ビジネスチャットとして広く利用されているChatwork。日常的なコミュニケーションに欠かせない存在になりつつありますが、「タスク管理」まで上手く活用できている企業は意外と多くありません。
「メッセージをそのままタスクに変換できるのは知っているけれど、結局うまく回せない」
「リマインダーがなく、タスクが埋もれてしまう」
「無料プランだと制限が多く、チーム運用に限界を感じる」
こうした声は少なくありません。実際に検索ユーザーが求めているのは、Chatworkを効率よくタスク管理に使う方法と、弱点をどう補完するかの具体策です。
本記事では、Chatworkのタスク管理機能の基本操作から、実務で役立つ活用例、知っておきたい限界と解決策まで徹底的に解説します。さらに、他のタスク管理ツールとの比較や、全社的に定着させるための教育・研修の重要性についても触れます。
読み終えた頃には、「Chatworkで自社のタスク管理をどう仕組み化すべきか」が明確になるはずです。
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Chatworkでタスク管理を行うメリット
Chatworkのタスク機能は、ただの「ToDoリスト」以上の効果を発揮します。チャットとタスクが一体となっているため、情報共有と業務管理を同じプラットフォームで完結できるのが大きな強みです。ここでは、実務で特に役立つ3つのメリットを整理します。
メッセージをそのままタスク化できる手軽さ
Chatworkでは、やり取りしたメッセージから直接タスクを登録できます。これにより、指示や依頼がチャットの流れの中で自然にタスク化され、記録の抜け漏れを防止できます。わざわざ別のツールに転記する必要がないため、作業効率の向上に直結します。
担当者と期限を可視化して責任を明確にできる
タスク作成時に担当者と期限を設定できるため、「誰が・いつまでに」やるのかが一目で分かるようになります。曖昧な役割分担がなくなり、チーム全体での責任感や進捗管理の精度が高まります。
特に複数メンバーで進める業務においては、この「可視化」が大きな効果を発揮します。
チャットと連動したチーム全体での進捗把握
タスクの完了・未完了は一覧で確認できるだけでなく、関連するチャットの文脈と紐づけて確認できます。
これにより、単なるタスク状況だけでなく、背景や経緯まで含めて把握できる点が特徴です。業務上の「なぜこのタスクが必要か」という理解が深まり、チーム全体の納得感を得やすくなります。
このように、Chatworkは日常業務の流れに沿って自然にタスク管理を組み込める点が大きなメリットです。ただし、便利な一方で限界も存在するため、次の章では基本操作と併せて、実務に落とし込むための工夫を解説していきます。
Chatworkタスク管理の基本操作
Chatworkのタスク管理はシンプルな操作で利用できるため、導入直後のチームでもすぐに取り入れることが可能です。操作方法を理解しておくことで、日常業務の中にスムーズにタスク管理を組み込めます。ここでは、基本的なステップを順を追って確認していきましょう。
メッセージからタスクを追加する方法
業務の依頼や確認がチャットで届いたら、そのままタスクに変換できます。メッセージを選択しタスク追加を行うと、会話の文脈を残したままタスク化できるため、背景を忘れずに処理が可能です。これにより「何を依頼されたのか」が曖昧にならず、やるべきことが明確になります。
担当者と期限の設定手順
タスク登録時には担当者と期限を指定できます。責任者と期日を明確に設定することで、業務の優先度や進行スピードをコントロールしやすくなるのが特徴です。特に複数のタスクが同時進行しているときは、期限を見える化するだけでチームの生産性が大きく向上します。
タスク一覧を確認し進捗を管理する
登録したタスクは「未完了」「完了」に分けて一覧表示されます。これにより、進捗を可視化し、チーム全体で状況を把握できるようになります。タスクが滞っている場合にはすぐにフォローできるため、抜け漏れや遅延を防ぐ仕組みとして機能します。
実務で役立つChatworkタスク活用例
基本操作を理解したら、次に知りたいのは「どのような場面で実際に役立つのか」という点です。Chatworkのタスク機能は、部門や業務の特性に応じて使い方を工夫することで、より大きな効果を発揮します。ここでは、代表的な活用シーンを紹介します。
営業チーム｜案件進捗をChatworkで共有
営業活動では、顧客対応や提案準備、契約関連など複数の業務が並行して進みまChatworkでタスクを管理すれば、誰がどの案件を担当しているのか、次に何をすべきかが一目で把握できるようになります。チーム全体で進捗を共有できるため、引き継ぎやフォローもスムーズです。
バックオフィス｜申請・承認業務の抜け漏れ防止
