総務DXを成功に導くおすすめツール12選｜導入手順と失敗しない進め方を徹底解説

紙の書類やExcel台帳、押印のためだけの出社——。
総務部門ではいまだに「アナログな慣習」が根強く残り、リモート対応や生産性向上の壁となっています。
こうした背景から今、多くの企業が取り組んでいるのが「総務DX」です。

DX（デジタルトランスフォーメーション）は、単なる業務効率化ではなく、 “時間を生み出し、戦略的な総務”へ進化するための変革。
その第一歩として欠かせないのが、現場の課題を解決するツール導入です。

とはいえ、「何から始めるべきか」「どのツールを選べばいいのか」と悩む担当者も少なくありません。 せっかく導入しても、使いこなせず形骸化してしまうケースも多いのが現実です。

そこで本記事では、

• 総務DXの必要性と課題整理
• 領域別・目的別のおすすめツール
• 導入を成功に導くための実践ステップ

を体系的に解説します。

また、単なるツール紹介にとどまらず、「人×仕組み」でDXを定着させるポイントまで丁寧に紹介。 総務の現場から始めるDXの最短ルートを、具体例とともに見ていきましょう。

総務DXが今注目される理由｜まず“なぜDXが必要か”を整理する

総務部門は、社内のあらゆる業務を支える「縁の下の力持ち」です。
しかしその多くが、いまだに紙・ハンコ・Excelといったアナログな手法に依存しています。

稟議書の承認に押印が必要、契約書の保管が紙ベース、経費精算や勤怠管理が手入力――。
こうした仕組みは、業務の属人化や情報の分散を招き、 リモートワークや効率化を阻む要因になっています。

近年では、人手不足や働き方改革の流れもあり、 「限られた人数でどう業務を回すか」が総務部門の大きな課題です。
この課題を根本から解決するカギが、DX（デジタルトランスフォーメーション）です。

総務DXの本質は、単なる業務のデジタル化ではなく、 「効率化 × 戦略化」にあります。
ツール導入で業務を自動化することで、時間を生み出し、 創出したリソースを組織全体の仕組み改善や働き方設計に充てる。
これが、総務が“管理部門”から“戦略部門”へ進化する第一歩です。

実際に成果を上げている企業では、 最新ツールよりも「人と仕組み」への投資を重視しています。
ツールを導入して終わりではなく、現場が使いこなす教育や データを活用した業務設計までを一体化させることで、DXが定着します。

総務DXを進める前に整理すべき3つの課題

ツールを導入すれば自動的にDXが進む――そう考えがちですが、 実際には「導入しても現場に定着しない」「効果が見えにくい」といった声が少なくありません。
原因は、多くの企業でDXの前提となる課題整理ができていないことにあります。

ここでは、総務DXを始める前に必ず押さえておきたい3つの課題を整理します。

① 業務が属人化しすぎている

総務部門では、長年同じ担当者が特定の業務を担うケースが多く、 「その人しか分からない手順」や「口伝えのルール」が存在しがちです。
この属人化は、休職や異動が発生した際に業務が滞るリスクとなります。

まず着手すべきは、業務の棚卸しと手順の可視化です。
申請フロー・管理帳票・定期タスクを一覧化し、 「どの業務が誰に依存しているか」を明確にします。
そのうえで、ツール化・自動化の優先度をつけると、DX効果が最大化します。

② 紙・Excel中心の業務が多い

総務の現場では、契約書・請求書・申請書など、 紙やExcelで処理されている業務が依然として多く存在します。
紙の印鑑や郵送対応、バージョン管理の煩雑さが、 業務効率を大きく圧迫しています。

ここで重要なのは、「一気にすべてを電子化しようとしない」ことです。
最初は、押印・回覧・承認といったフロー全体の電子化から着手しましょう。
電子契約やワークフローシステムを導入するだけでも、 承認スピードの短縮やテレワーク対応に大きな効果を発揮します。

③ DX推進人材の不在

多くの中堅・中小企業では、DXを専任で推進できる人材が不足しています。
「ITに詳しい社員がいない」「どのツールを選べばいいか分からない」――。
こうした状況では、せっかくのツール導入も継続的な改善に結び付きません。

