その請求業務、効率化しませんか？明日から使える具体的な方法5選

請求書の発行・処理業務には、まだまだ手作業が多く残っていませんか？例えばエクセルで請求書を作成し印刷・封入・郵送する、一件一件入金消込を確認するといった作業は時間と手間がかかります。請求業務 効率化を図りたいものの、「どこから手を付ければ良いかわからない」「システム導入や社内調整が大変そう」と感じている方も多いでしょう。本記事では、請求業務の現状課題や効率化のメリット、具体的な改善策から成功のポイントまでを徹底解説します。煩雑な請求業務を見直し、生産性向上やコスト削減につなげるヒントをぜひ掴んでください。

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請求業務の課題と非効率な現状

請求書発行から入金確認までの請求業務には、いくつもの手作業プロセスが存在します。そのため多くの企業で「時間がかかりすぎる」「ミスが発生しやすい」といった悩みを抱えているのが実情でしょう。本章では、請求業務に潜む代表的な課題と非効率の原因を見ていきます。

請求書の作成・処理に時間がかかる

請求業務でもっとも負担となるのが、請求書の作成や処理にかかる時間です。株式会社マネーフォワードの調査によれば、企業が感じる請求業務の課題第1位は「請求書の作成時間」であるとの結果が出ていますrpa-technologies.com。見積書や受発注データから請求情報を集め、エクセルなどに転記して請求書を作る作業はどうしても手間がかかるでしょう。また紙の請求書を扱う場合、発行後の封入・発送や、受け取った請求書の開封・内容確認などにも時間を取られがちです。実際、ある調査では請求書1件の処理に平均53.4分も要するというデータも報告されていますrpa-technologies.com。このように、請求業務には時間を食う工程が多く、担当者の残業や他業務の圧迫につながっています。

ヒューマンエラーや確認作業の負担

手作業が多い請求業務では、ヒューマンエラーのリスクも無視できません。金額や日付の入力ミス、計算間違い、宛先の誤送付など、転記・手計算のプロセスでどうしてもミスが発生することがありますrpa-technologies.com。特にエクセルで請求書を作成し、別の会計システムへ再入力するといった 二重入力 の作業はミスの温床です。また、請求額や取引内容に不備があれば営業担当や取引先に確認・修正を依頼する必要があり、そのコミュニケーションコストもばかになりませんrpa-technologies.com。例えば「売上データに不足があり請求書を発行できない」「請求書の誤記載を訂正して再送する」といったケースが発生すると、その都度やりとりに時間を取られてしまうでしょう。このような確認作業の負担も、請求業務の効率を下げる一因となっています。

業務の属人化と紙運用の弊害

請求業務は担当者個人の経験や属人的なノウハウに頼っている場合も多く、業務の属人化が進みがちですrpa-technologies.com。例えば請求フローを熟知した特定のベテラン担当者しか処理できない状態では、その人の不在時に滞りが発生するリスクがあります。また属人化により業務標準化が進んでいないと、効率化の施策も浸透しにくくなるでしょう。加えて、紙ベースの運用にも非効率の原因が潜んでいます。紙の請求書や帳票を発行・郵送している場合、印刷や押印、郵送手配に手間がかかるうえ、受領側でも開封・ファイリングといった対応が必要です。紙書類の保管管理も課題で、インボイス制度施行により請求書の保管期間ルールが厳格化されたことも事務負担を増やしていますrpa-technologies.com。このように請求業務の現状には、時間・コスト両面で無駄が多く潜んでいるのです。

請求業務を効率化することのメリット

煩雑な請求業務を効率化できれば、企業にもたらされるメリットは非常に大きなものがあります。単純に作業時間が短縮されるだけでなく、ミス削減による信頼性向上や人材リソースの有効活用など、多方面に良い効果が波及するでしょう。本章では請求業務を効率化する主なメリットを整理します。

作業時間の大幅短縮と生産性向上

請求業務を見直す最大のメリットは、作業時間の短縮による生産性向上です。手作業中心だったプロセスにITツールや自動化を導入すれば、請求関連の処理時間を劇的に削減できます。実際、AIやRPAを活用した自動化事例では、従来1件あたり15分かかっていた請求書処理が2分で完了したケースも報告されていますai-keiei.shift-ai.co.jp。月末の請求処理に追われていた経理部門で作業時間が40%短縮され、残業が大幅に減少したという例もありますai-keiei.shift-ai.co.jp。このように業務効率が上がれば、担当者は浮いた時間を他の重要業務に振り向けることが可能です。結果として組織全体の生産性が高まり、より付加価値の高い仕事にリソースを投入できるようになるでしょう。