経理や人事などのバックオフィスでは、請求処理や勤怠承認といった定常業務が多く発生します。これらをタスクとして登録すれば、誰が承認待ちなのか、どの処理が未対応なのかを即座に確認できるようになります。定期的な業務も「可視化」することで、ミスや対応遅れを大幅に減らせます。
個人タスク｜セルフタスクで日々のTODOを管理
チーム単位だけでなく、個人の仕事管理にも活用可能です。自分に割り当てた「セルフタスク」を利用すれば、TODOリストのように業務を整理し、優先度を意識しながら取り組めるようになります。紙や別アプリに書き出す手間が不要になり、Chatwork上で一元管理できるのが魅力です。
このように、Chatworkのタスク機能は営業・バックオフィス・個人業務など幅広いシーンで応用可能です。
ただし万能ではなく、一定の限界も存在します。次の章では、知っておくべき制約や注意点について整理していきましょう。
Chatworkのタスク管理で注意すべき限界
便利に見えるChatworkのタスク管理ですが、機能の性質上どうしても避けられない制約があります。基本操作やユースケースを知っているだけでは、運用の壁にぶつかることも多いでしょう。ここでは、事前に理解しておくべき限界を整理します。
リマインダーや繰り返し通知がない
Chatworkのタスク機能には、期日が近づいたときに通知するリマインダーがありません。「登録したこと自体を忘れてしまう」リスクがあり、担当者任せでは抜け漏れが起こる可能性があります。繰り返しタスクの自動生成もできないため、定常業務では運用の工夫が欠かせません。
無料プランでは機能に制限がある
無料プランでもタスク登録は可能ですが、タスク数や保存期間に制約があるケースがあり、長期運用には不向きです。
小規模なチームであれば問題なくとも、成長に合わせて運用が複雑化すると不便を感じるようになるでしょう。有料プランに切り替えるか、別の補完策を検討する必要があります。
複雑なプロジェクト管理には不向き
Chatworkのタスク機能はあくまで「チャットに付随したシンプルなタスク管理」です。ガントチャートや依存関係管理のような高度なプロジェクト管理機能は備えていません。
プロジェクト全体の進行を可視化するには限界があるため、別の専用ツールと組み合わせる選択肢も視野に入れるべきです。
このように、Chatworkは日常業務のタスクを管理するには便利ですが、「万能ではない」点を理解して使うことが大切です。では、これらの限界をどう補えばよいのか。次の章では、運用の工夫や外部ツールとの併用方法を解説していきます。
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限界を補完する方法と運用の工夫
Chatworkのタスク機能はシンプルで使いやすい一方、リマインダーや高度な管理機能が不足しています。しかし、いくつかの工夫や外部ツールとの連携を取り入れることで、実務での不便さを補うことは十分に可能です。ここでは具体的な補完方法を紹介します。
セルフタスクやリスト運用で抜け漏れを防ぐ
リマインダーがない分、自分に対して「セルフタスク」を登録しておくと、後で一覧から確認しやすくなります。特に毎日の定常業務はリスト化しておくことで、視覚的に進捗を確認でき、未処理を見逃しにくくなるのがポイントです。
外部ツールとの併用でプロジェクト管理を強化する
Chatworkだけではプロジェクト全体の把握に限界があります。その場合は以下のような外部ツールを補完的に組み合わせるのがおすすめです。
- Trello：かんばん方式で進捗を見える化できる。Chatworkの指示をタスク化した後に、全体像を整理するのに有効
- Asana：依存関係や進行状況をガントチャートで管理可能。複雑なプロジェクトを扱う部署に適している
- Notion：ドキュメント管理とタスク管理を統合できるため、Chatworkの補完としても相性が良い
Chatworkで日常タスクを回しつつ、プロジェクト全体は外部ツールで俯瞰するというハイブリッド運用が、現実的で成果に直結する方法です。
詳しくは「Notionでタスク管理を効率化」の記事も参考になります。
社内ルールと研修で仕組み化を進める
どんなに便利な機能も、チーム内でルールが統一されていなければ形骸化してしまいます。そこで重要になるのが、タスク登録・確認・完了のルールを共通言語化することです。
例えば、
- タスク作成時は必ず期限と担当者を設定する
- 完了処理はその日のうちに行う
- 定例会議では未完了タスクを必ず確認する
こうしたルールを浸透させるには、研修を通じて全社的に「運用を仕組み化」するのが効果的です。
詳細は「チームのタスク管理を成功させる方法」の記事でも触れています。
Chatworkと他のタスク管理ツールを比較する
Chatworkは日常業務の延長でタスク管理を行える点が強みですが、専用ツールと比べると機能面では劣る部分もあります。自社に合った選択をするには、Chatworkを使うべき場面と、専用ツールを導入すべき場面を切り分けて考えることが重要です。