しかし、DXは必ずしも専門部署がなければ始められないものではありません。
まずは現場主導で“小さなDX”から実践することが重要です。
たとえば、備品管理のスプレッドシートをクラウド化する、 契約書の押印プロセスを電子化する、といった一歩からでも構いません。

小さな成功を積み重ねることで、現場に「自分たちで変えられる」という意識が生まれ、
それが次のDXプロジェクトの推進力になります。

【領域別】総務DXを実現する主要ツールマップ

総務DXを進める際に重要なのは、闇雲にツールを導入することではなく、 「どの領域にどんな課題があり、どの仕組みで解決できるか」を整理することです。

総務の業務は多岐にわたり、契約管理・勤怠・経費精算・備品管理など、 それぞれ課題の性質や導入効果が異なります。
以下のマップでは、代表的な6領域を中心に、課題と対応する主要ツールを整理しました。

領域	主な課題	推奨ツール	機能概要
契約・文書管理	印鑑・紙文化	クラウドサイン／DocuSign	契約書の電子化、承認フローの自動化、法的証跡の保存が可能。リモート承認にも対応。
勤怠・人事管理	集計・転記の負担	ジョブカン／SmartHR	勤怠、給与、社会保険手続きを一元管理。入退社や異動情報の自動連携も可能。
経費精算	領収書処理	マネーフォワードクラウド経費／楽楽精算	領収書のOCR読取、申請・承認フローの自動化、会計仕訳まで連携。
稟議・承認フロー	メール・押印依存	コラボフロー／サイボウズOffice	稟議や申請のペーパーレス化。進捗可視化や承認遅延防止の仕組みを構築できる。
備品・資産管理	台帳が煩雑	Assetment Neo／クラウド備品管理	備品の登録・貸出・在庫管理をオンラインで統合。棚卸・紛失防止にも有効。
社内問い合わせ対応	情報分散・回答遅延	Notion AI／ChatGPT連携FAQ	社内FAQをAIが自動回答。問い合わせ履歴を蓄積し、ナレッジ化が進む。

このマップを見ると、総務業務の多くは「繰り返し」「確認」「承認」といった定型プロセスで構成されています。
そのため、DXの効果が最も出やすい領域でもあります。

一方で、どのツールを選ぶかは企業規模や運用体制によって異なります。
中堅企業では「既存システムと連携できるか」が鍵になり、 小規模企業では「運用のしやすさ」や「初期コスト」が優先される傾向にあります。

目的別｜総務DXで導入が進むおすすめツール12選

総務DXを推進する際に、「どんなツールを選ぶべきか」は多くの担当者が悩むポイントです。
ここでは、総務業務の主要領域を6つに分け、目的別に代表的なツールと導入効果を紹介します。
単なる比較ではなく、“どの課題にどう効くか”まで理解して、自社に最適な一手を見つけましょう。

① 業務全体を一元化するDX基盤

代表ツール：kintone／ジョブカンワークフロー／SmartDB

日々の申請・承認・台帳管理など、複数システムにまたがる総務業務をまとめて管理できるのが、
「DX基盤」と呼ばれるノーコード型プラットフォームです。

• kintone：現場主導でアプリを自由に作成できる柔軟性が特徴。小～中規模企業に人気。
• ジョブカンワークフロー：承認フロー特化。他ジョブカンシリーズとの連携が容易。
• SmartDB：大企業でも対応可能なガバナンス設計が強み。

これらのツールは、部門をまたいだワークフローを可視化し、 「情報が点在しない総務業務の仕組み化」を実現します。

② ペーパーレス・電子契約

代表ツール：クラウドサイン／DocuSign

契約書や稟議書の印刷・押印・郵送にかかる時間とコストを一気に削減できるのが電子契約です。

• クラウドサイン：日本企業の法制度に合わせた操作性。弁護士ドットコム提供で信頼性が高い。
• DocuSign：海外拠点やグローバル契約が多い企業に最適。多言語・多法域対応が強み。

