Copilotで資料作成の工数を半減！機能・操作手順・導入成功のポイントを解説

「本当は戦略を練る時間に充てたいのに、資料づくりだけで一日が終わる」——企画職やマーケター、営業現場からそんな声が絶えません。Microsoft 365に統合されたCopilotは、PowerPoint・Excel・Wordの資料作成をAIが下書きから支援し、数時間かかっていた作業を数十分に短縮します。本記事では資料作成の具体的な進め方、用途別のプロンプト例、法人導入のポイントに加え、AI経営総合研究所が​独自に取材した先行企業の活用実態​を交えて整理します。

弊社では、Copilotを活かした資料作成に役立つ資料を配布しています。社内ルールやリスク管理など、プロンプト設計など、企業利用に必要な知識がわかります。望むアウトプットを引き出す、社内展開の体制を整える第一歩になりますので、ぜひご覧ください。

Copilotで資料作成が変わる理由

Microsoft 365 Copilotは、各アプリに組み込まれた生成AIです。自然言語の指示だけで資料の骨組みやスライドの下書きを自動生成し、数時間かかっていた作業を数十分に短縮します。空いた時間を企画や分析といった高付加価値業務に振り向けられる点が最大の価値です。

Copilotが業務時間を削減する仕組み

CopilotはMicrosoft 365の各アプリに組み込まれ、ユーザーが自然言語で指示を出すだけで資料の骨組みやスライドの下書きを自動生成します。特にPowerPointでは、既存資料や会議メモを参照しながら提案書や定例報告書の下地を一気に作成できます。作成後の修正やデザイン調整もAIが補助するため、完成度を高める工程でも時間削減を実感できます。

資料作成に向く業務・向かない業務

Copilotは、決まった型のある提案書・定例報告・議事録の下書きで特に効果を発揮します。一方で、ブランドガイドラインに沿った緻密なデザインや、法的正確性が絶対条件の文書は人の仕上げが欠かせません。どの業務をAIに任せ、どこを人が担うかを切り分けることが、導入効果を左右します。PowerPointでのCopilot活用手順も併せて確認すると理解が深まります。

Microsoft 365 Copilotで作成できる資料の種類とクオリティの限界

Copilotは提案書・集計レポート・議事録など多様な資料を短時間で下地から形にします。ただし万能ではなく、得意領域と人の調整が必要な領域を理解しておくことが効果を最大化する条件です。

資料の種類	Copilotが得意なこと	注意すべきポイント
PowerPoint	会議メモや既存資料からスライド構成を自動生成。提案書や定例報告を短時間で下地作成	ブランドガイドラインに沿った細かいデザイン調整は手作業が必要
Excel	指定データから集計レポートやグラフを自動作成し、要約コメントも生成	業界特有の計算ロジックや複雑な数式は最終確認が必須
Word	会議メモをもとにレポートや議事録のドラフトを自動起草	法的文書など正確性が求められる資料は人による最終チェックが不可欠

PowerPoint：提案書や定例報告をスピード作成

会議メモや過去の資料、簡単な指示文から数十枚のスライド構成を一気に提案します。ストーリーの骨格や要点をAIが先にまとめることで、担当者はコンテンツの磨き込みに集中できます。一方で、ブランドガイドラインに沿った細かいデザイン調整や特殊なレイアウトには人の手が必要です。

Excel：集計レポートやダッシュボードを自動化

指定したデータや条件をもとに、グラフや分析表を自動生成し、要約コメントまで添えます。複雑な集計作業の手間を削減しつつ、会議でそのまま共有できるレベルの資料が短時間で完成します。独自の数式や業界特有の計算ロジックを伴う場合は、最終確認と微調整が欠かせません。

Word：レポートや議事録のドラフト作成

会議音声やメモをもとに、読みやすい構成のレポートや議事録を短時間で自動起草します。担当者は細部の表現や社内用語の統一に注力できます。法的文書や契約書のように正確性が絶対条件となる資料では、人が最終チェックを行う体制が不可欠です。Wordでの具体的な使い方も参考になります。

Copilotの成果を引き上げるプロンプト入力のコツ

成果を引き出すには「作って」だけでは不十分です。目的・条件・成果物の形式を具体的に指定し、出力を見て修正指示を重ねることで、資料の精度と完成度が大きく変わります。

具体的かつ構造的に指示する

「提案書を作成して」だけでは一般的な骨組みしか出ません。「過去の売上データをもとに次期施策を3つ提示し、それぞれの強みを比較するスライドを作成」のように、目的・条件・成果物の形式を明示すると生成結果が狙いに近づきます。箇条書きで要件を分けると、AIが論理を正しく読み取り、出力も整理されます。

