NotebookLMは情報漏洩する？学習有無・安全性・企業利用の判断基準を徹底解説

「NotebookLMにアップロードした社内文書は安全なのか」「データがGoogleのAI学習に使われてしまうのではないか」と調べている方も多いのではないでしょうか。NotebookLMは議事録整理や社内ナレッジの活用に便利なツールですが、機密情報を扱う性質上、セキュリティ面での懸念が生じやすいのも事実です。本記事では、データの学習利用の有無から具体的なセキュリティ設定手順、Enterprise版との違いまでを整理します。加えて、AI経営総合研究所が独自に取材した先行企業の活用実態から、組織全体でNotebookLMを安全に活用するための設計思想もお伝えします。

弊社では、NotebookLMを安全に運用するのに役立つ資料を配布しています。リスク管理方法やガバナンス対策、ルール設計などが分かる内容です。情報漏洩が起きない使い方をする、データを守る組織体制を整えるヒントになりますので、ぜひご活用ください。

NotebookLMは情報漏洩のリスクがあるのか？

適切なアカウント管理と利用ルールを整えれば、NotebookLMを業務で活用すること自体が即リスクになるわけではありません。ただし「Googleのサービスだから安心」という理由だけで無条件に使ってよいわけでもなく、どの情報を・どの環境で・どの立場の人が扱うかによってリスクは変わります。

情報漏洩の多くは、ツール自体の欠陥ではなく、利用ルールの不備や共有設定の誤操作によって起こります。「NotebookLMは危険か安全か」という二択ではなく、どの条件なら安全と言えるのかを整理することが出発点です。

特に企業利用では以下の3点を把握せずに使い始めると、後から説明責任を問われるリスクが生じます。

• アップロードしたデータがAI学習に使われる仕組みかどうか
• ノートブックの共有範囲が想定通り制御されているか
• 組織アカウント（Google Workspace）と個人アカウントで管理の考え方が異なること

NotebookLMにアップロードしたデータは学習に使われるのか？

NotebookLMの無料版（個人アカウント利用）では、​​アップロードしたソースはGeminiのモデルトレーニングに使用されない​​というのがGoogleの公式方針です。入力したデータは、ユーザーが指定したノートブック内での回答生成にのみ使われる「参照情報」として扱われ、他ユーザーの回答生成や汎用モデルの改善に横断利用されることはありません。

​プラン別のデータ保護水準を比較​​すると、企業利用と個人利用で選ぶべき選択肢が明確になります。

比較軸	無料版（個人アカウント）	Google Workspace版	Enterprise版
データ学習への利用	規約上サービス改善目的の参照あり	明示的にトレーニング不使用	明示的にトレーニング不使用
共有・アクセス制御	共有リンクで広範囲公開リスクあり	組織ドメイン内で制御可	管理者による詳細制御
監査ログ	なし	一部あり	あり
想定シーン	個人学習・情報収集	社内ナレッジ整理・会議準備	機密文書を扱う法人利用
企業利用の可否	機密情報を扱わない場合のみ	チーム利用・社内文書の整理	セキュリティ要件が厳しい法人

ただし、この前提が成り立つのは適切な設定と運用のもとでの話です。以下の点に注意が必要です。

無料版（個人アカウント）の場合

Googleの利用規約上、サービス改善目的でのデータ参照が含まれる場合があります。規約の解釈や適用範囲は更新されることがあるため、機密性の高い情報を扱う場合は後述のGoogle WorkspaceやEnterprise版の利用が前提となります。

Google Workspace経由での利用の場合

Google WorkspaceのアカウントでアクセスしたNotebookLMは、Workspaceのデータ保護ポリシーが適用されます。Googleは「Workspace経由で利用したデータは、AIモデルのトレーニングに使用しない」と明示しており、企業利用においては個人アカウントより高いデータ保護水準が担保されます。

「削除できる＝何でも入れてよい」ではない

ノートブックのデータは削除操作が可能ですが、「削除できること」と「入力してよい情報かどうか」は別問題です。企業利用では、削除可否より前に「そもそもこの情報を外部クラウドサービスに置いてよいか」を社内規定に照らして判断する必要があります。