導入により、契約承認までオンラインで完結し、法的有効性も担保されます。
リモートワークとの相性もよく、総務DXの“最初の一歩”として最も導入が進む領域です。

③ 勤怠・人事・労務の効率化

代表ツール：SmartHR／マネーフォワードクラウド人事労務

労務手続きや勤怠集計を自動化することで、総務の事務負担を大幅に軽減できます。

• SmartHR：従業員情報をクラウドで一元管理。社会保険手続きや年末調整も自動化。
• マネーフォワードクラウド人事労務：給与・会計・経費とシームレス連携でき、データ二重入力を解消。

人事情報を統合することで、人員配置・勤怠傾向の分析にも活用可能。 単なる管理ツールではなく、経営判断につながる“戦略人事基盤”へと進化します。

④ 経費・会計業務の自動化

代表ツール：freee経理／楽楽精算

領収書処理や経費承認は、総務部門の定常業務の中でも特に工数がかかる領域です。

• freee経理：クラウド会計と連携し、仕訳・支払・決算まで自動化。
• 楽楽精算：申請フロー・承認・立替精算をオンライン完結。

どちらも領収書OCR読取と承認フロー自動化により、 ペーパーレス化と内部統制の強化を同時に実現できます。

⑤ 社内コミュニケーション改善

代表ツール：Slack／Microsoft Teams／Notion AI

総務部門では、全社員とのやり取りや情報共有が日常的に発生します。
チャットやドキュメント共有ツールを活用することで、社内連携のスピードが飛躍的に向上します。

• Slack／Teams：部門横断のやり取りを効率化し、申請・承認のトラッキングにも利用可能。
• Notion AI：議事録・マニュアル・FAQを一元化。AI機能で要約や文章作成も支援。

ツール導入により、情報が流れる職場から“蓄積される職場”へと変わります。

⑥ 問い合わせ・ヘルプデスク自動化

代表ツール：ChatGPT活用型FAQボット／Zendesk AI

「勤怠の締め日いつ？」「福利厚生の申請方法は？」といった社内問い合わせは、
総務担当者の時間を圧迫する代表的な業務です。

• ChatGPT連携FAQボット：過去の問い合わせデータを学習し、自然文で回答。運用コストも低い。
• Zendesk AI：問い合わせ対応履歴をもとに回答を提案。多チャンネル対応が強み。

定型質問をAIが自動対応することで、担当者は例外対応や企画業務に専念できます。 総務DXの最終ステップとして注目度が高まっている領域です。

導入を成功させるためのステップ｜“ツール導入で終わらせないDX”

DXを成功させる企業と、途中で止まってしまう企業の違いはどこにあるのでしょうか。
それは、「導入したあと、どう運用・定着させるか」にあります。

ここでは、総務DXを効果的に進めるための3つのステップを紹介します。

① 現状の棚卸しと課題の明確化

まず取り組むべきは、ツールを探す前に自社の業務を可視化することです。
「どの業務が手作業に依存しているのか」「属人化しているのはどこか」を棚卸しします。

そのうえで、「どこまでをデジタル化するか」「どの業務は現行維持か」を整理することが重要です。
すべてを一度に変えようとすると、現場が混乱し定着しません。

たとえば、

• 契約書の電子化から始める
• 勤怠申請をクラウドに移行する
• 稟議書の回覧をデジタル化する

といったように、小さな成功体験を積み上げる設計がカギになります。

② 小さく導入し、効果を検証

ツール導入では、最初から全社展開を狙わず、 一部の部署・業務で試験的に導入（PoC）することをおすすめします。

試験導入の目的は「失敗を防ぐ」ことではなく、 現場での使いやすさや運用上の課題を早期に把握することです。

効果検証では以下の指標を意識しましょう。

• 工数削減率（処理時間・承認スピードの変化）
• 利用頻度・現場満足度
• エラー・差戻し件数の減少

これらをもとに、運用ルールや教育内容を調整していけば、 本格導入後もスムーズに全社へ展開できます。

③ 定着・教育フェーズを設ける

DXの“ゴール”は導入ではなく、現場が自走できる状態をつくることです。
そのためには、初期導入のあとに「教育」と「定着」のフェーズを設ける必要があります。

• 新入社員や異動者向けにツール操作研修を行う
• 活用マニュアルを作成し、ナレッジを社内で共有する
• 定期的に“改善ミーティング”を設け、現場の声を吸い上げる