コスト削減とヒューマンエラー防止

業務効率化は人件費や諸経費の削減にもつながります。請求処理にかかる時間が減れば、その分残業代や人件費の圧縮効果が期待できます。また紙の請求書を電子化すれば、印刷代・郵送費などのコストも削減できるでしょう。さらにヒューマンエラーの防止も重要なメリットです。手入力や手計算をシステム化・自動化することで、入力ミスや計算違い、送り先間違いといった人的ミスを大幅に減らせます。ミスが減れば二次的な修正対応やクレーム対応の手間も省けるため、業務全体のコスト低減につながりますrpa-technologies.com。信頼性向上の面でも、正確な請求処理は取引先からの信用維持に寄与します。請求業務の精度向上によって「請求漏れ」や「誤請求」に起因する売上機会損失や関係悪化を防げる点も、効率化の見逃せないメリットでしょう。

従業員の負担軽減と業務改善へのシフト

単純作業の削減は従業員の負担軽減につながり、働き方改善の効果も期待できます。定型的な請求処理に追われる時間が減れば、担当者の精神的ストレスや長時間労働が緩和されますai-keiei.shift-ai.co.jp。実際にAI活用によって経理担当者の月末残業が激減し、ワークライフバランスが改善した結果、離職率の低下につながったという報告もありますai-keiei.shift-ai.co.jp。社員の負担が減ればモチベーションが向上し、業務改善や新しい取り組みへの意欲も高まるでしょう。また効率化のプロセス自体が、社内における業務プロセス改革のきっかけになります。一度請求業務で効率化の成功体験を得ると、「他の業務も改善できるのではないか」という意識が芽生え、継続的な業務改善活動へと発展していく可能性があります。請求業務の効率化はコスト・時間の削減だけでなく、人材の有効活用や組織風土の改革にもつながるのです。

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請求業務を効率化する具体的な方法5選

それでは、実際に請求業務を効率化するにはどのような方法があるのでしょうか。ここからは、今日から取り組める具体的な改善策5つを紹介します。無駄な作業の削減から最新テクノロジーの活用まで、自社の状況に合わせて実践できる方法を検討してみてください。

1. 無駄な手作業の洗い出しと省略

まず取り組みたいのは、現在の請求業務フローを見直し無駄な手作業を徹底的に省くことです。現状のプロセスを可視化し、「二度手間になっている作業はないか」「属人的なやり取りで非効率になっていないか」を洗い出しましょう。例えば 転記作業の削減 は効果が大きいポイントですrpa-technologies.com。見積書データを一度エクセルに入力し、それをまた会計システムに転記しているようなケースでは、データ連携やシステム統合によって二重入力を解消できないか検討します。またエクセル作業自体も効率化余地があります。SUM関数やピボットテーブルなど表計算ソフトの自動計算機能を駆使すれば、人手で集計・計算している処理を自動化できる場合もありますrpa-technologies.com。さらに 承認フローの簡略化 も無駄削減に有効です。請求書発行前の上長承認や押印手続きに時間がかかっているなら、ワークフローシステムを導入して電子承認化することでスピードアップが可能ですrpa-technologies.com。このように現行業務の無駄を見つけ、一つひとつ解消していくことが効率化への第一歩となります。

2. 請求書の電子化・ペーパーレス化

次に取り組みたいのが、請求書類の電子化（ペーパーレス化）です。紙の請求書をやり取りしている場合、発行側・受領側ともに大きな手間がかかります。それを電子データでの送受信に切り替えるだけで、格段に効率が上がるでしょう。具体的には、自社で発行する請求書はPDF化してメール送信や専用ポータル経由で提供するようにし、取引先から受領する請求書もできる限り電子データで受け取るよう促します。最近ではクラウド型の電子請求書サービスも普及しており、発行から送付、閲覧状況の把握まで一括管理できて便利です。実際に電子請求システムを導入した企業では、毎月2,500通郵送していた紙の請求書をわずか20通まで削減し、封入・発送にかけていた月48時間の作業をゼロにできた例がありますkeiriplus.jp。郵送コストや誤送付リスクも減り、担当者は他の業務に集中できるようになりましたkeiriplus.jp。このように請求書の電子化は効率化の即効性が高く、またインボイス制度や電子帳簿保存法への対応にも有効なため、早期に着手する価値が高い施策と言えます。

