生成AIで業務効率化アイデア: 部門別事例と導入ステップ

企業の競争力を高める上で、業務効率化は欠かせないテーマです。特に、2023年以降はChatGPTに代表される生成AIが驚異的なスピードで進化し、不定形で創造的なアウトプットを自動生成できることから、業務効率化の手法として大きな波流を起こしています。あらゆる部門で、生成AIを活用することで業務を自動化・簡素化し、人的リソースをコア業務に配分できる可能性が生まれています。

本記事では、生成AIを使った業務効率化の具体的なアイデアを部門別に述べ、その実現ステップや成功事例、導入に際して注意すべき点を解説します。業務改善の手段として生成AIの引き合いがますます高まる今、生成AIの扱い方に精通した人材を育成することが鍵になっています。こうした中、SHIFT AIでは法人向け生成AI研修サービスを提供しており、高品質なコンテンツによる研修から実践ワークショップ、さらにはガイドライン整備や人材育成計画策定といった導入コンサルティングまで企業の課題に応じてトータルサポートしています。実践的な研修によって社員のAIリテラシーを向上させ、現場での生成AI活用を力強く後押しします。

業務効率化の重要性

ビジネス環境がめまぐるしく変化する現代において、限られたリソースで高い成果を上げるためには業務効率化が重要です。無駄な作業に費やす時間を削減し、生産性を高めることは、企業の収益力強化や競争力維持に直結します。また、人手不足や働き方改革が叫ばれる日本では、社員一人ひとりの労働時間を有効活用することが企業の持続的成長に欠かせません。

こうした中で注目されているのが生成AI（Generative AI）の活用です。生成AIは、これまで人間が多くの時間を割いていた資料作成やデータ整理、問い合わせ対応などの定型業務を自動化したり、創造的なアイデア出しを支援したりすることができます。その結果、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中できるようになり、業務プロセス全体のスピードアップと品質向上が期待できます。

実際に、生成AIを業務で活用している人の約8割が「時間短縮の効果を実感している」という調査結果もありますlancers.co.jp。特にそのうち41.6%の人は「1時間以上の大幅な時短を達成できた」と回答しておりlancers.co.jp、生成AIが業務効率化に大きく寄与していることがわかります。また、生成AIの活用によって「ストレス軽減・思考負荷の軽減」や「アウトプットの質の向上」といった効果を感じたという声も寄せられておりlancers.co.jp、効率化だけでなく業務負担の軽減や成果物の品質向上にもつながると期待されています。さらに別の調査では、生成AIを業務利用している企業担当者の43.6%が「業務効率が大幅に向上した」と答えていますgmo.jp。このように、早期から生成AIを取り入れた企業・人材ほど、生産性向上のメリットを享受している傾向が見て取れます。

例えば、三菱UFJ銀行はChatGPTを活用した業務プロセス革新によって「月22万時間分の労働時間削減」が可能との試算も発表していますmetaversesouken.com。それだけ多くの時間を削減できれば、従業員はその分を顧客対応や新サービス開発に振り向けることができ、企業全体の価値提供力向上につながります。

一方で、日本企業全体で見ると生成AI活用はまだ道半ばと言えます。総務省の調査によれば、日本で生成AIを業務に利用している企業は46.8%にとどまり、米国や中国ではその割合が80%以上にのぼりますaismiley.co.jp。つまり、多くの日本企業は生成AI活用による効率化メリットをまだ十分享受できていない現状があるのです。この差は今後の競争力に影響しかねず、今まさに各企業が生成AIを積極活用して効率化を図ることが求められています。

業務効率化の重要性は単なる時短に留まりません。従業員のストレス軽減や創造性の発揮につながり、ひいてはイノベーションの創出や顧客満足度向上にも波及します。定型的な仕事を効率化しつつ成果の質を高めることができれば、働き方改革の推進と企業価値の向上という二兎を得ることができます。生成AIはその切り札となり得る存在として、今や単なるITツールの枠を超え、経営戦略上の重要テーマとなっています。効率化によって生まれた余力を新規事業や顧客サービス向上に振り向けることで、さらなる成長の好循環を生み出すことも可能です。