NotebookLMのデータが外部に漏れる可能性は？具体的なリスク区分

NotebookLMのデータが外部に漏れるルートは「ツール側の問題」より「運用側の問題」がほとんどです。リスクを4つに分類して整理します。

機密情報の不用意なアップロード

社外秘文書・顧客データ・個人情報を含む資料をそのままアップロードすると、それ自体が情報管理上のリスクになります。NotebookLM側でデータが外部流出しなくても、Googleのサーバーに機密情報が置かれた状態は、社内規定違反や監査対象になり得ます。

共有設定の誤操作

NotebookLMにはノートブックを他者と共有する機能があります。共有リンクを「リンクを知っている全員が閲覧可能」に設定した状態で第三者に送付した場合、意図せず社外の人物が内容にアクセスできる状態になります。競合他社への流出や、個人情報保護法上の問題に発展した事例も報告されています。

個人アカウントと組織アカウントの混同

従業員が個人のGoogleアカウントで業務資料をNotebookLMにアップロードするケースは、組織としての管理外になります。退職後もそのデータが個人アカウントに残り続けたり、個人アカウントの共有設定ミスで外部に漏れるリスクが発生します。

社内規制・監査対応上のリスク

実際の情報流出が起きていなくても、「なぜそのツールを使ったのか」「どのようなルールで運用していたか」を説明できない場合、監査や内部統制上の問題として指摘されます。ツールのセキュリティ仕様だけでなく、「使用ルールが整備されていたか」が問われる点に注意が必要です。

個人情報・機密情報を扱う場合のリスクと注意点

個人情報を含む資料をNotebookLMで扱う際は、「誰が入力し、どのアカウントで管理し、どの範囲まで共有されるのか」を明確にすることが前提です。個人情報保護法では、個人情報の第三者提供や委託先管理について明確な義務が課されており、AIツールへの入力もその対象になります。

機密文書・契約書・顧客データについては「NotebookLMに入力できるかどうか」ではなく「入力してよい情報なのか」という視点が求められます。企業の情報セキュリティポリシー上、クラウドサービスへのアップロードが制限されている情報区分が設けられている場合、NotebookLMも例外ではありません。

企業利用では、実際の事故よりも「説明責任」が問われる場面が多くあります。Googleの利用規約やデータ処理補足契約（DPA）の内容を把握し、社内の情報セキュリティポリシーと照合したうえで利用可否を判断することが必要です。

NotebookLMのセキュリティ対策：基本から応用まで

NotebookLMを企業で安全に使うためのセキュリティ対策を、基本・応用・高度の3段階で整理します。

基本対策

Google Workspaceアカウントでの利用​

企業利用の基本は、個人アカウントではなくGoogle Workspaceの組織アカウントでNotebookLMを使うことです。Workspace経由の利用はGoogleのデータ保護ポリシーが適用され、管理コンソールから利用制御も可能になります。

​共有設定の厳格化​

ノートブックの共有設定は「特定のメンバーのみ」に限定します。「リンクを知っている全員」への公開設定は、業務利用では原則NGです。定期的に共有リンクの状態を確認し、不要になったノートブックは削除またはアクセス権を取り消します。

​不要データの削除と入力情報の選別​

使い終わったノートブックとソースデータは適時削除します。また、アップロード前に資料内の個人情報や機密事項をマスキングまたは削除しておくことも、リスク低減の実践的な手順です。

​二要素認証の設定​

NotebookLMを利用するGoogleアカウントは二要素認証を必須にします。アカウント乗っ取りによる情報流出を防ぐ基本的な対策です。

応用対策

​フィードバック機能のオフ​

NotebookLMには回答の品質向上のためのフィードバック機能があります。業務で利用する場合は、フィードバック送信をオフにすることで、入力内容がGoogle側に送信されるリスクを低減できます。設定は画面内の「アクティビティ」または「フィードバック設定」から変更可能です（設定画面は更新される場合があるため、公式ヘルプを合わせて確認してください）。

