」「前任者から引き継いだまま」という作業こそ、削減・見直しの余地が大きい領域です。

関連記事：作業の無駄が多い会社の特徴と改善策｜生成AI活用で業務効率を最大化

事務作業を減らす6つの方法｜自社に合ったアプローチを選ぼう

業務の棚卸しによって「減らせる事務作業」が明確になったら、次はそれに対してどのような手段で削減・効率化するかを検討していきます。

ここでは、企業でよく使われている6つのアプローチを紹介します。それぞれの特徴・メリット・注意点を把握し、自社に合った選択をしましょう。

1. RPA導入で事務作業の繰り返しを自動化する

RPA（Robotic Process Automation）とは、人がPC上で行う定型的な操作手順をソフトウェアロボットに記憶・実行させることで、作業を自動化する技術です。

【向いている業務の例】

• 請求データの転記
• 勤怠データの集計
• 定型レポートの自動出力

メリット	注意点
人為的ミスの削減24時間稼働が可能拡張性が高い	導入にはルールの明確化と設計が必要業務が頻繁に変わる場合は運用コスト増に

2. ExcelマクロやGASで事務作業を低コストで内製自動化する

小規模な業務には、ExcelマクロやGAS（Google Apps Script）といった軽量な自動化も有効です。

向いている業務の例

• 社内報告書の自動作成
• フォルダ自動生成
• メールテンプレート送信など

メリット	注意点
コストがかからず導入できる現場主導で内製しやすい	担当者にスキルが必要属人化しやすく、引き継ぎ対策が必要

3. 業務プロセスの見直しで事務作業のムダを削る

「作業を自動化する」の前に、「そもそもやらなくていい作業では？」と見直すのも重要です。

見直し例

• 二重承認を一本化する
• 月次報告の頻度を見直す
• 紙での回覧を廃止し、電子化する

メリット	注意点
運用にコストがかからない自社にしかわからない”ムダ”を洗い出せる	社内調整や説得が必要になるケースあり

4. SaaSツールの導入で事務作業の手間を一気に減らす

事務作業の多くは、専用SaaSの導入で大幅に効率化可能です。

代表的なカテゴリ

• 経費精算（例：マネーフォワード クラウド経費）
• 勤怠管理（例：KING OF TIME）
• 顧客管理・請求（例：Salesforce、freee）

メリット	注意点
業務特化型のため導入後すぐに効果が出やすい クラウド化でリモート対応もしやすい	導入〜定着まで時間がかかる場合も機能過多で使いこなせないこともある

5. アウトソーシング・BPOで事務作業を外部に切り出す

「自動化しづらい」「リソースが足りない」業務は、外部委託＝BPOの活用も視野に入ります。

対象業務の例

• データ入力
• コールセンター業務
• 単純な資料作成

メリット	注意点
自社の人手をコア業務に集中できる短期的に効果が出やすい	品質管理の仕組みが必要情報漏洩対策を含む契約リスク管理が必須

6. 生成AIで非定型業務まで自動化する

RPAやマクロでは対応が難しかった「非定型業務」の自動化に、生成AIが新たな選択肢をもたらしています。

生成AIが得意とする事務作業の例は以下の通りです。

• メールの下書き・返信文の作成
• 会議の議事録作成・要約
• 社内規程や報告書のたたき台作成
• 問い合わせ対応文の生成
• データをもとにしたレポートの文章化

RPAは「決まった手順の繰り返し作業」を自動化するのに対し、生成AIは「毎回内容が変わる文章処理・情報整理」を得意とします。

両者を組み合わせることで、定型・非定型を問わず、事務作業全体の大幅な削減が実現できます。

ただし、生成AIの活用には「使い方のルール整備」と「社員への基礎教育」がセットで必要です。

ツールを導入するだけでなく、組織として使いこなせる体制を整えることが、効果を最大化する鍵になります。

関連記事：議事録作成を自動化する生成AIツール10選｜企業導入の選び方と全社展開戦略

事務作業を減らすために今すぐできる3つの改善

大がかりなツール導入や業務設計の見直しは、効果が大きい反面、時間とコストがかかります。

まずは「今日からできること」に着手することで、現場の改善意識が高まり、大きな変革への土台にもなります。

ここでは、すぐに実践できる3つの小さな改善を紹介します。

整理整頓とファイル命名ルールの統一

デスクトップのファイルが散在していたり、フォルダ構造がバラバラだったりする状態は、「探す時間」という見えないムダを毎日生み出しています。

まずは共有フォルダの構造を整理し、ファイル名のルール（例：「日付_部署名_書類種別」）を統一しましょう。そうすることで、チーム全体の検索・共有にかかる時間を削減できます。

特に複数人が関わる業務では、命名ルールの統一が属人化の解消にも直結します。

コストゼロで始められる改善として、最初の一歩に最適です。

ショートカットキー・テンプレート活用で日々の作業を時短

毎日繰り返すPC操作の中には、ショートカットキーやテンプレートを使うだけで大幅に短縮できる作業が数多くあります。

たとえば、よく使うメール文面をテンプレート登録しておく、Excelの操作をショートカットキーに置き換えるといった工夫は、1回あたりの短縮時間はわずかでも、積み重なると月単位で大きな差になります。

チームで一覧表を共有して全員が活用できる状態にすることが、組織全体の底上げにつながります。

ツール導入の前に、まずこうした習慣の見直しから始めましょう。

ペーパーレス化・電子承認で紙起点の手間をなくす

「印刷して、押印して、回覧して、保管する」という紙起点のフローは、一連の作業に想像以上の時間と手間がかかっています。

電子承認ツールやクラウドストレージを活用してペーパーレス化を進めることで、承認待ちのタイムロスや書類の保管・検索コストを削減可能です。

また、リモートワーク環境でも業務が滞らなくなるという副次効果もあります。

まずは社内の申請・承認フローのひとつをペーパーレス化することから試してみましょう。

関連記事：業務効率化が進まない5つの理由と、現場が動き出す定着型の改善術とは？

事務作業を減らして、本来の仕事に集中しよう

事務作業を減らすには、いきなりツールを導入するのではなく、まず「業務の棚卸し」から始めることが重要です。

削減対象を見極めたうえで、RPA・GAS・SaaS・BPO・生成AIといった自社に合った手段を選びましょう。定型・非定型を問わず、事務作業の大幅な削減が実現できます。

また、ショートカットキーの活用やペーパーレス化など、今日からできる小さな改善も積み重ねることで、現場の改善意識が育ち、大きな変革への土台になります。

事務作業の削減は、コスト削減・ミス低減・従業員定着率の向上と、組織全体にメリットをもたらす取り組みです。

まずは自社の業務を棚卸しするところから、一歩を踏み出してみましょう。