出力を見て修正指示を重ねる

最初の結果に満足できなくても想定内です。「第2スライドに事例紹介を追加」「タイトルをより簡潔に」など、改善点を追加指示として与えることで短時間で完成度を高められます。この反復が「人とAIの共同作業」としてのCopilot活用の真価です。

不確実性を踏まえて検証する

生成AIは豊富な知識で提案しますが、最新の統計や社内独自のデータを自動で検証するわけではありません。重要な数値や根拠は必ず自社資料や公式情報で確認し、誤情報がスライドに載らないよう注意します。社外公開する資料では出典を明記するなど、品質管理を欠かさないことが信頼性を守ります。

【用途別】Copilotの資料作成プロンプト例

用途別にプロンプトの型を用意しておくと、資料作成の再現性が高まります。以下は企画書・提案書・報告書・マニュアルでそのまま使える指示例です。目的・構成・トーンを具体的に指定している点が共通します。

• 企画書：「新サービスの社内企画書を、背景・課題・提案内容・想定効果・スケジュール・必要リソースの6項目で作成してください。経営層向けに要点を先出しする構成でお願いします」
• 提案書：「顧客向けのサービス提案書を、表紙・課題整理・解決策・導入効果・料金・次のステップの順で作成してください。トーンは信頼感のあるビジネス調で、1項目1スライドにしてください」
• 社内報告書：「添付のExcel売上データを参照し、前月比・要因分析・次月アクションを含む月次報告資料を5枚で作成してください。数値はグラフで示してください」
• マニュアル・手順書：「新入社員向けに経費申請の手順マニュアルを、目的・準備・手順（番号付き）・注意点の構成で作成してください。専門用語には補足を添えてください」

構成づくりに迷う場合は「この企画書の目次案を5パターン提示してください」「要点を箇条書きに整理してください」と、まず骨子だけを生成させる方法も有効です。生成後に段階的な修正指示を重ねることで、狙いに近い資料へ仕上がります。

Copilotの操作手順と注意点

操作は各アプリのリボンにある「Copilot」から始まります。導入にはCopilotライセンスの割り当てが前提で、機密情報の入力管理と生成内容の事実確認を運用ルールに組み込むことが欠かせません。

基本の操作フロー

Copilotを使った資料作成は、Microsoft 365アプリのリボン上にある「Copilot」から始まります。

• 対象のアプリで新規ファイルを開き「Copilot」をクリックします
• プロンプト欄に資料の目的や構成要素を入力します
• 生成されたアウトラインを確認し、必要に応じて修正や追加指示を送ります
• デザイン調整や配色を最終確認して完成させます

この流れを覚えれば、初回利用でも数十分でスライドの下地を完成させられます。

導入環境とライセンスの確認

Copilotは、対象のMicrosoft 365サブスクリプションにCopilotライセンスを追加する形で利用します。かつては上位プラン限定でしたが、現在は幅広いMicrosoft 365プランにライセンスを追加できます。法人向けは月額¥3,148（税別・年払い）からで、対象プラン購入者は無料のMicrosoft 365 Copilot Chatも使えます。組織の管理者が有効化している必要があるため、導入前に契約プランと管理者設定を確認しておくとトラブルを防げます。

実務で注意すべきポイント

生成された資料は便利ですが、機密情報や社外秘データを直接プロンプトに入力しないことが基本です。Microsoft 365環境は企業向けのセキュリティを備えていますが、情報管理ポリシーに沿った利用が求められます。生成されたスライドの数値や外部データは必ず原典で検証し、誤ったまま社外に共有されないよう注意します。

他AIツールとの比較で見えるCopilotの強み

Copilotの強みは、業務アプリへのネイティブ統合、Microsoft 365のセキュリティ基盤、社内データと連動した提案の3点です。ファイルの受け渡しなしに既存ワークフローへ溶け込む点が、汎用型AIとの大きな差になります。

Microsoft 365とのシームレスな統合

汎用型のAIも資料作成を支援できますが、CopilotはPowerPoint・Excel・Wordにネイティブ統合されている点が差です。アプリ内で直接指示を出してアウトライン作成やデータ分析を実行できるため、ファイルのやり取りやコピーペーストが不要です。既存の社内ワークフローにそのまま溶け込み、生産性向上に直結します。

セキュリティとガバナンスの安心感

外部の生成AIサービスに情報漏洩の不安を感じる企業は少なくありません。CopilotはMicrosoft 365のエンタープライズ向けセキュリティ基盤の上で動作し、組織のアクセス制御や情報保護ポリシーがそのまま適用されます。厳しい社内規定を持つ企業でも、便利さとコンプライアンスを両立しやすい環境です。