部門別の具体的アイデア

生成AIは様々な業務領域で活用可能です。ここでは、営業、マーケティング、人事、総務、経理の各部門を例に、業務効率化につながる具体的な活用アイデアを紹介します。

営業部門における生成AI活用アイデア

営業部門では、顧客への提案資料やメール作成などに生成AIが力を発揮します。たとえば、商品紹介やサービス説明の提案書をAIに下書きさせれば、担当者は細部のブラッシュアップに専念できます。また、見込み顧客へのフォローメールやお礼メールを半自動で作成し、最適な文言に整えてくれるため、メール対応にかかる時間が大幅に短縮します。さらに、営業トークのシナリオをAIに考えさせ、製品説明の切り口をシミュレーションするといった使い方も考えられます。また、商談前にはChatGPTなどに企業情報を要約させてインプットを素早く得たり、過去の商談記録をAIに分析させて次のアクションプランを提案してもらうことも可能です。生成AIの活用により、営業担当者は顧客との対話や関係構築といった本質的な業務により多くの時間を割けるようになります。

マーケティング部門における生成AI活用アイデア

マーケティング部門では、コンテンツ制作やデータ分析の効率化に生成AIが貢献します。具体的には、ブログ記事やプレスリリース、SNS投稿文などの原稿をAIに生成させることで、ライティングにかかる工数を削減できます。特にキャッチコピーや広告文のアイデア出しでは、AIが多数のパターンを瞬時に提案してくれるため、発想の幅が広がります。また、市場調査レポートや顧客アンケート結果をAIに要約させれば、膨大な情報から重要な示唆を短時間で抽出可能です。さらに、過去のキャンペーンデータをAIが分析し、どの施策が効果的だったかを示唆することで、より科学的なマーケティング戦略立案にも役立ちます。生成AIを活用することで、マーケティング担当者はクリエイティブな企画立案や戦略検討に集中でき、効果的な市場アプローチを実現できます。

人事部門における生成AI活用アイデア

人事部門でも、生成AIは多様な業務の効率化に役立ちます。採用活動では、募集要項や求人票のドラフトをAIに作成させることで、魅力的かつ的確な表現を短時間で整えられます。また、応募者の履歴書や職務経歴書をAIに要約・分析させ、人材要件とのマッチ度を素早く把握する活用方法も考えられます。社員向けには、社内規程や福利厚生に関する問い合わせ対応をチャットボット化することで、人事担当者の負担を軽減可能です。例えば、「有給休暇の取得方法」や「在宅勤務の申請手順」といった定型的な質問にAIが24時間対応すれば、社員の疑問を即座に解消できます。生成AIにより人事部門の業務効率を高めることで、担当者は戦略的人材育成や組織開発といったより付加価値の高い業務に注力できる体制が整います。

総務部門における生成AI活用アイデア

総務部門では、社内コミュニケーションや事務手続きの円滑化に生成AIが活用できます。たとえば、社内通達文や会議の議事録をAIに作成させれば、文章作成にかかる時間を削減できます。会議後に要点をAIが自動要約してくれるツールを使えば、参加者全員に迅速に共有できるでしょう。また、来客対応マニュアルや社内イベント案内文などの定型文書も、AIがテンプレートに沿って作成・翻訳してくれるため、担当者の負担が軽減します。社内問い合わせ対応でも、総務に寄せられる「備品の購入方法」「社用車の予約手順」などのよくある質問をAIチャットボットが即座に回答すれば、対応時間を削れます。生成AIを導入することで、総務担当者はオフィス環境の改善や社内制度企画といったコア業務により注力できるようになるでしょう。