これらの仕組みがあることで、 DXが一過性のプロジェクトではなく「文化」として定着します。

 DX成功のカギは、ツールではなく「使いこなす人材」です。
現場が自ら考え、改善できる人材を育てることで、DXは加速します。

ツール導入後に見落としがちな“定着の壁”と乗り越え方

多くの企業がDXツールを導入したにもかかわらず、 「使われなくなった」「現場がついてこない」という課題に直面します。
実はここに、DXを形骸化させる“定着の壁”が存在します。

導入を成功に終わらせないためには、 ツールを“システム”ではなく“仕組み”として運用し続ける発想が必要です。
ここでは、定着を阻む4つの壁と、その乗り越え方を解説します。

ツール導入＝業務改革のスタートライン

ツールを導入した瞬間が、DXの“ゴール”ではなくスタートです。
ツールは「業務改革の土台」であり、現場の動きを変える仕掛けにすぎません。

導入後こそ、日々の業務を観察し、 どの工程が改善されたのか、どこに新たな課題が生まれたのかを見極める必要があります。
改善を繰り返すことで、ツールが“現場文化”として根づいていきます。

運用ルール・権限設計の見直しが必要

ツールの機能を活かしきれない企業の多くは、 「旧来のルールをそのまま持ち込んでいる」ことが原因です。

たとえば、

• 承認フローをツール化したが、承認権限が過剰に多い
• 文書管理を電子化したが、閲覧権限が限定されすぎて共有が滞る

といったケースでは、せっかくのDXもスピードを損ないます。

ツール導入を機に、業務フローや権限設計を見直し、 「本来どの承認が必要なのか」「どの情報を誰が見られるべきか」を再定義しましょう。
この見直しこそが、DXを“効率化”から“最適化”へと進化させる一歩です。

現場主導の改善サイクルを回す

DXの定着は、トップダウンではなくボトムアップで育てるものです。
現場の社員が「自分たちの使いやすさ」を起点に改善できる仕組みを作ることが、 長期的な定着に直結します。

• ツールの運用担当を“現場代表”として任命する
• 月1回の改善ミーティングを設ける
• 改善提案を可視化し、成功事例を社内で共有する

このように現場主導の改善サイクル（PDCA）を回すことで、 ツールは「与えられるもの」から「自分たちで育てるもの」へと変わります。

生成AIを活用した「問い合わせ自動応答」など発展形も紹介

最近では、総務DXの“次のステージ”として、 生成AIとの連携による業務自動化が注目されています。

たとえば、

• ChatGPT連携FAQで、社内問い合わせに自動応答
• 契約書や社内文書の要約・分類をAIが実施
• 定型フォームの入力や通知をAIが代行

こうした仕組みを既存ツールに組み合わせることで、 人の手を離れた“考えるバックオフィス”を実現できます。

AI活用は「現場の思考を補助する仕組み」として位置づけるのがポイントです。
ツールとAIを組み合わせることで、DXは単なる効率化を超え、 “知的生産性の向上”という次のフェーズへ進化します。

DXの全体像と「総務がどう変わるか」を知りたい方はこちら。

まとめ｜“ツール×人”で総務DXを文化に変える

総務DXのゴールは、単に業務を「効率化」することではありません。
本質は、テクノロジーを活かして新しい価値を生み出す“仕組み”をつくることにあります。

ツール導入は、そのためのスタートラインです。
日々の業務で生まれたデータを活用し、改善を繰り返すことで、 総務部門は「事務を支える部門」から「会社を動かす部門」へと進化できます。

そして、その変化を支えるのは“人”の力です。
どんなに優れたシステムを導入しても、使いこなす人材がいなければ成果は続きません。
現場が考え、自ら動ける環境を整えることで、DXは単なる施策ではなく“文化”として根づきます。