マニュアル作成にAIを活用する方法｜実践的な手順とコピペOKのプロンプト例を紹介

マニュアル作成に時間がかかりすぎて、他の重要な業務に支障をきたしていませんか？

従来のマニュアル作成は、情報収集から文章作成、レイアウト調整まで膨大な工数が必要でした。しかし、生成AIを活用すれば、これらの作業を大幅に効率化できます。

本記事では、ChatGPTやGeminiなどの生成AIを使ったマニュアル作成の具体的な手順を6ステップで解説します。実際に使えるプロンプト例や注意点も紹介するので、明日からすぐに実践できる内容です。

AIを活用して、質の高いマニュアルを短時間で作成する方法を身につけましょう。

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AIでマニュアル作成すべき3つの理由

AIを活用したマニュアル作成は、従来の手作業と比べて圧倒的なメリットがあります。作業効率の向上だけでなく、品質の安定化や継続的な改善も実現可能です。

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作成時間を大幅短縮できるから

AIを使えば、マニュアル作成にかかる時間を劇的に短縮できます。

従来のマニュアル作成では、構成を考える時間だけで相当な工数を要することも珍しくありません。しかし、生成AIなら短時間で全体の骨組みを作成してくれます。

例えば、業務マニュアルの場合、人間が一から作成すると数時間かかる作業も、ChatGPTを活用すれば大幅に短縮できます。 浮いた時間は内容の精査や微調整に集中でき、結果的により質の高いマニュアルが完成します。

文章作成だけでなく、構成設計や見出し作成も自動化されるため、総合的な時間短縮効果は非常に大きいといえるでしょう。

品質のばらつきをなくせるから

複数人でマニュアルを作成する際の品質差を解消できます。

人間が作成する場合、担当者によって文体や表現方法が異なります。また、専門知識の差によって、説明の詳しさにもばらつきが生じがちです。

AIを活用すれば、同じプロンプトを使って一貫した品質のマニュアルを作成できます。 文体の統一や専門用語の使い方も自動的に調整されるため、読み手にとって分かりやすい内容になります。

さらに、誤字脱字のチェック機能も備えているため、人的ミスを大幅に削減可能です。

更新作業の負担を減らせるから

既存マニュアルの更新作業が劇的に楽になります。

業務フローの変更や新機能の追加があった場合、従来は該当箇所を探し出して手動で修正する必要がありました。この作業は非常に手間がかかり、更新漏れのリスクも高いものです。

AIなら変更内容を入力するだけで、関連する全ての箇所を自動的に更新してくれます。 また、新しい情報と既存の内容との整合性もチェックできるため、矛盾のない更新が可能です。

定期的な見直し作業も効率化され、常に最新の状態を保てるようになります。

AIを活用したマニュアル作成の6ステップ手順

AIを使ったマニュアル作成は、正しい手順で進めることが成功の鍵です。以下の6ステップに従って進めれば、効率的で質の高いマニュアルを作成できます。

Step.1｜目的と対象を明確にする

マニュアルの目的と対象読者を具体的に定義しましょう。

まず「なぜこのマニュアルが必要なのか」「誰が使うのか」を明確にします。新人研修用なのか、既存社員のスキルアップ用なのかによって、内容の詳しさや表現方法が変わるためです。

対象読者のスキルレベルも重要な要素です。 初心者向けなら専門用語の説明を多めに、経験者向けなら要点を簡潔にまとめる必要があります。

目的と対象が曖昧だと、AIに適切な指示を出せません。

Step.2｜情報を収集・整理する

マニュアルに必要な情報を漏れなく集めて整理します。

現場担当者へのヒアリングや既存資料の確認を行い、正確な業務フローを把握しましょう。この段階で収集する情報の質が、最終的なマニュアルの精度を左右します。

収集した情報は、重要度や優先順位に応じて分類します。 AIに入力する際は、機密情報や個人情報を除外することも忘れてはいけません。

情報の整理が不十分だと、AIが生成する内容も断片的になってしまいます。

Step.3｜構成をAIで自動生成する

AIに構成案を作成してもらい、全体の骨組みを固めます。

「〇〇業務のマニュアル構成を、初心者向けに大項目・小項目・詳細項目の3階層で作成してください」のように具体的に指示しましょう。

生成された構成案は、実際の業務フローと照らし合わせて調整します。 必要に応じて項目の追加や削除、順序の変更を行いましょう。

構成がしっかり固まれば、後の作業がスムーズに進みます。

Step.4｜プロンプトで文章を作成する

効果的なプロンプトを使って、各セクションの文章を生成します。

「[業務名]の[セクション名]について、初心者にもわかりやすく手順を箇条書きで説明してください。重要な注意事項も含めてください」のような具体的な指示が効果的です。