3. 請求書フォーマットの統一と標準化

請求業務には様々な書式やフォーマットが関わるため、帳票フォーマットの統一も効率化のポイントになります。社内で扱う請求書の形式が部署や取引先ごとにバラバラだと、確認や入力の手間が増えてしまいます。そこで自社で発行する請求書はできるだけ統一フォーマットを制定し、関連部署や取引先にも周知しましょうrpa-technologies.com。可能であれば、取引先にも自社指定のフォーマットに合わせてもらえると理想的です（もっとも全ての取引先に強制は難しいため、あくまで協力依頼という形になります）。また、受領する請求書については、電子帳票システムの活用も検討してくださいrpa-technologies.com。例えば国税庁が提供するインボイス制度対応の標準的な様式や、市販の電子請求書サービスが提供するフォーマットに則ってもらうよう促す方法があります。フォーマットがある程度統一されれば、項目チェックやデータ入力の作業が格段にやりやすくなります。ひいては後述するOCR読み取りやRPA処理の精度も向上するため、業務全体の効率化につながるでしょう。

4. 請求管理システム・ツールの導入

人手に頼った請求業務から脱却するには、専門の請求管理システムやITツールの導入も有力な手段です。現在は請求書発行から入金管理までを一元管理できるクラウドサービスやソフトウェアが多数存在します。例えば請求書作成・送付・督促・入金消込までを自動化できる「請求管理クラウド」や、ワークフロー機能で社内承認を電子化できるツールなどがあります。こうしたシステムを導入すれば、これまでエクセルやメールで個別対応していた請求プロセスを一括管理でき、著しく効率が向上します。また会計ソフトや販売管理システムとのデータ連携により、請求データの手入力を省略できる点も大きなメリットです。さらに支払通知書の自動発行や督促メールの自動送信など、周辺業務も自動化できます。ただしシステム導入にはコストや社内調整も伴うため、自社の規模・予算に合ったツールを選定することが重要です。まずは小規模にトライアル導入し、効果を検証しながら段階的に範囲を広げるといった進め方が望ましいでしょう。

5. AI・RPAによる請求処理の自動化

昨今注目されているのが、AIやRPAを活用した請求業務の自動化です。RPA（Robotic Process Automation）は人間のPC操作を模倣して定型作業を自動実行する技術で、請求データの入力やシステム間転記などに威力を発揮します。一方AI技術、とりわけ AI-OCR（AIを用いた文字認識）は紙やPDFの請求書を読み取ってテキスト化することが可能です。これらを組み合わせれば、これまで人手で行っていた請求書内容のチェックから会計システムへの記帳までを一気通貫で自動化できますai-keiei.shift-ai.co.jp。実際ある企業では、AI-OCR「SmartRead」で取引先から届く請求書を読み取り、RPAが会計ソフトに自動入力する仕組みを導入しました。その結果、請求書処理にかかる作業時間を90%削減し、担当者依存の属人化も解消されたといいますai-keiei.shift-ai.co.jp。またデータが自動連携されることで入力ミスがなくなり、請求データがシステム上で一元管理できるようになる副次効果も得られましたai-keiei.shift-ai.co.jp。このようにAI・RPAの活用は請求業務の効率化において大きな可能性を秘めています。自社内にこうした技術の知見がない場合は、専門企業の支援や社内研修を活用してスキル習得を図るのも良いでしょう。

請求業務効率化を成功させるポイント

ここまで見てきた方法を実践する際に、効率化をしっかり成功させ定着させるためのポイントも押さえておきましょう。ただ闇雲にツールを導入すれば良いというものではなく、社内体制や人材面の対応も含めた総合的なアプローチが大切です。本章では請求業務効率化プロジェクトを円滑に進めるためのポイントを解説します。

現状分析と明確な目標設定

最初に取り組むべきは、現在の請求業務プロセスを詳細に分析し課題を見極めることです。どの工程にどれだけ時間がかかっているのか、ミスはどこで発生しているのか、属人化のボトルネックは何か――こうした点をデータやヒアリングで洗い出しましょう。「月初請求書発行に5日間かかっている」「入金消込のためのデータ照合に毎週半日費やしている」等、具体的な課題を定量的に把握します。次に、その課題解決に向けた明確な目標KPIを設定しましょう。「請求書発行にかかる日数を半減する」「処理ミスをゼロにする」「月末残業を○時間削減する」など、測定可能な目標を定めますai-keiei.shift-ai.co.jp。目標が明確になると、社内の合意形成が進みやすく、効果検証もしやすくなります。現状分析と目標設定をしっかり行うことで、効率化施策の方向性がブレずに推進できるのです。