経理部門における生成AI活用アイデア

経理部門では、資料作成やデータチェックの効率化に生成AIが有効です。月次報告書や決算説明資料のドラフトをAIに任せれば、煩雑な文書作成作業が大幅に楽になります。財務データから重要ポイントを抽出し、AIが要約文章を生成してくれるため、経営層向けのレポート作成も迅速化できます。また、経費精算の申請書類に不備がないかをAIで自動チェックしたり、領収書の内容を読み取って仕訳候補を提案するといった使い方も可能です。請求書発行業務では、定型フォーマットに沿った請求書や納品書の文章をAIが自動生成することで作業時間を短縮できます。生成AIを活用して経理の定型業務を効率化すれば、経理担当者は予算策定や資金計画の立案といった戦略業務により時間を割けるようになり、経営の財務戦略の高度化にも貢献します。

生成AI導入ステップ

生成AIを業務に取り入れる際の一般的な進め方を、5つのステップに沿って解説します。

Step 1：目的・課題の明確化

まずは、生成AIを導入する目的と解決したい課題を明確にすることから始めましょう。「何のために導入するのか」「どの業務で効果を期待するのか」を社内で議論し、具体的な目標を設定します。たとえば、「レポート作成時間を半減したい」「問い合わせ対応のリードタイムを短縮したい」といった具合に、効率化したい業務や達成したい指標（KPI）を洗い出します。導入の目的が定まれば、関係者間で共通認識が生まれ、後のステップでの意思決定がスムーズになります。この段階で経営層の理解と協力を得ておくことで、後の導入プロセスが円滑に進みます。また、効率化の度合いを測る指標（KPI）もあわせて設定し、後の評価基準を明確にしておきましょう。

Step 2：活用分野の選定とツール調査

次に、生成AIの活用分野を決め、それに適したツールやサービスを調査・選定します。ステップ1で洗い出した業務課題に対し、どのような生成AIソリューションが有効かを検討しましょう。例えば、文章作成業務の効率化が目的であればChatGPTのような汎用的な大規模言語モデルのAPI活用や、記事作成に特化したサービスの導入が考えられます。顧客対応の効率化が狙いなら、社内データを学習させたチャットボット構築が選択肢に挙がるでしょう。また、情報漏えいや社内システムとの親和性といった観点から、自社に合ったツールかどうかも慎重に評価する必要があります。

Step 3：小規模での試行と社内体制整備

選定した生成AIツールを、まずは小規模な範囲で試行導入してみます。限定的な部署やプロジェクトでPoC（概念実証）を行い、実際の業務でどの程度効果が出るかを検証しましょう。その際、同時に社内の体制整備も進めます。具体的には、AI活用の社内ガイドラインを策定し、データ取り扱いのルールや禁止事項を明確にします。また、ツールを使う担当者への教育も欠かせません。専門知識がない社員でも使いこなせるよう、研修や勉強会を実施してAIリテラシーを向上させます。必要に応じて、外部の研修サービス（例えばSHIFT AIの企業向け生成AI研修など）を活用し、社内に生成AI人材を育成することも効果的です。

Step 4：効果検証とフィードバック

試行導入の結果を踏まえて、設定したKPIに対する効果検証を行います。業務時間の削減量やアウトプット品質の向上度、利用者のフィードバックなど、様々な観点で導入効果を評価しましょう。期待通りの成果が得られていれば本格導入に向けた準備を進めますが、もしギャップがある場合は原因を分析します。プロンプト（AIへの指示）の工夫や運用方法の改善、追加の社員教育など、調整すべき点を洗い出しましょう。これらのフィードバックを基に、導入計画をアップデートしていくことが重要です。場合によっては、ツールやユースケース選定自体を見直す柔軟さも必要です。フィードバックループを回しながらPDCAを継続することで、導入効果を最大化できます。

Step 5：本格導入と定着化

効果検証を経て有用性が確認できたら、いよいよ全社規模での本格導入に移行します。対象業務を拡大し、必要な部署すべてで生成AIツールを利用できる体制を整えましょう。導入後も、定期的に活用状況をモニタリングし、さらなる効率化の余地がないかを探ります。加えて、ツールやモデルのアップデート情報をウォッチし、新機能が出れば積極的に取り入れる柔軟性も大切です。社内には継続的な研修機会を設け、社員のスキルアップを図りながら、生成AI活用を日常業務にしっかりと定着させましょう。社内ポータルで成功事例を共有したり、活用が上手な社員を表彰するといった定着促進策も取り入れましょう。