| ツール | 特徴・強み | 向いている利用シーン |
| Chatwork | チャットと一体化し、メッセージから直接タスク化できる。操作がシンプルで定常業務に組み込みやすい。 | 少人数チームでの日常タスク管理、抜け漏れ防止、社内連絡と一体で進めたい場合 |
| Trello | かんばん方式でタスクを直感的に整理。複数案件の進行を同時に把握できる。 | プロジェクトを見える化したい、進行状況を可視化したい場合 |
| Asana | 依存関係・マイルストーンの管理が可能。ガントチャートで進捗を把握できる。 | 部署横断プロジェクトや大規模案件の進行管理 |
| Notion | タスクとドキュメントを統合。ナレッジ共有や情報整理も同時に行える。 | プロジェクト管理＋社内マニュアルやナレッジを一元管理したい場合 |
Chatworkと専用タスク管理ツールの違い
タスク管理ツールとして有名なTrelloやAsana、Notionと比較すると、以下のような違いが見えてきます。
- Chatwork：チャットと一体化しているため、指示や依頼がそのままタスク化できる。日常業務の流れに組み込みやすい
- Trello：かんばん方式で全体像を直感的に把握できる。複数案件の並行管理に強い
- Asana：依存関係やマイルストーンを管理でき、プロジェクト全体の進行管理に適している
- Notion：ドキュメント・情報管理とタスクを一元化。ナレッジ共有まで含めて効率化できる
このように、Chatworkは「シンプルさ」や「チャットとの親和性」が強みである一方、複雑なプロジェクトや大規模な管理には専用ツールの方が適しています。
Chatworkを選ぶべきシーン／他ツールを選ぶべきシーン
Chatworkが適しているのは、次のようなケースです。
- 少人数のチームで、日常業務の抜け漏れを防ぎたいとき
- 社内コミュニケーションとタスク管理を同じ場で完結させたいとき
- 短期的なタスクや定常業務を管理したいとき
一方で、専用ツールを検討すべきなのは以下のような場面です。
- 部署横断の大規模プロジェクトを進めるとき
- タスク同士の依存関係や進行状況を正確に把握したいとき
- 外部クライアントを巻き込んだ案件を効率的に進めたいとき
詳しいツール別の特徴は「タスク管理の完全ガイド」でも比較していますので、検討の参考にしてください。
Chatworkは「シンプルに業務を回したい」チームにとって有効ですが、それだけで全社的なタスク管理を完結させるのは難しい場合もあります。
まとめ｜Chatworkタスク管理を成功させるには
Chatworkのタスク管理は、チャットからすぐにタスク化できる手軽さと、担当者や期限を明確にできる点が大きな強みです。営業やバックオフィス、個人のTODO管理まで幅広く活用できますが、リマインダーがない、無料プランの制限がある、複雑なプロジェクトには不向きといった限界もあります。
だからこそ、セルフタスクや外部ツールとの併用、そして社内ルールづくりが欠かせません。重要なのは、ツールを「定着」させて成果に結びつける仕組みを整えることです。
SHIFT AI for Bizの研修では、Chatworkの活用に加え、生成AIを用いた業務効率化まで学べます。Chatworkを便利に使うだけでなく、組織全体の生産性向上につなげたい方は、ぜひ資料をご覧ください。
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Chatworkタスク管理に関するよくある質問（FAQ）
- QChatworkのタスクにリマインダー機能はありますか？
- A
現時点ではリマインダー機能はありません。期日が近づいても自動通知されないため、セルフタスクや定期的な確認をルール化する必要があります。定常業務の場合は外部ツールとの併用で補うのが現実的です。
- QChatworkの無料プランでどこまでタスク管理できますか？
- A
無料プランでもタスクの登録や管理は可能ですが、保存期間や検索可能件数に制限があります。短期的な業務には問題ありませんが、長期的なプロジェクトでは有料プランや補完ツールを検討した方が安心です。
- Qスマホアプリでもタスク管理はできますか？
- A
はい、Chatworkのスマホアプリでもタスクの追加や確認は可能です。外出先からの依頼対応や進捗チェックにも活用できます。ただしPC版と比べて入力効率が落ちるため、運用はチーム内で統一しておくと良いでしょう。
- QChatworkと他のタスク管理ツールは併用できますか？
- A
可能です。日常業務や軽い依頼はChatworkで、プロジェクト全体の進行はTrelloやAsanaで管理するなど、役割を分担する運用がよく使われています。詳しい比較は「タスク管理の完全ガイド」も参考になります。
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