​社内AIガイドラインの策定と周知​

NotebookLMに限らず、生成AIツールを業務利用する際は「入力してよい情報の範囲」「利用可能なアカウント」「共有範囲のルール」を明記した社内ガイドラインを整備することが必要です。ルールがなく現場の判断に任せている状態では、属人的な判断によるリスクが高まります。

以下の資料では、社内ルールの設計や組織体制、リスク対策などについてより深く解説しています。情報漏洩を防ぐ体制を整える基礎知識がわかる内容です。

NotebookLM Enterpriseが提供する高度なセキュリティ機能

NotebookLM Enterpriseは、通常版にはない3つの高度なセキュリティ機能を提供します。高い機密性が求められる業務での利用や、大規模な組織展開を計画している場合は、Enterprise版の利用を前提に検討することが必要です。

Cloud IAMによるアクセス制御

Google CloudのIdentity and Access Management（IAM）を使い、誰がどのデータにアクセスできるかをロールベースで細かく制御できます。部門や役職に応じたアクセス権設定が可能になります。

VPC Service Controlsによるデータ移動のブロック

Virtual Private Cloud（VPC）のサービスコントロール境界を設定することで、NotebookLM内のデータが組織外のリソースに移動するのをブロックできます。外部への意図しないデータ流出リスクを大幅に低減できます。

Cloud KMSによる顧客管理の暗号化

Cloud Key Management Service（KMS）を使い、データの暗号化キーを顧客側で管理できます。Googleが管理するデフォルトの暗号化に加えて、自組織の暗号化キーを使うことで、より高い水準のデータ保護が実現します。

NotebookLMを「安全」と判断できる条件とは？

企業でNotebookLMを安全に利用できるかどうかは、以下の条件が整っているかで判断します。

​利用しても問題になりにくいケース​

• Google WorkspaceまたはEnterprise版を使用している
• 扱うデータが公開情報または社内共有が前提の資料に限定されている
• 共有範囲が必要なメンバーのみに制限されている
• 社内AIガイドラインで入力可能な情報の範囲が明確になっている
• 個人アカウントでの業務利用が禁止または管理されている

​利用を慎重にすべきケース​

• 個人情報・機密情報・社外秘資料を含むデータを無条件にアップロードしている
• 社内のセキュリティポリシーでクラウドサービスへのデータアップロードが制限されている
• 共有設定のルールが定まっておらず現場任せになっている
• 個人アカウントと組織アカウントが混在している

他社の取り組み｜九州旅客鉄道・株式会社マツリカに学ぶNotebookLM安全活用の設計

ここでは、AI経営総合研究所が独自に取材した先行企業の取り組みから、NotebookLMを含む生成AIツールを組織全体で安全に運用するための設計思想を紹介します。

九州旅客鉄道株式会社｜ガイドライン整備とツール使い分けで安全活用を実現

九州旅客鉄道株式会社では、JDLAのガイドラインをベースに自社ルールを策定し、Copilot・Gemini・NotebookLMを目的別に使い分ける体制を構築しています。同社は「​​非エンジニアが自律的に対応できる体制を目指しています。​​」と語っています。

注目すべきは、​​単一ツールの安全性だけで判断せず、ガイドラインと用途別のツール設計を同時に整備した点​​です。NotebookLMをはじめとする生成AIツールは、それぞれの特性に合わせた使い分けルールと組み合わせることで、初めて組織全体での安全な活用が成立します。

詳細は九州旅客鉄道株式会社のインタビュー記事で紹介しています。

株式会社マツリカ｜セキュリティガイドラインで個人情報の入力を全社禁止

株式会社マツリカでは、セキュリティガイドラインを策定し個人情報のプロンプト入力を全社で禁止するルールを確立しています。営業工数を月間最大11.5時間削減する成果を出しながら、情報管理のルール整備を並行して進めました。担当者は「​​実際の業務で使ってみないと本質的な課題は発見しづらいでしょうし、使ってみて実際に効率化を感じると、”なぜAIがこの業務で必要なのか”を実感できるはずです。​​」と語っています。