成功事例

実際に生成AIを導入して業務効率化を実現した企業の例を紹介します。

江崎グリコ：AIチャットボットによる問い合わせ対応効率化

大手菓子メーカーの江崎グリコでは、社内問い合わせ対応に生成AIチャットボットを導入しました。バックオフィス部門では社員からの問い合わせ対応が業務負荷となっていましたが、Allganize社のAIチャットボット「Alli」を採用し対応を自動化business.ntt-east.co.jp。その結果、情報システム部門だけでも年間13,000件以上あった問い合わせの約30%を削減することに成功していますbusiness.ntt-east.co.jp。FAQの更新を容易に行えるため常に最新情報を提供できるようになり、社員が自分で問題解決を図る社内文化の醸成にもつながりました。このAIチャットボットの導入により、バックオフィス担当者は問い合わせ対応に追われる時間が減り、本来注力すべき業務により多くの時間を充てられるようになりました。

LIFULL：社内AI活用プロジェクトで業務時間を創出

不動産情報サービスを提供するLIFULL（ライフル）では、生成AIの社内普及を積極的に進め、従業員の約7割がAIを日常業務で活用する体制を築きましたbusiness.ntt-east.co.jp。Slack上で動作する社内チャットボット「keelAI（キールエーアイ）」を開発・導入し、メール文や資料の下書き作成、情報検索、データ分析など幅広い用途で社員がAIを活用しています。その結果、半年間で合計20,000時間以上の業務時間を創出したと報告されておりbusiness.ntt-east.co.jp、生産性向上に大きく寄与しました。さらに、生成AIで社内告知漫画を作成して展開したところ閲覧数が3.5倍に増加するなどbusiness.ntt-east.co.jp、新たなコミュニケーション手法の創出にもつながっています。目標達成率が上がった部署も見られるなど、全社的に大きな効果を上げた成功事例です。

パナソニック コネクト：全社向けAIアシスタント導入で大幅な時間削減

パナソニック グループのパナソニック コネクト株式会社では、2023年に全社員（約12,400名）を対象とした社内生成AIアシスタントサービス「ConnectAI」を導入しました。OpenAIの大規模言語モデルをベースに独自開発したもので、メール作成補助や会議の議事録作成、さらには複雑な技術文書の要約など日常業務を幅広くサポートしていますproducts.sint.co.jp。導入から1年で延べ18.6万時間の労働時間削減を達成しbusiness.ntt-east.co.jp、戦略立案や商品企画といった生産性向上につながる業務へのリソースシフトが進みました。また、情報漏えいや著作権侵害などのトラブルも16ヶ月間発生せずbusiness.ntt-east.co.jp、適切なガイドライン整備により安全に運用できた好例と言えます。社内のAIリテラシー向上にも寄与し、社員が生成AIを安心して活用できる環境を構築した成功事例です。

これらの事例から、生成AIは業務時間の大幅な削減や生産性向上をもたらすだけでなく、社員のスキル向上や新しい価値創出にも寄与することが分かります。自社で導入する際には、これら成功例を参考にしつつ、自社の課題に合った活用方法を検討すると良いでしょう。さらに、製造業での需要予測やコールセンターでの自動応答、ソフトウェア開発現場でのプログラミング補助など、他業界でも生成AIによる効率化事例が数多く報告されています。

導入時の注意点

最後に、生成AIを導入・活用する際に留意すべきポイントを押さえておきましょう。

データセキュリティ・機密情報の取り扱い

生成AI導入に際して最も注意すべきは、機密データの取り扱いです。無料の外部AIサービスなどに社内の機密情報や個人情報を入力すると、そのデータがAIの学習に利用され予期せぬ形で外部に流出するリスクがありますbusiness.ntt-east.co.jp。実際、一部企業では従業員が誤って顧客情報をAIに入力してしまう事例も報告されており、情報漏えい対策が不可欠です。対策として、機微情報は社外のAIに入力しないルールを定めたり、社内サーバー上で動作する生成AIツールを利用するなど、安全な環境でAIを活用することが求められます。また、利用するAIサービス提供企業のプライバシーポリシーを確認し、データが適切に管理されるサービスを選定することも重要です。