業務データと連動した精度の高い提案

自社のSharePointやOneDriveに保存された資料や議事録など、組織内に蓄積された社内資料を活用して提案やスライドを生成できる点もCopilotならではです。公開情報のみをもとに提案する汎用AIに対し、社内のナレッジを直接反映できるため、業務に即した精度の高い資料が短時間で得られます。

Copilotの導入を成功させるためのポイント（法人向け）

法人導入では、効果の数値化・段階的な展開・継続的な社内教育を計画的に進めます。ライセンスを取得するだけでは初期投資が成果に結びつきません。

効果を数値で示し稟議を通す

多くの企業で壁になるのが投資対効果の証明です。導入前に資料作成の平均工数や人件費を計測し、Copilot利用後の削減見込みを数値化します。「提案書作成に平均6時間→活用後は3時間」といった試算があれば、稟議資料の説得力が格段に高まります。

小規模導入から定着までのステップ

いきなり全社展開するのではなく、特定部署でのパイロット運用から始めます。小規模で成果を確認し、その結果を基に他部門へ拡大することで、リスクを抑えながら導入を加速できます。初期段階で得た成功事例や改善点を社内に共有すると、他部門もスムーズに活用方法を理解できます。

社内教育と継続的なスキルアップ

Copilotの活用度は、ユーザーのプロンプト設計力やツール理解度に大きく左右されます。導入時に研修やワークショップを設け、実務に即した活用法を全社員が学べる環境を作ります。新機能が追加されるたびに学習の場を提供することで、ツールの進化に合わせて社内スキルを保てます。

他社の取り組み｜テルモ・花王に学ぶCopilot活用

Copilotをドキュメント業務に定着させた企業は、どのように成果へつなげたのでしょうか。取材記事の中から、資料・文書作成にAIを組み込んだ製造業2社の取り組みを紹介します。

テルモ株式会社｜全社員へCopilotを付与し文献整理を短縮

テルモでは、全社員にMicrosoft Copilotライセンスを一斉付与し（希望者の個別申請制から転換）、文献調査・法律情報の整理で数時間かかる作業を短縮しています。生成AIを次世代の企業競争力を決定づける必要不可欠な技術と判断し、約40部署にAIエージェントを作成できる市民開発人材を配置しました。担当者は「​​管理職の皆さんがAI活用に後ろ向きな姿勢を示すと、部下の人たちも使いづらい雰囲気になってしまいます。​​」と語っています。

注目すべきは、​​申請制から全社一斉付与へ切り替えた​​点です。資料・文書作成でも「使いたい人だけ」から「全員が前提として使える」状態に変えたことが、活用の裾野を一気に広げました。

詳細はテルモ株式会社のインタビュー記事で紹介しています。

花王株式会社｜独自AIチャットと教育で定型業務の自動化を推進

花王では、Azure OpenAI Serviceベースの独自ツール「Kao AI Chat」を毎日2,000人以上が利用し、AI教育プログラム「Kao AI Academy」を1万人以上が受講しています。定型業務の自動化に注力し、人が創造性と共感性に力を注げる環境づくりを進めました。担当者は「​​定型業務をどこまで自動化できるかということに注力していきたいです​​」と語っています。

注目すべきは、​​教育と独自ツールをセットで整えた​​点です。資料作成のような定型業務を自動化する前提として、全社員が学べる教育基盤を用意したことが、日々2,000人超の利用という定着につながっています。

詳細は花王株式会社のインタビュー記事で紹介しています。

2社に共通する設計思想​​：①「使いたい人だけ」から「全員が使える前提」へ利用対象を広げる ②配布と教育を同時に進めて使いこなしのレベルを揃える ③定型業務の自動化で生まれた時間を高付加価値業務に振り向ける。資料作成の効率化も、この3点を押さえると個人の時短から全社の生産性向上へつながります。

まとめ：Copilotで資料作成を効率化し、戦略業務に時間を取り戻す

Copilotを活用すれば、PowerPoint・Excel・Wordの資料作成が下地から仕上げまで従来の半分以下の時間で完了します。空いた時間を企画や分析など高付加価値の戦略業務に振り向けられる点が最大のメリットです。

成果を出すには、用途別のプロンプトで的確に指示すること、効果を数値で示して段階的に導入すること、生成内容を原典で検証して品質を保証することの3点を押さえます。加えて、先行企業が実践した「全員が使える前提づくり」「配布と教育の同時進行」を取り入れることで、個人の時短が全社の業務改革へ広がります。

資料作成の時短を全社の生産性向上へ広げるには、導入戦略・リスク対策・プロンプト設計をまとめて押さえることが近道です。本記事で紹介したプロンプトの型や導入ステップをさらに体系化した無料資料は、生成AI活用「必須3要素」3点セットからダウンロードできます。

よくある質問