提案書、議事録、レポート。
どれもビジネスに欠かせない「資料作成業務」ですが──
「あの人じゃないとダメなんだよね」
そんな声が日常的に聞こえる職場は、属人化のリスクを抱えている可能性があります。
実際、「提案書の構成や言い回しに自信がない」「議事録をうまくまとめられない」といった不安を抱える社員は多く、作成業務が一部のメンバーに偏っているケースも少なくありません。
このような状態が続くと、業務の再現性が失われ、引き継ぎ困難や生産性の低下を招くことにもつながります。
本記事では、資料作成業務がなぜ属人化しやすいのか、その背景・リスク・解消ステップを整理しながら、生成AIを活用した具体的な対策までご紹介します。
「誰が作っても一定品質の資料が作れる」状態を目指すために、今こそ属人化の構造を見直してみませんか？
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資料作成で属人化しやすい業務とは
資料作成業務の中でも、とくに属人化しやすいのが提案書・議事録・レポートです。これらに共通するのは、「情報を整理し、わかりやすく伝える力」が求められる点。つまり、スキルや経験、文脈理解に依存しやすい業務なのです。
たとえば提案書。構成や文言の選び方ひとつで受け手の印象が大きく変わるため、「営業チームの●●さんしか作れない」「上司に刺さる書き方を知っているのは彼だけ」といった状態に陥りがちです。
議事録も同様です。「何を残すべきか」「どう書けば誤解がないか」といった判断が求められ、情報の取捨選択や要点整理の力に左右されやすくなります。
このような業務では、成果物の品質が“作成者のスキル”に強く依存しやすいため、知らず知らずのうちに属人化が進行し、引き継ぎ不能なドキュメント構造が生まれてしまうのです。
そもそも「属人化」とは？意味とビジネス現場での定義
「属人化」とは、業務の遂行や判断が特定の個人に依存している状態を指します。
その人がいないと仕事が回らない、他のメンバーでは代替できない──そうした構造が組織に定着してしまうと、再現性や継続性が損なわれている危険信号といえます。
資料作成業務は、まさにこの「属人化」が起こりやすい領域です。
なぜなら、提案書や議事録などのドキュメントは“書き手の頭の中にある判断基準”や“過去の経験”によって完成度が大きく左右されるからです。
形式が定まっていない、評価基準が言語化されていない、インプット情報の整理も個人任せ──このような状態では、同じ業務でも成果物の質が大きくぶれるのは当然といえるでしょう。
属人化は、ただの“得意不得意”の問題ではありません。
組織が持つべきナレッジやスキルが個人の中に閉じ込められた状態であり、業務の再現性を奪う最大のボトルネックになり得るのです。
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資料作成が属人化してしまう3つの構造的原因
資料作成における属人化は、「個人の能力に頼ってしまう」以前に、業務の構造そのものに問題があるケースが少なくありません。
ここでは、とくに多くの職場で見られる3つの構造的な原因を紹介します。
① フォーマットやテンプレートが整備されていない
提案書や議事録を作成する際、明確なフォーマットや記入例が存在しないと、作成者によって構成・項目・表現がバラバラになりがちです。
「何を書けばいいのか」が明確でない状況では、経験者に業務が集中し、自然と属人化が進行してしまいます。
②「評価される資料」の基準が言語化されていない
「この資料、わかりにくい」「もう少しインパクトが欲しい」といった曖昧なフィードバック。
このような属人的な評価軸がはびこっていると、チーム内で“ウケのいい資料”を作れる人だけが頼られ、他メンバーのスキルは上がりません。
結果的に、「誰でも作れる状態」から遠ざかってしまいます。
③ 必要な情報が散在しており、インプットが属人的
資料を作成するには、商談内容、社内の数値データ、過去の提案事例など多様な情報が必要です。
しかし、それらの情報が各所に分散していて探しにくい／人に聞かないとわからないという状態では、「慣れている人」に業務が偏るのは当然です。
これらの構造的原因が積み重なることで、資料作成の属人化は日常業務に静かに根を下ろしていきます。では、その影響はどこに現れるのでしょうか？
属人化による“見えにくい”リスクとは
資料作成の属人化は、日常では気づきにくい“潜在的リスク”をはらんでいます。
「いま困っていないから大丈夫」では済まされない、将来的なボトルネックになり得る危険を4つの視点で整理します。
① 引き継ぎが困難になり、業務が止まる
資料の作成手順や完成イメージが“頭の中”にしか存在しない状態では、担当者が異動・退職した瞬間にノウハウが失われ、次の人が手を動かせません。
マニュアルがない、作り方がわからない──それだけで重要な提案が延期になることも。
② 作成スピードとクオリティが属人性に依存する
ベテランは短時間で完成度の高い資料を仕上げられる一方、経験の浅い社員は手探りで時間ばかりかかり、内容も不十分に。
このような差が放置されると、組織全体のスピードと質の低下につながっていきます。
③ 品質のバラつきが、社外からの信頼を損なう
資料のトーンや構成がバラバラだと、「この会社は提案内容に一貫性がない」「人によってレベル差がある」と思われかねません。
ドキュメントは“会社の顔”──属人化はブランディングリスクにもつながります。
④ 育成が進まず、人材が成長しない
ノウハウが個人に閉じていると、若手や中堅が学ぶ機会を失い、再現性のある育成ができなくなります。
「自分で見て覚えて」の属人的文化が、組織全体の成長を妨げている可能性もあるのです。