著作権・知的財産への配慮

生成AIが生み出すコンテンツには、著作権や知的財産に関する注意が必要です。AIが既存の文章や画像に酷似した成果物を生成した場合、気づかないうちに第三者の著作権を侵害してしまう可能性がありますbusiness.ntt-east.co.jp。特に生成画像や文章をそのまま商用利用する際は、出所不明の素材が混入していないか注意深く確認することが不可欠です。必要に応じて、生成物に対して盗用チェックツールを使ったり、専門家のレビューを受けたりすることも有効でしょう。また、AIによる生成物の権利帰属（誰に著作権があるか）は法的にグレーな部分もあるため、自社で生成AIを活用する場合は利用規約を確認し、問題が起きた際の責任範囲を明確にしておく必要があります。

出力の信頼性・倫理面の注意

生成AIは便利な反面、誤った情報やバイアスを含む回答を生成するリスクがあります。いわゆる「幻覚（hallucination）」と呼ばれる現象で、AIが自信たっぷりに事実無根の回答を返すこともあり得ます。実際に、AIの出力が誤情報を含んでいたために意思決定を誤る危険性も指摘されています。したがって、重要な内容についてはAI任せにせず、人間が事実確認（ファクトチェック）を行うプロセスが必要です。また、AIが差別的・偏見的な表現を生成してしまう可能性にも注意が必要ですbusiness.ntt-east.co.jp。企業として、生成AIが吐き出したコンテンツが社会規範や自社の理念に反しないか、人間の目でチェックする体制を整えましょう。

社内ルール整備と人材育成の重要性

生成AI導入の効果を最大化するには、社内のルール整備と人材育成にも注意を払う必要があります。明確な利用ガイドラインがないまま個々人が勝手にツールを使い始めると、いわゆる「シャドーAI」（会社が把握していないAI利用）が広がり、セキュリティリスクや属人化を招きかねません。そこで、社内でAI利用規程を策定し、どのような用途で使用可能か、禁止事項は何か、といったルールを事前に定めておきましょう。また、社員のAIリテラシー向上も欠かせません。生成AIに不慣れな社員が多い場合、ツールを導入しても使いこなせず宝の持ち腐れになる恐れがありますprtimes.jp。研修や勉強会を通じて社員にAIの基本知識や活用スキルを身につけさせることで、組織全体でAIを使いこなせる体制を築くことができます。さらに、現場で成果を上げている活用事例の社内共有や、AI活用を牽引するリーダーの育成なども推進し、全社的なAI活用文化を醸成することが大切です。

まとめ

業務効率化は企業の競争力強化に欠かせない取り組みであり、生成AIはその強力な助っ人となり得ます。本記事では、生成AIを活用した部門別の効率化アイデアから導入ステップ、成功事例、注意点までを解説しました。重要なのは、単に最新技術を導入することが目的化しないようにすることです。自社の課題にフォーカスし、適切な形で生成AIを取り入れることで、初めて大きな効果が生まれます。段階的な導入と社内教育を丁寧に行い、成功事例に学びながら進めていけば、きっと自社のDXも加速するでしょう。

生成AIの活用はまだ発展途上ですが、早くから取り組んだ企業ほど大きな成果を上げています。貴社でもこの波に乗り、業務効率化を一段と推進してみませんか。 もし「自社に適した生成AI活用方法を知りたい」「社員のAIスキルを底上げしたい」とお考えでしたら、ぜひSHIFT AIの法人向け生成AI研修サービスをご検討ください。生成AI活用のプロフェッショナルによる体系立てられた研修・ワークショップを通じて、御社の業務効率化を力強く支援いたします。最後までお読みいただきありがとうございました。