注目すべきは、​​「使わせない」ではなく「使いながらルールを育てる」アプローチを採用した点​​です。全面禁止より、利用実態をベースにガイドラインを段階的に整備する方法のほうが、現場の納得感と実効性が両立します。

詳細は株式会社マツリカのインタビュー記事で紹介しています。

2社に共通する設計思想​​：①ツール導入前にガイドラインを整備する ②情報の種類ごとに入力可否を明確化する ③現場が「なぜそのルールが必要か」を理解して運用できる状態を作る。この3点が、NotebookLMを含む生成AIツールを組織で安全に活用するための基盤になります。

NotebookLMの組織導入・利用ガイドライン整備について支援が必要な方は、無料資料をご確認ください。

なぜツールの安全性だけでは不十分なのか

NotebookLMの仕様やセキュリティ設定を正しく理解していても、それを現場でどう運用するかが決まっていなければ実際の判断には使えません。

情報漏洩の多くはAIシステムの欠陥よりも、利用ルールの不備や判断ミスといった人的要因が大きな割合を占めます。「どの情報を入力してよいか」「誰が管理するか」「共有範囲をどう決めるか」という判断基準が組織内に存在しない状態では、どんなセキュリティ機能を持つツールを使っても安全とは言えません。

企業利用で問われるのは、事故が起きたかどうかより先に「なぜそのツールを使ったのか」「どのようなルールで運用していたのか」という説明責任です。NotebookLMを安全に業務活用するためには、ツール理解と運用設計をセットで整えることが前提となります。

企業でNotebookLMを使うなら考えるべき運用設計

NotebookLMを業務に取り入れる際、最初に整備すべき運用設計の要素を整理します。

​入力可能な情報の範囲を明文化する​

社内の情報分類（公開・社内限・機密・極秘など）とNotebookLMへの入力可否を対応させた基準を作ります。「公開情報は可、個人情報・機密文書は不可」という最低限の整理があるだけで、現場の判断ブレは大きく減らせます。

​利用アカウントを組織アカウントに統一する​

Google Workspaceアカウントでの利用を全社に徹底します。個人アカウントでの業務利用を禁止または制限し、管理コンソールから利用状況を把握できる体制を整えます。

​ガイドラインの定期的な見直し​

NotebookLMの機能やGoogleのデータポリシーは更新されます。ガイドラインは作成で終わりにせず、四半期ごとに最新情報を確認して見直す仕組みを組み込みます。

​現場教育とリテラシー向上​

ルールを作るだけでは実効性がありません。「なぜそのルールが必要か」を理解している人材が現場にいることが必要です。生成AIの特性とリスクを正しく理解するための教育が、持続的な安全運用の基盤になります。

まとめ｜NotebookLMを適切に活用することで情報漏洩は防げる

NotebookLMは、使った瞬間に情報漏洩を引き起こすような危険なAIではありません。一方で、無条件に安全と言い切れるツールでもありません。

安全性は以下の3条件がすべて揃って初めて成立します。

• Google WorkspaceまたはEnterprise版を使用している​​（個人アカウントのみでの業務利用は管理外になる）
• ​入力可能な情報の範囲と共有ルールが明文化されている​​（現場任せにしない）
• ​組織全体でルールを理解・運用できている​​（ガイドライン作成だけでは不十分）

特に、Googleの無料版（個人アカウント）での業務利用は、データ保護水準と管理可能性の両面でリスクが高まります。企業として本格的にNotebookLMを活用するなら、Google WorkspaceかEnterprise版への移行を前提に検討することが現実的な判断です。

以下の資料では、リスク管理方法やガバナンス対策、ルール設計、プロンプトの考え方などについてより深く解説しています。情報漏洩が起きない使い方をする、データを守る組織体制を整えるヒントになるはずです。ぜひお気軽にご活用ください。

よくある質問