では、このようなリスクを回避し、属人化を解消するにはどうすればよいのでしょうか？
次のセクションでは、具体的な解決ステップを紹介します。
資料作成の属人化を脱却する5つのステップ
資料作成業務の属人化を解消するには、「特定の人でなくても同じ成果物が出せる」状態を目指すことが重要です。
ここでは、属人性を取り除き再現性を高める5つのステップを紹介します。
① テンプレートと記入例を整備する
まずは、提案書や議事録に統一されたフォーマットと記入例を用意しましょう。
「何を書くか」「どんな順番で」「どのくらいの分量で」といった基準が明確になることで、初学者でも迷わず取り組める環境が生まれます。
② 評価基準を言語化する
レビュー時に使われる判断軸（例：論理の一貫性・読みやすさ・網羅性など）を観点ベースで明文化します。
これにより、「上司に何を見られているのか」がわかり、属人的なフィードバック文化から脱却できます。
③ ナレッジ共有の場をつくる
NotionやSlackなどのツールを活用し、「過去の成功資料」や「よく使うフレーズ集」などを共有することで、属人化の温床となる“情報の孤立”を解消できます。
④ 作成のベースとして生成AIを活用する
たたき台作成にChatGPTなどを活用すれば、「構成が思いつかない」「表現が浮かばない」といった属人的な壁を突破できます。
経験値によらず、一定の水準を出発点にできる点が大きなメリットです。
⑤ スキルを仕組み化する“教育プログラム”を導入する
属人化を根本から解消するには、スキルの属人性を再現可能な教育フローに落とし込むことが不可欠です。
この点で、生成AIを活用した法人研修は「誰でも一定レベルで資料が作れる」状態を育む仕組みとして注目されています。
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“誰でも作れる”を支える生成AIの活用法
テンプレートや評価基準を整備しても、「実際に手を動かす」ハードルは依然として残ります。
とくに提案書や議事録のような“思考と言語化”が求められる業務では、「ゼロから書く」ことそのものが属人化の温床になります。
そんな属人性の壁を打ち破る手段が、生成AIの活用です。
◆ たとえば、提案書の「たたき台」を自動で作成
プロンプト（指示文）を適切に与えることで、商談の背景・提案の要点・導入メリットなどを整理したベース原稿をChatGPTに作ってもらうことができます。
これにより、「構成を考える」「表現を整える」といった思考負荷が軽減され、非属人的なスタートラインを全員が持てるようになります。
◆ 議事録も“要約→成文化”をAIで時短
会議の音声や要点メモをAIに読み込ませ、要約・整形・体裁の統一をAIがサポートすることで、議事録の属人化も大きく解消できます。
「誰が書いても伝わる形に仕上がる」という状態が実現しやすくなるのです。
◆ 属人化の根源は“ゼロから考えること”
多くの属人化は、「どう始めればいいかわからない」「書き出しが難しい」といったスタート時点の不安や不明瞭さに起因しています。
生成AIの活用により、これらの“最初の壁”を取り除くことができれば、資料作成における属人化は一気に崩れ始めます。
属人化を脱し、組織の再現性を高めたいなら──生成AIを業務に活かすには、正しい使い方と設計が不可欠です。
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属人化を乗り越えた“理想の状態”とは
属人化を解消する目的は、単に「誰でもできるようにする」ことではありません。
本質的には、チームとしての再現性・成長性・生産性を高めることにあります。
ここでは、資料作成における属人化を乗り越えた組織の理想状態を描きます。
● 誰が作っても一定品質の資料が出せる
テンプレート・AI・評価基準が整備されていることで、作成者の経験に関係なく一貫した構成・表現・完成度が保たれるようになります。
属人化の排除は、業務品質の平準化とブランド維持にも直結します。
● 作成プロセスが見える化され、育成にもつながる
資料作成の流れや評価基準が明文化されていることで、新人や異動者も迷わずキャッチアップ可能。
育成プロセスの属人化も同時に解消され、チーム全体のスキル底上げにつながります。
● 作業スピードが上がり、リードタイムが短縮される
生成AIによるたたき台作成や自動要約などにより、ゼロベースで考える時間が圧縮されます。
結果として、“思考”に集中できる環境が整い、資料作成が単なる作業でなく価値創出の場へと進化します。
このように、属人化を解消することで得られるのは「便利さ」だけではありません。
業務の質・スピード・学習環境すべてを底上げする状態が手に入るのです。
“ドキュメントの再現性”が、組織の再現性をつくる
資料作成における属人化は、見過ごされがちな業務リスクです。
「たかがドキュメント」と思われがちですが、その裏には個人依存・非効率・育成の停滞といった構造課題が潜んでいます。
属人化の根源は、フォーマットの未整備や評価基準の曖昧さ、そして“ゼロから考えること”への属人的な依存。
これらを可視化・仕組み化し、AIの力で解消することで、誰が作っても一定品質の資料が生まれる“再現性あるチーム”が実現します。
SHIFT AIでは、こうした属人化解消と業務の再現性強化をテーマに、法人向けの生成AI研修プログラムを提供しています。
「資料作成が属人化している」「誰でも作れる状態にしたい」とお考えの方は、ぜひ以下のページをご覧ください。
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