一度に全体を生成するのではなく、セクションごとに分けて作成します。 各セクションの文字数や形式も明確に指定しましょう。

プロンプトが曖昧だと、期待する内容が生成されません。

Step.5｜内容を人間がチェックする

AIが生成した内容を必ず人間の目で確認・修正します。

事実関係の正確性、表現の適切さ、実際の業務との整合性を重点的にチェックしましょう。AIは時として不正確な情報や不適切な表現を生成する可能性があります。

実際に業務を担当している人に内容を確認してもらうことも重要です。 現場の声を反映させることで、より実用的なマニュアルになります。

人間によるチェックなしには、信頼できるマニュアルは完成しません。

Step.6｜運用しながら改善する

マニュアルを実際に使用し、継続的に改善しましょう。

運用開始後は、利用者からのフィードバックを積極的に収集します。「分かりにくい箇所はないか」「不足している情報はないか」を定期的に確認することが大切です。

業務フローの変更や新しいツールの導入があった場合は、速やかにマニュアルを更新します。 AIを活用すれば、部分的な修正も効率的に行えます。

マニュアルは一度作って終わりではなく、育て続けるものです。

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目的別AIプロンプト例【コピペOK】

実際にマニュアル作成で使えるプロンプト例を目的別に紹介します。これらをそのままコピーして使用し、必要に応じて内容を調整してください。

業務手順書を作成するプロンプト

業務の具体的な手順を分かりやすく説明するマニュアルを作成できます。

このプロンプトを使用する際は、[業務名]と[対象者のスキルレベル]を具体的に置き換えてください。

新人研修マニュアルを作成するプロンプト

新入社員向けの研修用マニュアルを効率的に作成できます。

新人が理解しやすいよう、専門用語の説明や具体例を多めに含めることがポイントです。

安全管理マニュアルを作成するプロンプト

安全性を重視した業務マニュアルを作成する際に活用できます。

安全に関わる内容は特に正確性が求められるため、専門家による確認を必ず行ってください。

プロンプトの精度を上げるコツ

より良い結果を得るためのプロンプト作成テクニックを身につけましょう。

具体性を高めることが最も重要です。「分かりやすく」ではなく「初心者でも理解できるよう、専門用語には説明を付けて」のように詳細に指定しましょう。

出力形式も明確に指示します。「箇条書きで」「表形式で」「ステップ形式で」など、求める形を具体的に伝えてください。 制約条件も忘れずに追加しましょう。文字数制限や避けるべき表現があれば、プロンプトに含めることが大切です。

AIマニュアル作成で注意すべき3つのポイント

AIを活用したマニュアル作成には多くのメリットがありますが、注意すべき重要なポイントもあります。これらを把握して適切に対策しましょう。

情報漏洩リスクに注意する

機密情報の取り扱いには細心の注意が必要です。

多くの生成AIサービスは、入力されたデータを学習に利用する可能性があります。社内の機密情報や顧客の個人情報をプロンプトに含めると、意図せず外部に漏洩するリスクがあるのです。

機密情報は事前に削除または仮名化してからAIに入力しましょう。 また、社内でAI利用のガイドラインを策定し、全社員が適切な使い方を理解することも重要です。

セキュリティを軽視すると、重大な問題に発展する可能性があります。

生成内容を必ず確認する

AIが生成した内容をそのまま使用してはいけません。

AIは学習データに基づいて文章を生成するため、事実と異なる情報や古い情報を含む場合があります。また、文脈を正しく理解できずに、不適切な表現を使用することもあるのです。

生成された内容は、必ず専門知識を持つ人間がチェックしましょう。 特に、安全性に関わる内容や法的な要件については、入念な確認が必要です。

AIはあくまでサポートツールであり、最終的な責任は人間にあることを忘れてはいけません。

組織運用ルールを決める

社内でのAI活用ルールを明確に定めましょう。

誰がAIを使用できるのか、どのような用途で使用するのか、生成された内容の承認プロセスはどうするのかなど、組織として統一したルールが必要です。

ルールが曖昧だと、人によってAIの使い方が異なり、品質にばらつきが生じます。 また、セキュリティリスクも高まってしまうでしょう。

定期的にルールの見直しを行い、AI技術の進歩に合わせて更新することも大切です。

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まとめ｜AIを活用してマニュアル作成の効率化を実現しよう

AIを活用したマニュアル作成は、従来の手作業と比べて大幅な時間短縮と品質向上を実現できます。重要なのは、適切な手順で進めることと、人間とAIの役割を明確に分けることです。

まずは小規模な部署や業務から始めて、段階的にAI活用の範囲を広げていきましょう。プロンプトの精度を高め、生成された内容を必ず人間がチェックすることで、信頼性の高いマニュアルが完成します。

AIは強力なツールですが、最終的な判断は人間が行うことが大切です。情報セキュリティにも十分注意しながら、組織全体でAI活用のメリットを享受してください。

より本格的な導入をお考えの方は、専門的なサポートも検討されることをおすすめします。

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AIを活用したマニュアル作成に関するよくある質問