部門を横断した体制づくり

請求業務は経理部門だけで完結せず、営業や管理部門など複数部署にまたがるケースが多いものです。そのため効率化プロジェクトも部門横断的な体制で進めることが成功のカギとなります。経理担当者だけでなく、営業担当やシステム担当者など関係者を巻き込んだプロジェクトチームを編成し、定期的に情報共有・調整を行いましょう。例えば請求書発行の元となる契約情報や売上データは営業が持っていますし、承認ワークフローには管理部門も関与します。それぞれの部署の協力を得て、業務フローの改善案を練ることが重要です。また、現場の声を反映させることも忘れないようにします。実際に業務を行う担当者から改善アイデアを募ったり、ツール導入時に操作性のフィードバックを得たりすることで、現実的で受け入れられやすい施策となるでしょう。組織横断の協力体制を築くことで、効率化の取り組みをスムーズに定着させることができます。

小さく始めて継続的に改善

業務効率化は一度にすべてを変えようとせず、スモールスタートで段階的に進めるのが成功のポイントです。例えば最初は一部署や特定の取引先との間で電子化を試行し、得られた効果と課題を検証してから全社展開する、といったアプローチが有効ですai-keiei.shift-ai.co.jpai-keiei.shift-ai.co.jp。いきなり大掛かりなシステムを入れるよりも、無料トライアルや一部機能から導入してフィット感を確かめる方が失敗リスクを抑えられます。導入後もPDCAサイクルを回して改善を続けましょう。一度効率化を実施して終わりではなく、定期的に効果測定を行い、目標未達なら追加施策を検討します。ツールの設定変更や他部署への展開、新たな自動化対象業務の洗い出しなど、継続的にブラッシュアップしていく姿勢が大切です。小さく始めて少しずつ範囲と精度を高めていくことで、社内の抵抗感も薄れ、着実に成果を積み上げることができるでしょう。

社員への教育・研修と意識改革

請求業務の効率化を根付かせるには、現場の人材育成と意識改革も欠かせません。新しいシステムやツールを導入しても、使いこなすスキルが社員になければ宝の持ち腐れです。そこでシステム操作やRPA・AIの使い方に関する社内研修を実施し、担当者のスキルアップを図りましょうai-keiei.shift-ai.co.jpai-keiei.shift-ai.co.jp。例えばSHIFT AIのような専門企業による実践的なAI研修を受講すれば、現場自らが業務を自動化できる知識とノウハウを習得できます。研修によって得たスキルは請求業務だけでなく他の業務改善にも応用でき、組織全体のDX推進力が高まります。また同時に、経営層から現場まで組織横断で「非効率な業務を改善していこう」という意識改革も促しましょう。トップが効率化のビジョンを示し、成功事例を社内で共有することで、社員の意識も前向きに変わっていきます。人と組織の両面から働きかけることで、効率化施策の効果を最大限に引き出せるのです。

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まとめ：請求業務の効率化で生産性向上を実現しよう

請求業務の効率化は、単なる時間短縮に留まらず企業経営に大きなメリットをもたらします。手間のかかる請求処理を見直すことでコスト削減やミス防止、ひいては社員の働き方改革や顧客満足度向上にもつながります。まずは現状の課題を洗い出し、できるところから電子化・自動化を進めていきましょう。小さな改善の積み重ねがやがて大きな効果となり、経理・バックオフィス業務全体の生産性向上につながるはずです。請求業務の効率化を成功させ、浮いた時間と労力をより戦略的な業務へ振り向けていきましょう。

効率化の取り組みをさらに加速させたい企業様は、社内のデジタルスキル向上も視野に入れてみてください。特にAIやRPA活用のスキルを身につければ、請求業務のみならず様々な業務改善に役立ちます。SHIFT AIでは、組織内にAI人材を育成する法人向けAI研修プログラムを提供中です。実務に即した研修で現場社員が自らDXを推進できるよう支援いたしますので、ご関心がありましたらぜひ一度ご相談ください。

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